Panduan Lengkap: Contoh Surat Pemberitahuan ke Polsek & Cara Membuatnya!

Updated: 16 Mei, 2025 • 0 • min read

Table of Contents

Mungkin kamu pernah dengar atau bahkan berencana mengadakan sebuah acara yang mengundang banyak orang. Bisa itu acara komunitas, demonstrasi damai, konser kecil, atau kegiatan lain di muka umum. Nah, dalam banyak kasus di Indonesia, khususnya di kota-kota besar, kamu perlu memberi tahu pihak kepolisian, biasanya Polsek setempat, tentang rencana kegiatanmu ini. Tujuannya bukan untuk meminta izin, tapi lebih ke memberi tahu agar pihak berwajib bisa mengantisipasi dan membantu pengamanan atau pengaturan lalu lintas jika diperlukan. Ini penting banget loh biar acaramu berjalan lancar dan aman buat semua orang.

Surat Pemberitahuan Polsek adalah dokumen resmi yang kamu sampaikan kepada Polsek atau Polres (tergantung skala acaranya) untuk memberitahukan detail kegiatan yang akan kamu selenggarakan di wilayah hukum mereka. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa kamu sudah memberitahukan rencana kegiatanmu sesuai dengan prosedur yang berlaku. Jadi, ini bukan surat permohonan izin ya, tapi surat pemberitahuan. Beda tipis tapi penting artinya.

contoh surat pemberitahuan polsek
Image just for illustration

Kenapa Perlu Memberi Tahu Polsek? Ada Dasarnya Lho!¶

Mungkin kamu bertanya-tanya, “Kenapa sih mesti repot-repot kasih tahu polisi kalau mau bikin acara?”. Alasannya kuat, terutama kalau acaramu melibatkan banyak orang atau menggunakan fasilitas umum. Ada dasar hukumnya, lho. Salah satunya adalah Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1998 tentang Kemerdekaan Menyampaikan Pendapat di Muka Umum. Undang-undang ini memang mengatur hak warga negara untuk menyampaikan pendapat, tapi juga mengatur kewajiban untuk memberitahukan kegiatan tersebut kepada pihak berwajib.

Pemberitahuan ini bukan buat membatasi hak kamu, justru untuk melindungi dan memastikan kegiatanmu berjalan tertib dan tidak mengganggu hak orang lain. Polisi bisa membantu mengatur lalu lintas, mengamankan lokasi, atau bahkan memberikan saran-saran keamanan jika diperlukan. Bayangin kalau ada pawai besar tanpa pemberitahuan, bisa macet total dan chaos kan? Nah, pemberitahuan ini meminimalkan potensi masalah seperti itu. Jadi, ini demi kebaikan bersama, kok.

Kegiatan apa saja sih yang biasanya memerlukan surat pemberitahuan ini? Banyak! Mulai dari aksi damai atau demonstrasi, pawai, konser musik (meskipun di gedung kadang juga perlu, tergantung aturannya), acara olahraga yang melibatkan jalan umum, hingga kegiatan keagamaan atau sosial berskala besar di tempat terbuka. Pokoknya, kegiatan yang berpotensi mengumpulkan banyak orang atau menggunakan fasilitas publik secara signifikan.

Bagian-Bagian Penting dalam Surat Pemberitahuan¶

Sebelum masuk ke contohnya, ada baiknya kita paham dulu apa saja sih komponen wajib yang harus ada di dalam surat pemberitahuan ke Polsek. Mengetahui bagian-bagian ini bikin kamu lebih gampang saat menyusunnya. Kalau ada yang terlewat, suratmu bisa dianggap kurang lengkap dan prosesnya jadi terhambat. Jadi, perhatikan baik-baik ya setiap elemennya!

Secara umum, surat pemberitahuan ke Polsek isinya mirip-mirip surat resmi lainnya, tapi ada beberapa detail spesifik yang wajib banget dicantumkan terkait kegiatan yang akan kamu adakan. Berikut adalah daftar bagian pentingnya:

Bagian Surat	Deskripsi Singkat	Keterangan
Kepala Surat	Berisi kop surat jika dari organisasi/lembaga, atau identitas pengirim.	Buat personal bisa langsung tanggal dan lokasi.
Nomor Surat	Kode unik untuk pendokumentasian surat.	Jika dari organisasi, pasti punya nomor surat.
Lampiran	Berisi jumlah dokumen tambahan yang disertakan (KTP, proposal, susunan panitia).	Cantumkan jumlahnya, misal: 1 (satu) berkas.
Perihal	Inti dari maksud surat, yaitu pemberitahuan kegiatan.	Jelas dan singkat, misal: Pemberitahuan Pelaksanaan Kegiatan.
Tanggal Surat	Tanggal surat itu dibuat.	Pastikan tanggalnya sebelum hari H kegiatan ya!
Penerima	Alamat dan jabatan yang dituju.	Contoh: Kepada Yth. Kepala Kepolisian Sektor [Nama Polsek] di [Tempat].
Pembuka Surat	Sapaan atau kalimat pengantar.	Contoh: Dengan hormat, atau Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Isi Surat	Bagian paling penting, detail lengkap tentang kegiatan.	Ini detailnya banyak, dijelaskan di bawah.
Penutup Surat	Kalimat penutup seperti ucapan terima kasih atau harapan.	Contoh: Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan…
Pengirim/Penanggung Jawab	Nama jelas, jabatan (jika ada), dan tanda tangan.	Harus jelas siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
Tembusan	Pihak lain yang juga perlu diberi salinan surat (misal: Lurah, Camat).	Tidak selalu wajib, tergantung jenis dan lokasi kegiatan.

Nah, sekarang kita bahas lebih detail bagian Isi Surat, karena di sinilah kamu harus menjelaskan sejelas-jelasnya tentang acaramu. Detail ini krusial agar polisi bisa memahami dan menyiapkan langkah-langkah yang diperlukan.

Di bagian Isi Surat, kamu wajib mencantumkan:

Jenis Kegiatan: Sebutkan dengan jelas nama atau jenis kegiatanmu (misal: Aksi Damai, Pertandingan Olahraga, Konser Amal, Acara Komunitas).
Waktu Pelaksanaan: Hari, tanggal, dan jam mulai sampai selesai kegiatan. Tulis sejelas mungkin.
Tempat Pelaksanaan: Alamat lengkap atau lokasi spesifik kegiatan (misal: Depan Gedung DPR RI, Lapangan Monas, sepanjang Jalan Sudirman). Kalau bergerak (pawai/arak-arakan), sebutkan rute awalnya, rute yang dilalui, dan rute akhirnya.
Estimasi Jumlah Peserta: Perkirakan jumlah orang yang akan hadir atau ikut serta. Angka ini penting buat polisi memperkirakan pengamanan.
Tujuan Kegiatan: Jelaskan maksud dan tujuan kegiatanmu (misal: Menyuarakan aspirasi, Penggalangan dana, Memperingati hari tertentu).
Penanggung Jawab: Nama lengkap, nomor telepon, dan alamat penanggung jawab acara yang bisa dihubungi kapan saja. Ini orang yang akan berkoordinasi dengan polisi.
Perlengkapan/Atribut: Jika ada, sebutkan alat-alat yang akan digunakan, seperti sound system, panggung, spanduk, mobil komando, dll.
Susunan Acara (jika relevan): Untuk kegiatan yang terstruktur, bisa dilampirkan susunan acaranya.

Semakin detail kamu menjelaskan di bagian isi ini, semakin baik. Pihak kepolisian akan lebih mudah memahami dan mengambil langkah yang tepat untuk mendukung kelancaran dan keamanan acaramu.

Panduan Menyusun Surat Pemberitahuan¶

Menulis surat pemberitahuan ini sebenarnya nggak sulit kok, asal kamu tahu poin-poin penting yang harus ada dan menyampaikannya dengan jelas. Gunakan bahasa yang formal tapi mudah dimengerti. Jangan pakai singkatan yang nggak umum atau bahasa gaul ya, ini surat resmi.

Berikut beberapa tips praktis saat menyusun surat pemberitahuan Polsek:

Pastikan Semua Informasi Lengkap: Cek lagi daftar bagian penting di atas, pastikan tidak ada yang terlewat. Kelengkapan informasi adalah kunci.
Gunakan Bahasa yang Jelas dan Lugas: Sampaikan maksud dan detail kegiatanmu secara langsung tanpa bertele-tele. Hindari kalimat yang ambigu.
Sertakan Data Penanggung Jawab yang Akurat: Nomor telepon dan kontak penanggung jawab harus aktif dan mudah dihubungi. Ini penting kalau ada koordinasi mendadak dari pihak kepolisian.
Lampirkan Dokumen Pendukung: Biasanya minimal melampirkan fotokopi KTP penanggung jawab. Untuk acara yang lebih besar, mungkin perlu proposal kegiatan, susunan panitia, atau surat keterangan dari organisasi/lembaga. Tulis daftar lampiran ini di bagian Lampiran surat.
Ketik Rapi dan Cetak: Jangan tulis tangan ya, ketik suratnya di komputer dan cetak dengan rapi. Gunakan kertas HVS ukuran F4 atau A4.
Buat Beberapa Rangkap: Siapkan minimal dua atau tiga rangkap surat. Satu untuk diserahkan ke Polsek/Polres, satu untuk arsipmu, dan satu lagi mungkin untuk tembusan jika perlu. Saat menyerahkan ke Polsek, minta bukti tanda terima atau stempel di salah satu rangkapmu sebagai arsip.

Ingat, waktu penyerahan surat ini juga penting loh. UU No. 9 Tahun 1998 mengatur bahwa pemberitahuan disampaikan secara tertulis paling lambat 3x24 jam sebelum kegiatan dimulai. Jadi, jangan dadakan ya! Lebih baik lagi kalau kamu menyerahkannya jauh-jauh hari, misalnya seminggu sebelumnya, agar Polsek punya waktu lebih banyak untuk persiapan dan koordinasi.

Contoh Surat Pemberitahuan Polsek¶

Oke, sekarang sampailah kita pada bagian yang mungkin paling kamu tunggu: contoh suratnya! Contoh ini bisa kamu jadikan template atau panduan saat membuat surat pemberitahuanmu sendiri. Sesuaikan detailnya dengan kegiatan spesifik yang akan kamu adakan ya.

Anggap saja kita mau bikin acara “Konser Amal Musik Indie” di sebuah taman kota.

[Kop Surat Organisasi/Komunitas - Jika Ada]
[Nama Organisasi/Komunitas]
[Alamat Lengkap Organisasi/Komunitas]
[Nomor Telepon/Email Organisasi/Komunitas]

[Jika Perorangan/Tanpa Kop Surat, Langsung Bagian Ini]

Nomor: [Nomor Surat Organisasi/Komunitas - Jika Ada] / [Kode Bulan] / [Kode Tahun] / [Kode Lain]
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal: Pemberitahuan Pelaksanaan Kegiatan Konser Amal Musik Indie

Yogyakarta, 26 Oktober 2023

Kepada Yth.
Kepala Kepolisian Sektor [Nama Polsek Setempat]
di -
[Alamat Polsek Setempat]

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap: [Nama Lengkap Penanggung Jawab]
Nomor KTP: [Nomor KTP Penanggung Jawab]
Alamat Lengkap: [Alamat Lengkap Penanggung Jawab]
Nomor Telepon/HP: [Nomor Telepon/HP Penanggung Jawab yang Aktif]
Jabatan: [Contoh: Ketua Panitia Konser Amal]
Bertindak atas nama: [Contoh: Komunitas Pecinta Musik Indie]

Dengan ini memberitahukan bahwa kami akan menyelenggarakan kegiatan sebagai berikut:

Nama / Jenis Kegiatan: Konser Amal Musik Indie untuk Penggalangan Dana Korban Bencana Alam
Waktu Pelaksanaan:
Hari, Tanggal : Minggu, 19 November 2023
Pukul : 14.00 WIB s/d 21.00 WIB
Tempat Pelaksanaan:
Lokasi : Taman Kota [Nama Taman Kota]
Alamat : [Alamat Lengkap Taman Kota], [Nama Kecamatan], [Nama Kota/Kabupaten]
Estimasi Jumlah Peserta: Kurang Lebih 200 orang (termasuk panitia dan pengisi acara)
Tujuan Kegiatan: Menggalang dana untuk membantu korban bencana alam di [Nama Wilayah Bencana], meningkatkan kesadaran masyarakat tentang pentingnya berbagi, dan wadah ekspresi musisi indie lokal.
Penanggung Jawab Lapangan:
Nama Lengkap: [Nama Lengkap Penanggung Jawab Lapangan, bisa sama dengan penanggung jawab utama atau orang lain]
Nomor Telepon/HP: [Nomor Telepon/HP Penanggung Jawab Lapangan yang Aktif]
Perlengkapan yang Digunakan: Panggung sederhana, Sound System, Lighting, Genset, Spanduk, Tenda Konsumsi.
Susunan Acara Ringkas: Terlampir dalam Proposal Kegiatan.

Sehubungan dengan kegiatan tersebut di atas, kami mengharap bantuan dari pihak Kepolisian Sektor [Nama Polsek Setempat] untuk menjaga keamanan dan ketertiban selama acara berlangsung.

Sebagai kelengkapan, bersama surat ini kami lampirkan:
1. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) Penanggung Jawab.
2. Proposal Kegiatan Konser Amal Musik Indie.
3. Susunan Kepanitiaan.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Kota], 26 Oktober 2023

(Tanda Tangan Penanggung Jawab)

[Nama Lengkap Penanggung Jawab]
[Jabatan Penanggung Jawab]
[Nama Organisasi/Komunitas - Jika ada]

Tembusan: (Jika perlu, contoh)
1. Kepala Kelurahan [Nama Kelurahan]
2. Komandan Rayon Militer (Danramil) [Nomor Koramil]

Nah, itu dia contohnya. Kamu bisa modifikasi format dan isinya sesuai dengan kebutuhan acaramu. Pastikan semua kolom yang kosong diisi dengan data yang sebenarnya ya. Jangan sampai ada kesalahan penulisan nama, alamat, atau tanggal. Detail itu penting banget!

Proses Penyerahan Surat ke Polsek¶

Setelah suratmu selesai dibuat dan semua lampiran sudah siap, langkah selanjutnya adalah menyerahkannya ke Polsek atau Polres yang berwenang di lokasi acaramu. Bagaimana prosesnya?

Identifikasi Polsek/Polres yang Berwenang: Pastikan kamu menyerahkan surat ke Polsek atau Polres yang wilayah hukumnya mencakup lokasi kegiatanmu. Kalau acaramu skalanya besar atau melibatkan beberapa wilayah, mungkin perlu pemberitahuan ke Polres atau bahkan Polda. Tapi untuk acara di satu kecamatan, biasanya cukup ke Polsek setempat.
Datang Langsung: Sebaiknya datang langsung ke bagian pelayanan atau sekretariat Polsek/Polres pada jam kerja.
Sampaikan Maksud Kedatangan: Beritahu petugas yang berjaga bahwa kamu ingin menyerahkan surat pemberitahuan kegiatan.
Serahkan Surat: Berikan surat pemberitahuan dan lampiranmu kepada petugas. Siapkan beberapa rangkap.
Minta Tanda Terima: Ini PENTING. Minta petugas untuk memberikan tanda terima bahwa mereka sudah menerima suratmu. Biasanya, mereka akan memberikan stempel tanggal terima di salah satu rangkap suratmu dan kamu bisa menyimpannya sebagai bukti. Ini sangat berguna jika di kemudian hari ada pertanyaan atau masalah terkait pemberitahuan.
Simpan Bukti: Simpan baik-baik rangkap surat yang sudah distempel atau diberi tanda terima oleh Polsek. Ini adalah bukti legal bahwa kamu sudah memenuhi kewajiban pemberitahuan.

Proses ini biasanya tidak memakan waktu lama kok, asalkan suratmu sudah lengkap dan kamu datang pada jam kerja.

Hal-Hal Penting Lain yang Perlu Kamu Tahu¶

Ada beberapa hal lagi nih yang baiknya kamu tahu seputar surat pemberitahuan ini:

Pemberitahuan BUKAN Izin: Sekali lagi ditekankan, ini bukan surat izin. Kamu memberitahukan, bukan memohon izin untuk mengadakan acara. Undang-undang menjamin kemerdekaan berpendapat dan berkumpul, tapi dengan kewajiban memberitahukan.
Koordinasi Lanjutan: Setelah menerima suratmu, pihak Polsek mungkin akan menghubungi penanggung jawab untuk berkoordinasi lebih lanjut. Mereka mungkin ingin tahu lebih detail, memberikan saran keamanan, atau membahas pengaturan lalu lintas. Bersiaplah untuk dihubungi dan berkoordinasi dengan baik.
Konsekuensi Jika Tidak Memberi Tahu: Mengabaikan kewajiban pemberitahuan bisa berpotensi menimbulkan masalah. Pihak kepolisian bisa saja menganggap kegiatanmu ilegal atau berpotensi mengganggu ketertiban umum karena mereka tidak tahu ada kegiatan tersebut. Dalam kasus terburuk, kegiatanmu bisa dibubarkan jika dianggap mengganggu keamanan atau ketertiban. Jadi, jangan ambil risiko ya!
Jenis Kegiatan yang Pengecualian: Ada beberapa jenis kegiatan yang mungkin dikecualikan dari kewajiban pemberitahuan ini, misalnya acara keagamaan di tempat ibadah, acara adat, atau acara ilmiah di lingkungan terbatas (seperti di dalam gedung kampus atau aula). Namun, jika acara tersebut berpotensi melibatkan banyak orang di luar lokasi utama atau menggunakan fasilitas umum, sebaiknya tetap berkoordinasi atau memberi tahu pihak kepolisian demi keamanan dan ketertiban.
Perbedaan Polsek, Polres, Polda: Skala kegiatan menentukan ke mana kamu harus memberitahukan. Acara skala kecamatan cukup ke Polsek. Skala kota/kabupaten ke Polres. Skala provinsi ke Polda. Kalau kegiatanmu melintasi batas wilayah Polsek tapi masih dalam satu kota, biasanya cukup ke Polres. Jika ragu, tanyakan saja ke Polsek terdekat, mereka pasti bisa mengarahkan.

Fakta Menarik Seputar UU No. 9 Tahun 1998¶

Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1998 tentang Kemerdekaan Menyampaikan Pendapat di Muka Umum ini lahir di era reformasi. Kehadiran undang-undang ini jadi tonggak penting dalam demokrasi di Indonesia. Sebelumnya, menyampaikan pendapat atau berkumpul di muka umum cenderung dibatasi dan memerlukan izin yang ketat. UU ini mengubah paradigma dari izin menjadi pemberitahuan, yang menunjukkan pengakuan negara terhadap hak fundamental warga negara untuk berekspresi dan berkumpul. Ini fakta penting yang menunjukkan betapa fundamentalnya hak yang sedang kamu jalankan dengan cara memberi tahu polisi ini. Pemberitahuan ini adalah salah satu bentuk pelaksanaan hak tersebut, bukan pembatasan.

Hindari Kesalahan Umum Ini¶

Saat membuat dan menyerahkan surat pemberitahuan, beberapa kesalahan umum yang sering terjadi antara lain:

Terlambat Memberi Tahu: Jangan sampai suratmu diserahkan kurang dari 3x24 jam sebelum hari H. Aturan tetaplah aturan.
Informasi Tidak Lengkap/Salah: Nomor HP penanggung jawab tidak aktif, alamat lokasi kegiatan salah, atau jumlah peserta tidak realistis. Ini bisa menyulitkan koordinasi.
Tidak Menyertakan Lampiran Wajib: Lupa melampirkan fotokopi KTP penanggung jawab atau dokumen pendukung lainnya.
Tidak Meminta Tanda Terima: Ini fatal. Kamu jadi tidak punya bukti resmi bahwa sudah memberitahukan kegiatanmu.
Menganggap Pemberitahuan Sama dengan Izin: Pemahaman yang salah ini bisa membuatmu jadi pasif menunggu ‘izin’ padahal kewajibanmu hanya memberitahukan.

Dengan memahami bagian-bagian penting, panduan menyusun, contohnya, dan proses penyerahannya, kamu sekarang pasti lebih siap untuk membuat surat pemberitahuan ke Polsek untuk acaramu. Ini adalah langkah kecil namun penting untuk memastikan kegiatanmu berjalan lancar, aman, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Bagaimana menurutmu? Punya pengalaman mengurus surat pemberitahuan seperti ini? Atau mungkin ada pertanyaan yang masih mengganjal? Yuk, share pengalaman atau pertanyaanmu di kolom komentar di bawah!

Suratku