Panduan Lengkap Contoh Surat Perjanjian Kerjasama Brand Ambassador (Format Doc)

Daftar Isi

Memilih seseorang untuk mewakili brand kamu sebagai brand ambassador itu keputusan besar, lho. Ibaratnya, mereka jadi wajah dari brand atau bisnismu di mata publik. Nah, biar kerja sama ini lancar, profesional, dan nggak ada salah paham di kemudian hari, dibutuhkan dokumen resmi yang namanya Surat Perjanjian Kerjasama Brand Ambassador. Biasanya sih, formatnya pakai file .doc biar gampang diedit dan dibagikan.

Surat perjanjian ini bukan cuma formalitas, tapi nyawa dari hubungan kerja antara brand dan ambassador. Di dalamnya tercatat jelas hak dan kewajiban masing-masing pihak, durasi kerja sama, sampai ke soal kompensasi. Bayangin aja kalau nggak ada surat ini, bisa-bisa ada miskomunikasi soal target posting, fee pembayaran, atau bahkan penggunaan konten. Makanya, penting banget untuk punya dokumen yang solid ini.

Komponen Kunci dalam Contoh Surat Perjanjian¶

Setiap surat perjanjian brand ambassador mungkin punya format atau urutan yang sedikit beda, tapi ada beberapa komponen inti yang wajib ada. Ini dia bagian-bagian yang biasanya kamu temukan dalam contoh surat perjanjian kerjasama brand ambassador, terutama yang berformat .doc karena fleksibilitasnya:

Judul Perjanjian¶

Bagian paling atas yang jelas menyatakan jenis perjanjian ini. Contohnya: “SURAT PERJANJIAN KERJASAMA BRAND AMBASSADOR” atau “PERJANJIAN KERJASAMA PROMOSI DAN KEPATUTAN BRAND AMBASSADOR”. Judul ini harus spesifik biar langsung ketahuan isi dokumennya tentang apa.

Identitas Para Pihak¶

Ini bagian krusial di mana kamu mencatat data lengkap kedua belah pihak yang terikat perjanjian. Siapa yang jadi brand (biasanya nama perusahaan/badan usaha) dan siapa yang jadi brand ambassador (nama individu atau agensi). Data yang dicatat meliputi:

• Nama Lengkap (untuk individu) atau Nama Badan Usaha (untuk perusahaan).
• Alamat Lengkap.
• Nomor Induk Berusaha (NIB) atau Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) jika ada.
• Nomor Telepon dan Alamat Email yang aktif.
• Jabatan atau Kedudukan (misalnya, Direktur untuk perusahaan).

Pencatatan identitas yang akurat ini penting banget untuk memastikan legalitas perjanjian dan kejelasan siapa yang bertanggung jawab. Jangan sampai ada data yang keliru ya, karena bisa berakibat fatal di kemudian hari.

Image just for illustration

Latar Belakang atau Konsiderans¶

Bagian ini menjelaskan mengapa perjanjian ini dibuat. Biasanya berisi kalimat pengantar yang menyebutkan bahwa Pihak Pertama (brand) ingin menunjuk Pihak Kedua (brand ambassador) untuk mempromosikan produk/layanannya, dan Pihak Kedua bersedia menerima penunjukan tersebut. Ini semacam mukadimah yang menjelaskan konteks kerja sama.

Bagian latar belakang ini membantu memberikan gambaran umum mengenai tujuan dari perjanjian yang akan ditandatangani. Meskipun kadang dianggap kurang vital dibanding klausul-klausul utama, ini bisa sangat membantu dalam interpretasi perjanjian jika di kemudian hari ada perbedaan pendapat mengenai tujuan awal kerja sama. Jadi, pastikan bagian ini ditulis dengan jelas dan menggambarkan niat baik kedua pihak.

Ruang Lingkup Kerjasama¶

Nah, ini salah satu bagian paling penting. Di sini dijelaskan secara detail apa saja yang harus dilakukan oleh brand ambassador. Seberapa sering posting, di platform mana saja, jenis kontennya seperti apa (foto, video, live, story), hashtag apa yang wajib dipakai, pesan kunci apa yang harus disampaikan, dan lain sebagainya.

Detail di bagian ini sangat menentukan keberhasilan kampanye brand kamu. Semakin spesifik, semakin kecil kemungkinan terjadinya miskomunikasi atau output yang tidak sesuai harapan. Misalnya, kamu bisa mencantumkan “Melakukan minimal 4 kali post di Instagram feed per bulan dengan format foto dan caption yang telah disetujui,” atau “Melakukan minimal 2 kali story per minggu yang menampilkan penggunaan produk X.”

Jangka Waktu Perjanjian¶

Setiap kerja sama pasti ada batas waktunya. Di bagian ini, kamu mencantumkan durasi perjanjian. Mulai tanggal berapa sampai tanggal berapa kerja sama ini berlaku. Bisa 3 bulan, 6 bulan, 1 tahun, atau sesuai kesepakatan.

Penting juga untuk mempertimbangkan opsi perpanjangan. Apakah perjanjian ini bisa diperpanjang secara otomatis, atau perlu negosiasi ulang dan penandatanganan perjanjian baru? Mencantumkan mekanisme perpanjangan di awal bisa menghindarkan kebingungan saat masa berlaku perjanjian akan habis. Kejelasan jangka waktu memberikan kepastian bagi kedua pihak untuk merencanakan strategi masing-masing.

Hak dan Kewajiban Para Pihak¶

Ini adalah inti dari perjanjian, di mana hak yang satu adalah kewajiban bagi yang lain, begitu pula sebaliknya.

Hak Brand:
* Mendapatkan promosi sesuai kesepakatan.
* Menyetujui atau menolak konsep/konten yang akan dipublikasikan oleh ambassador.
* Menggunakan nama/citra ambassador untuk keperluan promosi brand selama masa perjanjian (sesuai batasan yang disepakati).
* Mendapatkan laporan atau insight dari kegiatan promosi ambassador.

Kewajiban Brand:
* Memberikan kompensasi sesuai kesepakatan (gaji, produk gratis, komisi, dll.).
* Memberikan brief atau panduan yang jelas kepada ambassador.
* Memberikan produk atau layanan yang akan dipromosikan jika relevan.
* Menyediakan materi promosi jika dibutuhkan.

Hak Brand Ambassador:
* Mendapatkan kompensasi sesuai kesepakatan.
* Mendapatkan brief yang jelas dari brand.
* Menggunakan produk/layanan brand sesuai kebutuhan promosi.
* Mendapatkan pengakuan atas konten yang dibuat (jika disepakati).

Kewajiban Brand Ambassador:
* Melakukan promosi sesuai ruang lingkup dan brief yang diberikan.
* Menjaga citra positif brand.
* Tidak membuat konten yang merugikan atau mencemarkan nama baik brand.
* Melaporkan hasil atau insight dari kegiatan promosi.
* Tidak bekerja sama dengan brand pesaing selama masa perjanjian (klausul non-kompetisi).

Image just for illustration

Detail di bagian ini sangat penting untuk mencegah konflik. Pastikan setiap poin hak dan kewajiban dirumuskan dengan sangat spesifik. Misalnya, terkait penggunaan citra ambassador, jelaskan untuk media apa saja, durasinya berapa lama setelah perjanjian berakhir (jika ada), dan batasan penggunaannya.

Kompensasi¶

Ini adalah bagian paling dinantikan oleh brand ambassador. Di sini dijelaskan secara rinci bentuk dan jadwal pembayaran kompensasi. Kompensasi bisa berupa:

• Honorarium tetap (gaji bulanan).
• Pembayaran per konten/postingan.
• Produk gratis atau diskon khusus.
• Komisi berdasarkan penjualan yang dihasilkan (menggunakan kode promo unik, link affiliate, dll.).
• Campuran dari beberapa bentuk kompensasi di atas.

Jadwal pembayaran juga wajib dicantumkan dengan jelas. Apakah di awal, di akhir bulan, atau setelah target tertentu tercapai? Mekanisme pembayarannya bagaimana? Transfer bank? Kapan batas waktu pembayarannya? Semua harus detail agar tidak ada keterlambatan atau perselisihan pembayaran.

Misalnya, “Pihak Pertama akan membayar honorarium sebesar Rp X.XXX.XXX,- setiap tanggal 5 di bulan berikutnya melalui transfer bank ke rekening Pihak Kedua yang telah terdaftar.” atau “Kompensasi berupa produk senilai Rp Y.YYY.YYY,- akan dikirimkan setiap bulan ke alamat Pihak Kedua.”

Kepemilikan Konten dan Hak Cipta¶

Siapa yang memiliki konten yang dibuat oleh brand ambassador selama masa kerja sama? Apakah brand ambassador tetap memilikinya, atau hak penggunaan (atau bahkan kepemilikan penuh) berpindah ke brand? Bagian ini harus menjelaskan secara eksplisit mengenai hal ini.

Biasanya, brand akan meminta hak penggunaan atas konten tersebut untuk keperluan promosi mereka sendiri (di website, media sosial brand, iklan, dll.). Jangka waktu penggunaan ini juga perlu diatur. Apakah hanya selama masa perjanjian, atau permanen? Bagaimana jika brand ingin mengadaptasi atau memodifikasi konten tersebut? Semua detail ini harus jelas tercatat.

Klausul ini sangat penting, terutama di era digital di mana konten visual begitu berharga. Kejelasan mengenai hak cipta dan kepemilikan mencegah brand ambassador keberatan jika kontennya digunakan kembali oleh brand, atau sebaliknya, mencegah brand ambassador mengklaim konten yang seharusnya menjadi hak brand.

Klausul Kerahasiaan (Confidentiality)¶

Seringkali, brand ambassador akan mendapatkan informasi rahasia mengenai produk baru, strategi pemasaran, atau data internal brand. Klausul kerahasiaan ini mengikat ambassador untuk tidak membocorkan informasi tersebut kepada pihak ketiga, baik selama masa perjanjian maupun setelah perjanjian berakhir.

Cakupannya bisa bervariasi, mulai dari informasi produk yang belum rilis, strategi kampanye yang sedang berjalan, data penjualan, hingga terms spesifik dalam perjanjian itu sendiri. Durasi kerahasiaan juga perlu dicantumkan, apakah berlaku selamanya atau hanya untuk jangka waktu tertentu setelah perjanjian selesai.

Klausul Non-Kompetisi¶

Klausul ini melarang brand ambassador untuk bekerja sama atau mempromosikan brand atau produk yang merupakan pesaing langsung selama masa perjanjian. Ini penting untuk menjaga eksklusivitas dan efektivitas promosi.

Definisi “pesaing” harus jelas. Apakah hanya pesaing di kategori produk yang sama, atau lebih luas? Klausul ini harus dirancang dengan hati-hati agar tidak terlalu membatasi ruang gerak ambassador di luar kerja sama dengan brand kamu, namun tetap melindungi kepentingan brand.

Pengakhiran Perjanjian¶

Bagian ini mengatur bagaimana perjanjian bisa berakhir sebelum masa berlakunya habis. Apa saja kondisi yang memungkinkan salah satu pihak mengakhiri perjanjian secara sepihak?

Contoh kondisi yang memungkinkan pengakhiran:
* Salah satu pihak melanggar klausul penting dalam perjanjian.
* Brand ambassador melakukan tindakan yang mencemarkan nama baik brand.
* Terjadi Force Majeure (keadaan kahar) yang membuat kerja sama tidak bisa dilanjutkan.
* Kesepakatan bersama antara kedua pihak.

Mekanisme pengakhiran juga perlu dicantumkan. Misalnya, pemberian surat pemberitahuan (surat peringatan) sebelum pengakhiran, jangka waktu pemberitahuan, dan konsekuensi finansial atau hukum jika pengakhiran dilakukan secara tidak sah.

Image just for illustration

Force Majeure (Keadaan Kahar)¶

Klausul ini menjelaskan apa yang terjadi jika terjadi peristiwa luar biasa yang tidak dapat diprediksi dan di luar kendali kedua pihak, seperti bencana alam, perang, pandemik, atau kebijakan pemerintah yang berdampak signifikan pada pelaksanaan perjanjian.

Biasanya, kondisi force majeure bisa menunda kewajiban kedua pihak atau bahkan menyebabkan perjanjian berakhir tanpa ada sanksi. Penting untuk mendefinisikan apa saja yang termasuk dalam force majeure dalam konteks perjanjian ini.

Hukum yang Berlaku dan Penyelesaian Sengketa¶

Perjanjian ini dibuat berdasarkan hukum apa? Biasanya hukum yang berlaku di negara tempat perjanjian ditandatangani atau domisili brand. Dan jika terjadi perselisihan di kemudian hari, bagaimana cara menyelesaikannya?

Mekanisme penyelesaian sengketa bisa melalui musyawarah mufakat, mediasi, arbitrase, atau melalui jalur pengadilan. Mencantumkan preferensi penyelesaian sengketa di awal bisa menghemat waktu dan biaya jika ada masalah di kemudian hari. Banyak perjanjian memilih jalur non-litigasi (di luar pengadilan) terlebih dahulu sebelum membawa masalah ke meja hijau.

Penutup dan Tanda Tangan¶

Bagian ini menyatakan bahwa perjanjian ini dibuat dengan sadar, tanpa paksaan, dan mengikat kedua belah pihak. Kemudian diikuti dengan tempat, tanggal pembuatan perjanjian, nama lengkap, dan tanda tangan kedua pihak di atas materai yang cukup.

Penggunaan materai penting untuk memberikan kekuatan hukum tambahan pada dokumen tersebut, menunjukkan bahwa dokumen ini serius dan diakui secara legal.

Mengapa Format .Doc Populer?¶

Format file .doc (atau .docx) dari Microsoft Word sangat populer untuk dokumen hukum seperti surat perjanjian. Alasannya simpel:
1. Kemudahan Edit: Sangat mudah untuk menyesuaikan template dengan detail spesifik setiap kerja sama.
2. Kompatibilitas: Hampir semua komputer punya software untuk membuka file ini.
3. Format Bebas: Kamu bisa mengatur layout, font, dan tabel sesuka hati.

Meskipun mudah diedit, pastikan setelah final, dokumen tersebut disimpan dalam format yang lebih sulit diubah seperti PDF saat dibagikan untuk ditandatangani secara elektronik atau dicetak.

Tips Menyusun atau Mereview Surat Perjanjian¶

• Gunakan Bahasa yang Jelas: Hindari jargon hukum yang terlalu rumit jika tidak perlu. Pastikan kedua pihak memahami setiap klausul.
• Spesifik itu Penting: Jangan gunakan kalimat yang terlalu umum. Detailkan semua ekspektasi, mulai dari jumlah posting, deadline, caption yang wajib ada, sampai cara pelaporan hasil.
• Pertimbangkan Skenario Terburuk: Apa yang terjadi jika ambassador melanggar kontrak? Apa konsekuensinya? Bagaimana jika brand tidak memenuhi kewajibannya? Atur semuanya di awal.
• Libatkan Profesional: Jika kerja sama melibatkan nilai besar atau jangka waktu lama, sangat disarankan untuk meminta bantuan pengacara atau konsultan hukum untuk menyusun atau mereview draf perjanjian.
• Komunikasi: Sebelum menandatangani, pastikan kedua pihak sudah mendiskusikan dan menyepakati semua poin dalam draf perjanjian. Jangan ragu bertanya jika ada yang kurang jelas.

Evolusi Perjanjian Brand Ambassador di Era Digital¶

Dulu, brand ambassador mungkin hanya selebriti atau tokoh publik terkenal yang dikontrak untuk jangka waktu lama dengan bayaran fantastis. Perjanjiannya cenderung sangat kaku dan formal. Sekarang, dengan munculnya influencer di berbagai platform digital, kerja sama brand ambassador jadi lebih beragam.

Perjanjiannya pun ikut beradaptasi. Muncul klausul-klausul baru terkait:
* Penggunaan Platform Tertentu: Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Blog, dll.
* Disclosure Iklan: Kewajiban ambassador untuk secara jelas menyatakan bahwa posting-annya adalah iklan/berbayar, sesuai regulasi yang berlaku (misalnya #ad, #sponsored).
* Authenticity: Harapan agar ambassador tetap otentik dan relate dengan audiensnya meskipun sedang mempromosikan brand.
* Performance Metrics: Pengukuran keberhasilan berdasarkan jumlah reach, engagement, conversion, atau metrik lainnya. Ini bisa mempengaruhi bentuk kompensasi (misalnya, ada bonus jika target tercapai).
* Usage Rights untuk Konten: Hak penggunaan konten yang dibuat ambassador oleh brand untuk keperluan promosi brand itu sendiri.

Fakta menariknya, di beberapa negara, perjanjian dengan influencer (yang notabene banyak berperan sebagai brand ambassador digital) sudah mulai diatur lebih ketat oleh pemerintah terkait transparansi iklan dan perlindungan konsumen. Ini menunjukkan betapa pentingnya peran brand ambassador di era modern.

Tabel Ringkasan Struktur Perjanjian¶

Biar gampang dipahami, ini gambaran struktur dasar surat perjanjian kerjasama brand ambassador dalam format tabel:

Bagian	Deskripsi Singkat
Judul Perjanjian	Nama dokumen (misal: Surat Perjanjian Kerjasama Brand Ambassador)
Identitas Para Pihak	Data lengkap Brand (Perusahaan) & Brand Ambassador (Individu/Agensi)
Latar Belakang/Konsiderans	Penjelasan singkat tujuan kerja sama
Ruang Lingkup Kerjasama	Detail tugas & aktivitas promosi yang harus dilakukan Ambassador
Jangka Waktu Perjanjian	Durasi kerja sama (mulai tanggal s/d tanggal) dan opsi perpanjangan
Hak & Kewajiban Para Pihak	Rincian hak dan kewajiban masing-masing pihak secara spesifik
Kompensasi	Bentuk, jumlah, dan jadwal pembayaran/pemberian kompensasi kepada Ambassador
Kepemilikan Konten	Aturan mengenai hak cipta dan penggunaan konten yang dibuat Ambassador
Kerahasiaan	Kewajiban menjaga kerahasiaan informasi Brand oleh Ambassador
Non-Kompetisi	Larangan bekerjasama dengan pesaing Brand selama masa perjanjian
Pengakhiran Perjanjian	Kondisi dan mekanisme pengakhiran perjanjian sebelum waktunya
Force Majeure	Pengaturan jika terjadi keadaan kahar
Hukum & Penyelesaian Sengketa	Hukum yang berlaku dan cara menyelesaikan perselisihan
Penutup & Tanda Tangan	Pernyataan penutup, tempat, tanggal, nama, dan tanda tangan kedua pihak (+Materai)

Tabel ini bisa jadi panduan awal kamu saat membuat atau mengecek draf perjanjian. Ingat, setiap poin di dalamnya perlu penjelasan yang rinci di dalam dokumen aslinya.

Penutup¶

Surat perjanjian kerjasama brand ambassador dalam format .doc ini adalah dokumen hidup yang harus disusun dengan hati-hati. Isinya harus mencerminkan kesepakatan yang adil dan jelas bagi kedua belah pihak. Dengan dokumen yang solid, kamu bisa membangun kerja sama yang profesional, transparan, dan pastinya menguntungkan kedua belah pihak dalam jangka panjang. Jangan pernah menyepelekan kekuatan sebuah dokumen tertulis yang detail dan mengikat.

Semoga penjelasan tentang komponen-komponen kunci dalam contoh surat perjanjian ini membantu kamu mendapatkan gambaran yang jelas. Punya pengalaman atau pertanyaan soal surat perjanjian brand ambassador? Yuk, share di kolom komentar!