Beranda kegiatan osis panduan surat

Panduan Lengkap Contoh Surat Pengajuan Kegiatan OSIS: Mudah & Anti Ribet!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Buat kamu yang aktif di OSIS, pasti nggak asing lagi deh sama yang namanya bikin proposal kegiatan. Nah, proposal ini biasanya ‘dibungkus’ sama yang namanya surat pengajuan atau surat permohonan. Ini adalah dokumen formal yang diajukan ke pihak sekolah, biasanya Kepala Sekolah atau Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan, buat minta izin dan dukungan atas rencana kegiatan OSIS yang mau kalian adain. Kenapa penting? Soalnya ini pintu gerbang awal biar ide keren kalian bisa terealisasi! Tanpa surat dan proposal yang oke, dijamin kegiatan secanggih apapun bakal susah dapet restu.

contoh surat pengajuan kegiatan osis
Image just for illustration

Kenapa Surat Pengajuan Kegiatan OSIS Itu Krusial?

Mungkin ada yang mikir, “Kenapa sih harus pake surat segala? Langsung ngomong aja kan bisa?” Eits, tunggu dulu! Surat pengajuan ini punya beberapa fungsi penting, lho:

  1. Dokumen Resmi: Ini membuktikan bahwa kegiatan yang kalian rencanakan itu legal dan diinisiasi secara resmi oleh OSIS. Ini bukan acara dadakan atau kegiatan di luar sepengetahuan sekolah.
  2. Permohonan Izin: Inti dari surat ini adalah meminta persetujuan. Pihak sekolah perlu tau detail rencana kalian sebelum memberikan lampu hijau. Ini terkait dengan keamanan, ketertiban, dan kesesuaian dengan aturan sekolah.
  3. Dasar Pengambilan Keputusan: Kepala Sekolah atau wakilnya akan membaca surat dan proposal terlampir untuk mengevaluasi apakah kegiatan tersebut layak, bermanfaat, sesuai dengan visi misi sekolah, dan apakah sumber daya (tempat, waktu, dana) memungkinkan.
  4. Alat Komunikasi Formal: Surat ini adalah cara komunikasi yang sopan dan profesional antara OSIS sebagai organisasi siswa dengan manajemen sekolah. Ini melatih kalian bersikap formal dalam urusan resmi.
  5. Dasar Pengajuan Dana: Jika kegiatan membutuhkan dana dari sekolah atau sponsor yang disalurkan lewat sekolah, surat pengajuan ini jadi bukti otentik permohonan penggunaan dana tersebut. Proposal yang detail termasuk Rencana Anggaran Biaya (RAB) adalah kuncinya di sini.
  6. Pendokumentasian: Surat dan proposal yang disetujui menjadi arsip sekolah dan OSIS. Ini bisa jadi referensi untuk kegiatan serupa di masa depan, atau bukti pelaksanaan program kerja OSIS.

Jadi, jelas ya, surat pengajuan ini bukan sekadar formalitas, tapi langkah pertama yang sangat strategis dalam mewujudkan kegiatan OSIS.

Surat Pengajuan vs. Proposal: Apa Bedanya?

Sering kali dua hal ini disebut barengan, tapi sebenarnya mereka beda lho, guys.

  • Surat Pengajuan (Surat Permohonan Izin): Ini adalah surat pengantar resmi. Fungsinya untuk memperkenalkan diri (OSIS), menyatakan maksud (mengajukan kegiatan), menyebutkan nama kegiatannya, tanggal pelaksanaannya, dan menyatakan bahwa detail lengkapnya ada di lampiran. Surat ini biasanya singkat, padat, dan langsung ke poinnya.
  • Proposal Kegiatan: Ini adalah dokumen detail yang terlampir pada surat pengajuan. Di sinilah semua rencana “dibedah” habis-habisan. Mulai dari latar belakang kenapa kegiatan ini perlu diadain, tujuan, bentuk kegiatannya kayak apa, siapa sasarannya, jadwal acaranya gimana, susunan panitianya siapa aja, sampai yang paling krusial: rencana anggaran biaya (RAB).

Surat pengajuan adalah ‘cover letter’-nya, sedangkan proposal adalah ‘isi buku’ rencananya. Keduanya saling melengkapi dan sama-sama penting. Surat pengajuan menarik perhatian awal, proposal meyakinkan dengan detail.

Bagian-Bagian Kunci dalam Surat Pengajuan (Cover Letter)

Oke, sekarang kita bedah apa aja sih yang wajib ada di dalam surat pengajuan (bukan proposalnya ya, ini surat pengantarnya). Formatnya kurang lebih mirip surat dinas resmi:

Kop Surat OSIS

Ini identitas organisasimu. Wajib mencantumkan:
* Nama organisasi (OSIS [Nama Sekolah])
* Nama sekolah lengkap
* Alamat sekolah
* Nomor telepon/email sekolah (opsional, tapi bagus ada)
* Logo sekolah dan logo OSIS (kalau ada)

Biasanya posisinya di paling atas surat. Gunakan format yang rapi dan standar.

Nomor Surat

Setiap surat keluar resmi dari OSIS sebaiknya punya nomor urut. Ini penting buat administrasi dan pengarsipan. Formatnya bisa macem-macem, contoh:
[Nomor Urut]/[Kode Organisasi]/[Kode Bulan Romawi]/[Kode Tahun]
Contoh: 001/OSIS-[Nama Sekolah]/IX/2023
Nomor ini menunjukkan surat ke-1 dari OSIS-[Nama Sekolah] yang dikeluarkan bulan September tahun 2023. Koordinasikan dengan sekretaris OSIS atau Pembina OSIS untuk sistem penomoran yang baku di sekolahmu.

Lampiran

Bagian ini memberitahu ada dokumen lain yang disertakan bersama surat ini. Isinya adalah jumlah proposal yang dilampirkan.
Contoh: Lampiran: 1 (satu) berkas proposal

Perihal

Ini ringkasan singkat tentang isi surat. Langsung aja sebutkan tujuan surat ini.
Contoh: Perihal: Permohonan Izin dan Pengesahan Kegiatan [Nama Kegiatan]

Tanggal Surat

Cantumkan tanggal surat dibuat. Posisinya biasanya sejajar dengan nomor surat atau di bawah kop surat sebelah kanan.

Kepada Yth.

Bagian ini menunjukkan surat ini ditujukan kepada siapa. Sebutkan jabatan penerima surat.
Contoh:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Sekolah [Nama Sekolah]
di tempat
Atau bisa juga ke Wakil Kepala Sekolah yang relevan jika itu yang biasa menangani urusan OSIS.

Salam Pembuka

Gunakan salam formal.
Contoh: Dengan hormat,

Isi Surat

Ini adalah bagian inti dari surat pengantar. Isinya singkat dan langsung ke tujuan. Sebutkan bahwa OSIS akan mengadakan kegiatan, sebutkan nama kegiatannya, waktu dan tempat pelaksanaannya (secara umum), dan sampaikan bahwa detail lengkap ada di proposal terlampir.
Contoh:
Dengan ini kami pengurus OSIS [Nama Sekolah] bermaksud mengajukan permohonan izin dan pengesahan atas rencana kegiatan yang akan kami selenggarakan, yaitu [Nama Kegiatan] dengan tema "[Tema Kegiatan]" yang rencananya akan dilaksanakan pada [Tanggal Pelaksanaan] di [Tempat Pelaksanaan].
Adapun detail lengkap mengenai latar belakang, tujuan, susunan panitia, jadwal acara, hingga rencana anggaran biaya (RAB) dari kegiatan ini terlampir dalam berkas proposal yang menjadi bagian tak terpisahkan dari surat ini.

Harapan

Sampaikan harapanmu agar kegiatan ini dapat disetujui dan mendapat dukungan dari pihak sekolah.
Contoh: Besar harapan kami agar kegiatan ini dapat disetujui dan mendapatkan dukungan penuh dari Bapak/Ibu.

Salam Penutup

Gunakan salam formal.
Contoh: Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Atau: Hormat kami,

Tanda Tangan Pengesahan

Nah, ini bagian yang paling penting biar surat ini dianggap sah. Biasanya ada beberapa pihak yang tanda tangan:
* Ketua OSIS: Sebagai penanggung jawab utama kegiatan dari pihak siswa.
* Sekretaris OSIS: Sebagai pihak yang membuat/mengarsipkan surat.
* Pembina OSIS: Sebagai pendamping dan pengawas OSIS dari pihak guru. Tanda tangan Pembina OSIS ini penting banget sebagai bukti surat ini sudah diketahui dan disetujui oleh beliau sebelum diajukan ke Kepala Sekolah.
* Menyetujui/Mengesahkan: Ini untuk tanda tangan pihak sekolah yang berwenang (Kepala Sekolah atau Wakil Kepala Sekolah). Bagian ini biasanya kosong saat surat diajukan, nanti akan diisi setelah disetujui.

Susunan tanda tangan biasanya berurutan dari yang paling bawah (Ketua OSIS) naik ke atas (Pembina, lalu Kepala Sekolah).

Contoh format:

Mengetahui/Menyetujui,
Kepala Sekolah
[Nama Sekolah]
(Tanda Tangan)
[Nama Lengkap Kepala Sekolah]
NIP. [Nomor Induk Pegawai (Jika Ada)]

              [Tempat, Tanggal Surat]
Hormat kami,
OSIS [Nama Sekolah]

Mengetahui,
Pembina OSIS
(Tanda Tangan)
[Nama Lengkap Pembina OSIS]
NIP. [Nomor Induk Pegawai (Jika Ada)]

              Ketua OSIS
              (Tanda Tangan)
              [Nama Lengkap Ketua OSIS]

              Sekretaris OSIS
              (Tanda Tangan)
              [Nama Lengkap Sekretaris OSIS]

Lampiran (Berkas Proposal)

Seperti yang sudah dijelaskan, ini adalah dokumen terpisah yang isinya detail banget. Apa aja isinya?

  • Judul Proposal
  • Pendahuluan: Latar belakang (kondisi saat ini, kenapa kegiatan ini penting), dasar pemikiran, visi misi kegiatan.
  • Tujuan Kegiatan: Apa yang ingin dicapai dari kegiatan ini (spesifik, terukur).
  • Nama dan Tema Kegiatan: Nama resmi kegiatan dan tema besarnya.
  • Bentuk Kegiatan: Jelaskan secara rinci rangkaian acaranya (misal: seminar, lomba, pentas seni, bakti sosial, dll.).
  • Waktu dan Tempat: Tanggal, jam, durasi, dan lokasi pelaksanaan secara detail. Kalau ada beberapa sesi/tempat, buat jadwal yang jelas.
  • Sasaran/Peserta: Siapa yang dituju (siswa kelas berapa, seluruh siswa, guru, orang tua, umum). Target jumlah peserta (jika ada).
  • Susunan Panitia: Cantumkan struktur panitia beserta nama-nama personil di setiap divisi. Ini menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas setiap bagian.
  • Rencana Anggaran Biaya (RAB): Ini bagian paling penting! Buat daftar semua kebutuhan dan perkiraan biayanya. Harus realistis dan sedetail mungkin. Pisahkan antara pemasukan (jika ada dana dari OSIS, sponsor, atau kas lainnya) dan pengeluaran.
  • Jadwal Pelaksanaan: Buat timeline kegiatan dari awal persiapan sampai akhir pelaksanaan.
  • Evaluasi dan Pelaporan (opsional tapi baik): Bagaimana kalian akan mengevaluasi kesuksesan kegiatan dan rencana pelaporannya setelah selesai.
  • Penutup: Ringkasan harapan dan ucapan terima kasih.

Proposal bisa terdiri dari beberapa halaman, tergantung kompleksitas acaranya. Pastikan semua bagian tercantum dan informatif.

Contoh Surat Pengajuan Kegiatan OSIS (Cover Letter)

Berikut ini adalah contoh format surat pengajuan kegiatan OSIS yang bisa kamu adaptasi. Ingat, ini hanya surat pengantarnya ya. Proposal lengkapnya harus disusun terpisah dan dilampirkan.

**OSIS SMA NEGERI [Nama Kota]**
**Sekretariat: Jl. [Alamat Lengkap Sekolah], Telp. [Nomor Telepon Sekolah], Email: [Email Sekolah]**

---

Nomor : [Nomor Surat, cth: 005/OSIS-SMAN/[Nama Kota]/XI/2023]
Lampiran : 1 (satu) berkas proposal
Perihal : Permohonan Izin dan Pengesahan Kegiatan [Nama Kegiatan]

[Tanggal Surat, cth: 2 November 2023]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Sekolah SMA Negeri [Nama Kota]
di tempat

Dengan hormat,

Seiring dengan akan dilaksanakannya program kerja OSIS SMA Negeri [Nama Kota] periode [Periode Kepengurusan], kami pengurus OSIS bermaksud mengajukan permohonan izin dan pengesahan atas rencana kegiatan yang akan kami selenggarakan.

Kegiatan ini bernama **[Nama Kegiatan Lengkap]** dengan tema **"[Tema Kegiatan]"**. Tujuan utama kegiatan ini adalah [Sebutkan 1-2 tujuan utama secara singkat, cth: untuk menggali potensi seni siswa dan mempererat tali silaturahmi antar warga sekolah].

Rencananya, kegiatan ini akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : [Sebutkan Hari dan Tanggal Pelaksanaan, cth: Sabtu, 25 November 2023]
Waktu : [Sebutkan Waktu Pelaksanaan, cth: Pukul 08.00 - selesai]
Tempat : [Sebutkan Tempat Pelaksanaan, cth: Lapangan Utama SMA Negeri [Nama Kota]]

Detail lengkap mengenai latar belakang, tujuan yang lebih rinci, bentuk kegiatan, sasaran peserta, susunan panitia, jadwal pelaksanaan, serta rencana anggaran biaya (RAB) dari kegiatan ini terlampir dalam berkas proposal yang menjadi bagian tak terpisahkan dari surat permohonan ini.

Besar harapan kami agar kegiatan **[Nama Kegiatan]** ini dapat disetujui dan mendapatkan dukungan penuh dari Bapak/Ibu Kepala Sekolah agar dapat terlaksana sesuai rencana demi kemajuan siswa/i dan nama baik sekolah.

Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

```mermaid
graph TD
    A[Ketua OSIS] --> B[Pembina OSIS];
    B --> C[Kepala Sekolah];
    C --> D[Persetujuan/Penolakan];

Proses Persetujuan Sederhana Surat/Proposal OSIS

Mengetahui/Menyetujui,
Kepala Sekolah
SMA Negeri [Nama Kota]

(Tanda Tangan & Stempel Sekolah)

[Nama Lengkap Kepala Sekolah]
NIP. [Nomor Induk Pegawai (Jika Ada)]

              [Tempat, Tanggal Surat]
Hormat kami,
Pengurus OSIS SMA Negeri [Nama Kota]

Mengetahui,
Pembina OSIS
SMA Negeri [Nama Kota]

(Tanda Tangan)

**[Nama Lengkap Pembina OSIS]**
NIP. [Nomor Induk Pegawai (Jika Ada)]

              Ketua OSIS
              (Tanda Tangan)

              **[Nama Lengkap Ketua OSIS]**

              Sekretaris OSIS
              (Tanda Tangan)

              **[Nama Lengkap Sekretaris OSIS]**

Contoh Tabel Rencana Anggaran Biaya (RAB) Sederhana dalam Proposal

Seperti yang disebutkan, RAB adalah bagian krusial di proposal. Ini contoh tabel RAB sederhana yang bisa kamu sertakan di lampiran proposal.

Contoh Tabel Rencana Anggaran Biaya (RAB)

No Uraian Kegiatan/Kebutuhan Volume Satuan Harga Satuan (Rp) Jumlah Biaya (Rp) Keterangan
A Pemasukan
1 Kas OSIS 1 paket - 1.500.000 Estimasi
2 Donasi Sukarela Siswa - - - 1.000.000 Target
3 Bantuan Sekolah 1 paket - 2.000.000 Pengajuan
Total Pemasukan 4.500.000
B Pengeluaran
Divisi Acara
1 Sewa Sound System 1 hari 700.000 700.000
2 Dekorasi Panggung 1 paket 1.200.000 1.200.000
3 Hadiah Lomba (3 Pemenang) 3 set 400.000 1.200.000
Divisi Konsumsi
4 Konsumsi Panitia (30 org) 30 box 20.000 600.000
5 Air Mineral Peserta 5 dus 25.000 125.000
Divisi Perlengkapan
6 Sewa Kursi/Meja 50 unit 5.000 250.000
7 Kertas & Alat Tulis 1 paket 50.000 50.000 Sekretariat
Lain-lain
8 Fotokopi Proposal 5 set 30.000 150.000
9 Biaya Tak Terduga 1 paket 225.000 225.000 5% dari Total
Total Pengeluaran 4.500.000
C Saldo
Total Pemasukan - Total Pengeluaran 0 (Idealnya)

Pastikan total pemasukan seimbang atau lebih besar dari total pengeluaran. Jika ada kekurangan, sebutkan dari mana rencananya dana tersebut akan didapat (misal: pengajuan bantuan sekolah, sponsorship, iuran peserta, dll).

Tips Menulis Surat Pengajuan dan Proposal yang Ampuh

Biar surat pengajuan dan proposalmu makin meyakinkan dan auto-approve, perhatikan tips ini:

  1. Jelas dan Lugas: Bahasa yang digunakan di surat pengajuan harus formal, jelas, dan langsung ke intinya. Hindari basa-basi berlebihan.
  2. Detail di Proposal: Ingat, surat pengantar hanya garis besar. Semua dagingnya ada di proposal. Pastikan proposalmu detail, logis, dan mudah dipahami.
  3. Anggaran Realistis & Transparan: RAB adalah bagian paling krusial. Buat seakurat mungkin berdasarkan survei harga. Jangan melebih-lebihkan atau mengurangi secara drastis. Jelaskan sumber dananya dengan jelas. Pihak sekolah biasanya sangat teliti di bagian ini.
  4. Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Surat dan proposal yang penuh typo atau salah tata bahasa menunjukkan ketidakseriusan. Baca ulang berkali-kali atau minta teman/Pembina OSIS untuk membacanya. Gunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar (formal di surat, bisa sedikit casual tapi tetap rapi di proposal).
  5. Layout yang Rapi: Gunakan font yang standar (Times New Roman, Arial), ukuran yang pas (11 atau 12), spasi yang enak dibaca, dan margin yang wajar. Gunakan penomoran halaman di proposal.
  6. Ajukan Tepat Waktu: Jangan mepet! Ajukan surat dan proposal jauh-jauh hari sebelum pelaksanaan kegiatan. Pihak sekolah butuh waktu untuk meninjau dan memprosesnya. Menyerahkan proposal last minute bisa bikin sekolah ragu atau bahkan menolak karena keterbatasan waktu persiapan.
  7. Koordinasi dengan Pembina OSIS: Sebelum finalisasi dan pengajuan ke Kepala Sekolah, diskusikan draf surat dan proposalmu dengan Pembina OSIS. Beliau akan memberikan masukan berharga dan memastikan semuanya sesuai dengan kebijakan sekolah. Tanda tangan beliau di surat pengajuan itu wajib!
  8. Siapkan Diri untuk Presentasi (Jika Perlu): Kadang, untuk kegiatan besar, OSIS mungkin diminta mempresentasikan proposal di depan Kepala Sekolah atau rapat guru. Siapkan dirimu dan tim untuk menjelaskan rencana kalian dengan yakin.

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari

  • Tidak Ada Kop Surat/Struktur Tidak Jelas: Membuat surat asal-asalan tanpa format resmi.
  • Nomor Surat dan Tanggal Kosong/Salah: Mengabaikan administrasi dasar.
  • Isi Surat yang Bertele-tele: Tidak langsung menyampaikan maksud pengajuan.
  • Proposal Tidak Lengkap/Detail Kurang: Terutama di bagian RAB, latar belakang, tujuan, atau jadwal.
  • Anggaran Tidak Realistis: Terlalu besar untuk skala acara atau terlalu kecil sehingga dicurigai tidak mencukupi.
  • Typo dan Salah Ejaan: Mengesankan tidak teliti dan kurang profesional.
  • Tidak Ada Tanda Tangan Pembina OSIS: Proposal dianggap belum melewati persetujuan internal OSIS dan pembina.
  • Pengajuan Terlambat: Membuat sekolah panik atau bahkan menolak karena jadwal yang sudah padat.
  • Tidak Ada Lampiran Proposal: Hanya mengajukan surat pengantar tanpa detail rencana.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan ini dan mengikuti panduan di atas, peluang surat pengajuan dan proposal kegiatan OSIS-mu disetujui akan jauh lebih besar.

Tahukah kamu? Studi di berbagai negara menunjukkan bahwa siswa yang aktif berorganisasi seperti di OSIS cenderung memiliki skor akademik yang lebih baik dan keterampilan sosial yang lebih matang. Membuat proposal dan surat pengajuan adalah salah satu cara melatih keterampilan organisasi, komunikasi formal, dan perencanaan yang sangat berharga untuk masa depanmu!

OSIS punya peran strategis dalam mengembangkan potensi siswa di sekolah. Melalui kegiatan-kegiatan yang kalian rancang dan ajukan, kalian nggak cuma menghidupkan suasana sekolah, tapi juga memberikan wadah bagi teman-temanmu untuk berkreasi, belajar, dan berkembang di luar jam pelajaran. Makanya, proses pengajuan ini perlu dilakukan dengan serius dan teliti.

Semoga contoh surat dan panduan ini bisa membantumu dan tim OSIS menyusun dokumen pengajuan yang keren dan meyakinkan! Selamat berkreasi dan berkegiatan!

Gimana, udah kebayang kan cara bikin surat pengajuan yang oke? Punya pengalaman seru atau tantangan waktu ngajuin proposal kegiatan OSIS? Share di kolom komentar dong!

Posting Komentar