Panduan Lengkap Contoh Surat Tugas UMKM: Format & Tips Bikinnya!

Table of Contents

Surat tugas mungkin terdengar seperti dokumen formal yang cuma dipakai perusahaan besar. Padahal, buat Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM), surat tugas ini juga punya peran penting lho. Fungsinya bukan cuma buat gaya-gayaan atau kelihatan profesional, tapi ada nilai praktis dan legalnya. Surat tugas pada dasarnya adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pemilik usaha atau pengelola UMKM untuk menugaskan seseorang (bisa karyawan, mitra, atau bahkan diri sendiri dalam konteks tertentu) buat ngelakuin pekerjaan atau menjalankan misi tertentu atas nama UMKM tersebut.

Dokumen ini jadi bukti tertulis yang menjelaskan siapa yang ditugaskan, apa tugasnya, di mana tugas itu dilaksanakan, dan kapan pelaksanaannya. Bayangin deh, kalau staf kamu perlu datang ke acara pameran dagang, ngurus perizinan di dinas terkait, nganter produk pesanan ke luar kota, atau bahkan cuma survei lokasi baru buat cabang. Tanpa surat tugas yang jelas, kegiatan ini bisa jadi kurang terpercaya di mata pihak lain, bahkan bisa menimbulkan masalah di kemudian hari.

Kenapa Sih UMKM Perlu Surat Tugas?¶

Mungkin kamu berpikir, “Ah, UMKM saya kan kecil, masa perlu surat-surat formal gini?” Eits, jangan salah. Justru karena ukurannya yang mungkin belum terlalu besar dan strukturnya masih fleksibel, surat tugas bisa jadi alat bantu yang efektif untuk beberapa hal:

1. Legitimasi dan Kredibilitas: Saat perwakilan UMKM kamu berurusan dengan pihak eksternal (misalnya instansi pemerintah, supplier, klien besar, bank, atau penyelenggara acara), surat tugas memberikan bukti otentik bahwa orang tersebut memang bertindak atas nama UMKM kamu, bukan atas nama pribadi. Ini ningkatin kepercayaan lho.
2. Kejelasan Tugas dan Tanggung Jawab: Surat tugas merinci dengan jelas apa yang harus dilakukan oleh orang yang ditugaskan. Ini menghindari kebingungan, memastikan tugas dilaksanakan sesuai harapan, dan meminimalkan risiko kesalahan atau penyalahgunaan wewenang.
3. Dasar Hukum (jika diperlukan): Meskipun UMKM skalanya kecil, kadang ada situasi yang memerlukan bukti penugasan tertulis, misalnya saat berurusan dengan proses administrasi atau klaim tertentu. Surat tugas bisa jadi dokumen pendukung yang kuat.
4. Pengendalian Internal: Bagi pemilik UMKM, surat tugas bisa jadi alat untuk memantau dan mendokumentasikan kegiatan yang dilakukan oleh tim di lapangan. Ini penting untuk akuntabilitas.
5. Pengurusan Administrasi: Seringkali, untuk mengikuti pelatihan, mengurus izin, mengambil dokumen, atau bahkan membuka rekening bank atas nama UMKM, pihak yang datang diminta menunjukkan bukti bahwa mereka memang ditugaskan oleh pemilik usaha. Surat tugaslah jawabannya.

Jadi, intinya, surat tugas itu bukan sekadar formalitas kertas, tapi alat yang membantu kelancaran operasional, meningkatkan profesionalisme, dan memberikan perlindungan baik bagi UMKM maupun orang yang ditugaskan.

Image just for illustration

Komponen Penting dalam Surat Tugas UMKM¶

Supaya surat tugas kamu sah dan informatif, ada beberapa bagian standar yang wajib ada. Ini dia daftarnya:

1. Kop Surat (Letterhead)¶

Ini bagian paling atas surat yang mencantumkan identitas lengkap UMKM kamu. Biasanya terdiri dari:
* Nama UMKM
* Alamat lengkap
* Nomor telepon
* Alamat email (jika ada)
* Logo UMKM (jika ada)

Kop surat ini penting banget buat nunjukin bahwa surat ini memang resmi dikeluarkan oleh UMKM kamu.

2. Nomor Surat¶

Setiap surat resmi sebaiknya punya nomor unik. Tujuannya buat memudahkan pengarsipan dan pelacakan surat. Format penomoran bisa kamu buat sendiri, yang penting konsisten. Misalnya: [Nomor Urut]/[Kode Unit/Bagian, jika ada]/[Nama UMKM]/[Bulan Romawi]/[Tahun]. Contoh: 001/SD/UMKM_MAJU/IX/2023.

3. Lampiran (jika ada)¶

Bagian ini diisi jika ada dokumen lain yang dilampirkan bersama surat tugas, misalnya fotokopi KTP yang ditugaskan, proposal acara, atau detail rute perjalanan. Kalau tidak ada lampiran, cukup ditulis “Tidak Ada” atau “-“.

4. Perihal (Subject)¶

Jelaskan secara singkat inti dari surat ini. Contoh: “Surat Tugas Mengikuti Pelatihan”, “Surat Tugas Pengiriman Barang”, atau “Surat Tugas Survey Lokasi”. Perihal ini membantu penerima surat langsung tahu isi surat secara umum.

5. Pihak yang Memberi Tugas¶

Sebutkan nama lengkap dan jabatan dari orang yang berhak memberikan tugas atas nama UMKM. Dalam UMKM, ini biasanya pemilik usaha atau direktur.

6. Pihak yang Diberi Tugas¶

Ini adalah identitas lengkap orang yang ditugaskan. Cantumkan:
* Nama Lengkap
* Jabatan (jika ada, misalnya Karyawan Bagian Pemasaran, Staf Operasional)
* Nomor Induk Karyawan (jika ada) atau identitas lain yang relevan (misalnya NIK KTP jika bukan karyawan tetap)

Detail ini memastikan tidak ada salah orang dalam penugasan.

7. Detail Tugas¶

Ini inti dari surat tugas. Jelaskan serinci mungkin apa saja yang harus dilakukan oleh orang yang ditugaskan. Mulai dari tujuan tugas, kegiatan yang spesifik, sampai hasil yang diharapkan. Makin detail makin bagus supaya tidak ada missunderstanding.

8. Waktu Pelaksanaan¶

Sebutkan kapan tugas tersebut dimulai dan berakhir. Bisa tanggal spesifik, rentang tanggal, atau durasi tertentu. Contoh: “Tanggal 20-22 September 2023” atau “Selama 3 (tiga) hari kerja dimulai tanggal 20 September 2023”.

9. Tempat Pelaksanaan¶

Sebutkan di mana tugas tersebut harus dilaksanakan. Bisa alamat lengkap, nama kota, nama instansi/tempat, atau area geografis tertentu. Contoh: “Balai Latihan Kerja Kota [Nama Kota]”, “Kantor Dinas Perindustrian dan Perdagangan”, atau “Area Jakarta dan sekitarnya”.

10. Penutup¶

Bagian ini berisi kalimat penutup yang sopan, misalnya ucapan terima kasih dan harapan agar tugas dilaksanakan dengan baik.

11. Tanggal dan Tempat Surat Dikeluarkan¶

Tuliskan kota di mana surat dibuat dan tanggal pembuatannya.

12. Tanda Tangan dan Nama Terang¶

Ruang untuk tanda tangan dan nama lengkap pihak yang memberi tugas. Ini bukti otorisasi.

13. Stempel (jika ada)¶

Stempel UMKM juga bisa ditambahkan di atas tanda tangan untuk menambah kekuatan hukum dan keabsahan surat.

Melengkapi semua komponen ini akan bikin surat tugas kamu jadi dokumen yang lengkap dan profesional.

Contoh Surat Tugas untuk UMKM (Kasus Umum)¶

Oke, biar kebayang, ini nih template atau contoh kasar surat tugas yang bisa kamu adaptasi buat UMKM kamu. Anggap saja UMKM kamu namanya “Karya Anak Bangsa” yang bergerak di bidang kerajinan dan akan menugaskan karyawannya ikut pameran.

[KOP SURAT UMKM]

**KARYA ANAK BANGSA**
Kerajinan Tangan & Produk Lokal
Jl. Kreatif No. 12, Kel. Inovasi, Kec. Maju, Kota Sejahtera
Telepon: (021) 12345678 | Email: info@karyaanakbangsa.com
Logo UMKM (jika ada)

---

**SURAT TUGAS**
Nomor: 003/ST/KAB/IX/2023

**Lampiran:** 1 (Satu) Bundel Proposal Pameran
**Perihal:** Penugasan Mengikuti Pameran Dagang

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : [Nama Pemilik/Direktur UMKM]
Jabatan : Pemilik UMKM Karya Anak Bangsa

Dengan ini menugaskan:

Nama Lengkap : [Nama Karyawan yang Ditugaskan]
Jabatan : Staf Pemasaran
Nomor Induk Karyawan : [Nomor Karyawan, jika ada]

Untuk melaksanakan tugas sebagai berikut:

1.  Mewakili UMKM Karya Anak Bangsa dalam acara Pameran Produk Lokal Se-Kota Sejahtera.
2.  Mempersiapkan dan menjaga *booth* pameran UMKM Karya Anak Bangsa selama acara berlangsung.
3.  Melakukan promosi dan penjualan produk kerajinan kepada pengunjung pameran.
4.  Membangun *networking* dengan sesama pelaku UMKM dan calon *reseller*.
5.  Menyusun laporan singkat hasil pameran setelah tugas selesai.

Tugas ini dilaksanakan pada:

Waktu : Tanggal 25 September s.d. 30 September 2023
Tempat : Pusat Pameran Kota Sejahtera, Jl. Merdeka No. 45, Kota Sejahtera

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh rasa tanggung jawab. Setelah pelaksanaan tugas, yang bersangkutan wajib menyampaikan laporan tertulis kepada pemberi tugas.

[Kota Tempat Surat Dibuat], [Tanggal Pembuatan Surat]

Mengetahui dan Memberi Tugas,

[Tanda Tangan Pemilik/Direktur]
[Stempel UMKM, jika ada]
**[Nama Lengkap Pemilik/Direktur UMKM]**

Contoh di atas cukup umum dan bisa kamu modifikasi sesuai kebutuhan. Bagian-bagian yang ada di antara tanda kurung siku [] tinggal kamu ganti sama detail UMKM dan orang yang ditugaskan.

Tips Menulis Surat Tugas yang Efektif¶

Menulis surat tugas itu gampang-gampang susah. Biar hasilnya maksimal dan beneran berfungsi, perhatikan tips berikut:

• Gunakan Bahasa yang Jelas dan Lugas: Hindari kalimat yang bertele-tele. Langsung ke poinnya: siapa, ngapain, di mana, kapan.
• Rinci Detail Tugas: Semakin spesifik tugasnya, makin kecil kemungkinan ada kebingungan atau kesalahan dalam pelaksanaan.
• Cantumkan Informasi Kontak: Pastikan ada nomor telepon atau email yang bisa dihubungi jika ada hal mendesak selama pelaksanaan tugas.
• Arsipkan Surat: Buat salinan surat tugas yang sudah ditandatangani. Satu untuk yang ditugaskan, satu untuk arsip UMKM kamu. Ini penting buat dokumentasi.
• Sesuaikan dengan Kebutuhan: Jangan ragu menambah atau mengurangi poin dalam detail tugas sesuai dengan spesifikasi penugasan.
• Jaga Profesionalisme: Meskipun UMKM kamu mungkin skalanya kecil, menjaga tone dan format surat tetap profesional itu penting buat membangun citra yang baik.

Image just for illustration

Jenis-jenis Penugasan Lain untuk UMKM yang Butuh Surat Tugas¶

Selain pameran, ada banyak skenario lain di mana UMKM butuh surat tugas:

• Survey Pasar atau Lokasi Baru: Jika kamu mau buka cabang atau mengembangkan produk, menugaskan tim buat survei ke area tertentu perlu didukung surat tugas.
• Pengiriman Barang atau Dokumen Penting: Kalau tim kamu harus ngirim barang pesanan dalam jumlah besar atau dokumen legal ke klien di luar kota, surat tugas jadi bukti bahwa mereka memang perwakilan UMKM.
• Mengikuti Pelatihan atau Seminar: Banyak program pelatihan untuk UMKM yang mewajibkan pesertanya membawa surat tugas dari pemilik usaha.
• Negosiasi atau Pertemuan dengan Supplier / Mitra: Saat kamu ngutus staf buat negosiasi harga atau membahas kerja sama, surat tugas memberikan wewenang resmi.
• Mengurus Perizinan atau Dokumen di Instansi Pemerintah: Ini yang paling umum. Mengurus NIB (Nomor Induk Berusaha), izin PIRT, sertifikat halal, atau dokumen lain seringkali butuh surat tugas.
• Pengambilan Dana atau Pencairan Bantuan: Jika ada bantuan atau grant untuk UMKM, proses pencairannya kadang butuh surat tugas bagi orang yang mewakili.

Setiap skenario ini butuh detail tugas yang berbeda dalam suratnya, tapi struktur dasarnya akan mirip dengan contoh di atas.

Manfaat Jangka Panjang Surat Tugas bagi UMKM¶

Mungkin terlihat sepele, tapi kebiasaan menggunakan surat tugas ini punya manfaat jangka panjang:

1. Meningkatkan Disiplin Internal: Adanya surat tugas mendorong tim untuk lebih terstruktur dalam melaksanakan pekerjaan di luar kantor.
2. Basis Evaluasi: Setelah tugas selesai, laporan yang dibuat berdasarkan surat tugas bisa jadi bahan evaluasi kinerja individu dan keberhasilan penugasan.
3. Dokumentasi Aktivitas Usaha: Surat tugas adalah bagian dari dokumentasi operasional UMKM. Ini penting jika suatu saat ada audit atau kebutuhan untuk meninjau kembali aktivitas yang sudah dilakukan.
4. Profesionalisme dalam Berinteraksi: Pihak eksternal akan melihat UMKM kamu lebih serius dan profesional ketika berinteraksi menggunakan dokumen resmi.
5. Memudahkan Delegasi: Bagi pemilik UMKM, surat tugas memungkinkan pendelegasian tugas dengan jelas dan terarah, freeing up time untuk fokus pada strategi bisnis yang lebih besar.

Dengan membiasakan diri menggunakan surat tugas, UMKM kamu selangkah lebih maju dalam membangun tata kelola yang baik, meskipun dalam skala kecil. Ini adalah fondasi penting kalau kamu punya rencana untuk mengembangkan UMKM di masa depan.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari¶

Dalam membuat surat tugas, ada beberapa blunder yang sebaiknya kamu hindari:

• Informasi Tidak Lengkap: Lupa mencantumkan detail penting seperti tanggal, tempat, atau rincian tugas. Ini bikin suratnya jadi ambigu.
• Tidak Ditandatangani atau Distempel: Surat tugas tanpa tanda tangan atau stempel (jika ada) bisa dianggap tidak sah.
• Nama atau Jabatan Salah: Pastikan nama orang yang ditugaskan dan yang memberi tugas, serta jabatannya (kalau ada) sudah benar.
• Tugas Tidak Jelas: Menulis detail tugas terlalu umum tanpa menyebutkan apa yang spesifik harus dilakukan.
• Format Tidak Rapi: Mengabaikan format baku surat resmi bisa mengurangi kredibilitas. Gunakan font standar, tata letak yang rapi, dan pastikan tidak ada typo.
• Tidak Diarsipkan: Menganggap remeh surat tugas dan tidak menyimpan salinannya.

Mencegah kesalahan-kesalahan ini akan memastikan surat tugas kamu efektif dan beneran bermanfaat.

Legitimasi dan Keabsahan Surat Tugas UMKM¶

Secara hukum, surat tugas yang dikeluarkan oleh pemilik atau pengelola UMKM punya kekuatan sebagai bukti adanya penugasan resmi. Kekuatan ini makin kuat kalau surat tersebut lengkap, jelas, dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang di UMKM tersebut. Meskipun bukan dokumen negara, surat ini diakui dalam berbagai interaksi bisnis dan administrasi sehari-hari.

Misalnya, saat perwakilan UMKM kamu mengurus izin di dinas pemerintah, pihak dinas akan meminta bukti bahwa orang tersebut memang dikirim oleh UMKM yang bersangkutan. Surat tugaslah yang jadi buktinya. Atau, saat menghadiri acara bisnis penting, surat tugas bisa jadi semacam “identitas resmi” yang menjelaskan peran kamu atau tim kamu di sana.

Intinya, surat tugas ini adalah bentuk akuntabilitas internal dan eksternal yang menambah tingkat kepercayaan dan legitimasi aktivitas UMKM kamu di mata pihak lain.

Integrasi Surat Tugas dalam Operasi Harian UMKM¶

Bagaimana cara menjadikan surat tugas ini bagian dari kebiasaan di UMKM?

1. Buat Template Baku: Siapkan template surat tugas digital (di komputer) yang sudah ada kop surat, format penomoran, dan bagian-bagian standar lainnya. Ini mempercepat proses pembuatan.
2. Sosialisasikan ke Tim: Jelaskan kepada tim atau karyawan kapan dan mengapa mereka akan diberikan surat tugas setiap kali ada penugasan di luar.
3. Tetapkan Prosedur: Tentukan siapa di UMKM yang berhak mengeluarkan surat tugas (biasanya pemilik) dan bagaimana proses pengajuannya jika karyawan yang membutuhkan.
4. Sistem Pengarsipan: Buat sistem sederhana untuk mengarsip surat tugas yang sudah dikeluarkan, bisa dalam map fisik atau folder digital di komputer.

Dengan menjadikan surat tugas sebagai bagian dari alur kerja standar, UMKM kamu akan terlihat lebih terorganisir dan profesional.

Digital vs. Manual: Mana yang Lebih Baik?¶

Di era digital ini, muncul pertanyaan, perlu gak sih surat tugas dicetak di kertas atau bisa digital aja?

• Surat Tugas Manual (Cetak): Ini format tradisional. Dicetak di kertas berkop, ditandatangani basah, dan distempel. Kelebihannya terasa lebih “resmi” di mata banyak orang atau instansi yang mungkin masih old-school. Kekurangannya, butuh waktu buat cetak, tanda tangan, dan mengarsip fisik.
• Surat Tugas Digital: Dibuat dalam format digital (PDF misalnya), ditandatangani secara digital (jika punya fasilitasnya) atau setidaknya dikirim via email dari email resmi UMKM. Kelebihannya lebih cepat, mudah dibagikan, dan arsip digital lebih praktis. Kekurangannya, tidak semua pihak eksternal menerima format digital sebagai dokumen resmi, terutama instansi pemerintah tertentu.

Untuk UMKM, kombinasi keduanya mungkin jadi pilihan terbaik. Siapkan template digitalnya, tapi saat ada kebutuhan mendesak yang butuh formalitas tinggi (misal ke dinas pemerintah), cetak dan tandatangani secara manual. Untuk keperluan internal atau interaksi yang lebih santai, versi digital sudah cukup. Pastikan saja versi digitalnya jelas dan dikirim dari sumber yang terpercaya.

Bagaimana pengalaman kamu menggunakan surat tugas di UMKM? Atau ada pertanyaan lain seputar surat tugas ini? Yuk, kita diskusi di kolom komentar!