Mau Resign? Panduan Lengkap Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja yang Sopan & Word-nya!

Table of Contents

Mengundurkan diri dari pekerjaan itu bukan hal yang mudah, guys. Ada banyak pertimbangan, mulai dari karir selanjutnya sampai urusan administrasi yang harus beres. Nah, salah satu dokumen paling penting saat resign adalah surat pengunduran diri. Surat ini bukan cuma formalitas lho, tapi cerminan profesionalitas kamu di mata perusahaan. Makanya, bikinnya harus yang baik, sopan, dan tentunya jelas.

Image just for illustration

Surat pengunduran diri yang bagus itu ngasih kesan positif sampai akhir. Ini bisa membantu menjaga hubungan baik dengan mantan atasan dan rekan kerja, yang siapa tahu berguna di masa depan (misalnya buat referensi). Plus, surat ini jadi bukti resmi kalo kamu memang mengakhiri hubungan kerja sesuai prosedur. Kalo dibikin dalam format Word, ini lebih gampang diedit, dicetak, dan disimpan file-nya.

Kenapa Surat Pengunduran Diri Itu Penting Banget?¶

Surat resign ini punya beberapa fungsi krusial, lho. Pertama, ini adalah komunikasi resmi kamu ke perusahaan bahwa kamu mau berhenti bekerja. Perusahaan butuh dokumen ini buat proses administrasi, kayak ngurusin gaji terakhir, sisa cuti, BPJS, dan surat keterangan kerja. Tanpa surat resmi, proses ini bisa jadi lebih ribet atau bahkan tertunda.

Kedua, surat ini menunjukkan profesionalisme kamu. Dengan ngasih surat secara tertulis dan formatnya benar, kamu menunjukkan bahwa kamu menghargai perusahaan dan proses yang berlaku. Ini penting banget buat menjaga reputasi kamu di dunia kerja. Jangan sampai keluar kerja dengan cara yang nggak enak, karena dunia kerja itu sempit, guys!

Ketiga, surat ini mengikat secara hukum (dalam artian formalitas prosedur). Meskipun mungkin nggak sekompleks kontrak kerja, surat ini menjadi bukti bahwa kamu telah memberitahukan keinginan resign sesuai aturan, misalnya terkait masa notice atau pemberitahuan jauh-jauh hari. Ini melindungi kamu dan perusahaan dari potensi kesalahpahaman di kemudian hari.

Struktur Dasar Surat Pengunduran Diri¶

Nah, surat pengunduran diri yang baik itu biasanya punya struktur standar yang umum dipakai. Ini dia bagian-bagian pentingnya:

1. Kepala Surat (Header): Isinya biasanya ada tempat dan tanggal pembuatan surat.
2. Penerima Surat: Ditujukan kepada siapa surat ini (misalnya HRD atau atasan langsung). Sebutkan nama perusahaan dan alamatnya.
3. Salam Pembuka: Sapaan formal, seperti “Dengan hormat,” atau “Kepada Yth. [Nama Atasan/HRD],”
4. Isi Surat: Ini bagian intinya. Jelaskan niat kamu untuk mengundurkan diri, sebutkan posisi kamu saat ini, dan tanggal efektif pengunduran diri.
5. Alasan (Opsional tapi Direkomendasikan): Berikan alasan resign secara singkat, positif, dan profesional. Hindari mengeluh atau menyalahkan siapapun.
6. Ucapan Terima Kasih: Sampaikan rasa terima kasih atas kesempatan, pengalaman, dan bimbingan selama bekerja di sana.
7. Permohonan Maaf: Jika ada kesalahan atau kekurangan selama bekerja, sampaikan permohonan maaf. Ini nunjukkin kerendahan hati dan sikap sopan.
8. Penawaran Bantuan: Tawarkan bantuan untuk kelancaran proses transisi atau handover pekerjaan. Ini adalah nilai plus yang sangat dihargai.
9. Salam Penutup: Sapaan penutup formal, seperti “Hormat saya,” atau “Dengan hormat,”.
10. Tanda Tangan dan Nama Lengkap: Cantumkan tanda tangan dan nama lengkap kamu.

Menggunakan format Word untuk surat ini memudahkan kamu untuk mengatur layout, font, dan spacing biar kelihatan rapi dan profesional. Kamu juga bisa dengan mudah menyimpan dan mengedit file ini kalau sewaktu-waktu butuh template lagi.

Fakta Menarik Seputar Resign¶

Tahukah kamu? Tingkat resign atau turnover karyawan bisa jadi indikator kesehatan perusahaan lho. Tingkat turnover yang tinggi mungkin menandakan ada masalah internal di perusahaan, entah itu dari segi budaya kerja, kompensasi, atau peluang pengembangan karir. Sebaliknya, turnover yang rendah bisa jadi pertanda karyawan betah dan loyal.

Di beberapa negara, ada aturan ketat soal masa notice. Di Indonesia, biasanya diatur dalam undang-undang ketenagakerjaan atau peraturan perusahaan. Umumnya, masa notice adalah satu bulan (one month notice), tapi bisa berbeda tergantung perjanjian kerja atau posisi kamu. Penting banget buat mematuhi ini ya, biar proses resign kamu lancar dan nggak ada masalah hukum di kemudian hari.

Ada juga tren yang namanya “quiet quitting”. Ini bukan resign sih, tapi lebih ke karyawan yang cuma melakukan pekerjaan sesuai deskripsi kerja aja, nggak mau effort lebih atau lembur. Tapi ini beda ya sama resign yang beneran berhenti kerja. Surat pengunduran diri ini jelas bukti kamu resign, bukan cuma quiet quitting.

Contoh Template Surat Pengunduran Diri di Word¶

Oke, sekarang kita masuk ke bagian yang paling ditunggu-tunggu: contoh template surat pengunduran diri yang bisa kamu pakai dan edit di Microsoft Word. Ada beberapa variasi, sesuaikan aja sama kondisi kamu.

Contoh 1: Surat Pengunduran Diri Umum (Tanpa Alasan Detail)¶

Ini template yang paling sering dipakai, simpel dan langsung ke poinnya.

[Kota], [Tanggal]

Kepada Yth.
[Nama Atasan Langsung atau HRD]
[Jabatan Atasan/HRD]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Perihal: Permohonan Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Anda], dengan ini memberitahukan bahwa saya bermaksud mengundurkan diri dari jabatan [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan], terhitung sejak tanggal [Tanggal Efektif Resign].

Saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk bekerja dan berkembang di [Nama Perusahaan] selama [Durasi Anda Bekerja, contoh: 3 tahun]. Banyak pengalaman dan pelajaran berharga yang saya dapatkan selama bergabung di sini.

Saya juga mohon maaf apabila selama bekerja terdapat kesalahan atau kekurangan, baik yang disengaja maupun tidak disengaja. Saya berharap [Nama Perusahaan] dapat terus berkembang dan mencapai kesuksesan di masa mendatang.

Saya akan berupaya semaksimal mungkin untuk menyelesaikan semua tanggung jawab dan membantu proses transisi pekerjaan sebelum tanggal efektif pengunduran diri saya.

Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda tangan Anda)

[Nama Lengkap Anda]

Tips: Ganti bagian yang di dalam kurung siku [] dengan informasi kamu dan perusahaan. Pastikan tanggal efektif pengunduran diri sudah memperhitungkan masa notice sesuai kebijakan perusahaan atau undang-undang.

Contoh 2: Surat Pengunduran Diri dengan Alasan Pindah Karir/Kesempatan Lain¶

Contoh ini cocok kalau kamu mau memberikan sedikit konteks tentang alasan resign kamu, tapi tetap dalam bingkai profesional.

[Kota], [Tanggal]

Kepada Yth.
[Nama Atasan Langsung atau HRD]
[Jabatan Atasan/HRD]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Perihal: Permohonan Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap Anda]
Jabatan : [Jabatan Anda]

Bersamaan dengan surat ini, saya memberitahukan niat saya untuk mengundurkan diri dari posisi [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan], efektif pada tanggal [Tanggal Efektif Resign].

Keputusan ini saya ambil karena saya mendapatkan kesempatan baru yang lebih sesuai dengan jalur karir yang ingin saya tempuh di masa depan. Ini adalah langkah yang berat setelah menghabiskan [Durasi Anda Bekerja] yang penuh arti di [Nama Perusahaan].

Saya sangat berterima kasih atas semua bimbingan, dukungan, dan kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama bekerja di [Nama Perusahaan]. Saya telah belajar banyak dan mendapatkan pengalaman yang tak ternilai di sini.

Saya memohon maaf yang sebesar-besarnya atas segala kesalahan atau kekurangan yang mungkin saya lakukan selama bertugas.

Saya berkomitmen untuk menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawab saya serta membantu proses *handover* pekerjaan kepada rekan kerja atau pengganti saya agar transisi berjalan lancar.

Saya mendoakan yang terbaik bagi [Nama Perusahaan] dan semoga terus sukses.

Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya sampaikan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda tangan Anda)

[Nama Lengkap Anda]

Memberikan alasan yang positif seperti “kesempatan karir baru” itu jauh lebih baik daripada bilang “udah nggak tahan di sini” atau “gaji kurang gede”. Kesan positif itu penting banget.

Contoh 3: Surat Pengunduran Diri dengan Alasan Pribadi/Keluarga¶

Kadang, alasan resign itu murni karena urusan pribadi atau keluarga yang nggak bisa dihindari. Contoh template ini bisa dipakai.

[Kota], [Tanggal]

Kepada Yth.
[Nama Atasan Langsung atau HRD]
[Jabatan Atasan/HRD]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Perihal: Permohonan Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap Anda]
Jabatan : [Jabatan Anda]

Melalui surat ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan], efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif Resign].

Keputusan ini terpaksa saya ambil karena ada urusan pribadi/keluarga yang membutuhkan perhatian penuh dari saya dan mengharuskan saya untuk tidak lagi dapat menjalankan tugas-tugas pekerjaan secara maksimal.

Saya sungguh berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk menjadi bagian dari [Nama Perusahaan] selama [Durasi Anda Bekerja]. Saya sangat menghargai semua pengalaman, pembelajaran, dan hubungan baik yang terjalin di sini.

Saya memohon maaf atas segala ketidaknyamanan atau kesulitan yang timbul akibat pengunduran diri ini, serta mohon maaf atas segala kesalahan atau kekurangan selama saya bekerja.

Saya siap bekerja sama untuk memastikan proses *handover* pekerjaan saya berjalan lancar dan tidak mengganggu operasional perusahaan.

Terima kasih banyak atas pengertian dan dukungan Bapak/Ibu. Saya berharap [Nama Perusahaan] terus maju dan sukses.

Hormat saya,

(Tanda tangan Anda)

[Nama Lengkap Anda]

Alasan pribadi/keluarga itu umum dan biasanya diterima dengan baik, asalkan disampaikan dengan sopan dan jelas bahwa itu memang sesuatu yang penting dan tidak bisa ditunda.

Contoh 4: Surat Pengunduran Diri untuk Posisi Senior/Manager¶

Untuk posisi yang lebih senior, mungkin perlu sedikit penyesuaian nada, menunjukkan kematangan dan pemahaman akan dampak pengunduran diri.

[Kota], [Tanggal]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung atau Direktur]
[Jabatan Atasan/Direktur]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Perihal: Pemberitahuan Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Saya, [Nama Lengkap Anda], yang saat ini menjabat sebagai [Jabatan Anda], dengan ini secara resmi memberitahukan niat saya untuk mengundurkan diri dari [Nama Perusahaan]. Pengunduran diri ini akan efektif berlaku pada akhir [Tanggal Efektif Resign].

Keputusan ini telah saya pertimbangkan secara matang dan merupakan langkah yang saya ambil sehubungan dengan [Sebutkan alasan singkat, profesional, misalnya: peluang baru di bidang yang berbeda, atau rencana pribadi jangka panjang].

Saya ingin menyampaikan apresiasi yang tulus atas kepercayaan, dukungan, dan kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama saya mengemban tugas di [Nama Perusahaan] sejak [Tanggal Mulai Bekerja]. Pengalaman bekerja di sini, khususnya di bawah kepemimpinan Bapak/Ibu [Nama Atasan/Direktur], sangat berharga bagi perkembangan profesional saya. Saya bangga pernah menjadi bagian dari tim ini dan berkontribusi pada [Sebutkan pencapaian singkat tim/departemen jika relevan, opsional].

Saya memohon maaf apabila selama masa kerja saya terdapat kekurangan atau tindakan yang kurang berkenan.

Saya berkomitmen penuh untuk memastikan transisi tanggung jawab saya berjalan seoptimal mungkin. Saya siap bekerja sama dengan tim dan manajemen untuk melakukan *handover* yang komprehensif dan memberikan dukungan yang diperlukan selama periode transisi ini.

Saya berharap [Nama Perusahaan] terus meraih pencapaian yang gemilang di masa mendatang.

Atas perhatian, pengertian, dan kerja sama Bapak/Ibu selama ini, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda tangan Anda)

[Nama Lengkap Anda]

Untuk posisi senior, penekanan pada handover dan kelancaran transisi itu jadi lebih penting lagi karena dampak resign kamu mungkin lebih besar ke operasional.

Tips Membuat Surat Pengunduran Diri di Word¶

Bikin surat di Word itu gampang, tapi ada beberapa tips biar hasilnya makin mantap:

1. Pilih Font yang Profesional: Gunakan font standar dan mudah dibaca seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri. Ukuran font 11 atau 12 pt itu ideal. Hindari font yang aneh-aneh atau terlalu dekoratif.
2. Atur Margin dan Spasi: Gunakan margin standar (biasanya 1 inci di setiap sisi) dan spasi 1.5 atau 1. Biar suratnya rapi dan nggak terlalu padat atau terlalu renggang.
3. Gunakan Bahasa Baku dan Formal (tapi sopan): Meskipun gaya artikel ini casual, surat pengunduran diri itu dokumen formal ya. Jadi, pakai bahasa Indonesia yang baku, hindari singkatan atau bahasa gaul, tapi tetap gunakan kata-kata yang sopan dan ramah.
4. Proofread dengan Teliti: Sebelum dicetak atau dikirim (baik softcopy atau hardcopy), baca lagi surat kamu baik-baik. Pastikan nggak ada typo atau kesalahan tata bahasa. Salah ketik nama atasan atau tanggal efektif itu bisa mengurangi kesan profesional lho.
5. Simpan dalam Format yang Tepat: Kalau mau dikirim lewat email, biasanya diminta dalam format PDF. Kamu bisa “Save As” dari Word ke format PDF. Kalau dicetak, pastikan kertasnya bersih dan tintanya jelas.
6. Perhatikan Nama File (Jika Dikirim Digital): Kasih nama file yang jelas dan profesional, contoh: “Surat Pengunduran Diri - [Nama Lengkap Anda]”.
7. Cetak dan Tanda Tangan (untuk Hardcopy): Kalau diminta hardcopy, cetak suratnya, lalu tanda tangani di atas nama lengkap kamu. Gunakan pulpen tinta hitam atau biru.

Tabel Bagian Penting Surat Resign¶

Biar lebih gampang diingat, ini dia rangkuman bagian penting surat pengunduran diri:

Bagian Surat	Isi yang Direkomendasikan	Keterangan
Kepala Surat	Tempat, Tanggal	Di pojok kanan atas
Penerima	Jabatan Atasan/HRD, Nama Perusahaan, Alamat Perusahaan	Pastikan nama dan jabatan penerima sudah benar
Perihal	Permohonan Pengunduran Diri / Pemberitahuan Pengunduran Diri	Jelas dan singkat
Salam Pembuka	Dengan hormat, / Kepada Yth. [Nama Atasan/HRD],	Formal dan sopan
Isi Utama	Pernyataan mengundurkan diri, Posisi, Tanggal Efektif Resign	Jelas dan lugas
Alasan (Opsional)	Alasan singkat, positif, dan profesional	Hindari nada mengeluh atau menyalahkan
Ucapan Terima Kasih	Apresiasi atas kesempatan, pengalaman, dan dukungan	Tunjukkan rasa terima kasih
Permohonan Maaf	Atas kesalahan/kekurangan selama bekerja	Tunjukkan kerendahan hati dan sikap sopan
Penawaran Bantuan	Kesediaan membantu proses transisi/handover	Nilai plus profesionalitas
Salam Penutup	Hormat saya, / Dengan hormat,	Formal
Penutup	Tanda Tangan, Nama Lengkap	Validasi surat kamu

Mengikuti struktur ini akan memastikan semua informasi penting tersampaikan dengan baik.

Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Mengajukan Surat Resign¶

Sebelum buru-buru bikin dan ngirim surat resign di Word, ada baiknya kamu perhatiin beberapa hal ini:

• Cek Kontrak Kerja atau Peraturan Perusahaan: Cari tahu soal masa notice yang berlaku. Jangan sampai salah kasih tanggal efektif resign ya. Biasanya 1 bulan, tapi bisa lebih lama untuk posisi tertentu.
• Selesaikan Tanggung Jawab: Usahakan selesaikan task-task penting yang jadi tanggung jawab kamu. Jangan ninggalin kerjaan yang masih menggantung kalau nggak kepepet banget.
• Siapkan Rencana Handover: Pikirkan bagaimana kamu akan menyerahkan task, file, dan informasi penting ke rekan kerja atau pengganti kamu. Membuat dokumentasi pekerjaan itu sangat membantu.
• Bicarakan Langsung dengan Atasan: Idealnya, sebelum ngasih surat resmi, kamu omongin dulu niat resign kamu secara langsung sama atasan. Ini nunjukkin rasa hormat dan komunikasi yang baik. Setelah ngobrol, baru deh serahkan suratnya.
• Siapkan Jawaban atas Pertanyaan: Atasan atau HRD mungkin akan nanya alasan resign kamu, udah dapet kerja di tempat lain atau belum, dll. Siapkan jawaban yang jujur tapi tetap profesional.
• Pikirkan Soal Gaji Terakhir, Sisa Cuti, dll.: Pastikan kamu paham hak-hak kamu saat resign terkait gaji terakhir, uang pesangon (jika ada), sisa cuti yang belum diambil, proses pengembalian aset perusahaan (laptop, ID card, dll.).
• Jaga Sikap Sampai Hari Terakhir: Tetap profesional, bekerja seperti biasa, dan jaga hubungan baik dengan semua orang sampai hari terakhir kamu kerja. Kesan terakhir itu penting!

Hindari Kesalahan Umum Saat Resign¶

Ada beberapa “pantangan” saat resign yang sebaiknya kamu hindari:

• Resign Mendadak Tanpa Notice: Kecuali ada alasan yang sangat mendesak (misalnya, masalah kesehatan serius atau lingkungan kerja yang tidak aman), resign mendadak itu nggak profesional banget dan bisa merusak reputasi kamu.
• Mengirim Surat Resign Lewat Email Tanpa Obrolan Sebelumnya: Kecuali memang prosedur perusahaan, usahakan selalu sampaikan niat resign secara lisan dulu ke atasan, baru kirim surat resminya.
• Menyalahkan atau Mengkritik Perusahaan/Atasan di Surat Resign: Surat resign itu bukan ajang curhat atau balas dendam. Tetap positif dan fokus pada niat kamu untuk resign.
• Meninggalkan Pekerjaan Begitu Saja: Jangan biarin pekerjaan terbengkalai. Tawarkan bantuan untuk handover dan selesaikan tanggung jawab kamu.
• “Membakar Jembatan”: Jangan rusak hubungan baik dengan rekan kerja atau atasan. Kamu nggak pernah tahu kapan kamu akan berinteraksi lagi dengan mereka di masa depan, atau butuh referensi dari mereka.

Mengundurkan diri dengan cara yang baik dan sopan itu sama pentingnya dengan saat kamu pertama kali melamar kerja. Ini adalah bagian dari perjalanan karir kamu.

Mengapa Format Word Itu Praktis?¶

Seperti yang disebut di awal, bikin surat di Word itu punya kelebihan. Selain gampang diedit, kamu bisa:

• Menggunakan fitur cek ejaan dan tata bahasa (meskipun nggak 100% akurat untuk Bahasa Indonesia, lumayan membantu!).
• Mengatur formatting dengan mudah (bold, italic, bullet points kalau perlu).
• Menyimpan file dengan rapi dan gampang dicari kalau butuh lagi di kemudian hari.
• Mengubahnya ke format PDF kalau dibutuhkan untuk pengiriman via email.

Pokoknya, format Word itu standar dan fleksibel. Cocok banget buat dokumen formal seperti surat pengunduran diri ini. Setelah selesai bikin di Word, pastikan kamu cetak atau simpan dalam format PDF sesuai permintaan perusahaan ya.

Image just for illustration

Kesimpulan¶

Surat pengunduran diri adalah dokumen penting yang wajib kamu siapkan saat memutuskan resign. Bukan cuma formalitas, tapi ini cerminan profesionalitas, alat komunikasi resmi, dan bukti administrasi. Dengan membuatnya di Word dan mengikuti struktur yang baik dan sopan, kamu bisa meninggalkan kesan positif di tempat kerja lama.

Ingat selalu untuk:
* Sampaikan niat resign secara lisan dulu ke atasan.
* Perhatikan masa notice sesuai aturan.
* Tulis surat dengan bahasa yang sopan, jelas, dan profesional.
* Tawarkan bantuan untuk proses handover.
* Jaga sikap positif sampai hari terakhir kerja.

Semoga panduan dan contoh template ini bisa membantu kamu ya! Mengundurkan diri dari satu babak karir adalah awal dari babak baru. Lakukanlah dengan cara terbaik!

Nah, gimana nih pengalaman kamu pas resign? Atau ada yang lagi berencana resign? Share di kolom komentar dong, siapa tahu bisa jadi inspirasi atau pelajaran buat yang lain!