Panduan Lengkap Contoh Surat Pernyataan Struktur Skala Upah: Mudah Dipahami!

Table of Contents

Struktur dan Skala Upah (SSU) itu ibarat “peta jalan” buat gaji karyawan di perusahaan. Dokumen ini penting banget, bukan cuma biar gajian adil dan transparan, tapi juga karena ini mandatori alias diwajibkan oleh pemerintah, lho! Nah, salah satu bukti bahwa perusahaan sudah punya dan menerapkan SSU ini adalah dengan membuat surat pernyataan. Surat pernyataan ini bukan SSU-nya itu sendiri ya, tapi dokumen yang menyatakan bahwa perusahaan sudah membuat dan menerapkan SSU sesuai peraturan yang berlaku. Bingung? Santai, mari kita bedah pelan-pelan.

Image just for illustration

Pentingnya Struktur dan Skala Upah (SSU)¶

Sebelum masuk ke surat pernyataannya, kita perlu paham dulu kenapa SSU ini begitu krusial. SSU adalah susunan tingkat upah dari yang terendah sampai yang tertinggi atau dari yang tertinggi sampai yang terendah. Ini biasanya berdasarkan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi masing-masing karyawan.

SSU ini dibuat untuk mencapai beberapa tujuan utama:
1. Keadilan Internal: Memastikan karyawan dengan tanggung jawab dan kualifikasi serupa mendapatkan kompensasi yang setara di dalam perusahaan.
2. Daya Saing Eksternal: Memastikan upah yang diberikan kompetitif dibandingkan perusahaan lain di industri atau lokasi yang sama, agar perusahaan bisa menarik dan mempertahankan talenta terbaik.
3. Transparansi: Memberikan kejelasan kepada karyawan mengenai bagaimana upah mereka ditentukan dan bagaimana mereka bisa meningkatkan penghasilannya di masa depan (misalnya melalui kenaikan pangkat atau pengembangan kompetensi).
4. Kepatuhan Hukum: Ini yang paling penting dari sisi dokumen surat pernyataan. SSU wajib dimiliki dan diimplementasikan oleh semua perusahaan.

Dasar Hukum Wajib SSU¶

Wajibnya perusahaan punya SSU ini bukan isapan jempol belaka. Aturan ini tertuang jelas dalam beberapa peraturan perundang-undangan kita. Awalnya di Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, lalu diperkuat dan diperjelas lagi dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja.

Lebih detailnya, aturan mengenai SSU ini ada di Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. PP ini mewajibkan setiap pengusaha menyusun dan menerapkan Struktur dan Skala Upah di perusahaannya. Bahkan, tata cara penyusunan dan penerapannya diatur lebih lanjut dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah. Permenaker inilah yang jadi panduan teknis bagaimana SSU itu seharusnya disusun.

Jadi, surat pernyataan yang kita bahas ini adalah bukti bahwa perusahaan telah memenuhi kewajiban yang diatur dalam UU Cipta Kerja, PP 36/2021, dan Permenaker 1/2017. Ini semacam “laporan kepatuhan” kepada pemerintah (dalam hal ini Kementerian Ketenagakerjaan atau Dinas Tenaga Kerja setempat) bahwa SSU sudah beres dan diterapkan.

Komponen Wajib dalam Struktur dan Skala Upah¶

SSU yang baik itu biasanya memuat beberapa elemen kunci. Permenaker 1/2017 sendiri memberikan panduan mengenai metode penyusunan SSU, yaitu ada metode point factor dan rank method. Apapun metodenya, hasilnya harus bisa menunjukkan:

• Jabatan/Posisi: Daftar semua jabatan yang ada di perusahaan.
• Golongan Jabatan (Grade): Pengelompokan jabatan berdasarkan nilai atau bobot pekerjaannya. Misalnya, Grade 1 untuk level staff, Grade 5 untuk level manajer, dst. Penentuan grade ini biasanya melibatkan analisis dan evaluasi jabatan.
• Rentang Upah (Wage Range): Untuk setiap golongan jabatan, ditentukan rentang upah minimum dan maksimum. Misalnya, Grade 3 punya rentang upah antara Rp 5.000.000 hingga Rp 8.000.000. Rentang ini menunjukkan fleksibilitas dalam memberikan gaji pokok dalam satu golongan.
• Upah Pokok: Angka upah pokok spesifik yang diterima oleh karyawan pada jabatan dan golongan tertentu, biasanya berada dalam rentang upah di golongan tersebut.

SSU ini harus disusun berdasarkan kemampuan perusahaan dan harus memperhatikan produktivitas serta kelangsungan usaha. Penyusunannya juga wajib melibatkan perwakilan serikat pekerja (jika ada) atau perwakilan karyawan. Ini penting agar SSU yang dibuat itu transparan dan bisa diterima oleh semua pihak. Setelah disusun, SSU ini harus diberitahukan kepada seluruh karyawan.

Kenapa Butuh Surat Pernyataan SSU?¶

Oke, SSU-nya sudah jadi. Tapi kenapa kok masih butuh surat pernyataan? Surat pernyataan ini fungsinya lebih ke arah dokumentasi dan reporting.

1. Bukti Kepatuhan: Ini adalah dokumen resmi yang menyatakan bahwa perusahaan Anda telah memenuhi kewajiban hukum untuk menyusun dan menerapkan SSU. Jika sewaktu-waktu ada pemeriksaan dari pengawas ketenagakerjaan, surat pernyataan ini bisa jadi bukti awal kepatuhan Anda.
2. Kelengkapan Administrasi: Beberapa instansi atau proses administrasi mungkin meminta bukti bahwa perusahaan Anda sudah comply dengan aturan ketenagakerjaan, salah satunya soal SSU ini.
3. Komunikasi Resmi: Surat pernyataan ini bisa jadi cara formal perusahaan mengumumkan (atau mengonfirmasi) bahwa SSU sudah dibuat dan mulai diterapkan. Meskipun pemberitahuan ke karyawan juga wajib dilakukan secara terpisah.

Singkatnya, surat pernyataan ini semacam legalisasi internal bahwa proses penyusunan dan penerapan SSU di perusahaan Anda sudah selesai dan berjalan. Dokumen ini menunjukkan keseriusan perusahaan dalam menerapkan aturan pengupahan yang adil dan transparan.

Cara Menyusun Surat Pernyataan SSU¶

Menyusun surat pernyataan SSU itu sebenarnya tidak sulit. Tidak ada format baku yang mutlak harus diikuti, tapi ada beberapa elemen penting yang sebaiknya ada agar dokumen ini kuat dan jelas. Berikut langkah-langkah umumnya:

1. Identifikasi Perusahaan: Cantumkan identitas lengkap perusahaan Anda di bagian atas surat. Ini meliputi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan mungkin nomor registrasi perusahaan (NIB).
2. Judul Surat: Buat judul yang jelas, misalnya “SURAT PERNYATAAN”, “SURAT PERNYATAAN KEPEMILIKAN DAN PENERAPAN STRUKTUR DAN SKALA UPAH”, atau judul serupa yang langsung merujuk pada topik SSU.
3. Nomor Surat: Berikan nomor surat yang sesuai dengan sistem penomoran surat internal perusahaan Anda. Ini penting untuk pengarsipan dan pelacakan.
4. Tanggal Surat: Cantumkan tanggal saat surat pernyataan ini dibuat.
5. Pihak yang Menyatakan: Tuliskan data diri pihak yang membuat pernyataan. Ini biasanya adalah pimpinan perusahaan yang berwenang, misalnya Direktur atau Manajer Sumber Daya Manusia (HRD). Cantumkan nama lengkap, jabatan, dan nama perusahaan.
6. Isi Pernyataan: Ini adalah inti dari suratnya. Nyatakan dengan jelas bahwa perusahaan telah menyusun dan telah menerapkan Struktur dan Skala Upah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku (sebutkan PP dan Permenaker yang relevan). Bisa juga ditambahkan bahwa SSU tersebut sudah disosialisasikan kepada karyawan.
7. Tujuan Pernyataan: Jelaskan bahwa surat pernyataan ini dibuat untuk keperluan apa, misalnya sebagai bukti kepatuhan terhadap peraturan pengupahan, atau untuk melengkapi persyaratan administrasi tertentu.
8. Kekuatan Pernyataan: Tambahkan kalimat yang menyatakan bahwa pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.
9. Penutup: Gunakan kalimat penutup yang sopan, seperti “Demikian surat pernyataan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.”
10. Tempat dan Tanggal Penandatanganan: Cantumkan kota dan tanggal surat dibuat (jika belum ada di bagian atas).
11. Tanda Tangan dan Nama Jelas: Pihak yang menyatakan (pimpinan perusahaan) harus membubuhkan tanda tangan di atas nama lengkap dan jabatannya. Stempel perusahaan juga sebaiknya dibubuhkan untuk menguatkan legalitas dokumen.

Pastikan bahasa yang digunakan jelas, lugas, dan formal (meskipun gaya artikel ini casual, isi suratnya tetap harus formal).

Contoh Surat Pernyataan Struktur Skala Upah¶

Baiklah, ini dia bagian yang paling ditunggu. Berikut adalah draf contoh surat pernyataan SSU yang bisa Anda modifikasi sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Ingat, ini hanya contoh, detail spesifik seperti nama perusahaan, alamat, nama pejabat, dan nomor surat tentu harus diganti ya.

[Kop Surat Perusahaan]

**SURAT PERNYATAAN**
**STRUKTUR DAN SKALA UPAH**

Nomor: [Nomor Surat Perusahaan, misal: HRD/SP-SSU/V/2024/001]

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Pejabat Berwenang, misal: Budi Santoso]
Jabatan : [Jabatan Pejabat, misal: Direktur Utama / Manajer HRD]
Nama Perusahaan : [Nama Lengkap Perusahaan Anda, misal: PT Maju Bersama Selamanya]
Alamat Perusahaan : [Alamat Lengkap Perusahaan, misal: Jl. Merdeka No. 17, Kota Jakarta]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon Perusahaan]

Dengan ini menyatakan **dengan sesungguhnya** bahwa:

1.  Perusahaan kami, **PT Maju Bersama Selamanya**, yang beralamat di **Jl. Merdeka No. 17, Kota Jakarta**, **telah selesai** menyusun Struktur dan Skala Upah bagi seluruh karyawan perusahaan kami.
2.  Penyusunan Struktur dan Skala Upah tersebut telah kami lakukan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan dan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah.
3.  Struktur dan Skala Upah yang telah kami susun tersebut saat ini **telah kami terapkan** dalam sistem pengupahan di perusahaan kami terhitung sejak tanggal [Tanggal Mulai Diterapkan SSU, misal: 1 Mei 2024].
4.  Kami juga telah melakukan sosialisasi mengenai Struktur dan Skala Upah ini kepada seluruh karyawan perusahaan kami.

Surat pernyataan ini kami buat sebagai **bukti kepatuhan** perusahaan kami terhadap peraturan perundang-undangan mengenai Struktur dan Skala Upah dan untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Apabila di kemudian hari ternyata pernyataan ini tidak benar, kami bersedia mempertanggungjawabkannya sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

Jakarta, [Tanggal Surat Dibuat, misal: 20 Mei 2024]

Yang Menyatakan,

[Tanda Tangan Pejabat]
[Nama Lengkap Pejabat]
[Jabatan Pejabat]
[Stempel Perusahaan - Opsional tapi sangat dianjurkan]

Penjelasan Detail Bagian-bagian Contoh Surat:

• [Kop Surat Perusahaan]: Ini wajib ya, menunjukkan bahwa surat ini resmi dikeluarkan oleh perusahaan Anda. Biasanya mencakup logo, nama, dan alamat perusahaan.
• SURAT PERNYATAAN STRUKTUR DAN SKALA UPAH: Judul yang jelas merujuk pada isi surat.
• Nomor: Penting untuk administrasi. Sesuaikan dengan format penomoran surat keluar di perusahaan Anda.
• Yang bertanda tangan di bawah ini: Bagian identifikasi pihak yang membuat pernyataan. Pastikan nama dan jabatan ini adalah pejabat yang berwenang mewakili perusahaan dalam urusan ketenagakerjaan atau direksi.
• Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa: Kalimat pembuka pernyataan. Kata “dengan sesungguhnya” penting untuk memberikan bobot hukum pada pernyataan.
• Poin 1: Menyatakan bahwa SSU sudah selesai disusun. Sebutkan nama dan alamat perusahaan untuk memperjelas.
• Poin 2: Menyatakan bahwa penyusunan sesuai dasar hukum. Ini krusial. Sebutkan PP 36/2021 dan Permenaker 1/2017. Ini menunjukkan Anda tahu dan patuh pada aturan yang spesifik.
• Poin 3: Menyatakan bahwa SSU sudah diterapkan. Jangan lupa cantumkan tanggal mulai berlakunya. Ini menunjukkan SSU bukan cuma di atas kertas tapi benar-benar dipakai.
• Poin 4: Menyatakan bahwa SSU sudah disosialisasikan. Karyawan berhak tahu bagaimana upah mereka dihitung dan diatur. Sosialisasi ini juga kewajiban.
• Surat pernyataan ini kami buat sebagai bukti kepatuhan…: Menjelaskan tujuan dibuatnya surat ini.
• Apabila di kemudian hari…: Kalimat penutup yang menegaskan tanggung jawab hukum atas pernyataan ini.
• Jakarta, [Tanggal Surat Dibuat]: Tempat dan tanggal penandatanganan.
• Yang Menyatakan, [Tanda Tangan], [Nama Lengkap], [Jabatan]: Bagian penutup yang menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas pernyataan ini. Tanda tangan asli itu penting. Stempel perusahaan menambah validitas surat.

Membuat surat pernyataan ini relatif mudah dibandingkan proses menyusun SSU-nya itu sendiri. Proses penyusunan SSU melibatkan analisis, evaluasi jabatan, survei gaji (jika perlu), diskusi dengan perwakilan karyawan, hingga perhitungan rentang upah. Surat pernyataan ini hanyalah output administrasi dari proses SSU yang sudah selesai dikerjakan.

Fakta Menarik Seputar Upah dan SSU¶

• Tahukah Anda? Konsep SSU ini sudah ada sejak lama di Indonesia, tujuannya selalu sama: menciptakan keadilan upah dan meningkatkan produktivitas kerja. Aturannya terus diperbarui menyesuaikan dengan perkembangan zaman dan kondisi ekonomi.
• Menurut data dari berbagai survei gaji, perusahaan yang memiliki SSU yang jelas dan transparan cenderung memiliki tingkat employee retention (bertahannya karyawan) yang lebih tinggi. Karyawan merasa lebih dihargai dan punya jalur karir yang jelas.
• Menerapkan SSU tidak berarti semua karyawan di grade yang sama gajinya pasti sama persis. SSU mengatur rentang upah. Upah aktual bisa berbeda dalam rentang tersebut tergantung pada faktor individu seperti pengalaman, performa, atau masa kerja spesifik karyawan tersebut. Ini yang disebut merit increase atau kenaikan gaji berdasarkan prestasi.
• SSU juga membantu perusahaan dalam perencanaan anggaran SDM. Dengan adanya rentang upah yang jelas per grade, perusahaan bisa memproyeksikan berapa kebutuhan biaya kompensasi di masa depan, termasuk untuk promosi atau rekrutmen baru.

Tips Tambahan dalam Mengurus SSU dan Surat Pernyataannya¶

1. Libatkan Pihak Terkait Sejak Awal: Saat menyusun SSU, pastikan perwakilan karyawan atau serikat pekerja (jika ada) benar-benar terlibat dari awal sampai akhir. Ini membangun rasa kepemilikan dan mengurangi potensi dispute di kemudian hari.
2. Dokumentasikan Proses Penyusunan SSU: Simpan semua dokumen terkait proses penyusunan SSU: notulen rapat, hasil analisis jabatan, data survei gaji (jika pakai), dan draf SSU itu sendiri. Ini penting jika sewaktu-waktu perlu menjelaskan dasar SSU Anda.
3. Sosialisasikan dengan Baik: Jangan hanya menempel SSU di papan pengumuman. Jelaskan SSU ini secara rinci kepada karyawan, mungkin melalui sesi town hall meeting atau briefing per departemen. Pastikan karyawan memahami SSU dan bagaimana dampaknya pada mereka.
4. Simpan Surat Pernyataan dengan Baik: Surat pernyataan SSU ini adalah dokumen penting. Simpan salinannya di folder yang mudah diakses, baik fisik maupun digital, bersama dengan dokumen SSU induknya. Anda mungkin memerlukannya saat ada audit atau pelaporan.
5. Review SSU Secara Berkala: Struktur dan Skala Upah bukanlah dokumen yang dibuat sekali untuk selamanya. Kondisi pasar, inflasi, dan pertumbuhan perusahaan bisa berubah. Review SSU secara berkala (misalnya setahun sekali atau setiap dua tahun sekali) untuk memastikan tetap relevan dan kompetitif. Jika ada perubahan signifikan pada SSU, buat surat pernyataan baru atau lampirkan adendum (tambahan) pada surat pernyataan yang lama.

Meskipun surat pernyataan ini terkesan sekadar formalitas, kehadirannya adalah bukti bahwa perusahaan telah menempuh jalan yang benar dalam mengelola pengupahan karyawan sesuai amanat undang-undang. Ini menunjukkan komitmen perusahaan terhadap good corporate governance dan kesejahteraan karyawan, yang pada akhirnya bisa berdampak positif pada produktivitas dan suasana kerja.

Potensi Kesalahan yang Harus Dihindari¶

Saat membuat surat pernyataan SSU, ada beberapa kesalahan kecil namun fatal yang sebaiknya dihindari:

• Salah Mencantumkan Dasar Hukum: Pastikan nomor PP dan Permenaker yang dirujuk sudah benar (saat ini PP 36/2021 dan Permenaker 1/2017). Menyebutkan aturan yang sudah tidak berlaku bisa menimbulkan pertanyaan.
• Tanggal yang Tidak Konsisten: Pastikan tanggal penyusunan, tanggal penerapan, dan tanggal surat pernyataan dibuat itu logis. Tanggal penerapan SSU harus sama atau setelah tanggal penyusunan SSU-nya. Tanggal surat pernyataan bisa sama atau setelah tanggal penerapan SSU.
• Pejabat yang Tidak Berwenang: Pastikan yang menandatangani surat pernyataan adalah pejabat yang memang punya otoritas untuk mewakili perusahaan dalam hal ketenagakerjaan (misalnya Direktur Utama, Direktur SDM, atau Manajer HRD yang diberi kuasa).
• Tidak Konsisten dengan SSU Asli: Informasi dalam surat pernyataan harus konsisten dengan dokumen SSU yang sebenarnya Anda miliki dan terapkan.
• Tidak Membubuhkan Stempel: Meski sering dianggap opsional, stempel perusahaan sangat membantu menguatkan keabsahan surat resmi seperti ini.

Intinya, surat pernyataan ini harus akurat dan konsisten dengan fakta di lapangan (yaitu bahwa SSU memang sudah ada, sudah sesuai aturan, dan sudah diterapkan).

Membuat dan menerapkan Struktur dan Skala Upah, serta mendokumentasikannya dengan surat pernyataan, adalah langkah penting bagi setiap perusahaan di Indonesia. Ini bukan cuma soal patuh aturan, tapi membangun sistem pengupahan yang adil, transparan, dan profesional. Dengan sistem yang baik, karyawan lebih termotivasi, dan perusahaan bisa lebih stabil serta berkembang.

Semoga panduan lengkap dan contoh surat pernyataan ini membantu Anda dalam memenuhi kewajiban terkait Struktur dan Skala Upah di perusahaan Anda.

Punya pengalaman atau pertanyaan seputar SSU atau surat pernyataannya? Jangan ragu bagikan di kolom komentar di bawah ya!