Panduan Lengkap Contoh Surat Penugasan ke Kantor Pajak: Urusan Jadi Mudah!

Updated: 04 Jun, 2025 • 0 • min read

Table of Contents

Mengurus urusan pajak seringkali membutuhkan kehadiran fisik di Kantor Pelayanan Pajak (KPP). Baik itu untuk konsultasi, menyerahkan dokumen, mengambil formulir, atau hal-hal administrasi lainnya. Namun, sebagai wajib pajak, kadang kita tidak bisa datang sendiri. Perusahaan atau badan usaha misalnya, tidak mungkin diwakili oleh seluruh direksi atau pemiliknya setiap kali ada urusan pajak. Nah, di sinilah peran penting Surat Penugasan ke Kantor Pajak. Dokumen ini menjadi “izin jalan” bagi seseorang (biasanya karyawan) untuk mewakili perusahaan atau individu dalam mengurus keperluan pajak tertentu.

Sample Assignment Letter for Tax Office
Image just for illustration

Surat Penugasan ini bukanlah surat kuasa penuh yang memberikan hak untuk menandatangani dokumen pajak penting atau mengambil keputusan strategis atas nama wajib pajak. Fungsinya lebih spesifik, yaitu memberikan wewenang kepada individu yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas administrasi yang terkait dengan perpajakan di KPP. Tanpa surat ini, kadang petugas pajak bisa saja menolak melayani perwakilan yang datang, karena tidak ada bukti formal bahwa ia benar-benar ditugaskan oleh wajib pajak yang bersangkutan. Jadi, keberadaan surat ini sangat krusial untuk kelancaran urusan Anda.

Kenapa Surat Penugasan Penting Saat ke KPP?¶

Mungkin Anda berpikir, “Ah, datang saja kan bisa? Tinggal bilang dari perusahaan A atau mewakili Pak B.” Sayangnya, di institusi resmi seperti Kantor Pajak, segala sesuatu butuh bukti tertulis. Surat Penugasan ini menjadi bukti otentik yang menunjukkan beberapa hal:

Validasi Identitas Perwakilan: Petugas pajak bisa memastikan bahwa orang yang datang mewakili wajib pajak memang benar-benar ditugaskan, bukan orang sembarangan atau bahkan oknum yang tidak bertanggung jawab.
Kejelasan Tujuan: Surat ini menjelaskan secara spesifik tugas apa yang harus dilakukan perwakilan, misalnya “menyerahkan SPT Tahunan Badan”, “mengambil Surat Keterangan Terdaftar (SKT)”, atau “berkonsultasi mengenai permohonan EFIN”. Ini memudahkan petugas pajak mengarahkan perwakilan ke loket atau bagian yang tepat.
Bukti Administrasi: Bagi perusahaan atau individu, surat ini menjadi bukti internal bahwa ada penugasan resmi kepada karyawannya untuk urusan tertentu. Ini penting untuk dokumentasi dan pertanggungjawaban.
Meningkatkan Kredibilitas: Perwakilan yang datang dengan membawa surat penugasan yang lengkap dan benar akan terlihat lebih profesional dan serius dalam mengurus urusan pajak. Ini tentu bisa memperlancar proses di KPP.

Bayangkan jika Anda datang tanpa surat penugasan, sementara urusan yang diurus cukup penting atau melibatkan data sensitif. Petugas pajak berhak menolak pelayanan demi keamanan data dan kepastian hukum. Jadi, jangan pernah remehkan dokumen yang satu ini jika Anda ingin mengurus pajak di KPP melalui perwakilan.

Siapa yang Menerbitkan dan Siapa yang Ditugaskan?¶

Surat Penugasan ini diterbitkan oleh wajib pajak yang bersangkutan.

Jika Wajib Pajak adalah Badan Usaha (PT, CV, Firma, Yayasan, Koperasi, dll.): Surat ini biasanya diterbitkan oleh pimpinan tertinggi atau pejabat yang berwenang di perusahaan, seperti Direktur Utama, Direktur, Manajer Keuangan, atau Manajer Pajak. Surat ini dicetak di atas kop surat perusahaan dan dibubuhi stempel perusahaan.
Jika Wajib Pajak adalah Individu (Orang Pribadi): Surat ini diterbitkan dan ditandatangani langsung oleh wajib pajak orang pribadi yang bersangkutan. Meskipun tidak ada kop surat, penting untuk mencantumkan data diri lengkap wajib pajak (nama, alamat, NPWP).

Pihak yang ditugaskan biasanya adalah karyawan atau anggota tim dari wajib pajak. Untuk perusahaan, bisa jadi staf bagian keuangan, staf administrasi, atau bahkan kurir internal jika tugasnya hanya menyerahkan dokumen. Untuk wajib pajak orang pribadi, bisa jadi anggota keluarga atau staf pribadi yang dipercaya. Penting untuk diingat, perwakilan yang ditugaskan harus membawa identitas diri (KTP) yang sesuai dengan nama yang tercantum di surat penugasan.

Elemen Penting dalam Surat Penugasan ke Kantor Pajak¶

Meskipun formatnya bisa sedikit bervariasi, ada beberapa elemen kunci yang wajib ada dalam setiap Surat Penugasan ke Kantor Pajak agar dianggap sah dan informatif:

Judul Surat¶

Harus jelas menyatakan bahwa ini adalah surat penugasan. Contoh: “SURAT PENUGASAN” atau “SURAT TUGAS”. Tambahkan keterangan tujuan spesifik jika perlu, misalnya “SURAT TUGAS UNTUK URUSAN PERPAJAKAN”.

Nomor Surat¶

Seperti surat resmi lainnya, surat penugasan harus memiliki nomor registrasi internal perusahaan atau individu. Ini penting untuk administrasi dan pengarsipan.

Data Wajib Pajak (Pemberi Tugas)¶

Bagian ini mengidentifikasi siapa yang memberikan tugas. Harus mencakup:
* Nama Lengkap/Nama Badan Usaha: Sesuai nama terdaftar.
* NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak): Nomor NPWP wajib pajak pemberi tugas. Ini krusial untuk identifikasi di KPP.
* Alamat Lengkap: Alamat terdaftar wajib pajak.
* Nomor Telepon (Opsional tapi disarankan): Nomor kontak yang bisa dihubungi.

Data Pihak yang Ditugaskan (Penerima Tugas)¶

Ini adalah data individu yang diberi tugas untuk pergi ke KPP. Harus mencakup:
* Nama Lengkap: Sesuai KTP.
* Jabatan (jika karyawan perusahaan): Posisi di perusahaan. Jika bukan karyawan (misal: anggota keluarga), bisa ditulis “Staf Pribadi” atau “Perwakilan Keluarga”.
* Nomor Identitas (KTP/SIM/Paspor): Nomor identitas resmi yang sah. Petugas KPP akan memverifikasi ini dengan KTP asli yang dibawa perwakilan.
* Nomor Pegawai (jika ada dan relevan): Untuk identifikasi internal perusahaan.

Pernyataan Penugasan¶

Ini adalah inti suratnya. Menyatakan bahwa pihak yang ditugaskan diberikan tugas untuk mewakili wajib pajak. Kalimatnya harus jelas dan lugas.

Rincian Tugas¶

Bagian terpenting kedua setelah identitas. Jelaskan apa saja tugas spesifik yang harus dilakukan perwakilan di KPP. Sebutkan sejelas mungkin. Contoh:
* “Menyerahkan dokumen [nama dokumen] terkait kewajiban perpajakan [periode/tahun pajak].”
* “Mengambil formulir [nama formulir] di loket pelayanan.”
* “Berkonsultasi dengan Account Representative (AR) mengenai [topik konsultasi, misal: pelaporan SPT, tunggakan pajak, permohonan restitusi].”
* “Melakukan pendaftaran [misal: EFIN, wajib pajak baru].”
* “Mengambil [nama dokumen, misal: SKT, Surat Pengukuhan PKP].”

Semakin rinci, semakin baik. Ini menghindari salah tafsir atau perwakilan melakukan hal di luar wewenangnya.

Lokasi dan Tanggal Penugasan¶

Sebutkan di mana tugas ini akan dilaksanakan (misal: KPP Pratama [Nama KPP] atau Kantor Wilayah DJP [Nama Kanwil]) dan tanggal penugasan diberikan/berlaku. Jika penugasan berlaku untuk rentang waktu tertentu, sebutkan periode tanggalnya.

Kewenangan Tambahan (Jika Ada)¶

Jika perwakilan diberi kewenangan khusus terkait tugasnya (misal: berhak menerima tanda terima, berhak menandatangani formulir tertentu yang bersifat administratif), sebutkan di sini. Namun, hati-hati agar tidak tumpang tindih dengan wewenang yang hanya bisa diberikan melalui Surat Kuasa.

Penutup¶

Kalimat penutup yang sopan.

Tempat, Tanggal Surat Dibuat¶

Kota dan tanggal saat surat penugasan ini ditandatangani.

Tanda Tangan dan Nama Terang Pemberi Tugas¶

Tanda tangan basah (atau digital yang sah) dan nama lengkap pejabat/wajib pajak yang menerbitkan surat.

Stempel Perusahaan (jika wajib pajak badan)¶

Stempel resmi perusahaan untuk memperkuat legalitas surat.

Tembusan (Opsional)¶

Jika surat ini perlu diketahui pihak lain di internal perusahaan.

Memastikan semua elemen ini ada dan terisi dengan benar akan sangat membantu kelancaran urusan Anda di KPP. Kelengkapan data, terutama NPWP dan identitas, adalah hal pertama yang akan diperiksa oleh petugas.

Surat Penugasan vs. Surat Kuasa: Jangan Sampai Tertukar!¶

Ini poin yang paling penting untuk dipahami. Banyak yang sering keliru antara Surat Penugasan dan Surat Kuasa dalam urusan perpajakan. Keduanya bukan hal yang sama dan memiliki fungsi serta dasar hukum yang berbeda.

Surat Penugasan (Surat Tugas)¶

Fungsi: Memberi tugas kepada karyawan/individu untuk melakukan kegiatan administrasi atau operasional yang bersifat rutin atau informatif di KPP.
Kewenangan: Terbatas pada tugas yang disebutkan (misal: menyerahkan dokumen, mengambil formulir, konsultasi umum, cek status permohonan). Tidak memberikan wewenang untuk membuat keputusan, menandatangani SPT, menandatangani permohonan restitusi, menandatangani surat keberatan, atau tindakan hukum penting lainnya atas nama wajib pajak.
Penerbit: Wajib pajak (badan usaha diwakili pimpinan, orang pribadi ditandatangani sendiri).
Dasar Hukum: Lebih pada administrasi internal wajib pajak dan kebutuhan verifikasi identitas oleh KPP.
Format: Bebas, namun mencakup elemen-elemen kunci yang disebutkan di atas.

Surat Kuasa (Surat Kuasa Khusus Perpajakan)¶

Fungsi: Memberi wewenang penuh kepada seseorang (disebut “penerima kuasa”) untuk bertindak atas nama wajib pajak dalam urusan pajak tertentu yang membutuhkan kewenangan hukum.
Kewenangan: Jauh lebih luas. Penerima kuasa bisa menandatangani dokumen perpajakan penting (SPT, surat permohonan, surat keberatan, surat banding), mewakili dalam pemeriksaan pajak, menghadiri sidang sengketa pajak, dan tindakan lain yang secara hukum mengikat wajib pajak.
Penerbit: Wajib pajak (badan usaha diwakili pejabat berwenang, orang pribadi ditandatangani sendiri). Penerima kuasa bisa Akuntan Publik, Konsultan Pajak bersertifikat, atau orang lain yang memenuhi syarat tertentu (biasanya anggota keluarga sedarah/semenda untuk orang pribadi, atau karyawan untuk badan usaha).
Dasar Hukum: Diatur secara spesifik dalam Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (UU KUP) Pasal 32. Format dan isinya harus sesuai dengan peraturan yang berlaku (seringkali ada format baku atau elemen wajib yang diatur oleh DJP).
Format: Wajib memenuhi persyaratan formal yang diatur dalam peraturan perpajakan (misalnya, mencantumkan NPWP pemberi dan penerima kuasa, mencantumkan jenis dan masa pajak yang dikuasakan, ditandatangani di atas meterai).

Jadi, intinya: Gunakan Surat Penugasan untuk tugas administratif sederhana. Gunakan Surat Kuasa untuk tugas yang melibatkan pengambilan keputusan, penandatanganan dokumen penting, atau tindakan hukum yang mengikat. Salah menggunakan bisa berakibat penolakan pelayanan atau bahkan ketidakabsahan tindakan yang dilakukan oleh perwakilan. Pastikan Anda tahu tugas spesifik apa yang akan dilakukan perwakilan di KPP, lalu tentukan apakah cukup dengan Surat Penugasan atau harus Surat Kuasa.

Contoh Surat Penugasan ke Kantor Pajak¶

Berikut adalah contoh template Surat Penugasan yang bisa Anda gunakan atau modifikasi sesuai kebutuhan. Ini adalah contoh untuk wajib pajak badan usaha. Untuk wajib pajak orang pribadi, beberapa bagian seperti kop surat, jabatan, dan stempel bisa disesuaikan atau dihilangkan.

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

SURAT PENUGASAN
Nomor: [Nomor Surat Internal Perusahaan]

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap       : [Nama Lengkap Pimpinan/Pejabat Berwenang]
Jabatan            : [Jabatan Pimpinan/Pejabat Berwenang, misal: Direktur Utama]
Bertindak untuk dan atas nama:
Nama Badan Usaha   : [Nama Lengkap Perusahaan]
NPWP               : [NPWP Perusahaan]
Alamat Lengkap     : [Alamat Lengkap Perusahaan]

Dengan ini menugaskan kepada:

Nama Lengkap       : [Nama Lengkap Karyawan yang Ditugaskan]
Jabatan            : [Jabatan Karyawan di Perusahaan]
Nomor Identitas    : [Nomor KTP Karyawan]
Nomor Pegawai      : [Nomor Pegawai Karyawan (jika ada)]

Untuk melaksanakan tugas administrasi perpajakan di Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama [Nama KPP Tempat Wajib Pajak Terdaftar/Kantor Pajak Tujuan].

Adapun rincian tugas yang harus dilaksanakan adalah sebagai berikut:
1. [Sebutkan tugas 1, contoh: Menyerahkan Laporan SPT Tahunan PPh Badan Tahun Pajak 2023 dan lampirannya.]
2. [Sebutkan tugas 2, contoh: Mengambil bukti penerimaan surat atas dokumen yang diserahkan.]
3. [Sebutkan tugas 3, contoh: Berkonsultasi dengan Account Representative (AR) Bapak/Ibu [Nama AR jika tahu, jika tidak: sesuai penugasan KPP] terkait [topik konsultasi, misal: validasi EFIN untuk wajib pajak baru].]
4. [Sebutkan tugas 4, dst.]

Tugas ini dilaksanakan pada hari [Hari] tanggal [Tanggal] [Bulan] [Tahun] atau pada hari kerja berikutnya yang memungkinkan penyelesaian tugas tersebut di KPP Pratama [Nama KPP].

Kepada yang bersangkutan diberikan kewenangan sebatas untuk melaksanakan tugas-tugas yang disebutkan di atas dan tidak diberikan kewenangan untuk menandatangani dokumen perpajakan yang memerlukan kuasa hukum atau keputusan strategis atas nama Perusahaan.

Demikian Surat Penugasan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Kota Tempat Surat Dibuat], [Tanggal Surat Dibuat]

[Nama Badan Usaha]

[Tanda Tangan Pimpinan/Pejabat Berwenang]
[Stempel Perusahaan]

[Nama Lengkap Pimpinan/Pejabat Berwenang]
[Jabatan]

Tembusan:
1. Arsip

Catatan:
* Ganti bagian dalam [kurung siku] dengan data yang sebenarnya.
* Sesuaikan rincian tugas sesuai dengan keperluan Anda.
* Untuk wajib pajak orang pribadi, bagian KOP SURAT, Jabatan pemberi tugas, Nama Badan Usaha, dan Stempel bisa dihilangkan. Bagian data pemberi tugas langsung mencantumkan nama, NPWP, dan alamat wajib pajak orang pribadi, dan ditandatangani langsung oleh wajib pajak yang bersangkutan.

Tips Penting Saat Menggunakan Surat Penugasan¶

Agar urusan pajak Anda di KPP lancar jaya saat diwakilkan, perhatikan tips berikut:

Buat Sejelas Mungkin: Rincian tugas adalah jantung dari surat ini. Jangan buat terlalu umum. Sebutkan nama dokumen yang diserahkan, tahun pajak terkait, nama petugas KPP jika sudah ada janji, atau topik konsultasi secara spesifik.
Sertakan Data Lengkap dan Akurat: Pastikan semua data (nama, NPWP, alamat, nomor identitas) ditulis dengan benar dan sesuai dokumen resmi. Salah satu digit NPWP saja bisa jadi masalah.
Gunakan Kop Surat dan Stempel (untuk badan usaha): Ini menambah kekuatan hukum dan formalitas surat.
Tanggal Efektif: Pastikan tanggal penugasan atau periode berlakunya masih relevan saat perwakilan datang ke KPP. Jangan gunakan surat penugasan yang sudah kadaluarsa.
Perwakilan Bawa Identitas Asli: Ingatkan perwakilan untuk selalu membawa KTP/identitas asli yang masih berlaku, sesuai dengan nama yang tercantum di surat penugasan. Petugas KPP pasti akan memverifikasinya.
Latih Perwakilan: Jika perwakilan Anda adalah staf yang belum terbiasa mengurus pajak, berikan penjelasan singkat mengenai tugasnya, dokumen yang dibawa, dan kira-kira siapa yang harus ditemui di KPP. Beri mereka nomor kontak yang bisa dihubungi jika ada kendala.
Siapkan Dokumen Pendukung: Selain surat penugasan dan KTP, pastikan perwakilan juga membawa dokumen-dokumen lain yang relevan dengan tugasnya (misalnya, dokumen yang akan diserahkan, fotokopi SKT/PKP, bukti pembayaran pajak, dll.).
Ketahui KPP yang Tepat: Pastikan perwakilan tahu KPP mana yang harus dituju, yaitu KPP tempat wajib pajak terdaftar.
Perbedaan dengan Surat Kuasa: Selalu ingat dan pastikan perwakilan Anda juga paham batasan wewenangnya agar tidak melakukan tindakan di luar cakupan surat penugasan yang justru bisa menimbulkan masalah.

Mengurus pajak memang terkadang rumit, tapi dengan persiapan yang matang dan penggunaan dokumen yang tepat seperti Surat Penugasan ini, proses di KPP bisa berjalan lebih lancar dan efisien. Surat ini adalah jembatan komunikasi formal antara wajib pajak dan petugas pajak melalui perwakilan yang ditunjuk.

Semoga panduan dan contoh surat penugasan ini bermanfaat ya buat Anda yang perlu mengurus urusan pajak di KPP tapi tidak bisa datang sendiri. Ingat, patuh pajak itu keren, dan mengurusnya dengan tertib itu lebih keren lagi!

Gimana, cukup jelas ya? Ada pengalaman atau pertanyaan lain seputar Surat Penugasan ke Kantor Pajak ini? Yuk, sharing di kolom komentar!

Suratku