Panduan Lengkap Contoh Surat Dinas Up: Format, Struktur, dan Tips Ampuh!

Table of Contents

Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang penting dalam berbagai institusi, baik pemerintahan, swasta, maupun organisasi nirlaba. Fungsinya beragam, mulai dari undangan, pemberitahuan, permohonan, hingga perintah. Struktur dan formatnya pun baku, mencerminkan sifatnya yang formal dan mengikat. Namun, kadang sebuah surat dinas perlu perhatian spesifik dari seseorang atau unit tertentu di dalam institusi tujuan, meski surat itu ditujukan secara umum kepada pimpinan atau kepala bagian. Di sinilah peran klausul “UP” menjadi krusial.

Apa Itu Surat Dinas UP?¶

Pada dasarnya, surat dinas dengan klausul “UP” adalah surat dinas biasa yang dilengkapi dengan keterangan tambahan “u.p.” atau “UP” (Untuk Perhatian). Klausul ini berfungsi untuk menunjuk siapa atau bagian mana di institusi penerima yang diharapkan menangani atau menindaklanjuti isi surat tersebut secara langsung. Tujuannya adalah untuk mempercepat alur disposisi dan memastikan surat sampai ke tangan orang yang tepat tanpa perlu melalui proses berjenjang yang panjang setelah diterima secara resmi oleh institusi.

Penggunaan “UP” bukan berarti mengabaikan hierarki atau alamat formal surat. Surat tetap ditujukan kepada posisi atau departemen yang lebih tinggi atau sesuai wewenang secara umum (misalnya, Direktur Utama, Kepala Departemen Keuangan, dll.), namun “UP” memberikan petunjuk jelas kepada siapa surat tersebut harus diteruskan untuk penanganan teknis atau spesifik. Ini sangat membantu, terutama di organisasi besar dengan struktur kompleks, di mana pimpinan tinggi mungkin hanya bertugas membuat keputusan akhir, sementara detail penanganan ada di staf atau manajer di bawahnya.

Image just for illustration

Pentingnya “UP” dalam Surat Dinas¶

Mungkin Anda bertanya, kenapa tidak langsung saja kirim suratnya ke orang atau bagian yang dituju? Jawabannya ada pada formalitas dan alur birokrasi yang berlaku di banyak institusi. Surat dinas seringkali harus masuk melalui pintu resmi (misalnya, sekretariat pimpinan, bagian umum, atau bagian tata usaha) sebelum didisposisikan. Menujukan surat langsung ke staf biasa tanpa melalui pimpinan atau departemen terkait bisa dianggap tidak sesuai prosedur dan bahkan berisiko surat tersebut tidak diproses karena dianggap tidak resmi atau salah alamat.

Klausul “UP” menjembatani kebutuhan antara formalitas (ditujukan ke posisi resmi) dan kepraktisan (agar cepat sampai ke penindaklanjutnya). Dengan adanya “UP”, petugas penerima surat (sekretaris, staf administrasi, dll.) bisa langsung mengarahkan surat tersebut ke individu atau departemen yang ditunjuk di bagian “UP” tanpa perlu menunggu instruksi disposisi dari pimpinan yang mungkin sedang sibuk. Ini sangat menghemat waktu dan mengurangi risiko surat “mengendap” di meja seseorang yang bukan penanggung jawab utamanya.

Selain mempercepat proses, penggunaan “UP” juga meningkatkan kejelasan komunikasi. Pihak penerima surat bisa langsung tahu siapa yang diharapkan menangani masalah yang diangkat dalam surat tersebut, sehingga koordinasi internal menjadi lebih efisien. Ini menunjukkan bahwa pengirim surat memahami alur kerja di institusi penerima dan berusaha memfasilitasi proses penanganan suratnya.

Struktur Umum Surat Dinas¶

Sebelum masuk ke contoh spesifik, mari kita ingat kembali struktur umum surat dinas. Memahami bagian-bagian ini penting agar kita tahu di mana posisi klausul “UP” seharusnya diletakkan. Bagian-bagian umum surat dinas meliputi:

1. Kop Surat (Header)¶

Berisi nama lengkap institusi, logo, alamat, nomor telepon, email, dan informasi kontak lainnya. Ini menunjukkan identitas resmi pengirim.

2. Nomor Surat¶

Kode unik yang menunjukkan nomor urut surat keluar dalam periode tertentu, biasanya diikuti kode departemen, bulan (Romawi), dan tahun. Penting untuk arsip dan pelacakan.

3. Lampiran¶

Menyebutkan jumlah dokumen atau berkas lain yang disertakan bersama surat utama. Jika tidak ada lampiran, bisa ditulis “—” atau “nihil”.

4. Hal (Perihal)¶

Inti atau pokok masalah yang dibahas dalam surat. Ditulis singkat, padat, dan jelas agar penerima langsung memahami tujuan surat.

5. Tanggal Surat¶

Tanggal surat dibuat. Ditulis di bagian kanan atas atau sejajar dengan nomor surat.

6. Alamat Tujuan¶

Ditujukan kepada siapa surat tersebut, biasanya menyebutkan posisi atau jabatan formal di institusi penerima, diikuti nama institusi dan alamat lengkapnya.

7. Klausul “UP” (Untuk Perhatian)¶

Ini dia bagian yang menjadi fokus kita. Diletakkan setelah alamat tujuan, sebelum salam pembuka.

8. Salam Pembuka¶

Salam formal seperti “Dengan hormat,”.

9. Isi Surat¶

Bagian utama yang menjelaskan secara rinci maksud dan tujuan pengiriman surat. Ditulis dengan bahasa baku, efektif, dan lugas.

10. Salam Penutup¶

Salam formal seperti “Hormat kami,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”.

11. Nama dan Jabatan Pengirim¶

Nama terang dan jabatan resmi pihak yang menandatangani surat.

12. Tembusan¶

Jika surat tersebut perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima utama, nama atau jabatan pihak tersebut dicantumkan di bagian tembusan.

Memahami urutan ini memudahkan kita untuk memposisikan “UP” dengan tepat sesuai kaidah penulisan surat dinas yang berlaku umum.

Letak dan Penggunaan “UP”¶

Seperti yang sudah disebut, klausul “UP” diletakkan setelah bagian alamat tujuan formal dan sebelum salam pembuka. Format penulisannya biasanya:

Kepada Yth.
[Jabatan atau Nama Institusi Tujuan Formal]
[Nama Institusi Tujuan Lengkap]
[Alamat Lengkap Institusi Tujuan]

u.p. [Nama Lengkap dan/atau Jabatan Spesifik Penerima Perhatian]

Perhatikan penggunaan huruf kecil pada “u.p.”. Ini adalah format yang paling umum dan dianggap baku. Penggunaan huruf besar seperti “UP” atau “U.P.” juga bisa ditemui, tetapi “u.p.” dengan titik di akhir dianggap lebih standar dalam banyak pedoman korespondensi dinas di Indonesia. Konsistensi dalam penggunaan sangat penting.

Pihak yang ditunjuk dalam klausul “u.p.” bisa berupa nama individu lengkap dengan jabatannya, atau hanya nama jabatan jika memang ditujukan ke posisi spesifik namun pengirim tidak tahu atau tidak perlu mencantumkan nama individunya. Contoh:

• u.p. Bapak Budi Santoso, Manajer Pemasaran
• u.p. Manajer Pemasaran
• u.p. Divisi Pemasaran

Pemilihan antara mencantumkan nama atau hanya jabatan/divisi tergantung pada tingkat spesifisitas yang dibutuhkan dan apakah pengirim mengetahui nama individu yang berwenang menangani masalah tersebut. Mencantumkan nama individu biasanya lebih efektif karena langsung menunjuk orangnya.

Kapan Menggunakan Surat Dinas dengan “UP”?¶

Ada beberapa skenario umum di mana penggunaan klausul “UP” sangat dianjurkan dan bermanfaat:

1. Permohonan atau Permintaan Spesifik: Anda mengirim surat permohonan data atau permintaan layanan ke sebuah departemen besar (misalnya, Departemen IT), tetapi Anda tahu persis bahwa permohonan terkait ditangani oleh staf atau sub-departemen tertentu (misalnya, Staf Database, Sub-departemen Jaringan). Surat ditujukan ke Kepala Departemen IT, tetapi u.p. Staf Database.
2. Undangan Partisipasi Acara: Anda mengundang sebuah institusi (misalnya, Universitas X) untuk mengirim perwakilan ke acara Anda. Surat ditujukan ke Rektor Universitas X, tetapi u.p. Ketua Program Studi [Nama Program Studi] jika perwakilan yang diharapkan berasal dari prodi tersebut.
3. Penagihan atau Klarifikasi Keuangan: Surat ditujukan ke Direktur Keuangan sebuah perusahaan, tetapi penagihan atau klarifikasi spesifik terkait transaksi yang ditangani oleh Staf Akuntansi bernama Yuni. Maka surat bisa ditujukan ke Direktur Keuangan u.p. Ibu Yuni, Staf Akuntansi.
4. Tindak Lanjut Surat Sebelumnya: Anda menindaklanjuti surat sebelumnya yang ditujukan ke Kepala Departemen, tetapi Anda sudah berkomunikasi dan mengetahui bahwa penanganan surat tersebut diserahkan kepada staf A. Surat tindak lanjut bisa ditujukan ke Kepala Departemen ybs. u.p. Bapak/Ibu A.
5. Penyampaian Dokumen Penting: Mengirimkan dokumen legal atau kontrak yang ditujukan ke Direktur Utama, namun proses verifikasi awal atau administrasi ditangani oleh Bagian Legal. Surat ditujukan ke Direktur Utama u.p. Kepala Bagian Legal.

Dalam semua skenario ini, penggunaan “UP” membantu surat sampai ke tangan orang yang berwenang menindaklanjuti tanpa mengabaikan prosedur formal pengiriman surat ke institusi.

Contoh Bagian Surat Dinas dengan “UP”¶

Mari kita lihat beberapa variasi penulisan klausul “UP” dalam konteks alamat tujuan:

Contoh 1 (Ditujukan ke Posisi, UP Nama dan Jabatan):

Yth.
Direktur Utama
PT Cipta Karya Abadi
Jl. Pembangunan Jaya No. 45
Bandung

u.p. Bapak Andi Pratama, Manajer Proyek

Contoh 2 (Ditujukan ke Departemen, UP Nama Staf):

Kepada Yth.
Kepala Bagian Keuangan
Rumah Sakit Sehat Selalu
Jl. Kesehatan No. 1
Surabaya

u.p. Ibu Citra Dewi

Contoh 3 (Ditujukan ke Posisi Umum, UP Jabatan Spesifik):

Yth.
Pimpinan
Yayasan Ilmu Pengetahuan
Jl. Cendekia No. 10
Yogyakarta

u.p. Kepala Pusat Penelitian Sosial

Dari contoh-contoh ini, terlihat jelas bahwa “u.p.” berfungsi sebagai penunjuk arah internal bagi surat yang masuk ke institusi penerima.

Contoh Lengkap Surat Dinas dengan “UP”¶

Sekarang, mari kita susun contoh lengkap surat dinas yang menggunakan klausul “UP”.

Skenario: Sebuah yayasan pendidikan (Yayasan Harapan Bangsa) ingin mengajukan permohonan kerja sama kegiatan sosial ke sebuah perusahaan (PT Abadi Makmur). Surat ditujukan kepada Direktur Utama PT Abadi Makmur, namun kontak utama dan negosiasi biasanya dilakukan oleh Manajer CSR (Corporate Social Responsibility) perusahaan tersebut, yaitu Ibu Dian Lestari.

[Kop Surat Yayasan Harapan Bangsa]
YAYASAN HARAPAN BANGSA
Jl. Pendidikan No. 25, Kota Damai
Telp/Fax: (021) 1234567, Email: info@harapanbangsa.or.id

--------------------------------------------------------------------------

Nomor : 015/SP/YHB/VIII/2023
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal    : Permohonan Dukungan Program Pendidikan

Kota Damai, 21 Agustus 2023

Yth.
Direktur Utama
PT Abadi Makmur
Jl. Industri Maju No. 88
Jakarta Selatan

u.p. Ibu Dian Lestari, Manajer Corporate Social Responsibility (CSR)

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami dari Yayasan Harapan Bangsa menyampaikan salam serta informasi mengenai kegiatan rutin tahunan kami, yaitu Program Beasiswa Pendidikan bagi siswa/i berprestasi dari keluarga prasejahtera di wilayah Kota Damai dan sekitarnya. Program ini bertujuan untuk memberikan akses pendidikan yang merata dan berkualitas, sekaligus memotivasi generasi muda untuk terus belajar dan meraih cita-cita.

Pada tahun ini, kami menargetkan untuk dapat memberikan beasiswa penuh kepada 100 siswa/i setingkat SMP dan SMA. Untuk mewujudkan target mulia ini, kami sangat membutuhkan dukungan dari berbagai pihak, termasuk dari perusahaan yang memiliki kepedulian tinggi terhadap dunia pendidikan dan pengembangan masyarakat seperti PT Abadi Makmur.

Sehubungan dengan hal tersebut, dengan segala kerendahan hati kami mengajukan permohonan dukungan dana atau bentuk dukungan lain yang sekiranya memungkinkan dari PT Abadi Makmur untuk keberlangsungan Program Beasiswa Pendidikan tahun 2023-2024. Proposal lengkap mengenai program ini, rincian anggaran, serta manfaat bagi pihak pendukung telah kami lampirkan bersama surat ini untuk menjadi bahan pertimbangan Bapak/Ibu.

Kami sangat berharap PT Abadi Makmur dapat menjadi bagian dari gerakan memajukan pendidikan bangsa melalui partisipasi dalam program kami. Besar harapan kami untuk dapat berdiskusi lebih lanjut mengenai bentuk kerja sama ini. Untuk koordinasi lebih lanjut, kami siap dihubungi melalui kontak yang tertera atau langsung dengan staf kami Sdr. Budi Santoso di nomor 0812-XXXXXXXX.

Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Ketua Yayasan]

**[Nama Lengkap Ketua Yayasan]**
Ketua Yayasan Harapan Bangsa

Tembusan:
1. Arsip Yayasan

Ini adalah contoh surat permohonan yang menggunakan klausul “u.p.” untuk mengarahkan perhatian pada Manajer CSR, meskipun surat ditujukan secara resmi kepada Direktur Utama perusahaan.

Analisis Contoh Surat Dinas UP¶

Mari kita bedah contoh surat di atas untuk memahami bagaimana “UP” berperan:

• Kop Surat: Identitas resmi pengirim, jelas Yayasan Harapan Bangsa.
• Nomor, Lampiran, Hal, Tanggal: Standar surat dinas untuk administrasi dan arsip. Hal (“Permohonan Dukungan Program Pendidikan”) langsung memberi tahu penerima tentang isi utama.
• Alamat Tujuan Formal: Yth. Direktur Utama PT Abadi Makmur. Ini menunjukkan rasa hormat terhadap posisi tertinggi di perusahaan dan mengikuti alur resmi. Surat secara resmi ditujukan kepada beliau, meskipun penanganan detailnya akan diserahkan ke pihak lain.
• Klausul “UP”: u.p. Ibu Dian Lestari, Manajer Corporate Social Responsibility (CSR). Ini adalah instruksi internal yang sangat penting. Saat surat diterima di PT Abadi Makmur (mungkin oleh sekretaris Direktur Utama atau bagian umum), petugas penerima akan langsung melihat klausul “u.p.” ini dan memahami bahwa meskipun suratnya untuk Direktur Utama, perhatian utamanya diarahkan kepada Ibu Dian Lestari selaku Manajer CSR. Petugas akan lebih cepat mendisposisikan atau meneruskan surat beserta lampirannya kepada Ibu Dian, yang memang merupakan penanggung jawab area tersebut.
• Isi Surat: Menjelaskan program dan permohonan secara rinci. Perhatikan bahwa di akhir isi surat, ada informasi kontak staf yang bisa dihubungi untuk koordinasi lebih lanjut (Sdr. Budi Santoso). Ini melengkapi klausul “u.p.” di awal, memberikan kontak teknis untuk follow-up.
• Salam Penutup, Nama/Jabatan Pengirim: Standar formalitas.
• Tembusan: Untuk internal arsip.

Penggunaan “u.p.” di sini sangat logis. Yayasan menghormati hierarki dengan menujukan surat ke Direktur Utama, tetapi mereka juga tahu bahwa urusan sponsorship dan CSR akan ditangani oleh Manajer terkait. Dengan mencantumkan “u.p. Ibu Dian Lestari”, Yayasan membantu PT Abadi Makmur dalam mempercepat proses identifikasi dan penanganan surat, sekaligus menunjukkan bahwa mereka sudah melakukan riset awal tentang struktur organisasi perusahaan tersebut. Ini adalah contoh penggunaan “UP” yang efektif dan strategis.

Tips Menulis Surat Dinas yang Efektif¶

Selain penggunaan “UP” yang tepat, ada beberapa tips umum agar surat dinas Anda efektif dan mencapai tujuannya:

• Bahasa Baku dan Formal: Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai PUEBI (Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia). Hindari singkatan atau bahasa gaul.
• Jelas dan Lugas: Sampaikan maksud dan tujuan surat secara langsung di paragraf-paragraf awal. Hindari basa-basi yang terlalu panjang.
• Rapi dan Terstruktur: Ikuti format baku surat dinas. Pastikan semua bagian (nomor, hal, alamat, dll.) ada dan tertata rapi.
• Periksa Nama dan Gelar: Pastikan nama, gelar, dan jabatan penerima, baik yang formal maupun yang di bagian “u.p.”, ditulis dengan benar. Kesalahan kecil bisa mengurangi kredibilitas.
• Konsisten: Gunakan jenis huruf, ukuran, dan spasi yang konsisten di seluruh dokumen.
• Koreksi Ejaan dan Tata Bahasa: Selalu periksa kembali surat sebelum dikirim. Kesalahan ketik atau gramatikal bisa mengurangi profesionalisme.
• Pastikan Lampiran Lengkap: Jika ada lampiran, sebutkan dengan jelas jumlahnya di bagian “Lampiran” dan pastikan semua dokumen terlampir.
• Perhatikan Penggunaan “UP”: Gunakan “UP” hanya jika memang ada individu atau departemen spesifik yang perlu menangani surat tersebut setelah surat diterima secara resmi. Jangan gunakan “UP” jika surat memang hanya ditujukan untuk diketahui oleh pimpinan puncak tanpa ada instruksi penanganan spesifik.

Kesalahan Umum Saat Menggunakan “UP”¶

Meskipun terlihat sederhana, ada beberapa kesalahan yang sering terjadi saat menggunakan klausul “UP”:

1. Salah Peletakan: “UP” diletakkan di bagian yang salah, misalnya di awal surat, di bagian isi, atau bahkan di tembusan. Ingat, posisinya setelah alamat tujuan formal dan sebelum salam pembuka.
2. Informasi “UP” Tidak Jelas atau Salah: Mencantumkan nama orang yang sudah tidak bekerja, jabatan yang salah, atau nama departemen yang tidak tepat. Pastikan informasi “UP” valid dan terkini.
3. Menggunakan “UP” untuk Surat yang Seharusnya Langsung: Jika surat tersebut memang sepenuhnya ditujukan dan perlu ditangani langsung oleh individu tertentu (misalnya, surat panggilan kerja kepada Sdr. X, surat teguran kepada Pegawai Y), maka surat tersebut seharusnya ditujukan langsung kepada Sdr. X atau Pegawai Y tanpa perlu dialamatkan formal ke institusi atau pimpinan dengan “UP”. “UP” digunakan ketika surat secara formal ke institusi/pimpinan, tapi praktis ditujukan untuk penanganan oleh pihak spesifik.
4. Format Penulisan Tidak Konsisten: Kadang pakai “u.p.”, kadang “UP”, kadang “U.P.” dalam satu surat atau antar surat. Pilih satu format standar (u.p.) dan gunakan secara konsisten.
5. Isi Surat Tidak Relevan dengan “UP”: Surat ditujukan ke Direktur Keuangan u.p. Manajer Pemasaran. Ini jelas tidak sesuai karena isu keuangan seharusnya ditangani oleh pihak keuangan, bukan pemasaran. Pastikan pihak yang ditunjuk di “UP” memang relevan dengan isi surat.

Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan membuat surat dinas Anda lebih profesional dan efektif dalam mencapai tujuannya.

Fakta Menarik Seputar Korespondensi Dinas¶

Korespondensi dinas punya sejarah panjang. Dulu, surat resmi seringkali ditulis tangan oleh juru tulis khusus. Perkembangan teknologi, mulai dari mesin tik, fax, hingga email dan sistem manajemen dokumen elektronik, telah mengubah cara surat dinas dibuat dan didistribusikan. Namun, prinsip formalitas, kejelasan, dan keakuratan dalam penyampaian informasi tetap tidak berubah.

Di era digital, konsep “UP” masih relevan. Dalam komunikasi email, Anda bisa menujukan email ke alamat email umum departemen (misalnya, keuangan@perusahaan.com) tetapi di baris subjek menulis “Perihal: Permohonan Data Keuangan (u.p. Bpk. Anwar)”. Atau di awal badan email, setelah sapaan umum, Anda bisa menambahkan frasa “Email ini ditujukan untuk perhatian Bapak Anwar di Bagian Keuangan terkait…”. Ini adalah adaptasi klausul “UP” ke format digital.

Perbandingan Surat Dinas Tradisional vs. Digital¶

Surat dinas tradisional (fisik) dan digital (email/dokumen elektronik) memiliki fungsi yang sama, namun mekanismenya berbeda.

Fitur	Surat Fisik	Surat Digital (Email/EDM)
Alamat Tujuan	Ditulis lengkap di badan surat.	Menggunakan field “Kepada” (To).
Kop Surat	Tercetak di kertas.	Biasanya dalam bentuk signature atau bagian dari template dokumen.
Nomor Surat	Tertulis jelas di badan surat.	Tetap ada dalam badan email/dokumen, atau di database sistem EDM.
“UP” Klausul	Ditulis di bawah alamat tujuan.	Bisa di baris Subjek atau di awal badan email.
Tanda Tangan	Tanda tangan basah.	Tanda tangan digital atau nama terang pejabat.
Lampiran	Berkas fisik terpisah.	File terlampir (attachment).
Distribusi	Kurir, pos, atau diantar langsung.	Dikirim via email atau sistem EDM.
Arsip	Disimpan dalam map atau lemari arsip.	Disimpan dalam server, cloud, atau database EDM.

Meskipun formatnya berbeda, prinsip korespondensi resmi tetap sama. Penggunaan “UP” dalam format digital tetap bertujuan untuk mengarahkan perhatian ke pihak yang relevan, sama seperti fungsi “UP” pada surat fisik.

Merapikan Alur Komunikasi dengan “UP”¶

Penggunaan klausul “UP” adalah contoh kecil namun signifikan dari bagaimana detail dalam komunikasi formal dapat sangat memengaruhi efisiensi. Dengan memberikan petunjuk yang jelas siapa yang harus menindaklanjuti surat, kita tidak hanya mempercepat proses internal di pihak penerima, tetapi juga menunjukkan profesionalisme pengirim yang memahami pentingnya alur kerja yang efisien.

Memahami kapan dan bagaimana menggunakan “UP” dengan benar adalah keterampilan penting bagi siapa saja yang sering berurusan dengan korespondensi dinas. Ini adalah salah satu cara untuk memastikan bahwa pesan Anda tidak hanya diterima, tetapi juga sampai ke tangan yang tepat dan ditindaklanjuti dengan cepat.

Sebagai gambaran alur komunikasi dengan dan tanpa “UP”, perhatikan diagram sederhana ini:

```mermaid
graph LR
A[Pengirim Surat] → B{Surat Tiba di Institusi Penerima};
B → C[Petugas Administrasi/Sekretariat];

subgraph Tanpa "UP"
    C -- Disposisi Umum --> D[Pimpinan/Kepala Bagian Utama];
    D -- Identifikasi Penindaklanjut --> E[Disposisi ke Pihak Relevan];
    E --> F[Pihak Penindaklanjut];
    F --> G[Tindak Lanjut Surat];
end

subgraph Dengan "UP"
    C -- Perhatikan "UP" --> H[Langsung Identifikasi Pihak "UP"];
    H --> F; % Langsung ke Pihak Penindaklanjut (UP)
end

classDef blue fill:#lightblue,stroke:#333,stroke-width:2;
class A,B,C,D,E,F,G,H blue;

```

Diagram ini menunjukkan bahwa dengan adanya “UP”, proses identifikasi dan disposisi oleh petugas administrasi bisa lebih cepat langsung mengarah ke pihak penindaklanjut (F), melewati langkah identifikasi dan disposisi tambahan dari pimpinan utama (E), terutama jika pimpinan tersebut sangat sibuk.

Penggunaan “UP” pada dasarnya adalah upaya kolaboratif antara pengirim dan penerima untuk memastikan kelancaran alur komunikasi resmi. Ini menunjukkan bahwa pengirim telah memikirkan bagaimana suratnya akan diproses di pihak penerima dan berusaha mempermudah proses tersebut.

Jadi, lain kali Anda menulis surat dinas yang perlu perhatian spesifik dari individu atau bagian tertentu, ingatlah untuk menggunakan klausul “u.p.” dengan tepat!

Bagaimana pengalaman Anda dalam menggunakan atau menerima surat dinas dengan klausul “UP”? Apakah ada cerita atau tips lain yang ingin Anda bagikan? Yuk, diskusi di kolom komentar!