Panduan Lengkap: Contoh Surat Pelaksana Tugas Harian Kepala Desa & Cara Membuatnya!

Updated: 18 Mei, 2025 • 0 • min read

Table of Contents

Ketika seorang Kepala Desa berhalangan hadir untuk sementara waktu, entah karena sakit, cuti, atau ada keperluan mendesak lainnya, roda pemerintahan desa nggak boleh berhenti, kan? Nah, di sinilah peran Pelaksana Tugas Harian atau PLH Kepala Desa jadi penting banget. PLH ini ditunjuk supaya pelayanan dan urusan administrasi desa tetap berjalan lancar seperti biasa.

Penunjukan PLH ini nggak bisa sembarangan, lho. Ada surat resmi yang perlu dibuat sebagai dasar hukum dan bukti penunjukan. Surat inilah yang memberikan wewenang terbatas kepada pejabat yang ditunjuk untuk menjalankan tugas-tugas harian Kepala Desa. Jadi, surat ini krusial banget.

Apa Itu PLH Kepala Desa dan Kenapa Penting?¶

PLH singkatan dari Pelaksana Tugas Harian. Sesuai namanya, PLH Kepala Desa adalah pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas-tugas harian seorang Kepala Desa ketika Kepala Desa definitif sedang berhalangan hadir dalam waktu yang sangat singkat. Fokusnya memang di tugas-tugas rutin yang nggak bisa ditunda.

Kenapa penting? Bayangkan kalau Kepala Desa tiba-tiba harus cuti sehari dua hari dan nggak ada yang ditunjuk. Pelayanan ke masyarakat bisa terhenti, urusan surat-menyurat nggak ada yang tanda tangan, dan kegiatan desa bisa macet. Dengan adanya PLH, semua urusan dasar di kantor desa tetap bisa jalan. Ini demi menjaga stabilitas dan kelancaran pelayanan publik di tingkat desa.

Kapan Biasanya PLH Kepala Desa Ditunjuk?¶

Penunjukan PLH Kepala Desa itu sifatnya insidental dan untuk durasi yang sangat singkat. Beda dengan Pelaksana Tugas (PLT) atau Penjabat (Pj) yang bisa berbulan-bulan.

Biasanya, PLH ditunjuk dalam kondisi seperti:

Kepala Desa mengambil cuti tahunan atau cuti mendadak selama beberapa hari.
Kepala Desa sakit dan tidak bisa masuk kerja untuk sementara waktu.
Kepala Desa sedang mengikuti pelatihan, seminar, atau kegiatan dinas lainnya di luar desa yang memakan waktu sehari atau beberapa hari.
Ada urusan pribadi mendesak yang membuat Kepala Desa tidak bisa berada di kantor desa.

Intinya, PLH ini jembatan sementara banget agar nggak ada kekosongan kepemimpinan meskipun hanya sebentar.

Siapa yang Paling Mungkin Menjadi PLH Kepala Desa?¶

Dalam praktiknya, yang paling sering ditunjuk sebagai PLH Kepala Desa adalah Sekretaris Desa (Sekdes). Kenapa Sekdes? Karena Sekdes adalah orang terdekat dengan Kepala Desa secara struktural dan paling paham seluk-beluk administrasi serta operasional harian pemerintahan desa.

Namun, jika Sekdes juga berhalangan, pejabat desa lain yang ditunjuk bisa juga dari staf desa lainnya yang dianggap kompeten dan memahami tugas-tugas kepala desa secara umum. Penunjukan ini biasanya dilakukan oleh Kepala Desa sendiri sebelum berhalangan, atau bisa juga atas arahan dari pejabat yang lebih tinggi di tingkat kecamatan jika kondisinya darurat.

surat pelaksana tugas harian kepala desa
Image just for illustration

Tugas dan Wewenang PLH Kepala Desa: Apa Saja Batasannya?¶

Ini bagian pentingnya. PLH itu bukan Kepala Desa definitif. Wewenangnya sangat terbatas. Tugas utamanya hanya menjalankan tugas-tugas harian yang sifatnya rutin dan mendesak agar pelayanan publik tidak terhenti.

Apa saja yang bisa dilakukan PLH?

Menandatangani surat-surat yang sifatnya rutin dan penting untuk operasional harian (misalnya surat keterangan domisili, surat pengantar, surat tugas biasa, dll.), tapi seringkali dengan menambahkan frasa “(Plh.)” di depan jabatan Kepala Desa saat tanda tangan.
Memimpin kegiatan rutin di kantor desa.
Memastikan pelayanan masyarakat tetap berjalan.
Mengambil keputusan mendesak yang sifatnya teknis administratif harian.

Apa yang tidak bisa dilakukan PLH?

Mengambil keputusan strategis yang berdampak luas bagi desa, seperti mengubah kebijakan desa.
Menandatangani Peraturan Desa (Perdes) atau Peraturan Kepala Desa (Perkades).
Mengelola anggaran desa secara signifikan di luar pos-pos rutin yang sudah ditetapkan.
Mengambil keputusan terkait mutasi atau pengangkatan/pemberhentian perangkat desa.
Menandatangani dokumen-dokumen penting yang memerlukan persetujuan atau kajian mendalam.
Melakukan tindakan hukum yang mengikat atas nama desa dalam jangka panjang.

Pembatasan wewenang ini bertujuan untuk mencegah PLH mengambil keputusan yang bisa mengikat atau mengubah jalannya pemerintahan desa secara permanen atau strategis, mengingat statusnya yang hanya sementara dan harian. Surat penunjukan PLH seringkali secara eksplisit menyebutkan batasan-batasan wewenang ini.

Pentingnya Surat Penunjukan PLH Kepala Desa¶

Kenapa harus ada surat resmi? Nggak cukup cuma omongan aja? Jelas nggak cukup! Surat penunjukan PLH ini punya fungsi yang sangat vital:

Dasar Hukum: Surat ini jadi payung hukum bagi pejabat yang ditunjuk untuk menjalankan tugas Kepala Desa. Tanpa surat ini, tindakannya bisa dianggap nggak sah atau nggak punya kekuatan hukum.
Kejelasan Wewenang: Surat ini menjelaskan siapa yang ditunjuk, kapan masa tugasnya, dan wewenang spesifik apa yang diberikan (dan batasan wewenangnya). Ini menghindari kebingungan atau penyalahgunaan wewenang.
Bukti Administratif: Surat ini menjadi dokumen resmi dalam arsip desa dan bisa jadi bukti jika di kemudian hari ada pertanyaan atau audit terkait kebijakan atau tindakan yang diambil selama masa PLH.
Informasi Resmi: Surat ini juga memberitahukan kepada pihak lain (seperti pemerintah kecamatan, instansi lain, atau bahkan masyarakat) siapa yang berwenang mewakili Kepala Desa selama berhalangan.

Jadi, pembuatan surat ini bukan sekadar formalitas, tapi keharusan dalam tata kelola pemerintahan desa yang baik.

Komponen Penting dalam Surat Penunjukan PLH¶

Setiap surat resmi punya format standar. Surat penunjukan PLH Kepala Desa juga begitu. Ada bagian-bagian penting yang wajib ada, antara lain:

Kop Surat: Identitas instansi pembuat surat (Pemerintah Desa [Nama Desa], Kecamatan [Nama Kecamatan], Kabupaten [Nama Kabupaten], Provinsi [Nama Provinsi]). Lengkap dengan alamat dan kontak jika ada.
Nomor Surat: Kodefikasi surat sesuai sistem penomoran surat desa. Penting untuk arsip.
Tanggal Surat: Kapan surat itu dibuat.
Lampiran: Jika ada dokumen lain yang dilampirkan (misalnya SK Kepala Desa sebelumnya atau dokumen pendukung). Biasanya untuk surat PLH harian tidak ada lampiran.
Perihal: Inti atau pokok surat. Contoh: “Penunjukan Pelaksana Tugas Harian Kepala Desa”.
Identitas Pejabat yang Menunjuk: Biasanya Kepala Desa definitif (jika beliau yang menunjuk sebelum berhalangan) atau pejabat yang lebih tinggi (misal: Camat, jika Kepala Desa berhalangan dan tidak sempat menunjuk). Menyebutkan Nama, Jabatan, NIP/Nomor ID (jika ada).
Identitas Pejabat yang Ditunjuk: Siapa yang akan jadi PLH. Menyebutkan Nama, Jabatan (jabatan definitifnya di desa), NIP/Nomor ID (jika ada).
Dasar Penunjukan: Mengapa penunjukan ini dilakukan. Bisa merujuk pada peraturan desa, keputusan Kepala Desa sebelumnya, atau kondisi darurat yang memaksa penunjukan. Penting juga menyebutkan alasan Kepala Desa definitif berhalangan (misal: “dalam rangka menjalani cuti”, “mengikuti pelatihan”, “sakit”).
Durasi Tugas: Dengan jelas menyebutkan kapan mulai dan kapan berakhirnya masa tugas sebagai PLH. Ini krusial karena statusnya harian dan sementara. Harus spesifik tanggalnya.
Tugas Pokok/Wewenang: Menyebutkan secara umum tugas yang harus dilaksanakan dan, jika perlu, batasan wewenang yang diberikan.
Penutup: Kalimat penutup yang sopan dan menegaskan kembali penugasan serta harapan agar tugas dilaksanakan dengan baik.
Tempat dan Tanggal Tanda Tangan: Mengulang tanggal surat.
Nama dan Tanda Tangan: Nama terang dan tanda tangan pejabat yang menunjuk. Di bawahnya ditulis jabatan resminya.
Tembusan: Pihak-pihak yang perlu tahu surat ini, misalnya Camat, BPD, atau instansi terkait lainnya.

Memastikan semua komponen ini ada dan terisi dengan benar itu penting banget.

Contoh Surat Penunjukan Pelaksana Tugas Harian Kepala Desa¶

Oke, sekarang kita masuk ke bagian yang paling ditunggu: contoh format suratnya. Ingat, ini adalah contoh. Kamu bisa menyesuaikannya dengan kondisi dan kebutuhan di desamu, tapi pastikan komponen penting di atas tetap ada.

Header (Kop Surat)¶

Bagian paling atas surat, isinya identitas desa.

PEMERINTAH DESA [NAMA DESAMU]

KECAMATAN [NAMA KECAMATANMU]

KABUPATEN [NAMA KABUPATENMU]

PROVINSI [NAMA PROVINSIMU]

Alamat: [Alamat Lengkap Kantor Desa] Kode Pos [Kode Pos]

Email: [Email Desa Jika Ada] Telp: [Nomor Telp Desa Jika Ada]

Bagian Identitas Surat¶

Ini bagian yang mengatur administrasi surat itu sendiri.

Nomor : [Nomor Surat Sesuai Kodefikasi Desa]
Lampiran : -
Perihal : Penunjukan Pelaksana Tugas Harian Kepala Desa

[Tempat Pembuatan Surat], [Tanggal Surat]

Pembukaan dan Dasar Penunjukan¶

Bagian ini menjelaskan maksud surat dan apa yang menjadi dasar penunjukannya.

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : [Nama Kepala Desa Definitif]
Jabatan : Kepala Desa [Nama Desamu]
NIP/NIK : [NIP/NIK Kepala Desa, jika ada]

Dengan ini menunjuk:

Data Pejabat yang Ditunjuk¶

Ini data lengkap dari orang yang akan menjalankan tugas harian Kepala Desa.

Nama : [Nama Pejabat yang Ditunjuk, biasanya Sekdes]
Jabatan : [Jabatan Definitifnya, misal: Sekretaris Desa]
NIP/NIK : [NIP/NIK Pejabat yang Ditunjuk, jika ada]

Sebagai Pelaksana Tugas Harian (Plh.) Kepala Desa [Nama Desamu]

Masa Berlaku Penunjukan¶

Harus spesifik! Mulai dari kapan sampai kapan.

Terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai PLH] sampai dengan tanggal [Tanggal Berakhir PLH].

(Contoh: Terhitung mulai tanggal 26 Oktober 2023 sampai dengan tanggal 28 Oktober 2023.)

Penugasan dan Wewenang¶

Jelaskan apa yang harus dilakukan PLH dan apa saja wewenang (terbatas) yang diberikan.

Untuk melaksanakan tugas-tugas harian Kepala Desa [Nama Desamu] terkait pelayanan administrasi pemerintahan desa dan kegiatan rutin lainnya, sehubungan dengan [Alasan Kepala Desa berhalangan, misal: Kepala Desa sedang melaksanakan cuti/mengikuti pelatihan/sakit].

Dalam melaksanakan tugas harian sebagaimana dimaksud, yang bersangkutan berwenang:

Menandatangani surat-surat yang berkaitan dengan pelayanan administrasi rutin desa yang sifatnya mendesak, kecuali yang secara tegas diatur dalam peraturan perundang-undangan tidak dapat didelegasikan.
Melaksanakan tugas koordinasi dan penyelenggaraan pemerintahan desa sehari-hari.
[Jika ada wewenang spesifik lain yang sangat mendesak dan terbatas, bisa ditambahkan, tapi hati-hati agar tidak melampaui batas wewenang PLH].

Dengan ketentuan bahwa wewenang pengambilan keputusan yang bersifat strategis dan/atau mengikat yang berdampak luas bagi desa tetap berada pada Kepala Desa definitif.

Penutup¶

Kalimat standar penutup surat resmi.

Demikian Surat Penunjukan ini dibuat untuk diketahui dan dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab.

Tanda Tangan¶

Bagian pengesahan surat.

Ditetapkan di : [Nama Desamu]
Pada tanggal : [Tanggal Surat Dibuat]

Kepala Desa [Nama Desamu]

[Tanda Tangan Kepala Desa]

[Nama Lengkap Kepala Desa Definitif]

Tembusan¶

Siapa saja yang perlu mendapatkan salinan surat ini.

Tembusan:

Yth. Bapak Camat [Nama Kecamatanmu] di [Tempat].
Yth. Ketua Badan Permusyawaratan Desa (BPD) [Nama Desamu] di Tempat.
Arsip.

Nah, itu dia contoh lengkapnya. Kamu tinggal mengganti bagian yang ada dalam kurung siku [ ] dengan data yang sebenarnya. Pastikan datanya akurat ya!

Tips Tambahan Saat Membuat Surat Penunjukan PLH¶

Jelas dan Ringkas: Gunakan bahasa yang jelas, lugas, dan mudah dipahami. Langsung ke intinya.
Perhatikan Format Baku: Ikuti format surat resmi yang berlaku di instansi pemerintahan. Penggunaan kop surat yang benar, penomoran, dan tata letak itu penting.
Sebutkan Durasi dengan Tepat: Pastikan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya penugasan PLH sangat jelas. Ini untuk menghindari grey area atau kebingungan terkait masa berlaku wewenang.
Dasar Penunjukan Kuat: Jelaskan alasan penunjukan PLH secara ringkas namun jelas (misal: cuti, sakit, tugas luar). Ini memperkuat legalitas surat.
Batasan Wewenang: Kalau perlu, tegaskan lagi batasan wewenang PLH, terutama untuk hal-hal yang tidak boleh dilakukan, agar tidak terjadi penyalahgunaan wewenang atau kesalahan administrasi.

Memahami Perbedaan PLT, Pj, dan PLH¶

Seringkali orang bingung membedakan antara Pelaksana Tugas (PLT), Penjabat (Pj), dan Pelaksana Tugas Harian (PLH). Padahal, ketiganya punya status, dasar penunjukan, dan durasi tugas yang berbeda jauh. Memahami ini penting supaya nggak salah kaprah, termasuk dalam konteks Kepala Desa.

Yuk, kita lihat perbedaannya dalam tabel sederhana:

Kategori	Pelaksana Tugas (PLT)	Penjabat (Pj)	Pelaksana Tugas Harian (PLH)
Masa Jabatan	Sementara, sampai pejabat definitif kembali/ditetapkan	Sementara, mengisi kekosongan sampai pejabat definitif ada	Sangat singkat, hitungan jam atau hari (maks. 14 hari)
Dasar Penunjukan	Pejabat definitif berhalangan tetap/sementara waktu lama	Kekosongan jabatan definitif (akhir masa jabatan, meninggal, diberhentikan) sebelum terpilih pengganti	Pejabat definitif berhalangan hadir harian atau sangat singkat
Siapa yang Menunjuk	Pejabat setingkat lebih tinggi atau pejabat yang berwenang sesuai aturan	Pejabat setingkat lebih tinggi (misal: Bupati/Walikota menunjuk Pj Kepala Desa)	Pejabat definitif yang berhalangan, atau pejabat setingkat lebih tinggi
Wewenang	Lebih luas dari PLH, bisa mencakup tugas strategis tapi dengan batasan	Penuh, setara pejabat definitif, tapi dilarang membuat kebijakan strategis yang mengikat (kecuali dengan izin)	Sangat terbatas, hanya urusan administratif harian dan rutin
Contoh Kasus Kades	Kades dinonaktifkan sementara karena kasus hukum, Kades cuti besar	Masa jabatan Kades berakhir, Kades meninggal dunia	Kades cuti tahunan 2-3 hari, Kades sakit 1 hari

Dari tabel ini jelas ya, PLH itu statusnya paling “ringan” dan paling singkat durasinya dibanding PLT atau Pj. Surat penunjukannya pun biasanya lebih sederhana dibandingkan surat penunjukan PLT atau Pj yang bisa lebih kompleks dan melibatkan SK dari pejabat yang lebih tinggi.

Aspek Hukum dan Administrasi Lainnya¶

Meskipun terlihat sepele karena hanya untuk tugas harian, penunjukan PLH ini tetap punya dasar hukum, lho. Umumnya, penunjukan PLH ini mengacu pada peraturan internal desa, peraturan bupati/walikota terkait tata kelola pemerintahan desa, atau bahkan bisa merujuk pada undang-undang tentang pemerintahan desa jika ada pasal yang relevan.

Dari sisi administrasi, surat penunjukan PLH ini perlu diarsipkan dengan baik di kantor desa. Salinannya juga penting disampaikan kepada pihak-pihak terkait, terutama Camat, karena Camat adalah pembina pemerintahan desa di wilayahnya. Pelaporan penunjukan PLH ini juga bisa jadi bagian dari laporan rutin desa.

Fakta menariknya, seringkali batas maksimal durasi PLH di tingkat pemerintah daerah ditetapkan, misalnya maksimal 14 hari kerja. Jika berhalangan lebih dari itu, statusnya harus ditingkatkan menjadi PLT atau Pj, tergantung alasan dan durasi ketidakberadaan Kepala Desa definitif. Ini untuk memastikan roda pemerintahan tidak mengambang terlalu lama tanpa pimpinan yang memiliki wewenang lebih luas.

Selain itu, meskipun wewenang PLH terbatas, PLH tetap harus berhati-hati dalam mengambil keputusan. Setiap tindakan atau penandatanganan dokumen yang dilakukan oleh PLH harus didasarkan pada prosedur yang ada dan tidak boleh melampaui wewenang yang diberikan. Kesalahan yang dilakukan PLH bisa saja tetap menimbulkan konsekuensi hukum atau administratif bagi desa.

Penting juga untuk dicatat, selama masa PLH, Kepala Desa definitif yang berhalangan masih tetap menjabat. Statusnya hanya sedang tidak bisa melaksanakan tugas sehari-hari. Begitu masa berhalangan selesai, Kepala Desa definitif langsung kembali menjalankan tugasnya seperti semula tanpa perlu surat penunjukan kembali (kecuali jika ada aturan spesifik yang mengharuskan pelaporan kembali).

Surat penunjukan PLH ini adalah bukti formal bahwa tugas dan wewenang sementara telah dilimpahkan. Tanpa surat ini, tindakan pejabat yang menggantikan bisa dianggap tidak sah dan bisa menimbulkan masalah di kemudian hari. Oleh karena itu, setiap penunjukan PLH, sekecil apapun durasinya, sebaiknya selalu didokumentasikan dalam bentuk surat resmi.

Kesimpulan¶

Membuat contoh surat Pelaksana Tugas Harian (PLH) Kepala Desa sebenarnya tidak terlalu rumit, asalkan kita tahu komponen-komponen penting yang wajib ada di dalamnya. Surat ini berfungsi sebagai dasar hukum, kejelasan wewenang, dan bukti administratif yang vital agar pelayanan dan operasional harian desa tetap berjalan lancar saat Kepala Desa definitif berhalangan sebentar.

PLH Kepala Desa biasanya ditunjuk dari jajaran perangkat desa, paling sering Sekretaris Desa, untuk durasi yang sangat singkat (harian). Wewenangnya pun terbatas hanya pada tugas-tugas rutin dan mendesak. Memahami bedanya PLH dengan PLT atau Pj juga krusial agar tidak salah dalam penunjukan maupun pelaksanaan tugas.

Dengan contoh format surat yang sudah kita bahas lengkap dengan komponen-komponennya, semoga kamu yang bertugas membuat surat ini di desa bisa lebih mudah dan tidak bingung lagi. Pastikan semua data terisi dengan benar dan sesuai dengan kondisi yang ada ya!

Gimana, sudah lebih jelas kan tentang surat PLH Kepala Desa ini? Atau mungkin kamu punya pengalaman seru terkait penunjukan PLH di desamu? Yuk, share pendapat atau pengalamanmu di kolom komentar di bawah!

Suratku