Panduan Lengkap Contoh Surat Permohonan Orang Tua ke Sekolah: Mudah & Efektif!
Table of Contents
Surat permohonan dari orang tua atau wali murid kepada pihak sekolah adalah bentuk komunikasi formal yang penting. Ini menjadi jembatan penghubung antara keluarga dan institusi pendidikan dalam berbagai keperluan. Ada banyak situasi di mana orang tua perlu menyampaikan sesuatu secara tertulis kepada sekolah, mulai dari urusan sederhana hingga masalah yang lebih kompleks. Penggunaan surat ini menunjukkan keseriusan dan bentuk penghormatan terhadap prosedur administrasi sekolah.
Image just for illustration
Surat permohonan ini bukan sekadar formalitas, melainkan alat untuk mendokumentasikan komunikasi. Dengan adanya surat tertulis, baik orang tua maupun sekolah memiliki catatan resmi mengenai permohonan atau pemberitahuan yang disampaikan. Hal ini bisa sangat membantu jika di kemudian hari muncul pertanyaan atau kesalahpahaman terkait perihal yang tertulis dalam surat. Kejelasan dan ketepatan dalam penulisan surat menjadi kunci agar maksud dan tujuan orang tua dapat dipahami dengan baik oleh pihak sekolah.
Mengapa Orang Tua Menulis Surat Permohonan ke Sekolah?¶
Ada beragam alasan yang mendasari orang tua untuk mengirim surat permohonan atau pemberitahuan kepada sekolah. Setiap alasan memerlukan pendekatan dan detail yang berbeda dalam penulisannya, namun tujuannya sama: menyampaikan informasi atau permintaan secara resmi dan jelas. Memahami berbagai keperluan ini membantu kita dalam menyiapkan surat yang tepat sasaran.
Berbagai Keperluan Surat Permohonan¶
- Izin Tidak Masuk Sekolah: Ini adalah salah satu keperluan paling umum. Orang tua memberitahukan bahwa anak tidak dapat masuk sekolah karena sakit, ada acara keluarga, urusan mendesak, atau keperluan lain. Surat ini berfungsi sebagai validasi atas ketidakhadiran siswa.
- Permohonan Izin Khusus: Kadang siswa perlu izin untuk tidak mengikuti kegiatan tertentu di sekolah (misalnya olahraga, outing, atau ekstrakurikuler) karena alasan kesehatan, keyakinan, atau hal lain. Surat ini menjelaskan alasannya.
- Permohonan Informasi: Orang tua mungkin ingin mendapatkan informasi lebih lanjut tentang perkembangan akademik atau perilaku anak, jadwal kegiatan, atau program sekolah tertentu. Surat ini bisa menjadi pengantar untuk meminta pertemuan atau data.
- Menyampaikan Keluhan atau Keprihatinan: Jika ada masalah yang dihadapi siswa di sekolah, seperti bullying, kesulitan belajar, atau masalah dengan guru/teman, orang tua bisa menyampaikan keprihatinan ini melalui surat. Nadanya harus sopan namun tegas.
- Memberikan Saran atau Masukan: Orang tua yang peduli mungkin ingin memberikan saran untuk perbaikan sekolah, program baru, atau fasilitas. Surat ini bisa menjadi media resmi untuk menyampaikan ide tersebut.
- Permohonan Administrasi: Ini bisa mencakup permohonan pindah sekolah, permintaan legalisir dokumen, atau permohonan terkait pembayaran administrasi.
- Permohonan Dispensasi: Untuk siswa yang memiliki kebutuhan khusus atau harus mengikuti kegiatan di luar sekolah yang diakui (misalnya lomba, pelatihan), surat permohonan dispensasi diperlukan agar siswa mendapat kelonggaran dari kewajiban sekolah.
- Meminta Pertemuan: Jika orang tua merasa perlu berdiskusi tatap muka dengan wali kelas, guru mata pelajaran, guru BK, atau kepala sekolah mengenai masalah anak, surat permohonan pertemuan adalah cara formal untuk mengajukannya.
Setiap keperluan ini membutuhkan detail yang spesifik dalam isi surat, meskipun format dasarnya mungkin serupa. Menulis surat dengan jelas dan langsung pada pokok masalah akan sangat dihargai oleh pihak sekolah.
Elemen Kunci dalam Surat Permohonan Orang Tua ke Sekolah¶
Sebuah surat permohonan yang baik memiliki beberapa elemen standar yang membuatnya terlihat profesional dan mudah dipahami. Memperhatikan setiap bagian ini penting agar surat Anda efektif dan mencapai tujuan yang diinginkan. Format baku biasanya digunakan, meskipun detailnya bisa sedikit bervariasi.
Image just for illustration
Struktur Surat Permohonan¶
Secara umum, surat permohonan dari orang tua ke sekolah akan mencakup bagian-bagian berikut:
- Kop Surat (Opsional, tapi jika ada lebih baik): Jika orang tua mewakili sebuah organisasi atau komite, kop surat bisa digunakan. Namun, untuk surat pribadi orang tua, ini biasanya tidak diperlukan.
- Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Tuliskan kota di mana surat dibuat dan tanggal pembuatan surat tersebut. Formatnya: Kota, DD Bulan YYYY. Contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023. Ini penting untuk pencatatan arsip.
- Hal/Perihal: Bagian ini menjelaskan secara singkat maksud dari surat tersebut. Contoh: Permohonan Izin Tidak Masuk Sekolah, Permohonan Pertemuan Wali Kelas, Pemberitahuan Sakit. Singkat dan jelas adalah kuncinya.
- Lampiran (Jika Ada): Sebutkan jumlah dokumen yang dilampirkan bersama surat, jika ada. Contoh: Lampiran: 1 (satu) berkas (misalnya surat keterangan dokter). Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan atau ditulis “Lampiran: -“.
- Penerima: Tujukan surat kepada pihak yang berwenang. Biasanya ditujukan kepada Kepala Sekolah, Wali Kelas, atau Guru Bimbingan Konseling (BK), tergantung perihal surat. Tulis dengan hormat. Contoh: Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah [Nama Sekolah].
- Alamat Tujuan: Tuliskan alamat lengkap sekolah. Contoh: di Tempat atau bisa juga alamat spesifik sekolah.
- Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang formal dan sopan. Contoh: Dengan hormat, Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh (jika sesuai).
- Isi Surat: Ini adalah inti dari surat. Bagian ini dibagi menjadi beberapa paragraf:
- Paragraf Pembuka: Sampaikan identitas Anda sebagai orang tua/wali dari siswa siapa (nama siswa, kelas, nomor induk siswa jika perlu).
- Paragraf Inti: Jelaskan maksud atau tujuan utama penulisan surat dengan jelas dan ringkas. Sertakan detail penting seperti tanggal, alasan, atau permohonan spesifik yang diajukan.
- Paragraf Penutup: Sampaikan harapan Anda terkait permohonan tersebut dan ucapan terima kasih atas perhatian pihak sekolah.
- Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang formal. Contoh: Hormat saya, Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
- Nama Orang Tua/Wali: Tulis nama lengkap Anda sebagai pengirim surat.
- Tanda Tangan: Bubuhkan tanda tangan Anda di atas nama lengkap.
Memastikan semua elemen ini ada dan terisi dengan benar akan membuat surat Anda terlihat profesional dan mudah diproses oleh pihak sekolah.
Tips Menulis Surat Permohonan yang Efektif¶
Menulis surat permohonan yang baik memerlukan sedikit perhatian pada detail. Selain format, ada beberapa tips yang bisa Anda ikuti agar surat Anda berdampak dan dimengerti dengan baik. Ingat, tujuan surat ini adalah komunikasi yang efektif.
Image just for illustration
- Jelaskan dengan Jelas Perihal Surat: Langsung pada intinya di bagian “Hal/Perihal” dan jelaskan detailnya di paragraf inti. Hindari bertele-tele. Sekolah menerima banyak surat, jadi kejelasan sangat penting.
- Gunakan Bahasa yang Sopan dan Baku: Meskipun gaya yang diminta casual, dalam surat formal kepada institusi seperti sekolah, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar serta sopan santun tetap harus dijaga. Hindari penggunaan singkatan gaul atau bahasa sehari-hari yang terlalu santai.
- Sertakan Informasi Siswa dengan Lengkap: Pastikan nama lengkap siswa, kelas, dan jika perlu nomor induk siswa tercantum. Ini membantu sekolah mengidentifikasi siswa yang dimaksud dengan cepat.
- Cantumkan Tanggal dan Waktu yang Spesifik: Jika permohonan terkait izin ketidakhadiran atau permintaan pertemuan, sebutkan tanggal spesifik. Untuk izin, sebutkan tanggal mulai dan berakhirnya izin. Untuk pertemuan, usulkan tanggal dan waktu yang Anda inginkan (atau minta sekolah menentukan).
- Jelaskan Alasan Secara Sesuai: Untuk izin sakit, cukup sebutkan sakit. Untuk keperluan keluarga, sebutkan singkat jenis keperluannya (misal: menjenguk kerabat, acara keluarga di luar kota). Tidak perlu detail yang terlalu pribadi, namun cukup memberikan gambaran. Untuk permohonan lain, jelaskan latar belakang atau alasan permohonan Anda dengan logis.
- Fokus pada Solusi (Jika ada Masalah): Jika surat Anda terkait keluhan atau masalah, sampaikan masalahnya dengan jelas, namun fokus pada apa yang Anda harapkan dari sekolah (misalnya, penyelidikan, mediasi, tindakan pencegahan). Jangan gunakan nada menuduh atau marah.
- Baca Ulang Sebelum Dikirim: Periksa kembali ejaan, tata bahasa, dan kejelasan isi surat. Pastikan tidak ada typo atau kalimat yang ambigu. Membaca ulang juga membantu memastikan semua informasi penting sudah tercantum.
- Kirimkan kepada Pihak yang Tepat: Surat izin biasanya ditujukan kepada wali kelas atau bagian tata usaha. Surat terkait akademik bisa ke wali kelas atau guru mata pelajaran. Surat terkait masalah perilaku atau psikologis lebih tepat ke Guru BK atau Kepala Sekolah. Mengirim ke pihak yang tepat mempercepat proses penanganan permohonan Anda.
- Pertimbangkan Cara Pengiriman: Apakah surat fisik yang dititipkan anak, dikirim via pos, atau melalui email? Konfirmasi dengan sekolah cara mana yang mereka prefer atau terima. Surat fisik seringkali masih diperlukan untuk urusan izin resmi.
Dengan mengikuti tips ini, surat permohonan Anda akan terlihat rapi, profesional, dan efektif dalam menyampaikan maksud Anda kepada pihak sekolah. Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai proses komunikasi formal yang ada di lingkungan sekolah.
Berbagai Contoh Surat Permohonan Orang Tua ke Sekolah¶
Berikut ini adalah beberapa contoh surat permohonan yang bisa Anda jadikan referensi. Ingatlah bahwa contoh ini adalah template yang perlu Anda sesuaikan dengan situasi dan detail spesifik Anda.
Image just for illustration
### Contoh 1: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah karena Sakit¶
Ini adalah jenis surat yang paling sering dibuat. Pastikan mencantumkan nama siswa, kelas, dan tanggal tidak masuk. Jika sakitnya parah atau memerlukan istirahat lama, lampirkan surat keterangan dokter.
[Kota], [Tanggal]
Hal : Permohonan Izin Tidak Masuk Sekolah
Lampiran : -
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas Anak]
di [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini adalah orang tua/wali dari:
Nama : [Nama Lengkap Anak]
Kelas : [Kelas Anak]
NIS/NISN : [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional, jika ada]
Dengan ini memberitahukan bahwa putra/putri kami tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada hari ini, [Tanggal Tidak Masuk], dikarenakan **sakit**. Kami mohon Bapak/Ibu Wali Kelas dapat memberikan izin.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
- Catatan: Untuk sakit yang lama, sebutkan perkiraan berapa hari tidak masuk. Jika lebih dari 2-3 hari (tergantung kebijakan sekolah), surat keterangan dokter biasanya wajib dilampirkan.
### Contoh 2: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah karena Keperluan Keluarga¶
Kadang ada urusan keluarga yang mendesak atau penting dan mengharuskan siswa tidak masuk sekolah. Jelaskan keperluannya secara singkat dan padat.
[Kota], [Tanggal]
Hal : Permohonan Izin Tidak Masuk Sekolah
Lampiran : -
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas Anak]
di [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini adalah orang tua/wali dari:
Nama : [Nama Lengkap Anak]
Kelas : [Kelas Anak]
NIS/NISN : [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional, jika ada]
Dengan ini memberitahukan bahwa putra/putri kami tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal [Tanggal Tidak Masuk], dikarenakan harus mengikuti **acara keluarga di luar kota**/[keperluan keluarga mendesak]/[menjenguk anggota keluarga yang sakit]. Kami mohon Bapak/Ibu Wali Kelas dapat memberikan izin.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
- Catatan: Ganti bagian dalam kurung siku dengan keperluan spesifik Anda. Hindari alasan yang terlalu umum atau terdengar dibuat-buat. Kejujuran adalah yang terbaik.
### Contoh 3: Surat Permohonan Izin Tidak Mengikuti Kegiatan Tertentu¶
Misalnya, siswa tidak bisa mengikuti field trip, olahraga, atau kegiatan ekskul pada hari tertentu.
[Kota], [Tanggal]
Hal : Permohonan Izin Tidak Mengikuti Kegiatan
Lampiran : -
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas Anak]
di [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini adalah orang tua/wali dari:
Nama : [Nama Lengkap Anak]
Kelas : [Kelas Anak]
NIS/NISN : [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional, jika ada]
Dengan ini mengajukan permohonan izin agar putra/putri kami tersebut di atas dapat **tidak mengikuti kegiatan [Nama Kegiatan, contoh: outing kelas ke Museum Fatahillah]** yang akan dilaksanakan pada hari [Hari], tanggal [Tanggal Kegiatan].
Hal ini dikarenakan [jelaskan alasan singkat, contoh: kondisi kesehatan anak yang kurang fit/ada acara keluarga yang tidak dapat ditinggalkan/alasan lain yang relevan dan mendesak]. Meskipun demikian, kami akan memastikan [Nama Anak] tetap mempelajari materi terkait kegiatan tersebut.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
- Catatan: Sesuaikan alasan dan kegiatan yang dimaksud. Pastikan alasan yang diberikan valid dan bisa diterima oleh sekolah.
### Contoh 4: Surat Permohonan Informasi Perkembangan Akademik/Perilaku¶
Jika Anda khawatir atau ingin tahu lebih banyak tentang bagaimana perkembangan anak di sekolah.
[Kota], [Tanggal]
Hal : Permohonan Informasi Perkembangan Siswa & Audiensi
Lampiran : -
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas Anak] / Bapak/Ibu Guru BK
di [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini adalah orang tua/wali dari:
Nama : [Nama Lengkap Anak]
Kelas : [Kelas Anak]
NIS/NISN : [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional, jika ada]
Sehubungan dengan [jelaskan singkat latar belakang, contoh: hasil nilai ujian tengah semester/pengamatan kami di rumah/perilaku yang ditunjukkan anak akhir-akhir ini], kami ingin mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai perkembangan akademik dan/atau perilaku putra/putri kami tersebut di sekolah.
Kami juga bermaksud untuk memohon kesediaan Bapak/Ibu untuk meluangkan waktu dan menerima kami dalam sebuah audiensi/pertemuan guna membahas hal tersebut lebih mendalam. Kami dapat menyesuaikan waktu yang Bapak/Ibu tentukan.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan ketersediaan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon yang Bisa Dihubungi]
- Catatan: Pastikan Anda menyebutkan secara spesifik apakah Anda ingin informasi akademik, perilaku, atau keduanya. Mencantumkan nomor telepon mempermudah sekolah untuk menghubungi Anda guna menjadwalkan pertemuan.
### Contoh 5: Surat Menyampaikan Keprihatinan atau Keluhan¶
Ini adalah surat yang perlu ditulis dengan hati-hati dan tenang. Fokus pada fakta dan harapan Anda terhadap sekolah.
[Kota], [Tanggal]
Hal : Penyampaian Keprihatinan Terhadap [Jelaskan Perihal Singkat, contoh: Perilaku Perundungan yang Dialami Siswa]
Lampiran : [Jika ada bukti pendukung, misal foto, chat]
Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah / Bapak/Ibu Guru BK
di [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini adalah orang tua/wali dari:
Nama : [Nama Lengkap Anak]
Kelas : [Kelas Anak]
NIS/NISN : [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional, jika ada]
Dengan berat hati, kami menyampaikan keprihatinan kami terkait [jelaskan masalahnya secara singkat dan fakta, contoh: insiden perundungan/kesulitan belajar yang signifikan/masalah interaksi sosial] yang dialami oleh putra/putri kami tersebut di lingkungan sekolah.
Berdasarkan informasi yang kami terima dari [sumber info, contoh: anak kami sendiri/pengamatan kami], pada tanggal [Tanggal Kejadian, jika spesifik] telah terjadi [jelaskan kronologi singkat dan faktual insiden/masalah]. Kami sangat mengkhawatirkan dampaknya terhadap [sebutkan dampaknya, contoh: kondisi psikologis anak/prestasi belajar anak].
Melalui surat ini, kami **memohon perhatian** dan **tindakan** dari pihak sekolah untuk menindaklanjuti masalah ini sesuai dengan prosedur yang berlaku di sekolah. Kami berharap adanya investigasi atau pendampingan bagi anak kami, serta upaya pencegahan agar hal serupa tidak terulang di masa depan. Kami siap bekerja sama dengan pihak sekolah dalam penanganan masalah ini.
Demikian surat keprihatinan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan respons cepat Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon yang Bisa Dihubungi]
- Catatan: Jaga nada surat agar tetap sopan namun tegas. Hindari kalimat emosional atau tuduhan tanpa dasar. Fokus pada fakta yang Anda ketahui dan harapan Anda terhadap tindakan sekolah. Lampirkan bukti jika ada dan relevan.
### Contoh 6: Surat Permohonan Menjadi Anggota Komite Sekolah/Relawan¶
Jika Anda ingin lebih aktif berkontribusi di sekolah.
[Kota], [Tanggal]
Hal : Permohonan Menjadi Anggota Komite Sekolah / Relawan Kegiatan
Lampiran : [Jika ada, misal CV singkat atau proposal]
Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah / Ketua Komite Sekolah
di [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini adalah orang tua/wali dari:
Nama : [Nama Lengkap Anak]
Kelas : [Kelas Anak]
NIS/NISN : [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional, jika ada]
Saya sangat tertarik untuk dapat berkontribusi lebih aktif dalam memajukan lingkungan pendidikan putra/putri saya. Melalui surat ini, saya **mengajukan permohonan** untuk dipertimbangkan menjadi anggota **Komite Sekolah** atau **relawan** dalam kegiatan-kegiatan sekolah yang membutuhkan bantuan orang tua.
Saya memiliki [sebutkan keahlian atau pengalaman yang relevan, contoh: latar belakang di bidang komunikasi/pengalaman mengorganisir acara/waktu luang yang bisa dimanfaatkan] yang saya rasa dapat bermanfaat bagi sekolah. Saya siap mendukung program-program sekolah dan menjalin kerja sama yang baik dengan seluruh pihak.
Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Besar harapan saya permohonan ini dapat diterima. Atas perhatian dan kesempatan yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon yang Bisa Dihubungi]
- Catatan: Sesuaikan target (Komite Sekolah atau relawan kegiatan) dan sebutkan keahlian atau minat spesifik Anda jika relevan.
### Contoh 7: Surat Permohonan Pindah Sekolah (Mutasi)¶
Ketika Anda berencana memindahkan anak ke sekolah lain.
[Kota], [Tanggal]
Hal : Permohonan Pindah Sekolah (Mutasi)
Lampiran : -
Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah
di [Nama Sekolah Lama]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini adalah orang tua/wali dari:
Nama : [Nama Lengkap Anak]
Kelas : [Kelas Anak]
NIS/NISN : [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional, jika ada]
Dengan ini memberitahukan bahwa kami **berencana untuk memindahkan** putra/putri kami tersebut di atas dari sekolah [Nama Sekolah Lama] ke [Nama Sekolah Tujuan, jika sudah tahu] dikarenakan [jelaskan alasan singkat pindah, contoh: mengikuti kepindahan domisili orang tua/menyesuaikan kebutuhan anak/alasan lain yang relevan].
Sehubungan dengan hal tersebut, kami **memohon bantuan** Bapak/Ibu Kepala Sekolah serta jajaran administrasi untuk proses administrasi perpindahan, termasuk penerbitan surat keterangan pindah dan kelengkapan dokumen lain yang diperlukan untuk pendaftaran di sekolah tujuan. Kami siap mengikuti prosedur yang berlaku di sekolah ini.
Kami juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas bimbingan dan pendidikan yang telah diberikan oleh seluruh Bapak/Ibu Guru dan staf selama putra/putri kami belajar di [Nama Sekolah Lama].
Demikian surat permohonan pindah sekolah ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon yang Bisa Dihubungi]
- Catatan: Surat ini ditujukan ke sekolah lama. Pastikan Anda mengetahui prosedur pindah sekolah yang berlaku di sekolah tersebut dan sekolah tujuan.
### Contoh 8: Surat Permohonan Mengikuti Ujian Susulan¶
Jika siswa berhalangan hadir saat jadwal ujian atau tugas.
[Kota], [Tanggal]
Hal : Permohonan Mengikuti Ujian/Tugas Susulan
Lampiran : [Jika ada, misal surat keterangan sakit]
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas Anak] / Bapak/Ibu Guru Mata Pelajaran [Nama Mata Pelajaran]
di [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini adalah orang tua/wali dari:
Nama : [Nama Lengkap Anak]
Kelas : [Kelas Anak]
NIS/NISN : [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional, jika ada]
Dengan ini memberitahukan bahwa putra/putri kami tersebut di atas **tidak dapat mengikuti [sebutkan nama ujian/tugas, contoh: Ujian Harian Matematika/pengumpulan Tugas Proyek IPA]** yang dilaksanakan pada hari [Hari], tanggal [Tanggal].
Hal ini dikarenakan [jelaskan alasan singkat, contoh: sakit berdasarkan surat keterangan terlampir/ada keperluan mendesak yang tidak dapat ditinggalkan].
Sehubungan dengan hal tersebut, kami **memohon kesediaan** Bapak/Ibu Guru Mata Pelajaran untuk memberikan kesempatan kepada [Nama Anak] untuk mengikuti **ujian/mengumpulkan tugas susulan**. Kami siap menyesuaikan jadwal yang Bapak/Ibu tentukan.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kebijakan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
- Catatan: Sertakan alasan yang jelas dan valid. Lampirkan bukti pendukung jika diperlukan (misal: surat dokter untuk sakit).
### Contoh 9: Surat Permohonan Pertemuan dengan Guru BK/Wali Kelas¶
Ketika ada masalah perilaku atau kebutuhan pendampingan bagi siswa.
[Kota], [Tanggal]
Hal : Permohonan Audiensi/Pertemuan dengan Guru BK
Lampiran : -
Yth. Bapak/Ibu Guru Bimbingan Konseling (BK)
di [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini adalah orang tua/wali dari:
Nama : [Nama Lengkap Anak]
Kelas : [Kelas Anak]
NIS/NISN : [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional, jika ada]
Dengan ini kami **mengajukan permohonan** untuk dapat bertemu dan berdiskusi dengan Bapak/Ibu Guru BK terkait [sebutkan singkat perihal yang ingin dibahas, contoh: perkembangan perilaku anak/kesulitan adaptasi anak di sekolah/permasalahan sosial yang dihadapi anak].
Kami ingin mendapatkan pandangan dan bimbingan dari pihak sekolah untuk membantu [Nama Anak] dapat belajar dan berkembang secara optimal. Kami sangat menghargai peran Bapak/Ibu Guru BK dalam mendukung kesejahteraan siswa.
Kami bersedia menyesuaikan waktu dan jadwal pertemuan yang Bapak/Ibu tentukan. Mohon informasikan waktu yang memungkinkan bagi Bapak/Ibu.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon yang Bisa Dihubungi]
- Catatan: Sesuaikan kepada siapa surat ditujukan (Wali Kelas atau Guru BK) dan sebutkan perihal yang ingin dibahas secara singkat dan jujur.
### Contoh 10: Surat Permohonan Dispensasi Mengikuti Kegiatan di Luar Sekolah¶
Jika anak adalah atlet, seniman, atau memiliki kegiatan di luar yang memerlukan izin khusus dari sekolah.
[Kota], [Tanggal]
Hal : Permohonan Dispensasi Mengikuti Kegiatan [Nama Kegiatan]
Lampiran : [Jadwal kegiatan, surat undangan/keterangan dari pihak penyelenggara]
Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah / Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas Anak]
di [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini adalah orang tua/wali dari:
Nama : [Nama Lengkap Anak]
Kelas : [Kelas Anak]
NIS/NISN : [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional, jika ada]
Dengan ini memberitahukan bahwa putra/putri kami tersebut di atas akan **mengikuti kegiatan [Nama Kegiatan, contoh: Pelatnas Voli Junior/Lomba Sains Tingkat Nasional/Festival Budaya]** yang diselenggarakan oleh [Nama Penyelenggara] pada tanggal [Tanggal Mulai] sampai [Tanggal Selesai] di [Lokasi Kegiatan]. Jadwal kegiatan terlampir.
Sehubungan dengan kegiatan tersebut, kami **memohon dispensasi** dari pihak sekolah agar [Nama Anak] diizinkan untuk tidak mengikuti kegiatan belajar mengajar atau kegiatan sekolah lainnya pada periode tanggal tersebut. Kami akan memastikan [Nama Anak] tetap berusaha mengejar ketertinggalan pelajaran setelah kembali ke sekolah.
Demikian surat permohonan dispensasi ini kami sampaikan. Atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu terhadap prestasi non-akademik putra/putri kami, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
- Catatan: Lampirkan bukti atau jadwal kegiatan dari pihak penyelenggara untuk memperkuat permohonan Anda.
### Contoh 11: Surat Permohonan Mengganti Jadwal Pertemuan Wali Murid¶
Jika jadwal rutin yang ditentukan sekolah tidak cocok untuk Anda.
[Kota], [Tanggal]
Hal : Permohonan Penyesuaian Jadwal Pertemuan Wali Murid
Lampiran : -
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas Anak]
di [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini adalah orang tua/wali dari:
Nama : [Nama Lengkap Anak]
Kelas : [Kelas Anak]
NIS/NISN : [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional, jika ada]
Sehubungan dengan undangan pertemuan wali murid Kelas [Kelas Anak] yang dijadwalkan pada hari [Hari Jadwal Asli], tanggal [Tanggal Jadwal Asli], pukul [Jam Jadwal Asli], dengan ini saya **mengajukan permohonan maaf** karena tidak dapat hadir pada jadwal tersebut dikarenakan [jelaskan alasan singkat, contoh: ada tugas kedinasan di luar kota/kondisi kesehatan/ada jadwal lain yang bersamaan dan tidak bisa diubah].
Besar harapan kami untuk dapat tetap berdiskusi mengenai perkembangan [Nama Anak]. Oleh karena itu, kami **memohon kesediaan** Bapak/Ibu untuk menjadwalkan pertemuan di waktu lain yang memungkinkan bagi Bapak/Ibu. Kami siap menyesuaikan diri.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon yang Bisa Dihubungi]
- Catatan: Sebutkan jadwal asli yang tidak bisa Anda hadiri. Usulkan kesediaan untuk menyesuaikan jadwal yang baru dari sekolah.
### Contoh 12: Surat Permohonan Informasi Beasiswa/Program Khusus¶
Untuk menanyakan detail tentang peluang atau program spesifik di sekolah.
[Kota], [Tanggal]
Hal : Permohonan Informasi Program [Sebutkan Nama Program/Beasiswa]
Lampiran : -
Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah / Bagian Kesiswaan
di [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini adalah orang tua/wali dari:
Nama : [Nama Lengkap Anak]
Kelas : [Kelas Anak]
NIS/NISN : [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional, jika ada]
Kami sangat tertarik dengan informasi mengenai [sebutkan nama program atau beasiswa, contoh: program unggulan ekstrakurikuler sains/kesempatan mengikuti lomba akademik/program beasiswa bagi siswa berprestasi] yang tersedia di [Nama Sekolah].
Melalui surat ini, kami **mengajukan permohonan informasi** lebih lanjut mengenai [sebutkan detail yang ingin diketahui, contoh: persyaratan pendaftaran, jadwal pelaksanaan, proses seleksi, atau kriteria penerima beasiswa] untuk program/beasiswa tersebut.
Kami berharap informasi ini dapat membantu [Nama Anak] dalam mengembangkan potensi dan meraih kesempatan yang ada. Kami siap melengkapi dokumen atau mengikuti prosedur yang diperlukan.
Demikian surat permohonan informasi ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu dalam menyediakan informasi, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
- Catatan: Sebutkan dengan spesifik program atau beasiswa apa yang Anda minati.
Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari¶
Saat menulis surat permohonan, beberapa kesalahan umum bisa mengurangi efektivitas surat Anda:
- Informasi Siswa Tidak Lengkap: Hanya mencantumkan nama panggilan atau tidak menyebutkan kelas bisa membingungkan pihak sekolah.
- Perihal Tidak Jelas: Membuat penerima harus menebak-nebak isi surat.
- Alasan Tidak Spesifik: Untuk izin, hanya bilang “ada urusan” tanpa menjelaskan jenisnya (meskipun singkat).
- Nada yang Tidak Sopan atau Menuntut: Ini bisa menciptakan persepsi negatif dan membuat permohonan sulit dikabulkan.
- Banyak Typo atau Kesalahan Tata Bahasa: Menunjukkan kurangnya ketelitian dan bisa mengurangi kredibilitas.
- Terlalu Panjang dan Bertele-tele: Membuat penerima bosan dan inti pesan menjadi hilang.
- Tidak Ditandatangani: Surat formal wajib ditandatangani oleh pengirim yang sah.
- Mengirim ke Pihak yang Salah: Menyebabkan permohonan lambat diproses atau bahkan tidak sampai ke tangan yang tepat.
Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan memastikan surat Anda diterima dengan baik dan direspons secara efisien oleh pihak sekolah.
Apa yang Harus Dilakukan Setelah Mengirim Surat?¶
Setelah surat permohonan diserahkan (baik secara fisik atau digital), ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan:
- Konfirmasi Penerimaan: Jika memungkinkan, pastikan surat Anda sudah diterima oleh pihak yang dituju. Ini bisa dilakukan dengan menanyakan langsung, atau jika via email, minta konfirmasi balasan.
- Bersabar Menunggu Respon: Beri waktu sekolah untuk memproses permohonan Anda. Waktu respon bisa bervariasi tergantung kebijakan dan kesibukan sekolah.
- Tindak Lanjut Jika Perlu: Jika setelah beberapa hari (sesuai perkiraan waktu respon yang wajar) Anda belum mendapatkan balasan, Anda bisa melakukan tindak lanjut dengan sopan, misalnya menelepon sekolah atau datang langsung untuk menanyakan status permohonan Anda.
- Siap Memberikan Informasi Tambahan: Jika sekolah membutuhkan detail lebih lanjut atau dokumen pendukung, siapkan diri Anda untuk menyediakannya dengan segera.
Proses tindak lanjut ini menunjukkan bahwa Anda serius dengan permohonan Anda dan kooperatif dengan prosedur sekolah.
Alternatif Komunikasi Jika Surat Tidak Memungkinkan?¶
Dalam beberapa kasus mendesak, seperti anak tiba-tiba sakit di pagi hari, mengirim surat formal fisik mungkin tidak realistis. Dalam situasi seperti ini, komunikasi langsung via telepon atau pesan singkat (WhatsApp) ke wali kelas atau bagian Tata Usaha sekolah seringkali diterima sebagai pemberitahuan awal.
Image just for illustration
Namun, untuk permohonan yang lebih kompleks, jangka panjang, atau memerlukan dokumentasi resmi, seperti permohonan izin lebih dari satu hari, permohonan dispensasi, keluhan, atau permohonan administrasi, surat tertulis tetap menjadi pilihan yang paling tepat dan disarankan oleh banyak institusi pendidikan. Surat memberikan bukti tertulis yang kuat dan memastikan semua detail tercatat dengan baik.
Jadi, gunakan komunikasi langsung untuk pemberitahuan mendesak atau pertanyaan singkat, tetapi beralihlah ke surat formal untuk permohonan yang memerlukan kejelasan, rujukan resmi, atau dokumentasi.
Semoga panduan dan contoh-contoh surat ini bermanfaat bagi Anda. Komunikasi yang baik antara orang tua dan sekolah adalah kunci keberhasilan pendidikan anak.
Bagaimana pengalaman Anda dalam menulis surat permohonan ke sekolah? Adakah contoh lain yang pernah Anda buat? Bagikan di kolom komentar di bawah!
Posting Komentar