Panduan Lengkap Contoh Surat Resmi Sekolah MTs: Format, Struktur, & Contoh Nyata
Menulis surat resmi itu skill penting lho, apalagi buat lingkungan sekolah seperti Madrasah Tsanawiyah (MTs). Surat resmi bukan cuma secarik kertas, tapi alat komunikasi yang punya kekuatan hukum dan jadi arsip penting. Lewat surat resmi, sekolah bisa menyampaikan informasi penting ke orang tua/wali murid, instansi lain, atau bahkan ke internal guru dan staf. Jadi, formatnya harus benar dan isinya harus jelas, padat, dan nggak ambigu.
Image just for illustration
Surat resmi ini beda banget sama surat pribadi yang bisa pakai bahasa santai atau gaul. Bahasa yang dipakai di surat resmi itu baku, sopan, dan sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Selain itu, ada struktur atau bagian-bagian wajib yang harus ada supaya surat itu sah dan punya kekuatan sebagai dokumen resmi lembaga.
Pentingnya Surat Resmi di Lingkungan MTs¶
Kenapa sih sekolah MTs butuh surat resmi? Banyak alasannya. Pertama, sebagai bukti tertulis adanya komunikasi atau transaksi informasi. Kalau ada suratnya, semua jadi jelas dan bisa dipertanggungjawabkan di kemudian hari. Ini penting banget untuk keperluan administrasi dan dokumentasi sekolah.
Kedua, surat resmi menunjukkan profesionalisme lembaga pendidikan. MTs sebagai sebuah institusi formal perlu berkomunikasi secara formal juga dengan pihak luar maupun internalnya. Surat resmi mencerminkan kerapihan administrasi dan tata kelola sekolah yang baik.
Ketiga, surat resmi memastikan informasi tersampaikan dengan akurat kepada target penerima. Dengan format yang baku dan bahasa yang jelas, risiko salah paham bisa diminimalisir. Misalnya, surat pemberitahuan libur atau surat undangan rapat, semua detailnya harus clear supaya nggak ada yang ketinggalan info.
Keempat, surat resmi seringkali jadi syarat administrasi untuk berbagai keperluan. Contohnya, surat keterangan siswa aktif dibutuhkan untuk pengajuan beasiswa, pembuatan kartu identitas, atau pendaftaran ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi. Tanpa surat ini, urusan-urusan tersebut bisa terhambat.
Struktur Dasar Surat Resmi Sekolah¶
Setiap surat resmi, termasuk yang dikeluarkan oleh MTs, punya bagian-bagian pokok yang harus ada. Ini dia struktur umumnya:
Kepala Surat (Kop Surat)¶
Ini bagian paling atas. Isinya identitas lengkap lembaga yang mengeluarkan surat. Biasanya mencakup nama lembaga (misalnya, Kementerian Agama, Kantor Wilayah Provinsi …, Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota …, Madrasah Tsanawiyah Negeri/Swasta …), alamat lengkap, nomor telepon, email, dan website (jika ada). Ada juga logo lembaga di sebelah kiri atau kanan nama lembaga. Kop surat ini penting banget karena langsung memberitahu siapa pengirim suratnya.
Image just for illustration
Nomor Surat¶
Setiap surat resmi harus punya nomor unik. Tujuannya untuk memudahkan pengarsipan dan pelacakan surat. Format penomoran biasanya gabungan antara nomor urut surat, kode klasifikasi (misalnya, kode untuk undangan, pemberitahuan, dll.), singkatan nama lembaga, bulan (dalam angka Romawi), dan tahun. Contoh: Nomor: 123/MTs-ABCD/VII/2024.
Lampiran¶
Bagian ini diisi jika ada dokumen lain yang disertakan bersama surat utama. Kalau nggak ada lampiran, cukup ditulis ‘—’ atau ‘Nihil’. Jumlah lampiran juga disebutkan di sini, misalnya ‘Satu berkas’, ‘Satu lembar’, atau ‘Dua eksemplar’.
Hal (Perihal)¶
Menjelaskan inti atau pokok masalah dari surat secara singkat dan jelas dalam beberapa kata. Contoh: ‘Undangan Rapat Komite Sekolah’, ‘Pemberitahuan Kegiatan Pesantren Kilat’, ‘Permohonan Izin Kunjungan Edukasi’. Ini membantu penerima langsung tahu tujuan surat tanpa harus membaca isinya.
Tanggal Surat¶
Menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan ditandatangani. Biasanya ditulis lengkap, misalnya ‘Jakarta, 17 Juli 2024’. Penulisannya di pojok kanan atas atau di bawah bagian ‘Hal’.
Alamat Tujuan¶
Menuliskan kepada siapa surat itu ditujukan. Bisa perseorangan (dengan sebutan Bapak/Ibu Yth.) atau lembaga/jabatan (Yth. Kepala Kantor Kementerian Agama Kab. …). Tulis alamat lengkapnya juga di bawah nama atau jabatan tujuan.
Salam Pembuka¶
Ungkapan penghormatan sebelum masuk ke isi surat. Yang umum dipakai dalam surat resmi di Indonesia adalah “Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,” atau “Dengan hormat,”.
Isi Surat¶
Ini bagian utama surat yang menjelaskan maksud dan tujuan surat secara rinci. Isi surat harus lugas, jelas, dan nggak bertele-tele. Gunakan bahasa baku dan efektif. Isi surat biasanya terdiri dari beberapa paragraf:
* Paragraf pembuka: Menyampaikan dasar atau latar belakang surat (misalnya, “Menindaklanjuti surat edaran nomor…”, atau “Dalam rangka pelaksanaan program…”).
* Paragraf inti: Menjelaskan maksud utama surat (undangan, pemberitahuan, permohonan, dll.) beserta detail-detail terkait (tanggal, waktu, tempat, acara, persyaratan, dsb.).
* Paragraf penutup: Menyampaikan harapan atau ucapan terima kasih (misalnya, “Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”).
Salam Penutup¶
Ungkapan penutup sebelum tanda tangan. Yang umum digunakan adalah “Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,” atau “Hormat kami,”.
Jabatan Penulis¶
Menuliskan jabatan resmi orang yang bertanggung jawab atau menandatangani surat tersebut. Contoh: Kepala MTs …, Ketua Komite Sekolah MTs …
Tanda Tangan¶
Di atas nama terang, dibubuhkan tanda tangan pejabat yang mengeluarkan surat.
Nama Jelas¶
Menulis nama lengkap pejabat yang menandatangani surat.
Tembusan (jika ada)¶
Menunjukkan kepada siapa saja salinan surat ini disampaikan. Tujuannya untuk arsip atau pemberitahuan kepada pihak terkait lainnya yang tidak menjadi tujuan utama surat. Contoh: Tembusan: Yth. Kepala Kantor Kementerian Agama Kab. …; Arsip.
Setelah memahami strukturnya, mari kita lihat beberapa contoh surat resmi yang biasa dikeluarkan oleh sekolah MTs.
Berbagai Jenis Surat Resmi MTs dan Contohnya¶
Sekolah MTs mengeluarkan berbagai jenis surat resmi untuk keperluan yang berbeda-beda. Berikut adalah beberapa contoh umum beserta template-nya:
Surat Undangan Orang Tua/Wali Murid¶
Surat ini digunakan untuk mengundang orang tua atau wali murid untuk hadir dalam suatu acara atau pertemuan di sekolah.
Image just for illustration
Tujuannya bisa macam-macam, mulai dari rapat komite, pengambilan rapor, acara perpisahan, seminar, atau pertemuan untuk membahas perkembangan siswa. Penting untuk mencantumkan hari, tanggal, waktu, tempat, dan agenda acara secara jelas.
Contoh Template 1: Surat Undangan Rapat Komite Sekolah
[Kop Surat Resmi MTs]
MADRASAH TSANAWIYAH [NAMA MTs ANDA]
[Alamat Lengkap MTs Anda]
Telepon: [Nomor Telepon MTs Anda] | Email: [Email MTs Anda] | Website: [Website MTs Anda (jika ada)]
Nomor : [Nomor Surat]/[Kode Klasifikasi]/[Singkatan MTs]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : –
Hal : Undangan Rapat Komite Sekolah
[Tanggal Surat Ditulis], [Tanggal Bulan Tahun]
Yth.
Bapak/Ibu Wali Murid Kelas [Sebutkan Kelas Jika Spesifik, Atau "Seluruh Siswa"]
MTs [Nama MTs Anda]
di Tempat
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Dengan hormat,
Puji syukur kehadirat Allah SWT, shalawat serta salam semoga tercurah kepada Nabi Muhammad SAW.
Sehubungan dengan rencana pelaksanaan program kerja Komite Sekolah untuk tahun ajaran [Tahun Ajaran], kami pengurus Komite Sekolah MTs [Nama MTs Anda] mengundang Bapak/Ibu Wali Murid untuk hadir dalam rapat yang akan diselenggarakan pada:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Rapat]
Waktu : Pukul [Waktu Rapat] WIB
Tempat : [Lokasi Rapat, misal: Aula MTs]
Acara : [Sebutkan Agenda Rapat, misal: 1. Pembahasan Rencana Program Kerja Komite Sekolah, 2. Penggalangan Dana untuk Kegiatan Siswa, 3. Lain-lain]
Kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan demi kemajuan pendidikan putra/putri kita di Madrasah ini. Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk datang tepat waktu.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Hormat kami,
[Jabatan Penanda Tangan, misal: Ketua Komite Sekolah MTs]
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Penanda Tangan]
Surat undangan ini harus disampaikan beberapa hari sebelum acara agar orang tua punya cukup waktu untuk mengatur kehadiran. Pastikan nomor kontak sekolah tercantum jika ada orang tua yang ingin konfirmasi atau bertanya.
Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah¶
Surat ini berfungsi untuk memberitahukan orang tua/wali murid atau pihak lain mengenai adanya kegiatan yang akan dilaksanakan oleh sekolah. Kegiatan ini bisa berupa field trip, peringatan hari besar, perlombaan, pesantren kilat, atau perubahan jadwal pelajaran.
Image just for illustration
Informasi yang harus ada di surat ini mencakup jenis kegiatan, tujuan kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan, biaya (jika ada), perlengkapan yang harus dibawa siswa, dan kontak yang bisa dihubungi. Terkadang, surat ini juga menyertakan formulir persetujuan orang tua, terutama untuk kegiatan di luar sekolah.
Contoh Template 2: Surat Pemberitahuan Kegiatan Pesantren Kilat
[Kop Surat Resmi MTs]
MADRASAH TSANAWIYAH [NAMA MTs ANDA]
[Alamat Lengkap MTs Anda]
Telepon: [Nomor Telepon MTs Anda] | Email: [Email MTs Anda] | Website: [Website MTs Anda (jika ada)]
Nomor : [Nomor Surat]/[Kode Klasifikasi]/[Singkatan MTs]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : –
Hal : Pemberitahuan Kegiatan Pesantren Kilat
[Tanggal Surat Ditulis], [Tanggal Bulan Tahun]
Yth.
Bapak/Ibu Wali Murid Kelas [Sebutkan Kelas, misal: VII, VIII, IX]
MTs [Nama MTs Anda]
di Tempat
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Dengan hormat,
Dalam rangka mengisi kegiatan di bulan suci Ramadan [Tahun Hijriah], serta untuk meningkatkan keimanan dan ketakwaan siswa, MTs [Nama MTs Anda] akan menyelenggarakan kegiatan Pesantren Kilat.
Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pendalaman materi keagamaan dan pembiasaan ibadah bagi siswa selama bulan Ramadan.
Adapun detail pelaksanaan kegiatan adalah sebagai berikut:
Nama Kegiatan : Pesantren Kilat Ramadan [Tahun Hijriah]
Tema : [Sebutkan Tema, misal: "Membentuk Generasi Muslim yang Unggul dan Berakhlak Karimah di Bulan Penuh Berkah"]
Sasaran : Seluruh siswa/i Kelas [Sebutkan Kelas]
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Mulai] s.d. [Hari, Tanggal Selesai]
Waktu : Pukul [Waktu Mulai] s.d. [Waktu Selesai] WIB setiap hari
Tempat : [Lokasi Kegiatan, misal: Ruang Kelas & Musholla MTs]
Materi : [Sebutkan Garis Besar Materi, misal: Fiqih Puasa, Tilawah Al-Qur'an, Hafalan Surat Pendek, Adab dalam Islam]
Biaya : [Sebutkan Biaya Jika Ada, misal: Rp. [Jumlah] untuk modul dan konsumsi]
Perlengkapan : [Sebutkan Perlengkapan yang Wajib Dibawa, misal: Al-Qur'an, Mukena/Sarung, Alat Tulis, Pakaian Muslim]
Kami berharap Bapak/Ibu dapat mengizinkan putra/putri untuk mengikuti kegiatan ini demi kebaikan mereka. Apabila ada hal yang kurang jelas, Bapak/Ibu dapat menghubungi [Nama Petugas] di nomor [Nomor Telepon Petugas].
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Hormat kami,
[Jabatan Penanda Tangan, misal: Kepala MTs]
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Penanda Tanda Tangan]
Surat ini bisa jadi alat komunikasi yang efektif untuk memastikan semua wali murid mendapatkan informasi yang sama dan akurat.
Surat Keterangan Siswa Aktif¶
Surat ini merupakan dokumen resmi yang menyatakan bahwa seorang siswa benar-benar terdaftar dan masih aktif mengikuti kegiatan belajar mengajar di MTs tersebut pada tahun ajaran tertentu.
Image just for illustration
Surat keterangan siswa aktif seringkali dibutuhkan oleh siswa atau orang tua untuk berbagai keperluan, seperti:
* Pengajuan beasiswa.
* Pembuatan Kartu Identitas Anak (KIA).
* Syarat pendaftaran ke instansi lain (misal: kursus, ekstrakurikuler di luar sekolah).
* Persyaratan untuk mendapatkan bantuan sosial atau keringanan biaya tertentu.
* Pengurusan pindah sekolah (kadang dibutuhkan surat keterangan dari sekolah asal).
Contoh Template 3: Surat Keterangan Siswa Aktif
[Kop Surat Resmi MTs]
MADRASAH TSANAWIYAH [NAMA MTs ANDA]
[Alamat Lengkap MTs Anda]
Telepon: [Nomor Telepon MTs Anda] | Email: [Email MTs Anda] | Website: [Website MTs Anda (jika ada)]
Nomor : [Nomor Surat]/[Kode Klasifikasi]/[Singkatan MTs]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : –
Hal : Surat Keterangan Siswa Aktif
[Tanggal Surat Ditulis], [Tanggal Bulan Tahun]
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Kepala MTs]
NIP : [NIP Kepala MTs]
Jabatan : Kepala MTs [Nama MTs Anda]
Alamat : [Alamat Lengkap MTs Anda]
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama Lengkap : [Nama Lengkap Siswa]
Nomor Induk Siswa Nasional (NISN) : [NISN Siswa]
Nomor Induk Siswa (NIS) : [NIS Siswa (jika ada)]
Tempat, Tanggal Lahir : [Tempat, Tanggal Lahir Siswa]
Jenis Kelamin : [Laki-laki/Perempuan]
Nama Orang Tua/Wali : [Nama Orang Tua/Wali Siswa]
Kelas : [Kelas Siswa Saat Ini]
Semester : [Sebutkan Semester, misal: Ganjil/Genap]
Tahun Pelajaran : [Tahun Pelajaran Berjalan, misal: 2024/2025]
Bahwa nama tersebut di atas benar-benar terdaftar sebagai siswa aktif di Madrasah Tsanawiyah [Nama MTs Anda] pada Tahun Pelajaran [Tahun Pelajaran Berjalan].
Surat keterangan ini dikeluarkan atas permintaan yang bersangkutan untuk keperluan [Sebutkan Keperluan Siswa, misal: Persyaratan pengajuan Beasiswa, Persyaratan pembuatan Kartu Identitas Anak (KIA), Persyaratan pendaftaran].
Surat keterangan ini berlaku hingga tanggal [Tanggal Berakhirnya Keterangan, misal: Akhir Semester atau Akhir Tahun Pelajaran].
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
[Jabatan Penanda Tangan, misal: Kepala MTs]
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Penanda Tangan]
NIP. [NIP Kepala MTs]
Surat ini harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, biasanya Kepala Madrasah. Pastikan semua data siswa tercantum dengan benar sesuai dengan data di buku induk sekolah.
Surat Permohonan Izin (ke Instansi Lain)¶
Surat ini digunakan oleh sekolah MTs untuk mengajukan permohonan izin atau kerja sama dengan instansi atau pihak lain di luar sekolah.
Image just for illustration
Contohnya, permohonan izin untuk menggunakan fasilitas umum, permohonan izin kunjungan edukasi ke museum atau pabrik, permohonan bantuan dana, atau permohonan narasumber untuk acara di sekolah. Isi surat harus menjelaskan maksud permohonan secara rinci, tujuan, waktu, tempat, dan pihak-pihak yang terlibat dari sekolah.
Contoh Template 4: Surat Permohonan Izin Kunjungan Edukasi
[Kop Surat Resmi MTs]
MADRASAH TSANAWIYAH [NAMA MTs ANDA]
[Alamat Lengkap MTs Anda]
Telepon: [Nomor Telepon MTs Anda] | Email: [Email MTs Anda] | Website: [Website MTs Anda (jika ada)]
Nomor : [Nomor Surat]/[Kode Klasifikasi]/[Singkatan MTs]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : –
Hal : Permohonan Izin Kunjungan Edukasi
[Tanggal Surat Ditulis], [Tanggal Bulan Tahun]
Yth.
[Jabatan Pimpinan Instansi Tujuan]
[Nama Instansi Tujuan]
[Alamat Lengkap Instansi Tujuan]
di Tempat
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan wawasan siswa/i MTs [Nama MTs Anda] terkait dengan [Sebutkan Topik atau Mata Pelajaran yang Relevan], kami berencana mengadakan kegiatan kunjungan edukasi ke [Nama Instansi Tujuan].
Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pengalaman belajar di luar kelas yang diharapkan dapat menambah pemahaman siswa secara langsung mengenai [Sebutkan Relevansi Kunjungan dengan Topik/Pelajaran].
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan permohonan izin kunjungan edukasi yang rencananya akan kami laksanakan pada:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Kunjungan]
Waktu : Pukul [Waktu Mulai] s.d. [Waktu Selesai] WIB
Jumlah Peserta : [Jumlah Siswa] siswa/i didampingi oleh [Jumlah Guru] guru pendamping
Penanggung Jawab : [Nama Guru/Staf] ([Jabatan di Sekolah]) - Nomor Kontak: [Nomor Telepon]
Kami sangat menghargai kesempatan apabila Bapak/Ibu berkenan menerima kunjungan kami dan memberikan fasilitas serta informasi yang dibutuhkan selama kunjungan berlangsung. Kami siap mengikuti peraturan dan ketentuan yang berlaku di lingkungan [Nama Instansi Tujuan].
Besar harapan kami permohonan ini dapat dikabulkan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Hormat kami,
[Jabatan Penanda Tangan, misal: Kepala MTs]
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Penanda Tanda Tangan]
NIP. [NIP Kepala MTs]
Pastikan surat ini dikirim jauh-jauh hari sebelum tanggal pelaksanaan kunjungan, agar pihak instansi tujuan punya waktu untuk merespon permohonan.
Surat Edaran¶
Surat edaran digunakan untuk menyampaikan informasi, pengumuman, atau instruksi yang ditujukan kepada banyak pihak sekaligus, bisa kepada seluruh siswa, seluruh guru, seluruh staf, atau bahkan seluruh orang tua/wali murid.
Image just for illustration
Isi surat edaran harus ringkas dan mudah dipahami karena ditujukan untuk audiens yang luas. Contoh informasi yang disampaikan melalui surat edaran adalah perubahan kalender akademik, himbauan menjaga kebersihan, pemberitahuan tentang lomba atau kegiatan tertentu, atau aturan baru di sekolah.
Contoh Template 5: Surat Edaran Libur Akhir Semester
[Kop Surat Resmi MTs]
MADRASAH TSANAWIYAH [NAMA MTs ANDA]
[Alamat Lengkap MTs Anda]
Telepon: [Nomor Telepon MTs Anda] | Email: [Email MTs Anda] | Website: [Website MTs Anda (jika ada)]
Nomor : [Nomor Surat]/[Kode Klasifikasi]/[Singkatan MTs]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : –
Hal : Edaran Libur Akhir Semester
[Tanggal Surat Ditulis], [Tanggal Bulan Tahun]
Yth.
Bapak/Ibu Guru, Staf, Siswa/i, dan Wali Murid
MTs [Nama MTs Anda]
di Tempat
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Dengan hormat,
Menindaklanjuti kalender pendidikan Tahun Pelajaran [Tahun Pelajaran], dengan ini diberitahukan kepada seluruh Bapak/Ibu Guru, Staf, Siswa/i, dan Wali Murid MTs [Nama MTs Anda] bahwa libur akhir semester [Sebutkan: Ganjil/Genap] akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Mulai Libur] s.d. [Hari, Tanggal Selesai Libur] [Bulan] [Tahun]
Siswa/i akan kembali masuk sekolah dan memulai semester [Sebutkan: Genap/Berikutnya] pada:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Masuk Kembali] [Bulan] [Tahun]
Selama masa libur, kami berharap siswa/i dapat memanfaatkan waktu untuk beristirahat, berkumpul dengan keluarga, dan melakukan kegiatan positif yang bermanfaat.
Kepada seluruh civitas akademika dan wali murid, kami mengucapkan selamat berlibur.
Demikian edaran ini disampaikan untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan sebagaimana mestinya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Hormat kami,
[Jabatan Penanda Tangan, misal: Kepala MTs]
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Penanda Tanda Tangan]
NIP. [NIP Kepala MTs]
Surat edaran biasanya ditempel di papan pengumuman sekolah, dibagikan kepada siswa untuk disampaikan ke orang tua, atau dikirim melalui grup komunikasi resmi sekolah (misal: grup WhatsApp wali murid).
Surat Panggilan Orang Tua/Wali Murid (Masalah Akademik/Kedisiplinan)¶
Surat ini digunakan ketika sekolah perlu memanggil orang tua/wali murid ke sekolah untuk membahas masalah spesifik terkait siswa, baik itu masalah akademik (penurunan prestasi, kesulitan belajar) maupun masalah kedisiplinan (pelanggaran tata tertib).
Image just for illustration
Nada surat ini harus tetap profesional dan berfokus pada penyelesaian masalah serta kerja sama antara sekolah dan orang tua. Hindari bahasa yang menyudutkan. Sebutkan nama siswa, kelasnya, dan secara umum alasan pemanggilan (tanpa harus terlalu detail di surat jika sangat sensitif, detailnya bisa dibahas saat pertemuan). Pastikan mencantumkan kapan dan di mana pertemuan akan diadakan, serta siapa yang harus ditemui.
Contoh Template 6: Surat Panggilan Orang Tua/Wali Murid
[Kop Surat Resmi MTs]
MADRASAH TSANAWIYAH [NAMA MTs ANDA]
[Alamat Lengkap MTs Anda]
Telepon: [Nomor Telepon MTs Anda] | Email: [Email MTs Anda] | Website: [Website MTs Anda (jika ada)]
Nomor : [Nomor Surat]/[Kode Klasifikasi]/[Singkatan MTs]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : –
Hal : Panggilan Orang Tua/Wali Murid
[Tanggal Surat Ditulis], [Tanggal Bulan Tahun]
Yth.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali dari Ananda [Nama Lengkap Siswa]
Kelas [Kelas Siswa]
MTs [Nama MTs Anda]
di Tempat
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Dengan hormat,
Menindaklanjuti observasi dan evaluasi kami terkait dengan perkembangan belajar/kedisiplinan Ananda [Nama Lengkap Siswa] siswa kelas [Kelas Siswa] MTs [Nama MTs Anda], kami memandang perlu untuk mengadakan pertemuan dengan Bapak/Ibu selaku orang tua/wali.
Tujuan pertemuan ini adalah untuk mendiskusikan dan mencari solusi terbaik demi kemajuan belajar serta pembentukan karakter Ananda [Nama Lengkap Siswa].
Oleh karena itu, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir di sekolah pada:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Pertemuan]
Waktu : Pukul [Waktu Pertemuan] WIB
Tempat : Ruang [Sebutkan Ruang, misal: Ruang Guru/Ruang BK]
Bertemu dengan : [Nama Guru/Staf yang akan ditemui, misal: Guru Kelas/Wali Kelas, Guru BK, Kepala Sekolah]
Mengingat pentingnya pertemuan ini demi perkembangan Ananda, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.
Demikian surat panggilan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Hormat kami,
[Jabatan Penanda Tangan, misal: Kepala MTs]
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Penanda Tanda Tangan]
NIP. [NIP Kepala MTs]
Surat ini sebaiknya disampaikan melalui cara yang dipastikan sampai dan diterima oleh orang tua, misalnya melalui siswa dengan bukti terima, atau dikirim langsung ke alamat rumah.
Surat Keterangan Lulus/Menamatkan Pendidikan (Sementara)¶
Khusus untuk siswa kelas akhir (biasanya kelas 9), setelah mereka menyelesaikan seluruh rangkaian ujian dan dinyatakan lulus, sekolah akan mengeluarkan surat keterangan lulus sementara. Surat ini berfungsi sebagai pengganti ijazah yang asli sebelum ijazah tersebut diterbitkan oleh Kementerian Agama.
Image just for illustration
Surat keterangan lulus sementara ini sangat penting bagi siswa yang ingin segera mendaftar ke jenjang pendidikan berikutnya (SMA/SMK/MA) atau untuk keperluan administrasi lainnya yang membutuhkan bukti kelulusan. Surat ini harus mencantumkan identitas siswa, status kelulusan, tahun ajaran, dan pernyataan bahwa surat ini berlaku sampai ijazah asli diterbitkan.
Contoh Template 7: Surat Keterangan Lulus Sementara
[Kop Surat Resmi MTs]
MADRASAH TSANAWIYAH [NAMA MTs ANDA]
[Alamat Lengkap MTs Anda]
Telepon: [Nomor Telepon MTs Anda] | Email: [Email MTs Anda] | Website: [Website MTs Anda (jika ada)]
Nomor : [Nomor Surat]/[Kode Klasifikasi]/[Singkatan MTs]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : –
Hal : Surat Keterangan Lulus Sementara
[Tanggal Surat Ditulis], [Tanggal Bulan Tahun]
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Kepala MTs]
NIP : [NIP Kepala MTs]
Jabatan : Kepala MTs [Nama MTs Anda]
Alamat : [Alamat Lengkap MTs Anda]
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama Lengkap : [Nama Lengkap Siswa]
Nomor Induk Siswa Nasional (NISN) : [NISN Siswa]
Nomor Induk Siswa (NIS) : [NIS Siswa (jika ada)]
Tempat, Tanggal Lahir : [Tempat, Tanggal Lahir Siswa]
Nama Orang Tua/Wali : [Nama Orang Tua/Wali Siswa]
Nomor Peserta Ujian : [Nomor Peserta Ujian Siswa]
Berdasarkan hasil rapat pleno dewan guru MTs [Nama MTs Anda] pada tanggal [Tanggal Rapat Kelulusan] tentang penetapan kelulusan siswa/i Kelas IX Tahun Pelajaran [Tahun Pelajaran], nama tersebut di atas dinyatakan **LULUS** dan telah menamatkan pendidikan di Madrasah Tsanawiyah [Nama MTs Anda].
Surat Keterangan Lulus Sementara ini dibuat sebagai bukti kelulusan yang sah sebelum diterbitkannya Ijazah asli oleh Kementerian Agama Republik Indonesia.
Surat keterangan ini berlaku sampai dengan diterbitkannya Ijazah asli.
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
[Jabatan Penanda Tangan, misal: Kepala MTs]
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Penanda Tanda Tangan]
NIP. [NIP Kepala MTs]
Penting untuk dicatat bahwa setiap surat keterangan lulus sementara biasanya punya masa berlaku terbatas dan akan digantikan oleh ijazah asli.
Tips Menulis Surat Resmi MTs yang Baik dan Benar¶
Menulis surat resmi bukan cuma soal mengisi template. Ada beberapa tips yang bisa membantu membuat surat resmi sekolah MTs jadi lebih efektif dan profesional:
- Gunakan Bahasa yang Baku dan Jelas: Hindari singkatan yang tidak umum, kata-kata gaul, atau bahasa yang ambigu. Pakai kata-kata yang tepat dan mudah dipahami oleh penerima surat.
- Perhatikan Ejaan dan Tata Bahasa: Surat resmi mencerminkan kredibilitas lembaga. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan (typo), ejaan, atau tata bahasa sesuai PUEBI. Koreksi kembali sebelum ditandatangani dan dikirim.
- Format Rapi dan Terstruktur: Atur tata letak surat dengan rapi. Gunakan spasi yang konsisten, margin yang sesuai, dan pastikan setiap bagian surat (kop, nomor, hal, isi, dll.) berada di posisi yang semestinya. Font yang umum digunakan adalah Times New Roman atau Arial dengan ukuran 11 atau 12.
- Informasi Lengkap dan Akurat: Pastikan semua informasi penting terkait tujuan surat (tanggal, waktu, tempat, agenda, nama, dll.) tercantum dengan lengkap dan akurat. Kesalahan informasi bisa menimbulkan kebingungan atau masalah.
- Nomor Surat dan Arsip: Selalu gunakan sistem penomoran surat yang teratur dan buat salinan (arsip) untuk setiap surat resmi yang dikeluarkan. Ini penting untuk dokumentasi dan memudahkan pencarian di kemudian hari.
- Gunakan Kop Surat Resmi: Jangan pernah menggunakan kertas kosong tanpa kop surat untuk surat resmi. Kop surat adalah identitas lembaga yang sah.
- Tanda Tangan dan Cap Basah: Surat resmi dikatakan sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan dibubuhi cap atau stempel basah lembaga.
- Sesuai Tujuan dan Penerima: Sesuaikan gaya bahasa dan tingkat detail informasi dengan siapa surat itu ditujukan. Surat untuk orang tua mungkin perlu sedikit lebih deskriptif, sementara surat untuk instansi lain harus sangat formal dan to-the-point.
Fakta Menarik Seputar Surat Resmi Sekolah¶
- Tahukah kamu? Dulu, sebelum ada mesin tik apalagi komputer, surat resmi ditulis tangan oleh juru tulis khusus. Kerapihan tulisan tangan sangat menentukan kualitas surat!
- Nomor surat itu penting banget sebagai bukti kalau surat itu benar-benar dikeluarkan oleh lembaga pada tanggal tersebut dan tercatat dalam daftar keluar surat. Kalau surat hilang atau disalahgunakan, nomornya bisa dilacak.
- Di era digital, sekolah mulai beradaptasi dengan mengirim surat resmi dalam bentuk digital (file PDF) melalui email atau platform komunikasi resmi. Namun, keabsahan surat digital ini biasanya tetap memerlukan tanda tangan digital atau scankopian surat bertanda tangan asli.
- Kode klasifikasi pada nomor surat (misalnya, kode untuk undangan, kode untuk permohonan) itu bagian dari sistem tata kearsipan nasional atau internal lembaga. Fungsinya biar arsip surat gampang dikelola dan dicari berdasarkan jenisnya.
Kesimpulan¶
Surat resmi adalah elemen krusial dalam administrasi dan komunikasi di lingkungan MTs. Memahami struktur dasarnya, mengetahui berbagai jenis surat yang umum digunakan, dan mampu menuliskannya dengan baik dan benar adalah keterampilan penting bagi staf administrasi maupun pimpinan sekolah. Dengan surat resmi yang tertata rapi, jelas, dan akurat, komunikasi sekolah akan berjalan lancar, tertib administrasi terjaga, dan kredibilitas lembaga pun semakin meningkat. Semoga panduan dan contoh-contoh di atas bisa jadi referensi yang bermanfaat ya!
Apakah kamu pernah punya pengalaman menarik terkait surat resmi dari sekolah, baik saat jadi siswa atau orang tua? Atau mungkin ada jenis surat resmi lain yang sering dikeluarkan MTs tapi belum dibahas di sini? Yuk, berbagi pengalaman atau pertanyaan di kolom komentar di bawah!
Posting Komentar