Beranda npwp pajak perpajakan surat

Panduan Mudah Bikin Surat Permintaan NPWP 16 Digit: Contoh & Tips Jitu

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Pemerintah Indonesia melalui Direktorat Jenderal Pajak (DJP) sedang dalam proses transisi menuju sistem administrasi perpajakan yang lebih modern dan terintegrasi. Salah satu pilar utamanya adalah penggunaan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 16 digit. Bagi Warga Negara Indonesia (WNI), format NPWP 16 digit ini adalah Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang sudah tercatat di e-KTP. Perubahan ini membawa implikasi signifikan, termasuk kebutuhan bagi banyak pihak, terutama badan usaha, untuk memperbarui basis data mereka dengan NPWP 16 digit dari para karyawan, vendor, atau klien. Di sinilah surat permintaan data NPWP 16 digit menjadi relevan.

Mengenal NPWP 16 Digit: Bukan Sekadar Angka Baru

NPWP 16 digit sebenarnya sudah mulai diperkenalkan sejak pertengahan 2022 dan akan resmi digunakan secara penuh pada 1 Juli 2024. Formatnya berbeda tergantung siapa Anda:

  • Untuk WNI: NPWP 16 digit adalah NIK Anda sendiri. Jadi, NIK Anda yang ada di KTP sekaligus berfungsi sebagai NPWP 16 digit.
  • Untuk Warga Negara Asing (WNA): NPWP 15 digit yang sudah ada akan ditambahkan dengan ‘0’ di depannya, sehingga menjadi 16 digit (misalnya, NPWP lama 12.345.678.9-012.345 menjadi 012.345.678.9-012.3450). Format pastinya NPWP 15 digit + 0 + 00.
  • Untuk Badan Usaha dan Instansi Pemerintah: NPWP 15 digit yang sudah ada juga akan ditambahkan dengan ‘0’ di depannya, mengikuti format WNA (NPWP 15 digit + 0 + 00).

Tujuan utama perubahan ini adalah menyederhanakan proses administrasi. Dengan NIK sebagai NPWP bagi WNI, diharapkan nantinya semua layanan publik yang memerlukan identifikasi dapat terintegrasi menggunakan satu nomor saja. Ini akan sangat mempermudah interaksi antara masyarakat dan berbagai lembaga pemerintah.

Panduan Lengkap dan Contoh Surat Permintaan Data NPWP 16 Digit (NIK)
Image just for illustration

Kenapa Perlu Surat Permintaan Data NPWP 16 Digit?

Meskipun setiap WNI secara otomatis memiliki NIK yang berfungsi sebagai NPWP 16 digit, data ini mungkin belum tersedia atau belum terverifikasi di sistem pihak ketiga, seperti tempat Anda bekerja, bank, perusahaan asuransi, atau vendor/supplier Anda.

Dalam konteks bisnis, surat permintaan data NPWP 16 digit ini umumnya dikirimkan oleh satu entitas (misalnya, perusahaan) kepada pihak lain (karyawan, vendor, supplier, klien) untuk:

  1. Pembaruan Database: Memastikan data perpajakan yang mereka miliki akurat dan up-to-date sesuai format terbaru.
  2. Kepatuhan Perpajakan: Menggunakan format NPWP 16 digit ini untuk pelaporan pajak, seperti e-Faktur (untuk PPN), e-Bupot (untuk PPh), atau pelaporan SPT Tahunan Badan yang memerlukan daftar supplier atau penerima penghasilan. Sistem pelaporan pajak yang baru akan meminta NPWP 16 digit.
  3. Integrasi Sistem: Mempersiapkan sistem internal perusahaan agar kompatibel dengan format NPWP yang baru sebelum masa implementasi penuh pada 1 Juli 2024.
  4. Verifikasi Data: Meminta konfirmasi bahwa NIK (bagi WNI) telah tervalidasi di sistem DJP dan siap digunakan sebagai NPWP.

Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan resmi sekaligus permintaan tindakan kepada penerima agar memberikan data NPWP 16 digit mereka. Ini adalah cara formal untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan dalam jumlah banyak, misalnya dari seluruh karyawan atau daftar vendor.

Komponen Penting dalam Surat Permintaan Data NPWP 16 Digit

Sebuah surat permintaan data NPWP 16 digit yang baik harus jelas, sopan, dan informatif. Berikut adalah komponen-komponen yang umumnya ada dalam surat semacam ini:

  • Kepala Surat (Letterhead): Jika surat dikeluarkan oleh badan usaha atau instansi, letterhead resmi sangat penting untuk menunjukkan legalitas dan asal surat.
  • Nomor Surat: Nomor unik untuk keperluan administrasi dan arsip.
  • Lampiran: Jika ada dokumen pendukung atau format pengisian data yang dilampirkan, sebutkan jumlahnya.
  • Hal (Subject): Jelaskan tujuan surat secara singkat, misalnya “Permohonan Update Data NPWP 16 Digit” atau “Pemberitahuan dan Permintaan Konfirmasi NPWP NIK”.
  • Tanggal: Tanggal surat diterbitkan.
  • Penerima Surat: Ditujukan kepada siapa surat ini? Bisa perorangan (karyawan, vendor perorangan) atau badan usaha (vendor perusahaan, klien). Sebutkan nama dan alamatnya jika memungkinkan.
  • Pembuka Surat: Sapaan formal kepada penerima.
  • Isi Surat:
    • Jelaskan mengenai perubahan format NPWP menjadi 16 digit dan dasar hukum singkat (jika perlu, sebutkan UU HPP atau PMK terkait).
    • Sebutkan tujuan surat ini, yaitu meminta data NPWP 16 digit (NIK bagi WNI) dari penerima.
    • Jelaskan mengapa data ini dibutuhkan (misalnya, untuk pembaruan database perusahaan, pelaporan pajak, kepatuhan terhadap peraturan perpajakan yang baru).
    • Sebutkan data spesifik yang diminta (Nama, NPWP 15 digit lama, NPWP 16 digit/NIK yang tervalidasi).
    • Jika ada, jelaskan bagaimana cara penerima memberikan data tersebut (misalnya, membalas surat, mengisi formulir terlampir, melalui portal online tertentu).
  • Batas Waktu: Tetapkan tanggal deadline kapan data tersebut paling lambat harus diterima. Ini penting agar proses pembaruan dapat berjalan sesuai rencana.
  • Penutup Surat: Ungkapan terima kasih dan harapan atas kerja sama penerima.
  • Hormat Kami: Formalitas penutup.
  • Tanda Tangan dan Nama Jelas: Pihak yang berwenang dari perusahaan/instansi yang mengirim surat.
  • Jabatan: Jabatan penanda tangan.

Contoh Surat Permintaan Data NPWP 16 Digit

Berikut adalah contoh surat permintaan data NPWP 16 digit yang bisa Anda adaptasi:

[KOP SURAT PERUSAHAAN/INSTANSI]
(Jika ada)

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: [Jumlah Lampiran, contoh: 1 (Satu) Berkas]
Hal: Pemberitahuan dan Permohonan Update Data NPWP 16 Digit (NIK)

[Tanggal Surat]

Yth. [Nama Lengkap Penerima / Pimpinan Perusahaan Penerima]
[Jabatan Penerima, jika diketahui]
[Alamat Lengkap Penerima]

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami memberitahukan bahwa sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan (UU HPP) dan peraturan pelaksanaannya, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) telah berubah format menjadi 16 digit dan akan resmi digunakan secara penuh mulai tanggal 1 Juli 2024. Bagi Wajib Pajak Orang Pribadi WNI, format NPWP 16 digit ini menggunakan Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang tercantum pada KTP.

Sehubungan dengan perubahan tersebut dan dalam rangka pembaruan data internal kami serta memastikan kelancaran proses administrasi perpajakan di masa mendatang, kami memohon bantuan Bapak/Ibu/Sdr/Sdri [Nama Penerima] atau pihak yang Bapak/Ibu pimpin untuk dapat menginformasikan dan mengkonfirmasi Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 16 digit Anda/perusahaan Anda.

Data yang kami perlukan adalah sebagai berikut:

  • Nama Lengkap: [Nama Lengkap Wajib Pajak/Badan Usaha]
  • NPWP Lama (15 Digit): [NPWP 15 digit yang saat ini terdaftar]
  • NPWP Baru (16 Digit) / NIK: [NIK bagi WNI, atau NPWP 16 digit bagi WNA/Badan Usaha]
  • Status Validasi (Optional): [Contoh: Sudah tervalidasi di DJP Online / Belum tervalidasi]

Kami sangat menghargai kerja sama Bapak/Ibu dalam memberikan data tersebut paling lambat pada tanggal [Tanggal Batas Waktu]. Data dapat disampaikan melalui [Sebutkan cara penyampaian, contoh: balasan email ke alamat …, mengisi formulir terlampir dan mengirimkannya kembali, atau melalui portal vendor kami di …].

Informasi ini sangat penting bagi kami untuk memenuhi kewajiban perpajakan seperti pelaporan e-Faktur atau e-Bupot dengan data yang akurat sesuai regulasi terbaru. Kerahasiaan data yang Bapak/Ibu berikan akan terjaga dengan baik sesuai standar keamanan data kami.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Nama Perusahaan/Instansi]

Catatan Penting:

  • Sesuaikan format dan isi surat dengan kebutuhan spesifik perusahaan atau instansi Anda.
  • Pastikan bahasa yang digunakan jelas dan mudah dipahami.
  • Jika penerimanya adalah karyawan, format suratnya mungkin sedikit berbeda, lebih personal namun tetap resmi dari Divisi HRD atau Keuangan.
  • Jika surat dikirimkan kepada vendor atau klien, pastikan menyertakan informasi kontak person yang bisa dihubungi jika ada pertanyaan.

Bagaimana Wajib Pajak Mendapatkan NIK yang Tervalidasi sebagai NPWP 16 Digit?

Bagi Anda yang menerima surat permintaan data ini (jika Anda adalah WNI), cara paling mudah untuk mengetahui dan memastikan NIK Anda sudah tervalidasi sebagai NPWP 16 digit adalah melalui DJP Online. Prosesnya sangat simpel:

  1. Buka Website DJP Online: Kunjungi djponline.pajak.go.id.
  2. Login: Masukkan NPWP 15 digit Anda (atau NIK jika Anda sudah pernah menggunakannya untuk login sebelumnya), kata sandi, dan kode keamanan.
  3. Masuk ke Menu Profil: Setelah berhasil login, pilih menu “Profil” di pojok kanan atas atau di dashboard.
  4. Lihat Data Profil: Pada halaman profil, Anda akan melihat data diri Anda, termasuk NIK dan NPWP 15 digit. Sistem akan secara otomatis mencoba memvalidasi NIK Anda dengan data di Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil).
  5. Status Validasi: Akan ada indikator apakah NIK Anda “Valid” atau “Perlu Update”. Jika statusnya “Valid”, NIK Anda sudah bisa digunakan sebagai NPWP 16 digit.
  6. Update Data (Jika Perlu): Jika statusnya “Perlu Update”, biasanya ada data yang tidak sinkron antara DJP dan Dukcapil (misalnya, nama lengkap, tanggal lahir, alamat). Ikuti instruksi di DJP Online untuk melakukan pembaruan data. Ini mungkin memerlukan verifikasi lebih lanjut atau datang langsung ke KPP.
  7. Selesai: Setelah status NIK “Valid”, Anda telah berhasil melakukan pemadanan data dan NIK Anda resmi berfungsi sebagai NPWP 16 digit.

Selain DJP Online, Anda juga bisa melakukan validasi melalui aplikasi M-Tax atau datang langsung ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) terdekat.

Manfaat NPWP 16 Digit (NIK)

Perubahan ke NPWP 16 digit (NIK) ini bukan tanpa alasan. Ada banyak manfaat yang diharapkan, baik bagi pemerintah maupun wajib pajak:

  • Integrasi Data: NIK sudah digunakan untuk berbagai keperluan administrasi kependudukan. Menggunakannya juga sebagai NPWP akan mengintegrasikan data pajak dengan data kependudukan.
  • Kemudahan Akses Layanan Publik: Ke depannya, berbagai layanan publik (seperti perbankan, pembuatan paspor, perizinan usaha, dll.) diharapkan hanya memerlukan NIK sebagai nomor identifikasi tunggal, termasuk untuk urusan perpajakan.
  • Penyederhanaan Administrasi: Masyarakat tidak perlu lagi menghafal dua nomor yang berbeda (NIK dan NPWP 15 digit). Cukup satu nomor: NIK.
  • Peningkatan Kepatuhan: Dengan data yang terintegrasi dan akurat, diharapkan kepatuhan wajib pajak dalam melaporkan dan membayar pajak akan meningkat.
  • Efisiensi: Proses administrasi perpajakan menjadi lebih efisien dengan satu database identitas.

Tips Tambahan

  • Pastikan Data Akurat: Bagi penerima surat permintaan data, pastikan NIK yang Anda berikan sudah tervalidasi di sistem DJP. Memberikan NIK yang belum tervalidasi bisa menyebabkan masalah di kemudian hari.
  • Jaga Kerahasiaan Data: Baik pengirim maupun penerima surat, data NPWP/NIK adalah data pribadi yang sensitif. Pastikan data ini dikelola dengan aman dan hanya digunakan untuk keperluan yang sah.
  • Validasi Segera: Jika Anda adalah WNI dan belum memvalidasi NIK Anda di DJP Online, segera lakukan. Jangan menunggu hingga batas waktu penuh 1 Juli 2024 untuk menghindari potensi kendala dalam mengakses layanan perpajakan.
  • Komunikasi Aktif: Jika Anda menerima surat permintaan data NPWP 16 digit dan ada hal yang kurang jelas, jangan ragu untuk menghubungi pihak yang mengirim surat untuk meminta penjelasan lebih lanjut.

Fakta Menarik Seputar NPWP dan NIK

  • Sebelum NIK diusulkan, ada wacana untuk menggunakan Single Identity Number (SIN) yang baru, tetapi akhirnya pemerintah memutuskan NIK adalah pilihan terbaik karena sudah existing dan digunakan oleh seluruh penduduk.
  • NIK sudah diatur dalam Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan sebagai nomor identitas tunggal penduduk Indonesia.
  • Meskipun format NPWP 16 digit sudah mulai efektif digunakan secara bertahap, NPWP 15 digit masih dapat digunakan hingga 30 Juni 2024. Namun, per 1 Juli 2024, semua layanan perpajakan akan wajib menggunakan NPWP 16 digit.
  • Integrasi NIK dan NPWP ini adalah langkah menuju core tax system yang lebih modern dan terintegrasi, yang rencananya juga akan diimplementasikan secara penuh.
Fitur NPWP 15 Digit NPWP 16 Digit (untuk WNI)
Format NN.NNN.NNN.N-NNN.NNN NIK (16 digit)
Basis Data Sistem DJP Sistem DJP terintegrasi dengan Dukcapil
Keterkaitan ID Khusus data pajak NIK, terintegrasi dengan data kependudukan dan layanan publik lainnya
Status saat ini Masih bisa digunakan (hingga 30 Juni 2024) Wajib digunakan mulai 1 Juli 2024

Diagram dalam format Mermaid tidak relevan untuk ini karena prosesnya linier atau cek status, bukan alur yang kompleks.

Penutup

Transisi ke NPWP 16 digit adalah langkah besar dalam modernisasi sistem perpajakan di Indonesia. Surat permintaan data NPWP 16 digit adalah salah satu alat yang digunakan oleh banyak pihak untuk memastikan data yang mereka miliki akurat dan sesuai dengan regulasi terbaru. Memahami tujuan surat ini dan mengetahui cara mendapatkan/memvalidasi NPWP 16 digit Anda (NIK) akan sangat membantu kelancaran proses ini.

Apakah Anda sudah menerima surat permintaan data NPWP 16 digit? Atau mungkin Anda adalah pihak yang akan mengirimkan surat tersebut? Bagikan pengalaman atau pertanyaan Anda di kolom komentar di bawah ini!

Posting Komentar