Beranda administrasi desa contoh surat pemerintahan desa surat resmi

Panduan Lengkap Contoh Surat Pernyataan Aset Desa: Mudah Dipahami & Dibuat!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Pengelolaan aset desa itu krusial banget buat kemajuan desa. Nah, salah satu dokumen penting dalam urusan ini adalah Surat Pernyataan Aset Desa. Dokumen ini kayak “pengakuan resmi” dari pemerintah desa tentang apa aja sih aset yang mereka punya dan kelola. Fungsinya banyak, mulai dari bikin transparan sampai jadi dasar perencanaan pembangunan desa ke depan.

Pentingnya surat ini itu nggak main-main, lho. Bayangin aja kalau aset desa nggak tercatat rapi, nanti bisa gampang hilang, disalahgunakan, atau bahkan nggak ketahuan keberadaannya. Akibatnya, desa bisa kehilangan potensi sumber daya yang seharusnya bisa dipakai buat kesejahteraan warganya. Surat pernyataan aset ini jadi langkah awal buat memastikan semuanya terdokumentasi dengan baik.

Dokumen Desa
Image just for illustration

Kenapa Pengelolaan Aset Desa Penting Banget?

Sebelum bahas surat pernyataannya, kita perlu paham dulu kenapa aset desa itu harus dikelola dengan baik. Aset desa itu bisa dibilang “modal” desa buat beraktivitas dan membangun. Mulai dari tanah kas desa, gedung balai desa, kendaraan operasional, irigasi, embung, sampai aset hasil swadaya masyarakat. Semua itu punya nilai dan potensi yang besar.

Pengelolaan yang baik artinya aset itu diinventarisir, dicatat, dinilai, dimanfaatkan secara optimal, dipelihara, diamankan, dan dilaporkan. Kalau semua tahapan ini berjalan lancar, aset desa bisa jadi sumber pendapatan asli desa (PADes) atau minimal menunjang pelayanan publik buat masyarakat. Sebaliknya, kalau amburadul, aset bisa jadi beban atau bahkan sumber masalah.

Apa Sih Surat Pernyataan Aset Desa Itu?

Oke, sekarang fokus ke suratnya. Surat Pernyataan Aset Desa adalah dokumen formal yang dibuat oleh Kepala Desa atau pejabat yang ditunjuk, yang isinya menyatakan daftar aset-aset yang dimiliki dan/atau dikuasai oleh Pemerintah Desa pada periode waktu tertentu. Surat ini jadi bukti tertulis mengenai keberadaan aset desa berdasarkan hasil inventarisasi dan penilaian yang sudah dilakukan.

Intinya, surat ini kayak ‘summary’ atau ‘laporan’ tentang kondisi aset desa saat itu. Dokumen ini jadi penting sebagai bentuk akuntabilitas pemerintah desa kepada masyarakat dan juga pihak-pihak lain yang berkepentingan, seperti Badan Permusyawaratan Desa (BPD) atau pemerintah daerah di atasnya. Tanpa surat ini, sulit buat memverifikasi klaim aset yang dimiliki desa.

Dasar Hukum yang Mendukung

Pembuatan dan pengelolaan aset desa ini bukan cuma inisiatif, tapi ada dasar hukumnya. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa jelas mengamanatkan pengelolaan keuangan dan aset desa yang transparan dan akuntabel. Kemudian, ada peraturan pemerintah seperti PP Nomor 43 Tahun 2014 yang sudah diubah dengan PP Nomor 47 Tahun 2015 tentang Peraturan Pelaksanaan UU Desa, yang juga mengatur soal pengelolaan aset desa.

Secara lebih teknis, ada juga Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 1 Tahun 2016 tentang Pengelolaan Aset Desa. Permendagri ini yang paling detail mengatur tata cara mulai dari inventarisasi, perencanaan kebutuhan, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan, pemeliharaan, sampai pelaporan dan penghapusan aset desa. Surat Pernyataan Aset Desa ini merupakan salah satu bentuk pelaporan dan pertanggungjawaban sesuai amanat peraturan-peraturan tersebut.

Komponen Penting dalam Surat Pernyataan Aset Desa

Sebuah Surat Pernyataan Aset Desa yang baik dan lengkap biasanya punya beberapa bagian utama. Bagian-bagian ini penting banget buat memastikan keabsahan dan kejelasan dokumen tersebut. Yuk, kita bedah satu per satu:

Kepala Surat (Kop Surat Desa)

Ini bagian paling atas surat. Isinya identitas lengkap pemerintah desa, mulai dari nama desa, alamat lengkap, kode pos, nomor telepon (kalau ada), logo desa/kabupaten. Kop surat ini menunjukkan bahwa surat ini dikeluarkan secara resmi oleh instansi Pemerintah Desa. Keberadaan kop surat ini penting untuk formalitas dan legalitas dokumen.

Judul Surat

Judulnya harus jelas dan spesifik, yaitu “SURAT PERNYATAAN ASET DESA”. Bisa juga ditambahkan keterangan periode atau tanggal tertentu, misalnya “SURAT PERNYATAAN ASET DESA PER TANGGAL 31 DESEMBER 2023”. Judul ini langsung memberitahu pembaca tentang isi dokumen tersebut.

Nomor Surat (Opsional tapi Disarankan)

Sebaiknya surat ini punya nomor registrasi sesuai sistem administrasi persuratan desa. Nomor surat ini penting untuk dokumentasi dan pengarsipan, memudahkan pencarian di kemudian hari. Selain itu, nomor surat juga menambah kesan profesional dan terorganisir pada administrasi desa.

Identitas Pihak yang Menyatakan

Di bagian ini dicantumkan identitas lengkap pejabat yang membuat pernyataan, yang biasanya adalah Kepala Desa atau Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa. Data yang diperlukan meliputi nama lengkap, jabatan, NIP (jika ada), dan alamat. Pihak yang menyatakan inilah yang bertanggung jawab penuh atas kebenaran isi surat tersebut.

Isi Pernyataan (Daftar Aset)

Ini bagian inti suratnya. Di sinilah semua aset desa dijabarkan. Penyajiannya bisa dalam bentuk tabel agar lebih rapi dan mudah dibaca. Informasi yang dicantumkan untuk setiap aset harus detail, seperti:
* Nomor urut
* Jenis Aset (Tanah, Bangunan, Kendaraan, Alat, dll.)
* Nama atau Deskripsi Aset (Contoh: Tanah Kas Desa Blok A, Gedung Balai Desa, Mobil Ambulance Desa)
* Spesifikasi (Merk, Tipe, Tahun Perolehan/Pembuatan, Ukuran, dll.)
* Lokasi Aset
* Kondisi Aset (Baik, Rusak Ringan, Rusak Berat)
* Nilai Perolehan (jika data ada)
* Sumber Aset (Dibeli, Hibah, Hasil Swadaya, Tukar Menukar, dll.)
* Nomor Kodefikasi Aset (jika desa sudah menerapkan sistem kodefikasi)
* Keterangan tambahan yang relevan

Kelengkapan data di bagian ini sangat menentukan kualitas dan manfaat dari surat pernyataan aset itu sendiri. Makin lengkap dan akurat datanya, makin bermanfaat dokumen ini untuk berbagai keperluan.

Pernyataan Kebenaran Data

Setelah daftar aset, perlu ada kalimat pernyataan bahwa data yang tercantum di atas adalah benar, akurat, dan sesuai dengan kondisi yang sebenarnya berdasarkan hasil inventarisasi. Pernyataan ini juga biasanya disertai kesediaan untuk bertanggung jawab jika di kemudian hari ditemukan data yang tidak sesuai. Ini menunjukkan integritas pihak yang menyatakan.

Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Menunjukkan di mana dan kapan surat pernyataan itu dibuat. Informasi ini penting untuk menentukan keabsahan surat pada periode waktu tertentu. Aset desa kan bisa bertambah atau berkurang seiring waktu, jadi tanggal ini penting banget.

Tanda Tangan dan Nama Jelas

Bagian ini memuat tanda tangan serta nama lengkap dan jabatan dari pihak yang membuat pernyataan (Kepala Desa atau yang mewakili). Di sinilah letak otorisasi dokumen tersebut.

Pengesahan/Mengetahui (Opsional)

Kadang, surat ini juga perlu diketahui atau disahkan oleh pihak lain, misalnya Sekretaris Desa sebagai koordinator administrasi atau Ketua BPD sebagai representasi masyarakat yang punya fungsi pengawasan. Keberadaan bagian ini bisa menambah kekuatan legalitas dan transparansi surat.

Materai (Jika Diperlukan)

Untuk dokumen formal yang berkekuatan hukum, biasanya dibubuhi materai sesuai ketentuan yang berlaku. Materai menunjukkan bahwa dokumen ini adalah dokumen resmi.

Jenis-Jenis Aset Desa yang Biasanya Masuk Daftar

Aset desa itu macam-macam lho. Surat pernyataan harus mencakup semua jenis aset yang dimiliki atau dikuasai desa. Kategorinya bisa dibagi-bagi biar gampang inventarisasinya:

  1. Aset Tanah: Tanah kas desa, tanah perkantoran, tanah untuk fasilitas umum (lapangan, pasar desa, dll.).
  2. Aset Bangunan: Gedung balai desa, gedung PAUD/TK desa, posyandu, polindes, pasar desa (bangunan), jembatan, gorong-gorong, pagar desa, dll.
  3. Aset Kendaraan: Mobil operasional, sepeda motor, ambulance desa, traktor tangan, dll.
  4. Aset Peralatan dan Mesin: Komputer, printer, mesin fotokopi, alat pertanian, pompa air, sound system, genset, peralatan kantor lainnya.
  5. Aset Jalan, Irigasi, dan Jaringan: Jalan desa, jembatan desa, saluran irigasi tersier, jaringan air bersih desa, dll.
  6. Aset Tetap Lainnya: Hewan ternak (kalau ada peternakan desa), kebun desa, hutan desa, dll.
  7. Aset Lain-lain: Termasuk aset yang belum terkategorikan di atas, bisa juga meliputi aset yang dihasilkan dari kegiatan Badan Usaha Milik Desa (BUMDes) jika dikelola sebagai aset desa.

Masing-masing aset ini perlu didata dengan detail sesuai kategorinya. Misalnya, untuk tanah, penting dicatat luas, lokasi, dan status kepemilikan (SHM atas nama Pemdes, Tanah Kas Desa, dll.).

Proses Pembuatan Surat Pernyataan Aset Desa

Pembuatan surat ini nggak bisa ujug-ujug jadi. Ada prosesnya yang harus dilalui biar datanya valid dan akurat:

  1. Inventarisasi Aset: Tahap paling awal dan paling krusial. Petugas desa (biasanya Kaur Keuangan atau petugas yang ditunjuk) melakukan pendataan fisik terhadap semua aset yang ada. Dicatat semua detailnya: jenis, nama, lokasi, kondisi, tahun perolehan, dll. Ini bisa butuh waktu dan ketelitian tinggi.
  2. Verifikasi Data: Hasil inventarisasi diverifikasi ulang kebenarannya. Dicocokkan dengan dokumen-dokumen aset yang ada (sertifikat tanah, BPKB kendaraan, kuitansi pembelian, berita acara serah terima). Bisa juga melibatkan pihak lain seperti BPD untuk memastikan tidak ada yang terlewat atau salah catat.
  3. Penilaian Aset (Opsional tapi Direkomendasikan): Jika memungkinkan, aset desa dinilai nilainya. Penilaian bisa berdasarkan nilai perolehan atau taksiran nilai wajar saat ini, terutama untuk aset yang signifikan. Ini membantu dalam perencanaan nilai aset desa secara keseluruhan.
  4. Penyusunan Laporan Aset: Data yang sudah diverifikasi dan dinilai disusun dalam bentuk laporan inventaris aset desa. Laporan inilah yang menjadi dasar pembuatan surat pernyataan.
  5. Drafting Surat Pernyataan: Dari laporan aset, dibuatlah draf Surat Pernyataan Aset Desa sesuai format yang sudah dibahas (komponen-komponen di atas).
  6. Penandatanganan: Draf surat diperiksa kebenarannya oleh Kepala Desa atau pejabat yang berwenang, lalu ditandatangani. Jika perlu pengesahan dari pihak lain (misal BPD), surat diajukan untuk ditandatangani juga oleh pihak tersebut.
  7. Pengarsipan: Surat pernyataan aset yang asli disimpan sebagai dokumen resmi desa dan diarsipkan dengan baik. Salinan surat bisa diberikan kepada pihak-pihak terkait (BPD, kecamatan, dinas terkait di kabupaten).

Proses ini biasanya dilakukan secara berkala, minimal setahun sekali (biasanya di akhir tahun anggaran) atau saat ada perubahan signifikan pada aset desa.

Contoh Struktur Kerangka Surat Pernyataan Aset Desa

Nah, biar kamu ada gambaran, ini dia kerangka dasar atau struktur contoh dari Surat Pernyataan Aset Desa. Kamu bisa pakai ini sebagai panduan kalau mau bikin:

[KOP SURAT PEMERINTAH DESA]
=============================================================================

SURAT PERNYATAAN ASET DESA
Nomor: [Nomor Surat Desa, misal: 400/XX/DESA-ABC/XII/2023]

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama                 : [Nama Lengkap Kepala Desa/Pejabat yang ditunjuk]
Jabatan              : [Kepala Desa / Sekretaris Desa / Pejabat Lain]
NIP (jika ada)       : [Nomor Induk Pegawai/Perangkat Desa, jika ada]
Alamat               : [Alamat Kantor/Tempat Tinggal sesuai data resmi]

Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya dan penuh tanggung jawab, bahwa aset-aset yang dimiliki dan/atau dikuasai oleh Pemerintah Desa [Nama Desa Lengkap] per tanggal [Tanggal Pernyataan Dibuat, misal: 31 Desember 2023] adalah sebagai berikut:

| Nomor | Jenis Aset           | Nama / Deskripsi Aset                                   | Spesifikasi / Ukuran / Tahun | Lokasi Fisik Aset        | Kondisi Saat Ini | Nilai Perolehan (Rp) *Opsional* | Sumber Aset (Beli/Hibah/dll) | Keterangan Lain |
| :---- | :------------------- | :------------------------------------------------------ | :--------------------------- | :----------------------- | :--------------- | :---------------------------- | :--------------------------- | :-------------- |
| 1     | Tanah Kas Desa       | Tanah Pertanian Blok [Nama Blok]                        | Luas ± XXX m²                | Dusun [Nama Dusun]       | Baik             | [Nilai, jika ada]             | Tanah Kas Desa eksisting     | SHM No. XXX     |
| 2     | Bangunan             | Gedung Balai Desa [Nama Desa]                           | Luas Bangunan ± XXX m², Tahun XXXX | Pusat Desa [Nama Desa]   | Baik             | [Nilai, jika ada]             | Dibangun APBDes Tahun XXXX   | IMB No. XXX     |
| 3     | Kendaraan Bermotor   | Mobil Operasional Desa                                  | Merk [Merk], Tipe [Tipe], Tahun XXXX | Balai Desa               | Baik             | [Nilai, jika ada]             | Dibeli APBDes Tahun XXXX     | Nopol [Nopol]   |
| 4     | Peralatan Kantor     | Komputer PC                                             | Merk [Merk], Model [Model], Tahun XXXX | Ruang Pelayanan Balai Desa | Baik             | [Nilai, jika ada]             | Dibeli APBDes Tahun XXXX     | Unit XX         |
| 5     | Jalan Desa           | Jalan Poros Dusun [Nama Dusun]                          | Panjang ± XXX meter, Lebar ± XXX meter | Dusun [Nama Dusun]       | Rusak Ringan     | [Nilai, jika ada]             | Dibangun APBDes Tahun XXXX   | Jenis Perkerasan [Aspal/Cor] |
| ...   | ... dst ...          | ...                                                     | ...                          | ...                      | ...              | ...                           | ...                          | ...             |

Saya menyatakan bahwa data aset yang tercantum dalam tabel di atas adalah benar, lengkap, dan akurat berdasarkan hasil inventarisasi fisik dan pencatatan yang dilakukan oleh Pemerintah Desa [Nama Desa Lengkap] per tanggal tersebut. Apabila di kemudian hari terdapat data yang tidak sesuai atau ditemukan aset yang belum tercantum, saya bersedia bertanggung jawab sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Demikian surat pernyataan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Dibuat di : [Nama Desa]
Pada Tanggal : [Tanggal, Bulan, Tahun]

Yang Menyatakan,

[Materai Rp. 10.000 (jika diperlukan)]

[Nama Lengkap]
[Jabatan]

Mengetahui/Mengesahkan,
(Opsional, jika diperlukan)

[Nama Lengkap]
[Jabatan, misal: Ketua BPD]

Catatan: Format tabel di atas hanyalah contoh. Kolom bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kelengkapan data yang dimiliki desa. Nilai perolehan seringkali sulit dicatat untuk aset lama, jadi bisa dibuat opsional atau dicatat seadanya jika data tidak lengkap.

Tips Penting Agar Surat Pernyataan Akurat

Membuat surat pernyataan yang akurat itu nggak gampang lho, butuh ketelitian dan kerjasama. Ini beberapa tipsnya:

  • Inventarisasi Menyeluruh: Pastikan semua aset tercatat, sekecil apapun. Jangan sampai ada yang terlewat, bahkan sapu atau kursi pun kalau memang dianggarkan dari dana desa, idealnya dicatat sebagai inventaris.
  • Libatkan Tim: Pembentukan tim inventarisasi aset desa itu penting. Tim ini sebaiknya melibatkan unsur pemerintah desa (Kaur Keuangan, Kasi Pelayanan/Pemerintahan), dan kalau perlu libatkan perwakilan dari dusun atau RW/RT.
  • Verifikasi Fisik dan Dokumen: Jangan cuma percaya data lama. Cek fisik asetnya langsung, lihat kondisinya, ukur kalau perlu. Cocokkan juga dengan dokumen kepemilikan atau perolehan aset.
  • Gunakan Format yang Konsisten: Pakai format pencatatan yang sama untuk semua jenis aset agar mudah saat menyusun laporan dan tabel dalam surat pernyataan.
  • Dokumentasikan: Ambil foto aset, catat nomor seri, nomor rangka (untuk kendaraan), atau detail unik lainnya. Dokumentasi ini bisa jadi bukti pendukung.
  • Update Berkala: Aset desa bisa bertambah atau berkurang. Lakukan inventarisasi dan pembaruan data secara berkala, minimal setiap akhir tahun.
  • Manfaatkan Teknologi: Gunakan spreadsheet sederhana (Excel) atau kalau memungkinkan, pakai aplikasi pengelolaan aset desa yang sudah tersedia. Ini sangat membantu dalam mengorganisir data.
  • Koordinasi dengan BPD: Libatkan BPD dalam proses verifikasi atau minimal sampaikan laporan inventarisasi dan surat pernyataan ini kepada BPD sebagai bentuk transparansi.

Manfaat Besar Punya Surat Pernyataan Aset yang Akurat

Mengapa repot-repot bikin surat pernyataan aset dengan detail? Manfaatnya banyak banget:

  • Transparansi: Masyarakat dan pihak luar bisa tahu aset apa saja yang dimiliki desa. Ini penting buat menumbuhkan kepercayaan.
  • Akuntabilitas: Kepala Desa dan perangkatnya menunjukkan tanggung jawab mereka dalam mengelola aset desa. Ada bukti tertulis dari aset yang dikelola.
  • Dasar Perencanaan: Data aset yang akurat jadi dasar buat perencanaan pembangunan desa. Misalnya, tahu kondisi jalan irigasi yang rusak, desa bisa menganggarkan perbaikan di tahun berikutnya. Tahu ada tanah kosong, bisa direncanakan untuk dibangun fasilitas umum.
  • Pengambilan Keputusan: Memudahkan pengambilan keputusan terkait pemanfaatan, pemeliharaan, atau pengadaan aset baru.
  • Audit dan Evaluasi: Memudahkan proses audit oleh pihak pengawas (Inspektorat, BPK) atau evaluasi oleh pemerintah daerah.
  • Pengamanan Aset: Dengan data yang jelas, aset lebih mudah diawasi dan diamankan dari risiko hilang atau disalahgunakan.
  • Dasar Penilaian Kekayaan Desa: Memberikan gambaran tentang total kekayaan yang dimiliki desa dalam bentuk aset.

Tantangan dalam Pengelolaan dan Pernyataan Aset Desa

Meskipun penting, proses pengelolaan aset desa, termasuk pembuatan surat pernyataan ini, punya tantangan tersendiri:

  • Keterbatasan Sumber Daya Manusia: Tidak semua perangkat desa punya kapasitas atau pelatihan yang memadai dalam hal inventarisasi dan pengelolaan aset yang sesuai standar akuntansi atau peraturan.
  • Data Historis Tidak Lengkap: Seringkali, data aset lama (terutama yang diperoleh sebelum UU Desa ada) tidak tercatat dengan baik atau bahkan hilang.
  • Kurangnya Sarana Pendukung: Tidak semua desa punya peralatan (misal: GPS untuk ukur tanah, kamera untuk dokumentasi) atau software yang memadai.
  • Perubahan Regulasi: Regulasi terkait aset desa bisa berubah, butuh adaptasi dari pemerintah desa.
  • Kurangnya Kesadaran: Terkadang, pengelolaan aset masih dianggap remeh padahal dampaknya besar.

Mengatasi tantangan ini butuh dukungan dari pemerintah daerah di atasnya dalam bentuk pelatihan, pendampingan, dan penyediaan sistem informasi yang terintegrasi. Pemerintah desa sendiri juga perlu terus belajar dan meningkatkan kapasitas SDM-nya.

Aset Desa Itu Harta Karun yang Harus Dijaga

Intinya, aset desa itu adalah harta karun yang harus dijaga dan dikelola dengan baik demi kesejahteraan masyarakat desa itu sendiri. Surat Pernyataan Aset Desa adalah salah satu alat vital dalam proses pengelolaan ini. Dengan surat pernyataan yang akurat, transparan, dan akuntabel, pemerintah desa menunjukkan keseriusannya dalam menjalankan amanah pengelolaan sumber daya desa.

Ini bukan cuma sekadar dokumen administratif, tapi cerminan dari tata kelola pemerintahan desa yang baik. Aset yang terkelola baik hari ini akan menjadi pondasi kuat untuk pembangunan desa di masa depan. Jadi, jangan remehkan surat pernyataan ini ya!

Gimana, sekarang udah kebayang kan pentingnya Surat Pernyataan Aset Desa dan apa saja isinya? Semoga penjelasan ini bermanfaat ya buat kamu yang mungkin terlibat dalam pengelolaan aset di desamu atau sekadar ingin tahu.

Ada pengalaman atau pertanyaan seputar aset desa atau surat pernyataan ini? Yuk, diskusikan di kolom komentar!

Posting Komentar