Panduan Lengkap Contoh Surat Resmi dengan Lampiran: Mudah Dipraktikkan!

Table of Contents

Surat resmi itu penting banget dalam berbagai urusan, baik di pemerintahan, perusahaan, organisasi, atau sekolah. Nah, kadang surat resmi ini perlu ditemani dokumen lain sebagai pendukung. Dokumen tambahan inilah yang sering kita sebut lampiran. Kehadiran lampiran ini bikin informasi yang disampaikan dalam surat jadi lebih komplit dan jelas.

Membuat surat resmi yang ada lampirannya itu ada aturannya, biar pesannya sampai dengan benar dan profesional. Bagian “lampiran” dalam surat bukan cuma tempelan, lho. Dia punya fungsi spesifik dan cara penulisannya juga nggak boleh sembarangan. Mengabaikan bagian ini bisa bikin surat kamu kurang informatif atau bahkan disalahpahami.

Apa Itu Surat Resmi dan Kenapa Perlu Lampiran?¶

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal, baik antarinstansi, antarindividu dan instansi, maupun antarindividu dalam konteks resmi. Bahasa yang digunakan dalam surat resmi biasanya baku, lugas, dan efektif. Struktur penulisannya juga mengikuti kaidah tertentu yang berlaku secara umum.

Kenapa sih surat resmi kadang perlu lampiran? Gini lho, isi surat resmi itu kan biasanya ringkas dan langsung ke poinnya. Tapi, seringkali ada detail-detail atau dokumen pendukung yang nggak mungkin dimasukkan semua ke dalam badan surat. Misalnya, surat undangan rapat, lampirannya bisa jadi agenda rapat atau daftar peserta. Kalau surat permohonan kerjasama, lampirannya bisa berupa proposal proyek atau profil perusahaan.

Fungsi utama lampiran adalah untuk memberikan informasi tambahan yang relevan dengan isi surat. Ini membantu penerima surat mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tanpa harus membuat badan surat jadi terlalu panjang dan membosankan. Lampiran juga berfungsi sebagai bukti pendukung atau rujukan.

Image just for illustration

Struktur Baku Surat Resmi¶

Sebelum ngomongin lampiran lebih jauh, yuk kita bedah dulu struktur umum surat resmi. Setiap bagian punya peran penting masing-masing dalam memastikan surat itu valid dan informatif. Memahami struktur ini adalah langkah awal buat bikin surat resmi yang baik dan benar.

Bagian-bagian ini biasanya ditulis berurutan dari atas ke bawah. Penataannya juga harus rapi dan sesuai dengan format baku yang berlaku.

Kop Surat (Kepala Surat)¶

Ini bagian paling atas surat, isinya identitas lengkap pengirim surat. Biasanya ada nama instansi/lembaga, alamat lengkap, nomor telepon, faksimile (kalau ada), alamat email, dan website. Sering juga dilengkapi logo instansi di sebelah kiri atau tengah. Kop surat ini menunjukkan dari mana surat itu berasal, jadi penting banget keberadaannya.

Kop surat ini bikin surat kamu kelihatan profesional dan sah. Jangan lupa cek lagi semua info di kop surat sudah benar ya.

Tempat dan Tanggal Surat¶

Bagian ini menunjukkan di mana dan kapan surat itu dibuat. Biasanya ditulis di bawah kop surat, di sebelah kanan. Penulisannya formatnya kota, tanggal, bulan, dan tahun (contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023).

Penulisan tanggal ini penting sebagai catatan administrasi. Dia jadi penanda kapan surat itu resmi diterbitkan.

Nomor Surat, Lampiran, dan Hal¶

Nah, ini dia trio penting setelah tanggal surat. Posisinya biasanya sejajar atau di bawah tanggal surat, di sebelah kiri.

• Nomor Surat: Kode unik untuk identifikasi surat dalam arsip. Formatnya beda-beda tiap instansi, tapi umumnya ada nomor urut, kode klasifikasi, bulan (dalam angka Romawi), dan tahun. Contoh: 015/UND/X/2023. Nomor surat ini penting buat filing dan pelacakan surat keluar.
• Lampiran: Bagian ini menunjukkan apakah ada dokumen lain yang disertakan bersama surat atau tidak. Kalau ada, kamu harus sebutkan jumlah atau jenis lampirannya. Kalau tidak ada lampiran, bagian ini bisa ditulis ”-“ atau “Nihil”. Ini dia fokus utama kita, akan dibahas lebih detail nanti!
• Hal: Pokok atau perihal surat. Ini ringkasan singkat tentang isi surat, tujuannya biar penerima surat langsung tahu intinya. Penulisannya harus jelas dan padat, misalnya “Undangan Rapat”, “Permohonan Bantuan Dana”, atau “Pemberitahuan Kenaikan Harga”.

Alamat Tujuan Surat¶

Bagian ini berisi informasi tentang kepada siapa surat itu ditujukan. Bisa nama orang (kalau ditujukan personal) atau jabatan/nama instansi/lembaga. Biasanya diawali dengan kata “Kepada Yth.” atau “Yth.”. Tuliskan alamat lengkap penerima surat jika memungkinkan.

Penulisan alamat tujuan harus tepat agar surat sampai ke tangan yang benar. Hindari kesalahan penulisan nama atau gelar.

Salam Pembuka¶

Sapaan formal sebelum masuk ke isi surat. Contoh yang paling umum adalah “Dengan hormat,”. Bisa juga menggunakan salam lain yang sesuai dengan konteks dan kebiasaan instansi, misalnya “Assalamu’alaikum Wr. Wb.” jika bersifat keagamaan atau ditujukan ke instansi tertentu.

Salam pembuka ini menunjukkan kesopanan dan profesionalisme dalam berkomunikasi. Pastikan penggunaan tanda bacanya (biasanya koma) sudah benar.

Isi Surat (Badan Surat)¶

Ini adalah bagian inti dari surat, memuat semua informasi atau maksud yang ingin disampaikan. Isi surat harus ditulis dengan jelas, lugas, dan efektif. Hindari bahasa yang bertele-tele atau multitafsir.

Kalau surat kamu ada lampirannya, penting banget untuk merujuk atau menyebutkan lampiran tersebut di dalam isi surat. Ini membantu penerima surat menyadari bahwa ada dokumen tambahan yang perlu mereka lihat. Misalnya, “…sebagaimana terlampir dalam berkas proposal.”

Salam Penutup¶

Sapaan formal untuk mengakhiri surat. Contoh yang paling umum adalah “Hormat kami,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”. Salam penutup ini juga menunjukkan kesantunan.

Pemilihan salam penutup bisa disesuaikan dengan isi dan tujuan surat. Pastikan konsisten dengan salam pembuka ya.

Tanda Tangan dan Nama Terang¶

Bagian ini menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Biasanya ada jabatan, tanda tangan, dan nama lengkap (nama terang) dari pejabat yang berwenang menandatangani surat. Bisa juga dilengkapi dengan cap instansi/lembaga.

Tanda tangan dan cap ini menjadi legalitas atau pengesahan surat. Menunjukkan bahwa surat itu dikeluarkan secara resmi oleh instansi yang bersangkutan.

Tembusan (Carbon Copy)¶

Bagian ini bersifat opsional. Ditulis jika surat tersebut perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima utama. Biasanya ditulis di paling bawah surat dengan diawali kata “Tembusan:”. Kemudian diikuti daftar pihak-pihak yang menerima tembusan surat.

Tembusan ini penting untuk arsip atau informasi bagi pihak-pihak terkait lainnya. Menunjukkan siapa saja yang mendapat salinan surat tersebut.

Mendalami Bagian “Lampiran” dalam Surat Resmi¶

Sekarang kita fokus ke bagian lampiran. Kenapa sih bagian ini penting banget dan gimana cara menuliskannya dengan benar? Yuk, kita kupas tuntas.

Kenapa Sih Harus Jelas di Bagian Lampiran?¶

Menulis bagian “Lampiran” dengan jelas punya beberapa fungsi vital:

1. Memberi Tahu Penerima: Ini sinyal pertama buat penerima bahwa mereka akan menerima dokumen tambahan. Mereka jadi nggak kaget atau bingung.
2. Kontrol Dokumen: Membantu pengirim dan penerima untuk memastikan bahwa semua dokumen yang seharusnya terkirim memang sudah lengkap. Kalau di surat tertulis “Lampiran: 3 berkas” tapi yang diterima cuma 2, penerima jadi tahu ada yang kurang.
3. Memudahkan Pengarsipan: Bagian lampiran membantu petugas arsip mencatat dan menyimpan surat beserta dokumen pendukungnya dengan rapi.
4. Dasar Hukum/Administrasi: Dalam konteks tertentu, kelengkapan lampiran bisa menjadi bagian dari persyaratan administrasi atau bahkan punya implikasi hukum.

Cara Menulis Bagian “Lampiran”¶

Penulisan bagian “Lampiran” ini cukup sederhana tapi harus tepat. Letaknya biasanya di bawah nomor surat dan di atas perihal.

Kamu perlu menyebutkan jumlah atau jenis lampiran yang disertakan.

• Kalau jumlahnya spesifik: Tuliskan jumlahnya dalam angka dan huruf. Contoh:
  Lampiran : 1 (satu) berkas
Lampiran : 3 (tiga) lembar
Lampiran : 2 (dua) buku
  Penggunaan satuan “berkas”, “lembar”, “buku”, “jilid”, dll., disesuaikan dengan format fisik lampiran. “Berkas” biasanya dipakai untuk kumpulan dokumen yang disatukan. “Lembar” untuk dokumen per halaman.
• Kalau jumlahnya tidak spesifik atau banyak: Kadang jumlah lembaran lampiran itu nggak tentu atau sangat banyak (misalnya laporan tahunan). Kamu bisa menyebutkan jenis lampirannya. Contoh:
  Lampiran : Satu berkas proposal
Lampiran : Laporan keuangan tahun 2022
Lampiran : Daftar nama peserta
• Kalau tidak ada lampiran: Tuliskan “-” atau “Nihil”. Contoh:
  Lampiran : -
Lampiran : Nihil

Jangan sampai jumlah yang tertulis di bagian “Lampiran” berbeda dengan jumlah fisik dokumen yang kamu sertakan. Ini kesalahan fatal yang sering terjadi dan bikin surat kamu dianggap nggak rapi atau tidak lengkap.

Contoh Jenis Lampiran yang Umum¶

Banyak sekali jenis dokumen yang bisa dijadikan lampiran surat resmi, tergantung tujuan suratnya. Beberapa contoh yang paling umum antara lain:

• Undangan Rapat: Lampirannya bisa Agenda Rapat, Daftar Peserta Undangan, Materi Rapat.
• Surat Permohonan Kerjasama: Lampirannya bisa Proposal Kegiatan/Proyek, Company Profile (Profil Perusahaan), Portofolio.
• Surat Lamaran Kerja: Lampirannya pasti Daftar Riwayat Hidup (CV), Fotokopi Ijazah, Transkrip Nilai, Sertifikat Pelatihan, Pas Foto.
• Surat Pemberitahuan: Lampirannya bisa Salinan SK (Surat Keputusan), Laporan Kegiatan, Jadwal Acara, Daftar Harga.
• Surat Pengajuan Dana: Lampirannya bisa Proposal Anggaran, Rincian Biaya, Jadwal Pelaksanaan Kegiatan.
• Surat Balasan Resmi: Lampirannya bisa Salinan Surat yang Dibalas, Dokumen Pendukung Jawaban.

Setiap lampiran harus relevan dan mendukung isi surat utama. Nggak perlu melampirkan dokumen yang nggak ada hubungannya ya.

Image just for illustration

Tips Ampuh Membuat Surat Resmi dengan Lampiran yang Rapi¶

Membuat surat resmi itu gampang-gampang susah. Biar surat kamu kelihatan profesional dan semua informasi tersampaikan dengan baik, termasuk lampirannya, coba ikuti tips ini:

1. Rencanakan Dulu: Sebelum mulai menulis, tentukan tujuan surat kamu dan informasi apa saja yang perlu disampaikan di badan surat. Lalu, pikirkan dokumen apa saja yang wajib atau perlu dilampirkan untuk mendukung informasi tersebut. Jangan sampai ada lampiran yang nggak disebut di badan surat atau sebaliknya.
2. Buat Draft Surat: Tulis dulu isi surat utamanya. Pastikan bahasanya formal tapi mudah dipahami.
3. Siapkan Lampirannya: Kumpulkan semua dokumen yang akan dijadikan lampiran. Pastikan dokumennya lengkap, terbaru (jika perlu), dan relevan. Kalau perlu difotokopi atau discan, lakukan dengan kualitas baik.
4. Cantumkan Bagian “Lampiran” dengan Jelas: Setelah surat utama jadi, isi bagian “Lampiran” sesuai dengan dokumen yang sudah kamu siapkan. Hitung jumlahnya atau sebutkan jenisnya dengan spesifik. Contoh: Lampiran : 1 (satu) berkas Proposal Kerjasama.
5. Rujuk Lampiran di Badan Surat: Ini penting! Di dalam isi surat, sebutkan atau rujuk lampiran yang kamu sertakan. Contoh: “…mengenai usulan program kerja, dapat Bapak/Ibu lihat lebih detail pada berkas Proposal Kegiatan yang terlampir bersama surat ini.” atau “…sebagaimana rincian terlampir.” Ini memastikan penerima tahu bagian mana dari surat yang didukung oleh lampiran. Gunakan formatting seperti italic atau bold untuk menyorot rujukan lampiran di badan surat kalau perlu, tapi jangan berlebihan.
6. Susun dengan Benar: Kalau suratmu dikirim fisik, susun surat utama di paling depan, lalu diikuti semua lampirannya secara berurutan. Urutan lampiran bisa disesuaikan dengan urutan penyebutan di badan surat atau urutan logis lainnya. Kalau dikirim digital (misal: PDF), satukan semua dokumen (surat utama dan lampiran) dalam satu file PDF berurutan atau dalam satu folder ZIP/RAR. Pastikan nama filenya jelas.
7. Periksa Lagi (Proofread): Baca ulang surat dan cek semua bagiannya: kop surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat tujuan, isi, sampai tanda tangan. Pastikan tidak ada typo, kesalahan tata bahasa, atau kesalahan penulisan angka di bagian lampiran. Cek juga kelengkapan fisik lampirannya.

Mengikuti langkah-langkah ini akan sangat membantu kamu membuat surat resmi yang rapi, profesional, dan yang terpenting, informatif berkat lampiran yang disertakan.

Contoh Sederhana Bagian Nomor, Lampiran, dan Hal¶

Untuk memberikan gambaran lebih jelas, perhatikan format penulisan bagian Nomor, Lampiran, dan Hal berikut:

Nomor   : 123/SK-UND/XI/2023
Lampiran: 2 (dua) lembar
Hal     : Undangan Rapat Koordinasi

Dalam contoh ini, surat tersebut memiliki nomor 123, kodenya SK-UND (Surat Keluar - Undangan), dikeluarkan bulan November (XI), tahun 2023. Surat ini disertai 2 lembar dokumen tambahan, dan isinya adalah undangan rapat koordinasi. Sederhana, kan? Tapi detail ini krusial.

Kalau suratnya tidak ada lampiran, penulisannya jadi gini:

Nomor   : 456/PST/XI/2023
Lampiran: -
Hal     : Pemberitahuan Libur Bersama

Atau bisa juga:

Nomor   : 789/INFO/XI/2023
Lampiran: Nihil
Hal     : Informasi Perubahan Jadwal

Kedua cara penulisan lampiran kosong (“-” atau “Nihil”) sama-sama benar dan umum digunakan.

Fakta Menarik Seputar Surat Resmi dan Lampirannya¶

Tau nggak sih, praktik penggunaan surat resmi dan lampirannya ini punya sejarah panjang? Sejak zaman dulu, ketika komunikasi masih mengandalkan tulisan tangan atau mesin tik, kelengkapan dokumen pendukung (lampiran) sudah jadi hal yang penting. Dokumen-dokumen ini sering diikat atau dijepit bersama surat utamanya.

Di era digital sekarang, meskipun banyak surat resmi dikirim via email, prinsip penggunaan lampiran tetap sama. Bedanya, lampiran sekarang berupa file digital (PDF, Word, Excel, gambar, dll.). Menyebutkan jumlah atau jenis lampiran di badan email atau dalam file surat PDF-nya sendiri tetap jadi praktik yang baik. Bahkan, di sistem persuratan elektronik modern, ada fitur khusus untuk melampirkan file, dan sistemnya bisa secara otomatis mencatat jumlah lampiran.

Secara hukum atau administrasi, surat resmi beserta lampirannya seringkali dianggap sebagai satu kesatuan dokumen. Artinya, informasi atau bukti yang ada di lampiran punya bobot yang sama dengan yang tertulis di badan surat utama (selama dirujuk dengan benar). Makanya, penting banget untuk memastikan lampiranmu itu asli, valid, dan relevan.

Penggunaan lampiran juga bisa jadi indikator profesionalisme sebuah instansi, lho. Instansi yang terbiasa menggunakan lampiran dengan rapi menunjukkan bahwa mereka teliti dalam dokumentasi dan komunikasi.

Tabel: Jenis Surat dan Contoh Lampiran Umum¶

Biar makin jelas, ini ada tabel yang menunjukkan beberapa jenis surat resmi dan contoh lampiran yang biasa menyertainya:

Jenis Surat Resmi	Contoh Lampiran Umum
Surat Undangan	Agenda Acara, Daftar Peserta, Materi Rapat/Acara, Peta Lokasi
Surat Permohonan	Proposal Kegiatan, Rincian Anggaran, Fotokopi Dokumen Identitas, Surat Keterangan
Surat Pemberitahuan	Salinan SK (Surat Keputusan), Jadwal, Daftar Nama, Laporan Hasil
Surat Pengantar	Dokumen yang Diantar (Laporan, Berkas Kepegawaian, dll.), Daftar Isi Berkas
Surat Balasan	Salinan Surat yang Dibalas, Dokumen Pendukung Jawaban (Data, Foto, dll.)
Surat Edaran	Salinan Peraturan/Kebijakan, Juknis (Petunjuk Teknis), Format Pelaporan
Surat Keterangan	Fotokopi Dokumen Pendukung (KTP, KK, dll.), Foto
Surat Lamaran Kerja	Curriculum Vitae (CV), Fotokopi Ijazah, Transkrip Nilai, Sertifikat, Pas Foto
Surat Penawaran/Proposal	Rincian Produk/Layanan, Daftar Harga, Portofolio, Profil Perusahaan

Tabel ini cuma contoh umum ya. Dalam praktiknya, jenis lampiran bisa sangat bervariasi tergantung kebutuhan spesifik surat tersebut.

Kesalahan Umum Saat Menggunakan Lampiran Surat Resmi¶

Meskipun kelihatannya sepele, bagian lampiran ini sering jadi sumber kesalahan. Hindari hal-hal ini ya biar suratmu nggak bikin repot:

• Jumlah Lampiran di Surat Beda dengan Fisiknya: Ini kesalahan paling sering. Di surat ditulis “Lampiran: 2 (dua) lembar”, tapi yang dikirim cuma 1 lembar, atau malah 3 lembar. Selalu hitung ulang sebelum mengirim.
• Tidak Merujuk Lampiran di Isi Surat: Lampiran sudah ada, sudah ditulis di bagian atas, tapi di badan surat isinya nggak ada satu pun kalimat yang menyinggung lampiran tersebut. Penerima bisa jadi nggak sadar kalau ada dokumen penting yang menyertainya.
• Lampiran Tidak Relevan: Melampirkan dokumen yang nggak ada kaitannya sama sekali dengan isi surat. Ini cuma bikin penerima bingung dan merasa surat kamu nggak fokus.
• Format Lampiran Berantakan: Lampiran fisik tidak diurutkan, atau lampiran digital tidak disatukan/diberi nama file yang jelas. Bikin sulit penerima buat mengecek dan mengarsip.
• Lampiran Penting Terlewat: Lupa melampirkan dokumen yang krusial, padahal sudah disebut di bagian “Lampiran” dan dirujuk di isi surat. Akibatnya, informasi di surat jadi menggantung atau tidak bisa diproses.

Teliti adalah kunci utama dalam mengurus surat resmi, apalagi yang ada lampirannya. Double check, triple check kalau perlu!

Image just for illustration

Penutup: Jangan Takut Bikin Surat Resmi!¶

Membuat surat resmi yang ada lampirannya memang butuh ketelitian. Tapi dengan memahami strukturnya dan pentingnya setiap bagian, termasuk bagian lampiran, kamu pasti bisa kok bikin surat yang baik dan benar. Ingat, surat resmi adalah representasi instansi atau dirimu dalam urusan formal, jadi pastikan semuanya tertata rapi dan profesional. Bagian lampiran ini bukan cuma pelengkap, tapi seringkali merupakan bagian integral yang tak terpisahkan dari pesan utama suratmu.

Semoga panduan ini bermanfaat ya buat kamu yang sering berurusan sama surat resmi!

Ada pengalaman seru atau kesulitan saat bikin surat resmi yang pakai lampiran? Atau mungkin ada tips lain yang mau dibagi? Yuk, share pengalaman atau pertanyaanmu di kolom komentar!