Beranda magang pendidikan pkl surat

Panduan Lengkap Contoh Surat Penyerahan PKL: Format, Tips, dan Contoh!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Nah, buat kamu yang lagi siap-siap mau Praktik Kerja Lapangan (PKL) atau Praktik Kerja Industri (Prakerin), pasti nggak asing lagi dong sama surat-surat resmi? Salah satu surat penting yang bakal kamu urus atau minimal lihat prosesnya adalah surat penyerahan peserta PKL. Surat ini jadi jembatan resmi antara pihak sekolah atau kampusmu dengan tempat PKL yang sudah menerima kamu.

Penting banget buat tahu isinya, tujuannya, dan gimana sih kira-kira bentuk suratnya. Kenapa? Biar kamu lebih ngeh dan nggak bingung waktu proses administrasi PKL. Yuk, kita bedah tuntas soal surat penyerahan PKL ini!

Apa Itu Surat Penyerahan PKL?

Secara simpel, surat penyerahan PKL adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh institusi pendidikan (sekolah menengah kejuruan/SMA, politeknik, universitas) yang ditujukan kepada instansi, perusahaan, atau organisasi tempat siswa/mahasiswa akan melaksanakan PKL. Surat ini berfungsi untuk menyerahkan atau memperkenalkan secara formal siswa/mahasiswa tersebut kepada pihak tempat PKL.

Tujuannya adalah memberikan informasi resmi siapa saja siswa/mahasiswa yang akan PKL, dari mana asal institusinya, dan periode pelaksanaannya. Surat ini juga sekaligus menjadi bentuk koordinasi awal antara pihak sekolah/kampus dengan pihak perusahaan/instansi. Bisa dibilang, ini semacam “kartu identitas” resmi kamu yang disampaikan oleh sekolah/kampus ke tempat PKL.

Surat Resmi
Image just for illustration

Kenapa Sih Surat Ini Penting?

Mungkin ada yang berpikir, “Kan udah dapet surat penerimaan, ngapain pake surat penyerahan lagi?”. Eits, jangan salah! Surat penyerahan ini punya beberapa peran krusial:

  1. Legitimasi dan Bukti Resmi: Surat ini adalah dokumen resmi yang membuktikan bahwa kamu memang benar siswa/mahasiswa dari institusi tersebut dan diutus untuk melaksanakan PKL sebagai bagian dari kurikulum pendidikan. Ini memberikan legitimasi kegiatan PKL kamu.
  2. Informasi Data Peserta: Surat ini memuat data lengkap peserta PKL (nama, NIS/NIM, jurusan/program studi) yang dibutuhkan oleh pihak perusahaan/instansi untuk keperluan administrasi, pencatatan, hingga pembuatan ID card (jika ada).
  3. Landasan Kerja Sama: Ini adalah dokumen formal pertama yang menunjukkan adanya kerja sama antara institusi pendidikan dan pihak tempat PKL dalam rangka pelaksanaan program PKL.
  4. Memastikan Keamanan dan Pengawasan: Dengan adanya surat ini, pihak sekolah/kampus memberitahukan secara resmi bahwa mereka menugaskan siswanya. Ini terkait juga dengan aspek pengawasan dan keselamatan siswa selama PKL.
  5. Mempermudah Koordinasi: Jika ada hal-hal teknis selama PKL, surat ini menjadi dasar bagi kedua belah pihak untuk berkoordinasi, misalnya terkait penjadwalan, pembimbingan, atau evaluasi.

Jadi, surat ini bukan sekadar formalitas lho. Dia punya peran penting dalam kelancaran dan keabsahan kegiatan PKL-mu.

Siapa yang Mengeluarkan dan Siapa yang Menerima?

Surat penyerahan PKL ini biasanya dikeluarkan oleh:

  • Pihak Institusi Pendidikan: Sekolah (Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan, Ketua Jurusan), atau Kampus (Dekan, Ketua Program Studi, Kepala Bagian Kemahasiswaan/Kerja Sama). Bagian administrasi atau sekretariatlah yang biasanya menyiapkan drafnya.

Surat ini ditujukan kepada:

  • Pimpinan Instansi/Perusahaan/Organisasi: Orang yang memiliki otoritas di tempat PKL, misalnya Direktur, Manager HRD, Kepala Bagian, atau Pimpinan Unit Kerja yang dituju.

Penting untuk memastikan nama dan jabatan penerima surat ini sudah benar dan sesuai dengan prosedur di tempat PKL yang bersangkutan.

Kapan Surat Penyerahan Ini Diberikan?

Waktunya biasanya setelah permohonan PKL kamu disetujui oleh pihak perusahaan/instansi. Begitu kamu atau pihak sekolah/kampus menerima surat balasan (surat penerimaan) dari tempat PKL, barulah pihak sekolah/kampus akan memproses pembuatan surat penyerahan ini.

Surat penyerahan ini kemudian akan disampaikan (bisa diantar langsung, dikirim pos, atau dikirim scan via email tergantung kesepakatan) kepada pihak perusahaan/instansi sebelum tanggal dimulainya PKL. Idealnya sih beberapa hari atau seminggu sebelum PKL dimulai, agar pihak tempat PKL punya waktu untuk proses administrasi internal mereka.

Komponen Utama Surat Penyerahan PKL

Surat resmi punya format standar. Surat penyerahan PKL umumnya mencakup komponen-komponen berikut:

  1. Kop Surat Institusi Pendidikan: Bagian paling atas yang berisi nama lengkap institusi (Sekolah/Universitas), logo, alamat lengkap, nomor telepon, fax, dan email/website. Menunjukkan surat ini resmi dari institusi tersebut.
  2. Nomor Surat: Kode unik surat yang dikeluarkan oleh institusi pendidikan untuk keperluan arsip dan administrasi. Formatnya bervariasi antar institusi.
  3. Lampiran: Biasanya diisi jumlah berkas yang dilampirkan bersama surat (misal: daftar nama peserta, profil singkat siswa/mahasiswa). Kalau tidak ada lampiran, bisa ditulis “—” atau “Tidak Ada”.
  4. Hal: Pokok atau perihal surat. Biasanya ditulis “Permohonan Penyerahan Peserta Praktik Kerja Lapangan (PKL)” atau “Penyerahan Mahasiswa Peserta Praktik Kerja Industri”.
  5. Tanggal Surat: Tanggal saat surat tersebut dibuat.
  6. Alamat Tujuan Surat: Ditujukan kepada siapa surat itu, lengkap dengan jabatan dan nama perusahaan/instansi serta alamat lengkapnya. Contoh: Yth. Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Perusahaan/Instansi], di [Alamat Perusahaan].
  7. Isi Surat: Bagian inti surat.
    • Pembuka: Sapaan dan pengantar singkat, misalnya merujuk pada surat permohonan atau surat balasan penerimaan PKL sebelumnya.
    • Identitas Peserta PKL: Menyebutkan bahwa sehubungan dengan program PKL, institusi menyerahkan nama-nama siswa/mahasiswa berikut: Dicantumkan daftar nama peserta, biasanya dalam format tabel atau list, yang berisi:
      • Nomor Urut
      • Nama Lengkap
      • NIS/NIM
      • Jurusan/Program Studi/Kelas
    • Periode Pelaksanaan PKL: Menyebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya PKL.
    • Harapan/Penutup: Menyampaikan harapan agar peserta PKL dapat dibimbing dan diberi arahan selama pelaksanaan, serta ucapan terima kasih atas kesediaan menerima.
  8. Salam Penutup: Contoh: Hormat kami, atau Dengan hormat.
  9. Pengesahan: Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang berwenang dari institusi pendidikan (Kepala Sekolah, Dekan, Ketua Prodi, dsb.) lengkap dengan NIP (Nomor Induk Pegawai) atau NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional) jika ada, dan stempel resmi institusi.
  10. Tembusan (Jika Ada): Pihak-pihak lain yang juga perlu mengetahui surat ini, misalnya Arsip, Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum, Ketua Jurusan, dsb.

Memahami setiap komponen ini bakal bantu kamu waktu mengecek draf surat yang disiapkan sekolah/kampusmu.

Cara Membuat Surat Penyerahan PKL (Dari Sisi Institusi Pendidikan)

Bagi yang mungkin terlibat dalam pembuatan surat ini di institusi pendidikan, berikut langkah-langkah umumnya:

  1. Siapkan Data Lengkap: Kumpulkan data semua siswa/mahasiswa yang akan diserahkan, pastikan nama, NIS/NIM, jurusan, dan periode PKL sudah benar dan sesuai dengan data penerimaan dari perusahaan/instansi.
  2. Gunakan Kop Surat Resmi: Pastikan menggunakan template surat resmi institusi yang sudah ada kop suratnya.
  3. Tentukan Nomor Surat: Buat nomor surat sesuai dengan sistem penomoran surat keluar di institusi.
  4. Isi Detail Tujuan: Tulis nama jabatan, nama perusahaan/instansi, dan alamat lengkap tujuan dengan benar. Pastikan tidak ada typo.
  5. Tulis Perihal dan Lampiran: Isi bagian “Hal” dan “Lampiran” sesuai dengan isi surat dan dokumen yang dilampirkan.
  6. Susun Isi Surat:
    • Mulai dengan kalimat pembuka yang merujuk pada surat penerimaan PKL atau permohonan sebelumnya.
    • Sebutkan maksud surat, yaitu penyerahan peserta PKL.
    • Cantumkan daftar nama peserta PKL dengan format yang rapi (tabel lebih disarankan jika banyak nama).
    • Sebutkan dengan jelas periode pelaksanaan PKL.
    • Tulis kalimat penutup yang berisi harapan bimbingan dan ucapan terima kasih.
  7. Cantumkan Pengesahan: Siapkan tempat untuk tanda tangan pejabat yang berwenang, nama jelas, NIP/NIDN (jika ada), dan stempel.
  8. Periksa Kembali (Proofread): Ini penting banget! Baca ulang seluruh isi surat, pastikan tidak ada kesalahan penulisan (nama, nomor induk, nama perusahaan, alamat, tanggal), penggunaan bahasa baku (untuk surat resmi), dan format sudah sesuai.
  9. Ajukan Tanda Tangan dan Stempel: Serahkan draf surat kepada pejabat yang berwenang untuk ditandatangani dan dibubuhi stempel.
  10. Arsipkan dan Kirim: Fotokopi surat yang sudah ditandatangani untuk arsip institusi, lalu kirimkan surat asli kepada pihak perusahaan/instansi tujuan.

Meskipun kamu sebagai siswa/mahasiswa mungkin nggak bikin suratnya sendiri, tahu proses ini bikin kamu lebih ngerti kalau ada penundaan atau kesalahan dalam surat tersebut.

Contoh Format Surat Penyerahan PKL

Ini dia bagian yang paling ditunggu! Berikut adalah contoh format surat penyerahan PKL yang umum digunakan. Kamu bisa lihat strukturnya dan menyesuaikannya dengan data kamu atau data institusimu.

Contoh 1: Dari SMK ke Perusahaan

KOP SURAT SEKOLAH
(Nama Sekolah, Alamat Lengkap, Telp, Fax, Email, Website)

SURAT PENYERAHAN PESERTA PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : 1 (Satu) Berkas
Hal : Penyerahan Peserta Praktik Kerja Industri (Prakerin)

Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
[Nama Lengkap Perusahaan/Instansi]
[Alamat Lengkap Perusahaan/Instansi]
di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat balasan penerimaan peserta Praktik Kerja Industri (Prakerin) dari perusahaan Bapak/Ibu Nomor: [Nomor Surat Balasan Perusahaan], tanggal [Tanggal Surat Balasan Perusahaan], perihal Kesediaan Menerima Peserta Prakerin, bersama ini kami sampaikan daftar nama siswa/siswi dari SMK [Nama SMK] yang akan melaksanakan Prakerin di [Nama Perusahaan/Instansi] pada periode yang telah ditentukan.

Adapun daftar nama siswa/siswi tersebut adalah sebagai berikut:

No. Nama Lengkap NISN Kelas Jurusan
1. [Nama Siswa 1] [NISN Siswa 1] [Kelas] [Jurusan Siswa 1]
2. [Nama Siswa 2] [NISN Siswa 2] [Kelas] [Jurusan Siswa 2]
… dst. dst. dst. dst.

Siswa/siswi tersebut di atas akan melaksanakan Praktik Kerja Industri (Prakerin) di [Nama Perusahaan/Instansi] mulai tanggal [Tanggal Mulai PKL] sampai dengan tanggal [Tanggal Selesai PKL].

Kami memohon kesediaan Bapak/Ibu Pimpinan beserta seluruh staf di [Nama Perusahaan/Instansi] untuk dapat memberikan bimbingan, arahan, serta kesempatan kepada siswa/siswi kami agar dapat menimba ilmu dan pengalaman kerja yang berharga sesuai dengan bidang keahlian mereka. Kami berharap kegiatan Prakerin ini dapat berjalan dengan lancar dan memberikan manfaat bagi kedua belah pihak.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Kota Pembuatan Surat], [Tanggal Pembuatan Surat]

Kepala [Nama SMK]
atau
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan/Hubin

[Tanda Tangan & Stempel Resmi]

[Nama Lengkap Pejabat]
[NIP/Nomor Induk Sekolah jika ada]

Tembusan:
1. Arsip
2. Ketua Jurusan [Nama Jurusan]

Contoh 2: Dari Universitas/Politeknik ke Perusahaan/Instansi

KOP SURAT UNIVERSITAS/POLITEKNIK
(Nama Universitas/Politeknik, Fakultas/Program Studi, Alamat Lengkap, Telp, Email, Website)

SURAT PENYERAHAN MAHASISWA PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : -
Hal : Penyerahan Mahasiswa Peserta Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Yth.
Bapak/Ibu [Jabatan Pimpinan, contoh: Manager HRD]
[Nama Lengkap Perusahaan/Instansi]
[Alamat Lengkap Perusahaan/Instansi]
di Tempat

Dengan hormat,

Menindaklanjuti surat permohonan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang kami ajukan sebelumnya serta balasan kesediaan penerimaan mahasiswa PKL dari [Nama Perusahaan/Instansi] Nomor: [Nomor Surat Balasan Perusahaan], tanggal [Tanggal Surat Balasan Perusahaan], dengan ini kami serahkan nama-nama mahasiswa dari Program Studi [Nama Program Studi] Fakultas [Nama Fakultas, jika ada] [Nama Universitas/Politeknik] untuk melaksanakan PKL di [Nama Perusahaan/Instansi].

Adapun identitas mahasiswa tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Nama : [Nama Mahasiswa 1]
    NIM : [NIM Mahasiswa 1]
    Program Studi : [Nama Program Studi]
  2. Nama : [Nama Mahasiswa 2]
    NIM : [NIM Mahasiswa 2]
    Program Studi : [Nama Program Studi]
    dst.

Mahasiswa tersebut di atas akan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) selama [Lama PKL, contoh: 3 bulan] terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai PKL] hingga tanggal [Tanggal Selesai PKL].

Kami memohon kiranya Bapak/Ibu berkenan untuk menerima dan memberikan arahan serta bimbingan kepada mahasiswa kami selama melaksanakan PKL, agar mereka dapat mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh di bangku kuliah serta mendapatkan pengalaman praktis di dunia kerja yang sesungguhnya.

Besar harapan kami kiranya pelaksanaan PKL ini dapat memberikan kontribusi positif bagi [Nama Perusahaan/Instansi] dan menjadi jalinan kerja sama yang baik antara institusi kami dan [Nama Perusahaan/Instansi].

Atas perhatian dan kerja sama yang baik dari Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

[Kota Pembuatan Surat], [Tanggal Pembuatan Surat]

Ketua Program Studi [Nama Program Studi]
atau
Dekan Fakultas [Nama Fakultas]

[Tanda Tangan & Stempel Resmi]

[Nama Lengkap Pejabat]
NIDN/NIP [jika ada]

Tembusan:
1. Wakil Dekan Bidang Akademik/Kemahasiswaan (jika ada)
2. Arsip

Catatan: Contoh di atas adalah format umum. Setiap institusi pendidikan mungkin punya format atau redaksi yang sedikit berbeda sesuai standar mereka. Yang penting, komponen-komponen utamanya ada dan informasinya jelas.

Tips Terkait Surat Penyerahan PKL untuk Peserta PKL

Meskipun kamu bukan yang membuat suratnya, ada beberapa tips biar proses terkait surat ini lancar buat kamu:

  1. Pastikan Datamu Benar: Saat sekolah/kampusmu meminta data untuk surat penyerahan, pastikan kamu memberikan data yang akurat (nama lengkap sesuai ijazah/identitas, NIS/NIM tidak salah ketik, jurusan/prodi benar).
  2. Cek Ulang Draf (Jika Memungkinkan): Kalau institusimu memberikan draf surat untuk dicek sebelum dicetak final, manfaatkan kesempatan ini! Periksa namamu, NIM/NIS-mu, periode PKL, dan nama/alamat perusahaan tujuan. Lebih baik koreksi di awal daripada pas suratnya sudah jadi atau bahkan sudah dikirim.
  3. Tanyakan Kapan dan Bagaimana Suratnya Dikirim: Jangan pasif. Tanyakan ke bagian administrasi sekolah/kampusmu, kapan kira-kira surat penyerahan akan jadi, dan bagaimana cara pengirimannya ke tempat PKL. Apakah kamu yang diminta mengantar? Dikirim via pos? Atau dikirim scan via email?
  4. Konfirmasi ke Tempat PKL (Opsional, Tapi Baik): Setelah surat dikirim, kamu bisa konfirmasi ke PIC di tempat PKL apakah suratnya sudah diterima. Ini menunjukkan kamu proaktif dan memastikan semua administrasi berjalan lancar.
  5. Simpan Salinan (Jika Dapat): Kalau kamu diberikan salinan surat penyerahan, simpan baik-baik bersama dokumen PKL lainnya. Bisa berguna kalau dibutuhkan di kemudian hari.

Mengurus administrasi memang kadang ribet, tapi dengan proaktif dan teliti, prosesnya bakal lebih mulus.

Fakta Menarik Seputar PKL dan Pentingnya Formalitas

PKL itu bukan sekadar “numpang” kerja lho. Di Indonesia, PKL atau Prakerin ini diatur dalam berbagai kebijakan pendidikan. Misalnya, di jenjang SMK, Prakerin adalah bagian integral dari kurikulum yang bertujuan memberikan pengalaman kerja langsung, menumbuhkan etos kerja, dan mengasah kompetensi sesuai bidang keahlian. Di perguruan tinggi, PKL/Magang juga semakin penting sebagai jembatan antara teori di kampus dengan praktik di industri.

Formalitas seperti surat penyerahan ini memastikan bahwa kegiatan PKL kamu tercatat secara resmi, baik di institusi pendidikan maupun di tempat PKL. Ini melindungi semua pihak: kamu sebagai peserta (mendapatkan recognition atas aktivitasmu), sekolah/kampus (menjalankan kurikulum dan memantau kegiatan), dan perusahaan (mendapatkan data peserta yang jelas dan dasar hukum untuk menerima peserta PKL).

Bayangin kalau nggak ada surat resmi kayak gini, mungkin perusahaan jadi ragu menerima siswa/mahasiswa PKL karena nggak ada jaminan atau pengantar resmi dari institusi pendidikan. Jadi, surat ini benar-benar punya peran penting dalam memfasilitasi kamu biar bisa PKL.

Dokumen Lain yang Mungkin Terkait PKL

Selain surat penyerahan, ada beberapa dokumen lain yang biasanya terkait dengan proses PKL, antara lain:

  • Surat Permohonan PKL: Surat yang kamu (atau sekolah/kampus) kirimkan pertama kali ke perusahaan/instansi untuk mengajukan diri PKL.
  • Surat Balasan Penerimaan PKL: Surat dari perusahaan/instansi yang menyatakan bahwa permohonan PKL kamu diterima. Ini yang jadi dasar pembuatan surat penyerahan.
  • Proposal PKL: Dokumen yang menjelaskan latar belakang, tujuan, ruang lingkup, metode pelaksanaan PKL, dan rencana kegiatanmu selama PKL. Biasanya wajib untuk mahasiswa.
  • Formulir Pendaftaran/Data Diri: Mungkin diminta oleh perusahaan/instansi tempat PKL untuk keperluan data mereka.
  • Jurnal Harian/Mingguan PKL: Catatan kegiatan harian atau mingguanmu selama PKL.
  • Laporan Akhir PKL: Dokumen pertanggungjawaban atas kegiatan PKL yang sudah kamu lakukan.
  • Formulir Penilaian: Dari pembimbing di tempat PKL dan/atau dari dosen pembimbing (jika di kampus).
  • Sertifikat PKL: Bukti bahwa kamu sudah menyelesaikan PKL dari perusahaan/instansi.

Semua dokumen ini saling terkait dan membentuk satu kesatuan proses PKL yang lengkap.

Kesimpulan

Surat penyerahan PKL adalah dokumen resmi dari institusi pendidikanmu ke tempat PKL yang berfungsi untuk memperkenalkan dan menyerahkan kamu secara formal sebagai peserta PKL. Surat ini sangat penting untuk legitimasi kegiatanmu, kelengkapan administrasi di kedua belah pihak, dan sebagai dasar kerja sama.

Meskipun bukan kamu yang membuat, memahami isi dan prosesnya bakal sangat membantu kelancaran urusan administrasi PKL-mu. Pastikan datamu yang diserahkan ke sekolah/kampus untuk surat ini sudah benar, dan jangan ragu bertanya soal status suratmu ke bagian administrasi.

Semoga artikel ini membantumu memahami lebih jelas tentang surat penyerahan PKL dan bikin proses PKL-mu jadi lebih lancar, ya!

Punya pengalaman bikin surat ini? Atau ada pertanyaan lain seputar surat penyerahan PKL? Yuk sharing atau bertanya di kolom komentar di bawah! Siapa tahu pengalamanmu bisa bantu teman-teman lain yang lagi siap-siap PKL!

Posting Komentar