Panduan Lengkap Surat Pernyataan Beneficial Owner Koperasi: Contoh & Tips Penting

Table of Contents

Transparansi dalam dunia usaha semakin menjadi tuntutan, tidak terkecuali bagi koperasi. Salah satu wujud transparansi ini adalah identifikasi Beneficial Owner (BO) atau Pemilik Manfaat. Surat pernyataan ini penting untuk menunjukkan siapa sebetulnya individu yang secara ultimate mengendalikan atau mendapatkan manfaat dari suatu koperasi, bukan hanya nama yang tertera di permukaan struktur organisasi.

Image just for illustration

Apa Itu Beneficial Owner dalam Konteks Koperasi?¶

Secara sederhana, Beneficial Owner adalah individu nyata (bukan badan hukum) yang pada akhirnya memiliki, mengendalikan, atau mendapatkan manfaat signifikan dari suatu entitas legal, dalam hal ini, koperasi. Konsep ini muncul dari kebutuhan global untuk memerangi pencucian uang (Anti-Money Laundering - AML) dan pendanaan terorisme (Counter-Terrorist Financing - CFT). Tujuannya adalah agar pihak berwenang bisa melihat “sampai ke akar” siapa sebetulnya yang berdiri di balik suatu badan hukum, mencegah penggunaan entitas legal untuk aktivitas ilegal.

Nah, di koperasi, konsep ini mungkin terasa sedikit berbeda dibanding perseroan terbatas. Koperasi itu kan dasarnya dari, oleh, dan untuk anggota. Struktur kepemilikannya kolektif, bukan saham perorangan seperti PT. Namun, peraturan mengenai BO tetap berlaku. Siapa yang bisa jadi BO koperasi? Ini bisa jadi individu yang:
* Memegang kendali signifikan atas manajemen atau operasional koperasi.
* Memiliki hak suara yang dominan (meskipun dalam koperasi, hak suara biasanya satu anggota satu suara, namun bisa ada mekanisme lain yang memberikan pengaruh).
* Menerima manfaat finansial yang signifikan dari koperasi (di luar sisa hasil usaha/SHU yang wajar sebagai anggota).
* Atau pihak lain yang berdasarkan fakta memang mengendalikan atau mendapatkan manfaat dari koperasi, meskipun tidak terlihat di struktur formal.

Identifikasi BO di koperasi memang butuh analisis lebih mendalam, tergantung struktur dan kegiatan koperasinya. Prinsipnya tetap sama: mencari individu nyata di balik entitas tersebut.

Mengapa Surat Pernyataan Ini Penting?¶

Kenapa sih koperasi harus repot-repot bikin surat pernyataan BO? Ini bukan sekadar formalitas belaka, lho. Ada beberapa alasan kuat di baliknya:

1. Kepatuhan terhadap Peraturan¶

Pemerintah Indonesia telah mengeluarkan peraturan yang mewajibkan entitas legal, termasuk koperasi, untuk mengidentifikasi dan melaporkan data BO mereka. Salah satu regulasi utamanya adalah Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 13 Tahun 2018 tentang Penerapan Prinsip Mengenali Pemilik Manfaat dari Korporasi dalam Rangka Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang dan Tindak Pidana Pendanaan Terorisme. Perpres ini mengamanatkan kewajiban identifikasi BO bagi berbagai jenis korporasi, termasuk koperasi. Dengan memiliki surat pernyataan ini, koperasi menunjukkan kepatuhannya terhadap regulasi tersebut.

2. Transparansi dan Akuntabilitas¶

Surat ini meningkatkan transparansi operasional koperasi. Pihak ketiga, seperti bank atau calon mitra kerja, bisa mengetahui siapa individu di balik koperasi yang mereka hadapi. Ini membangun kepercayaan dan menunjukkan bahwa koperasi beroperasi secara fair dan akuntabel. Transparansi ini juga penting bagi anggota koperasi itu sendiri, memastikan tidak ada individu yang diam-diam mendominasi atau mengambil keuntungan tidak wajar.

3. Mencegah Penyalahgunaan¶

Dengan adanya data BO yang jelas, potensi penggunaan koperasi sebagai sarana untuk pencucian uang, pendanaan terorisme, atau kejahatan finansial lainnya bisa diminimalisir. Pihak berwenang jadi lebih mudah melacak aliran dana atau aktivitas ilegal jika terindikasi ada penyalahgunaan badan hukum koperasi. Ini adalah bagian dari upaya nasional dan global dalam menjaga integritas sistem keuangan.

4. Mempermudah Hubungan dengan Pihak Ketiga¶

Saat koperasi berurusan dengan bank untuk membuka rekening, mengajukan pinjaman, atau melakukan transaksi besar, bank pasti akan meminta informasi mengenai BO sebagai bagian dari prosedur Know Your Customer (KYC) atau Customer Due Diligence (CDD). Surat pernyataan ini menjadi bukti dokumenter yang bisa diserahkan. Mitra bisnis lain pun mungkin akan meminta informasi serupa sebelum menjalin kerjasama penting.

Jadi, surat pernyataan BO ini adalah dokumen penting yang menunjukkan komitmen koperasi terhadap transparansi, kepatuhan hukum, dan tata kelola yang baik.

Contoh Surat Pernyataan Beneficial Owner Koperasi¶

Oke, sekarang kita masuk ke bagian inti: contoh format surat pernyataan BO untuk koperasi. Perlu diingat, format ini bisa bervariasi tergantung kebutuhan spesifik atau permintaan dari pihak yang membutuhkan (misalnya bank). Namun, elemen dasarnya biasanya mencakup informasi tentang koperasi, informasi tentang individu yang diidentifikasi sebagai BO, dan pernyataan bahwa informasi tersebut benar.

Berikut adalah salah satu contoh format yang bisa kamu gunakan sebagai referensi:

[KOP SURAT KOPERASI]
(Nama Koperasi, Alamat Lengkap, Nomor Telepon, Email)

SURAT PERNYATAAN BENEFICIAL OWNER

Nomor: [Nomor Surat]
Tanggal: [Tanggal Pembuatan Surat]

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap           : [Nama Lengkap Pengurus/Pihak yang Berwenang Menandatangani Surat, Misal: Ketua Koperasi]
Jabatan                : [Jabatan dalam Koperasi, Misal: Ketua]
Nomor Identitas (KTP/Paspor): [Nomor KTP/Paspor]
Alamat Tinggal         : [Alamat Tinggal Pengurus/Pihak Penanda Tangan]

Bertindak untuk dan atas nama:
Nama Koperasi          : [Nama Lengkap Koperasi]
Nomor Badan Hukum      : [Nomor dan Tanggal Akta Pendirian/Perubahan Terakhir]
Alamat Lengkap Koperasi: [Alamat Lengkap Koperasi Sesuai Akta]
Nomor Telepon Koperasi : [Nomor Telepon Koperasi]
Email Koperasi         : [Email Koperasi]

Dengan ini menyatakan bahwa berdasarkan identifikasi dan penelitian internal yang telah kami lakukan terhadap struktur kepemilikan, pengendalian, dan manfaat dari Koperasi [Nama Koperasi], individu yang bertindak sebagai *Beneficial Owner* (Pemilik Manfaat) dari Koperasi tersebut adalah sebagai berikut:

Data Beneficial Owner:

1.  Nama Lengkap             : [Nama Lengkap Individu Beneficial Owner]
    Nomor Identitas (KTP/Paspor): [Nomor KTP/Paspor Beneficial Owner]
    Alamat Tinggal           : [Alamat Tinggal Beneficial Owner]
    Kewarganegaraan          : [Kewarganegaraan Beneficial Owner]
    Tempat, Tanggal Lahir    : [Tempat, Tanggal Lahir Beneficial Owner]
    Jenis Kelamin            : [Jenis Kelamin Beneficial Owner]
    Hubungan dengan Koperasi: [Jelaskan Hubungan, Misal: Ketua Pengawas, Anggota Pengurus yang Memiliki Kendali Signifikan, Individu yang Mendapatkan Manfaat Signifikan dll.]
    Bentuk Pengendalian/Manfaat: [Jelaskan Bentuk Pengendalian atau Manfaat, Misal: Mengendalikan mayoritas keputusan strategis, Menerima distribusi manfaat finansial non-anggota yang signifikan, dsb.]

[Jika ada lebih dari satu Beneficial Owner, tambahkan data BO lainnya dengan format yang sama]

Saya menyatakan bahwa informasi mengenai *Beneficial Owner* yang disebutkan di atas adalah benar, akurat, dan lengkap sesuai dengan kondisi yang sebenarnya pada saat surat pernyataan ini dibuat. Saya memahami bahwa pernyataan ini dibuat untuk keperluan [Sebutkan Keperluan, Misal: Pembukaan Rekening Bank, Kepatuhan Regulator, Due Diligence oleh Mitra Bisnis] dan dapat digunakan oleh pihak yang berkepentingan untuk verifikasi.

Apabila di kemudian hari terdapat perubahan data *Beneficial Owner* Koperasi [Nama Koperasi], kami berkomitmen untuk segera memberitahukan perubahan tersebut kepada pihak-pihak yang berkepentingan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Saya menyatakan bahwa pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya tanpa paksaan dari pihak manapun dan bersedia mempertanggungjawabkan kebenarannya secara hukum.

[Kota], [Tanggal Pembuatan Surat]

Hormat kami,

[Materai Rp 10.000,-]

( [Nama Lengkap Penanda Tangan] )
[Jabatan Penanda Tangan]

Ini hanya contoh ya. Kamu mungkin perlu menyesuaikannya dengan template yang diminta oleh pihak yang meminta surat ini.

Membedah Isi Surat Pernyataan¶

Mari kita bongkar satu per satu bagian dari contoh surat di atas agar kamu lebih paham maksudnya:

1. KOP SURAT KOPERASI¶

Ini standar ya. Pastikan ada kop surat resmi koperasi agar terlihat profesional dan autentik. Mencakup nama, alamat, nomor kontak, dan email.

2. Judul Surat dan Nomor/Tanggal¶

Judul “SURAT PERNYATAAN BENEFICIAL OWNER” sudah jelas. Nomor surat dan tanggal pembuatan penting untuk administrasi dan referensi.

3. Identitas Pihak yang Menyatakan¶

Bagian ini adalah informasi siapa yang menandatangani surat pernyataan ini atas nama koperasi. Biasanya adalah pengurus koperasi yang berwenang, seperti Ketua atau Sekretaris. Cantumkan nama lengkap, jabatan, nomor identitas (KTP/Paspor), dan alamat tinggalnya. Pastikan orang ini memang punya otoritas untuk mewakili koperasi dalam hal ini.

4. Identitas Koperasi¶

Ini adalah data lengkap koperasi yang diwakili. Nama koperasi, nomor badan hukum (penting untuk verifikasi legalitas, ambil dari akta pendirian atau perubahan terakhir), alamat lengkap, dan kontak koperasi.

5. Pernyataan dan Data Beneficial Owner¶

Ini adalah inti suratnya. Diawali dengan kalimat pernyataan bahwa koperasi telah melakukan identifikasi BO. Kemudian, daftarkan data lengkap individu yang teridentifikasi sebagai BO. Detail yang diminta cukup standar untuk identifikasi seseorang:
* Nama Lengkap: Harus sesuai identitas resmi.
* Nomor Identitas: Nomor KTP atau Paspor. Penting untuk verifikasi.
* Alamat Tinggal: Alamat domisili BO.
* Kewarganegaraan: Kewarganegaraan BO.
* Tempat, Tanggal Lahir: Data standar untuk identifikasi personal.
* Jenis Kelamin: Data standar.
* Hubungan dengan Koperasi: Ini krusial. Jelaskan posisi atau peran BO dalam koperasi. Apakah dia pengurus, pengawas, anggota biasa tapi punya pengaruh besar, atau lainnya.
* Bentuk Pengendalian/Manfaat: Jelaskan mengapa orang ini dianggap BO. Apakah karena dia mengambil keputusan kunci? Apakah karena dia satu-satunya yang punya akses ke aset tertentu? Apakah dia menerima aliran dana tidak wajar? Jelaskan secara ringkas tapi jelas alasan diidentifikasinya sebagai BO.

Jika ada lebih dari satu individu yang memenuhi kriteria sebagai BO, data mereka semua harus dicantumkan.

6. Tujuan Pernyataan¶

Cantumkan dengan jelas untuk keperluan apa surat ini dibuat. Misalnya, untuk pembukaan rekening di bank X, untuk pemenuhan kewajiban pelaporan kepada Kementerian Koperasi dan UKM, atau untuk proses due diligence dengan calon investor/mitra.

7. Komitmen Perubahan Data¶

Penting untuk menyatakan bahwa koperasi akan melaporkan perubahan data BO jika terjadi di kemudian hari. Ini menunjukkan komitmen terhadap continuous compliance.

8. Pernyataan Tanggung Jawab dan Penutup¶

Kalimat penutup yang menyatakan kebenaran data dan kesediaan bertanggung jawab secara hukum adalah standar dalam surat pernyataan.

9. Tempat, Tanggal, dan Tanda Tangan¶

Cantumkan kota dan tanggal surat dibuat. Bagian ini ditutup dengan hormat kami, dibubuhi materai Rp 10.000 (sesuai aturan bea materai yang berlaku saat ini untuk dokumen bernilai hukum), dan tanda tangan serta nama jelas dan jabatan pihak yang menyatakan. Tanda tangan di atas materai.

Membuat surat ini memang butuh ketelitian. Pastikan semua data yang dicantumkan akurat dan sesuai dengan dokumen identitas yang berlaku.

Siapa yang Menentukan Siapa Beneficial Owner Koperasi?¶

Proses penentuan siapa BO dalam koperasi adalah tanggung jawab internal koperasi itu sendiri. Pengurus, biasanya bekerjasama dengan pengawas, harus melakukan identifikasi berdasarkan kriteria yang ada di peraturan dan juga realitas di lapangan. Ini bisa melibatkan penelaahan struktur organisasi, anggota, pihak-pihak yang terlibat dalam pengambilan keputusan strategis, dan aliran manfaat finansial.

Dalam beberapa kasus, mungkin sulit menentukan secara pasti siapa BO-nya, terutama jika tidak ada satu individu yang memiliki kontrol atau manfaat dominan (sesuai dengan prinsip koperasi yang egaliter). Namun, peraturan tetap meminta identifikasi individu yang paling “di atas” atau paling berpengaruh. Jika tidak ada individu yang jelas memenuhi kriteria BO (misalnya, semua anggota memiliki kedudukan dan manfaat yang sama persis dan tidak ada pengurus/pengawas yang memiliki kontrol signifikan di luar kewenangannya), koperasi mungkin perlu membuat pernyataan bahwa tidak ada individu yang teridentifikasi sebagai BO berdasarkan kriteria yang ada, sambil menjelaskan alasannya. Namun, ini adalah kasus yang jarang dan biasanya ada saja individu (misal: ketua yang sangat dominan) yang bisa dikategorikan sebagai BO. Konsultasi dengan ahli hukum atau konsultan kepatuhan bisa sangat membantu dalam proses identifikasi ini.

Tips Menyusun dan Menggunakan Surat Pernyataan BO Koperasi¶

Agar proses pembuatan dan penggunaan surat pernyataan BO berjalan lancar, perhatikan tips berikut:

1. Pahami Kriterianya: Sebelum menyusun surat, pastikan pengurus dan pengawas memahami kriteria identifikasi BO sesuai Perpres 13/2018. Ini penting agar identifikasi yang dilakukan akurat.
2. Lakukan Identifikasi Internal: Adakan rapat internal untuk menelaah struktur, anggota, dan operasional koperasi untuk menentukan siapa yang paling pas dikategorikan sebagai BO. Dokumentasikan proses identifikasi ini.
3. Siapkan Data Pendukung: Kumpulkan fotokopi KTP/Paspor BO dan pihak yang bertanda tangan, serta dokumen pendukung lain seperti akta pendirian/perubahan koperasi.
4. Gunakan Kop Surat Resmi: Selalu gunakan kop surat resmi koperasi agar dokumen terlihat autentik.
5. Cek Ulang Data: Teliti kembali semua data yang dicantumkan, terutama nama, nomor identitas, dan alamat. Satu digit salah bisa bikin masalah.
6. Cantumkan Tujuan Jelas: Sebutkan dengan spesifik untuk keperluan apa surat tersebut dibuat.
7. Gunakan Materai: Pastikan dibubuhi materai yang cukup (saat ini Rp 10.000) dan ditandatangani di atas materai oleh pihak yang berwenang.
8. Simpan Arsip: Simpan salinan surat pernyataan yang asli dan telah ditandatangani sebagai arsip koperasi.
9. Perbarui Jika Ada Perubahan: Jika di kemudian hari ada perubahan signifikan dalam struktur kepengurusan, keanggotaan yang berpengaruh, atau hal lain yang bisa mengubah identifikasi BO, segera perbarui surat pernyataan ini dan berikan salinannya kepada pihak terkait.

Dengan mengikuti tips ini, kamu bisa memastikan surat pernyataan BO koperasi kamu valid dan memenuhi persyaratan.

Konsekuensi Jika Tidak Ada atau Data Palsu¶

Mengabaikan kewajiban identifikasi dan pelaporan BO, atau bahkan memberikan informasi yang tidak benar, bisa berujung pada konsekuensi serius. Perpres 13/2018 dan peraturan pelaksanaannya memberikan sanksi administratif bagi korporasi yang tidak patuh. Sanksi ini bisa berupa teguran tertulis, pengumuman ketidakpatuhan, bahkan denda.

Selain sanksi administratif, memberikan data palsu atau menyesatkan mengenai BO bisa masuk ranah tindak pidana, terutama jika terkait dengan upaya menyembunyikan aktivitas ilegal seperti pencucian uang atau pendanaan terorisme. Ini bukan main-main. Koperasi dan individu yang terlibat bisa dijerat hukum pidana.

Juga, secara praktis, ketidakmampuan atau keengganan koperasi untuk menyediakan surat pernyataan BO bisa menghambat operasional. Bank bisa menolak membuka rekening atau memblokir transaksi jika informasi BO tidak jelas atau mencurigakan. Mitra bisnis potensial pun bisa mundur karena ragu dengan transparansi dan legalitas koperasi. Makanya, surat ini bukan hanya formalitas, tapi kebutuhan nyata.

Penerapan di Berbagai Skenario¶

Kapan saja surat pernyataan BO ini biasanya diperlukan? Beberapa skenario umumnya meliputi:

• Pembukaan Rekening Bank: Ini yang paling sering. Bank adalah garda terdepan dalam sistem keuangan yang wajib menerapkan prinsip KYC/CDD secara ketat, termasuk mengidentifikasi BO nasabah badan usaha.
• Pengajuan Pinjaman/Pembiayaan: Lembaga keuangan lain, selain bank, juga akan meminta data BO saat koperasi mengajukan pinjaman atau pembiayaan.
• Transaksi Keuangan Besar: Terutama transaksi lintas batas atau transaksi yang dianggap berisiko tinggi, penyedia jasa keuangan akan meminta konfirmasi data BO.
• Kerja Sama Bisnis Penting: Calon mitra bisnis, terutama yang peduli dengan Good Corporate Governance (GCG) dan kepatuhan, mungkin akan melakukan due diligence dan meminta informasi BO.
• Pelaporan kepada Regulator: Regulator terkait, seperti Kementerian Koperasi dan UKM atau pusat pelaporan transaksi keuangan, mungkin akan meminta data BO secara berkala sebagai bagian dari pengawasan.

Memiliki surat pernyataan BO yang ready dan up-to-date akan sangat mempermudah koperasi dalam berinteraksi dengan pihak-pihak tersebut.

Tabel Ringkasan Data Kunci dalam Surat Pernyataan BO¶

Untuk mempermudah, berikut tabel ringkasan data kunci yang harus ada dalam surat pernyataan BO:

Bagian Surat	Data yang Dibutuhkan	Keterangan Penting
Identitas Koperasi (Kop Surat)	Nama, Alamat, Kontak	Resmi dan lengkap
Nomor & Tanggal Surat	Nomor Surat Internal, Tanggal Pembuatan	Untuk administrasi
Identitas Pihak yang Menyatakan	Nama, Jabatan, No. Identitas, Alamat	Pengurus/Pihak Berwenang, Sesuai KTP/Paspor
Identitas Koperasi (di Badan Surat)	Nama Koperasi, No. Badan Hukum, Alamat Lengkap	Sesuai Akta, Lengkap
Data Beneficial Owner	Nama Lengkap, No. Identitas, Alamat, Kewarganegaraan, TTL, Jenis Kelamin	Data Individu Nyata, Sesuai KTP/Paspor
	Hubungan dengan Koperasi	Jelaskan Peran/Posisi (Pengurus, Pengawas, Anggota Berpengaruh, dll.)
	Bentuk Pengendalian/Manfaat	Jelaskan Alasan Diidentifikasi BO (Kontrol Keputusan, Manfaat Finansial Signifikan, dll.)
Tujuan Pernyataan	Keperluan Pembuatan Surat	Sebutkan Spesifik (Bank, Regulator, dll.)
Komitmen Perubahan Data	Pernyataan akan Melaporkan Perubahan BO	Menunjukkan kepatuhan berkelanjutan
Penutup & Tanggung Jawab	Pernyataan Kebenaran Data & Tanggung Jawab Hukum	Standar Surat Pernyataan
Tanda Tangan	Materai Rp 10.000, Tanda Tangan, Nama Jelas, Jabatan	Oleh Pihak yang Menyatakan, di Atas Materai

Tabel ini bisa jadi panduan singkat saat kamu mulai menyusun draf suratnya.

Kesimpulan¶

Surat Pernyataan Beneficial Owner adalah dokumen krusial bagi koperasi di era transparansi dan kepatuhan ini. Dokumen ini tidak hanya memenuhi kewajiban regulasi yang bertujuan memerangi kejahatan finansial, tetapi juga meningkatkan kepercayaan pihak eksternal terhadap koperasi kamu. Proses identifikasi BO memang mungkin butuh telaah internal yang cermat, mengingat kekhasan struktur koperasi. Namun, dengan pemahaman yang benar mengenai konsep BO dan kriteria identifikasinya, serta mengikuti contoh format dan tips yang diberikan, koperasi kamu bisa menyusun surat pernyataan ini dengan akurat dan tepat. Memiliki dokumen ini ready dan up-to-date adalah langkah proaktif dalam menjaga reputasi baik koperasi dan kelancaran operasionalnya. Jangan tunda untuk mengurusnya!

Bagaimana pengalaman kamu mengurus surat pernyataan BO ini di koperasi? Atau ada pertanyaan lain seputar topik ini? Yuk, share di kolom komentar di bawah!