Panduan Lengkap Bikin Surat Izin PSHT: Contoh, Syarat, dan Tips Ampuh

Daftar Isi

Persaudaraan Setia Hati Terate (PSHT) adalah organisasi yang sangat menjunjung tinggi nilai-nilai disiplin dan tanggung jawab. Sebagai seorang siswa atau warga PSHT, rutinitas latihan adalah salah satu kewajiban utama yang harus dijalankan. Latihan bukan sekadar ajang mengasah jurus dan fisik, tapi juga wadah pembentukan karakter, pemahaman falsafah, dan eratnya paseduluran antar anggota.

Namun, namanya juga hidup, kadang ada saja hal mendesak yang membuat kita terpaksa tidak bisa hadir dalam sesi latihan rutin. Entah itu sakit, ada urusan keluarga penting, atau kegiatan lain yang memang tidak bisa ditinggalkan. Dalam situasi seperti ini, menghilang begitu saja tanpa kabar tentu bukan sikap yang mencerminkan nilai-nilai Setia Hati. Di sinilah peran penting surat izin masuk.

Image just for illustration

Kenapa Sih Perlu Bikin Surat Izin di PSHT?¶

Mungkin ada yang berpikir, “Ah, cuma nggak latihan sehari dua hari, lapor lisan aja cukup kali?” Eits, tunggu dulu. Bikin surat izin, meskipun kelihatannya sepele, punya makna yang lebih dalam di lingkungan organisasi seperti PSHT. Ini bukan sekadar formalitas lho.

Pertama, ini wujud kedisiplinan dan tanggung jawab kamu sebagai anggota. Latihan itu wajib, sudah jadi komitmenmu saat bergabung. Kalaupun nggak bisa hadir, kamu menunjukkan bahwa kamu tetap punya concern dan bertanggung jawab untuk memberitahukan ketidakhadiranmu.

Kedua, ini bentuk penghargaan kamu kepada pelatih dan pengurus Rayon/Rantingmu. Mereka sudah meluangkan waktu dan tenaga untuk melatih dan mengurus jalannya organisasi di tingkat bawah. Memberi kabar secara resmi menunjukkan kamu menghargai usaha mereka dan nggak main-main dengan kegiatan latihan.

Ketiga, surat izin ini jadi bukti kalau kamu memang sudah memberitahukan alasan ketidakhadiranmu. Ini bisa menghindari kesalahpahaman atau anggapan negatif, misalnya dikira malas atau tidak serius. Apalagi kalau kamu sedang dalam tahap persiapan kenaikan tingkat, kehadiran latihan itu penting banget. Absen tanpa keterangan jelas bisa jadi catatan kurang baik.

Keempat, dengan adanya pemberitahuan, pelatih jadi tahu kondisi siswanya. Kalau sakit, pelatih bisa mendoakan cepat sembuh. Kalau ada urusan, pelatih tahu kamu akan kembali lagi nanti. Ini menjaga tali paseduluran tetap terhubung baik.

Kapan Waktunya Bikin Surat Izin?¶

Surat izin ini idealnya dibuat dan disampaikan ketika kamu sudah tahu atau yakin tidak bisa menghadiri sesi latihan. Paling sering sih alasannya karena:

• Sakit: Ini alasan paling umum dan bisa dimaklumi. Kalau badan nggak fit, jangan dipaksakan latihan. Istirahat itu penting, tapi jangan lupa kasih kabar!
• Keperluan Keluarga Mendesak: Ada musibah, acara keluarga inti yang harus kamu hadiri, atau mendampingi orang tua berobat ke luar kota. Keperluan keluarga memang prioritas, tapi tetap komunikasikan ke PSHT.
• Kegiatan Sekolah, Kampus, atau Pekerjaan yang Tidak Bisa Ditinggal: Ujian, presentasi penting, tugas lapangan, atau event kantor yang wajib diikuti dan jadwalnya berbentrokkan dengan latihan.
• Mewakili Organisasi atau Mengikuti Kegiatan Lain: Kadang kamu ditugaskan mewakili PSHT untuk acara tertentu di luar jadwal latihan rutin, atau dapat izin untuk ikut latihan gabungan di Rayon/Ranting lain. Ini juga perlu dilaporkan ke pelatih latihan rutinmu.

Untuk alasan yang sudah terjadwal (misalnya acara keluarga atau ujian), usahakan surat izinnya dibuat dan disampaikan sebelum hari H. Kalau alasannya mendadak seperti sakit, segeralah buat dan sampaikan suratnya begitu kamu tahu tidak bisa hadir. Semakin cepat kamu memberi kabar, semakin baik.

Image just for illustration

Komponen Penting dalam Surat Izin PSHT¶

Surat izin pada dasarnya punya format standar, tapi ada beberapa penyesuaian agar lebih relevan dengan konteks organisasi PSHT. Berikut adalah bagian-bagian yang wajib ada:

Bagian Kepala Surat¶

Ini bagian paling atas yang isinya informasi dasar surat.

• Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Tulis di mana surat itu dibuat dan tanggal berapa. Contoh: Madiun, 26 Oktober 2023. Ini penting sebagai acuan waktu.
• Perihal/Subjek: Tulis dengan singkat dan jelas isi suratmu. Contoh: “Permohonan Izin Tidak Masuk Latihan”. Ini biar pelatih atau pengurus langsung ngeh begitu lihat suratnya.
• Penerima: Alamat surat ini ditujukan kepada siapa. Di PSHT, biasanya ditujukan kepada pelatihmu langsung, atau kepada pengurus Rayon/Ranting tempat kamu latihan. Contoh:
  • Kepada Yth. Saudara Pelatih [Nama Pelatihmu, jika tahu spesifik]
  • Kepada Yth. Pengurus Rayon/Ranting [Nama Rayon/Rantingmu]
  • Ditulis lengkap dengan “di Tempat” di bawahnya.

Bagian Isi Surat¶

Ini inti dari suratmu, menjelaskan siapa kamu, kenapa nggak bisa latihan, dan kapan nggak bisanya.

• Salam Pembuka: Awali dengan salam yang sopan. Paling umum pakai “Dengan hormat,”. Atau kalau di tempatmu biasa pakai salam keagamaan, bisa disesuaikan.
• Identitas Diri: Ini penting banget di konteks PSHT. Cantumkan identitasmu selengkap-lengkapnya agar pelatih/pengurus tidak bingung.
  • Nama Lengkap : [Nama Lengkapmu sesuai kartu anggota/pendataan]
  • No. Anggota (jika ada) : [Isi nomor anggota jika kamu sudah punya]
  • Tingkat : [Tulis tingkatmu saat ini, contoh: Siswa Polos / Jambon / Hijau / Putih / Warga (sebutkan tingkat kewargaan jika sudah)]
  • Rayon/Ranting : [Tulis nama Rayon atau Ranting tempat kamu aktif berlatih]
• Isi/Alasan Ketidakhadiran: Sampaikan dengan jujur, singkat, dan jelas. Sebutkan alasanmu dan periode ketidakhadirannya (tanggal berapa sampai tanggal berapa, atau cukup sebutkan hari latihannya).
  • Contoh: “Dengan ini memberitahukan bahwa saya tidak dapat mengikuti kegiatan latihan rutin Persaudaraan Setia Hati Terate pada hari [Hari, Tanggal Latihan yang absen] dikarenakan [Jelaskan alasanmu, contoh: sakit demam].”
  • Kalau absennya beberapa hari: “pada hari [Tanggal Mulai Absen] sampai dengan hari [Tanggal Selesai Absen] dikarenakan [Alasan].”
• Permohonan Izin: Setelah menjelaskan alasan, sampaikan permohonan izinmu. “Sehubungan dengan hal tersebut, saya memohon agar kiranya dapat diberikan izin untuk tidak mengikuti latihan pada waktu tersebut.”
• Harapan: Sampaikan harapanmu untuk bisa kembali berlatih. “Saya berharap dapat segera kembali berlatih setelah kondisi memungkinkan.”

Bagian Penutup Surat¶

Ini bagian akhir sebagai penanda surat selesai dan bukti dari siapa surat itu berasal.

• Salam Penutup: Akhiri dengan salam yang sopan. “Hormat saya,” adalah yang paling umum. Atau sesuaikan dengan salam pembuka.
• Tanda Tangan dan Nama Lengkap: Di bawah salam penutup, bubuhkan tanda tanganmu, lalu tulis nama lengkapmu (sesuai identitas di atas) di dalam kurung atau di bawah tanda tangan.

Dengan mencantumkan semua komponen ini, surat izinmu akan terlihat rapi, profesional (dalam konteks organisasi), dan paling penting: informatif bagi penerimanya.

Contoh Surat Izin Tidak Masuk Latihan PSHT¶

Nah, biar nggak cuma teori, ini dia contoh format surat izin tidak masuk latihan PSHT yang bisa langsung kamu jiplak dan modifikasi sesuai kebutuhanmu. Perhatikan bagian-bagian yang perlu kamu ganti ya.

[Tempat Kamu Membuat Surat], [Tanggal]

Perihal: Permohonan Izin Tidak Masuk Latihan

Kepada Yth.
[Saudara/Bapak/Ibu] Pelatih [Nama Pelatih, jika ada]
atau Pengurus Rayon/Ranting [Nama Rayon/Ranting tempat latihan]
di
Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : [Nama Lengkapmu sesuai data PSHT]
No. Anggota (jika ada) : [Isi Nomor Anggota PSHT jika sudah punya, jika belum bisa dikosongkan atau beri keterangan -]
Tingkat : [Tulis tingkatmu saat ini, contoh: Siswa Polos / Jambon / Hijau / Putih / Warga (sebutkan tingkatannya)]
Rayon/Ranting : [Tulis nama Rayon atau Ranting tempat kamu aktif berlatih]

Dengan ini memberitahukan bahwa saya tidak dapat mengikuti kegiatan latihan rutin Persaudaraan Setia Hati Terate pada [Sebutkan Hari dan Tanggal Latihan yang absen, contoh: hari Kamis, 2 November 2023] dikarenakan [Jelaskan alasanmu dengan singkat, jelas, dan jujur. Contoh: sakit demam sehingga memerlukan istirahat total].

[Jika absen lebih dari satu hari/sesi latihan, sebutkan periode absennya. Contoh: "pada tanggal 2 November s/d 5 November 2023 dikarenakan mengikuti keperluan keluarga yang mendesak di luar kota."]

Sehubungan dengan hal tersebut, dengan segala kerendahan hati, saya memohon agar kiranya dapat diberikan izin untuk tidak mengikuti latihan pada waktu tersebut.

Demikian surat permohonan izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu/Saudara Pelatih/Pengurus, saya ucapkan terima kasih. Saya berharap dapat segera kembali berlatih setelah kondisi memungkinkan.

Hormat saya,

[Tanda tanganmu di sini]

[Nama Lengkapmu]

Contoh di atas adalah format umum yang bisa kamu gunakan. Beberapa Rayon atau Ranting mungkin punya sedikit penyesuaian format, tapi intinya komponen yang wajib ada seperti identitas lengkap, alasan, dan periode absen biasanya sama. Penting untuk mencantumkan Tingkat dan Rayon/Ranting karena PSHT adalah organisasi besar, biar tidak salah orang atau salah Rayon.

Tips Agar Surat Izinmu Lebih Baik¶

Membuat surat izin itu gampang, tapi ada beberapa tips tambahan biar suratmu itu nggak cuma benar formatnya, tapi juga meninggalkan kesan yang baik dan menunjukkan sikap ungguh-ungguh (sopan santun) PSHT:

• Tulis Tangan vs Ketik: Di banyak tempat, surat izin yang ditulis tangan itu lebih dihargai. Kenapa? Karena nunjukkin niat dan usaha lebih dari sekadar copy-paste. Tapi ini balik lagi ke kebiasaan di Rayon/Rantingmu. Kalau memang di sana biasa diketik, ya nggak masalah. Kalau nggak yakin, tanyain aja ke senior atau pelatih.
• Gunakan Kertas yang Layak: Jangan pakai kertas sobekan atau lusuh. Gunakan kertas HVS putih yang bersih agar terlihat rapi dan serius.
• Bahasa yang Sopan dan Resmi: Meskipun gaya penulisan di artikel ini casual, isi surat izinmu tetap harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik, sopan, dan semi-formal. Hindari singkatan-singkatan alay atau bahasa gaul.
• Jujur dan Terus Terang: Sampaikan alasan yang sebenarnya. Nggak perlu mengarang cerita atau melebih-lebihkan. Kejujuran itu kunci. Pelatih dan pengurus biasanya paham kok kalau alasannya memang kuat.
• Sampaikan Secepatnya: Idealnya, surat izin disampaikan sebelum hari H latihan, apalagi kalau alasanmu sudah diketahui jauh-jauh hari. Kalau mendadak sakit, bikin dan sampaikan secepat mungkin begitu kamu sadar nggak bisa latihan. Jangan tunggu sampai latihan selesai baru lapor.
• Cara Menyerahkan: Usahakan serahkan suratnya langsung ke pelatih atau pengurus yang berwenang (Ketua Rayon/Ranting atau yang ditunjuk). Kalau nggak memungkinkan, titip teman yang tepercaya dan minta dia memastikan surat itu sampai. Di era sekarang, kadang foto suratnya dikirim via chat dulu sebagai pemberitahuan awal, tapi surat fisiknya tetap perlu diserahkan nanti. Konfirmasi ke pelatihmu cara terbaik penyerahannya.
• Simpan Bukti (Opsional): Kalau perlu, kamu bisa memfoto surat izin yang sudah kamu serahkan (bersama tanda terima kalau ada) sebagai arsipmu sendiri, terutama jika kamu absen dalam waktu lama atau untuk keperluan kenaikan tingkat.
• Tanya Materi: Setelah kamu kembali berlatih, jangan lupa tanyakan kepada teman atau pelatih, materi apa saja yang kamu lewatkan saat absen. Ini menunjukkan kamu serius dan mau mengejar ketinggalan.
• Ucapkan Terima Kasih: Saat kembali latihan dan bertemu pelatih/pengurus, sampaikan terima kasih karena sudah diberikan izin. Ini bagian dari unggah-ungguh yang penting.

Fakta Menarik Seputar Disiplin di PSHT¶

Konsep surat izin ini sebenarnya cuma salah satu contoh kecil bagaimana kedisiplinan itu diwujudkan di PSHT. PSHT tidak hanya mengajarkan jurus dan pencak silat, tapi juga membentuk karakter anggotanya agar menjadi pribadi yang berbudi luhur tahu benar dan salah.

Disiplin di PSHT itu melingkupi banyak hal, mulai dari ketaatan pada aturan organisasi, rutin mengikuti latihan, menjaga sikap di dalam maupun luar padepokan, hingga bertanggung jawab pada diri sendiri dan kewajiban yang diemban. Membuat surat izin saat absen adalah wujud nyata dari tanggung jawab dan kejujuran yang merupakan pondasi penting dalam ajaran Setia Hati.

Filosofi Paseduluran (persaudaraan) juga berkaitan di sini. Dengan memberitahukan ketidakhadiranmu, kamu tidak hanya bertanggung jawab pada dirimu, tapi juga pada kelompok latihanmu. Pelatih bisa mengatur jalannya latihan dengan tahu siapa saja yang hadir. Teman-temanmu juga tahu kondisimu. Ini menjaga komunikasi baik yang esensial dalam persaudaraan.

Ungkapan “Sholat itu disambi, latihan itu wajib” yang kadang terdengar di lingkungan persilatan atau PSHT, bukanlah ajaran untuk menomorduakan ibadah. Itu adalah kiasan untuk menekankan betapa pentingnya latihan rutin. Artinya, sesibuk apapun kamu, bahkan sampai ibadah pun harus diusahakan (disambi), apalagi latihan! Latihan itu prioritas yang harus diperjuangkan untuk diikuti. Jadi, kalaupun terpaksa absen, alasannya harus kuat dan wajib diberi keterangan resmi.

Memahami dan menjalankan prosedur seperti membuat surat izin ini adalah bagian dari proses penggemblengan diri menjadi pribadi yang disiplin, bertanggung jawab, dan menghargai nilai-nilai organisasi. Ini melatihmu untuk bersikap profesional dan beretika dalam berorganisasi, bekal yang sangat berharga di kehidupan sehari-hari nanti.

Hal Lain yang Perlu Diperhatikan¶

Setelah surat izin kamu buat dan serahkan, tugasmu belum sepenuhnya selesai lho. Beberapa hal tambahan ini penting diperhatikan:

• Pastikan Surat Sampai: Seperti yang sudah disinggung di tips, pastikan surat izinmu benar-benar sampai ke tangan pelatih atau pengurus. Jangan cuma dititip tanpa konfirmasi. Komunikasi adalah kunci.
• Pahami Konsekuensinya: Meskipun sudah izin, perlu disadari bahwa absen latihan, sekecil apapun alasannya, akan membuatmu tertinggal materi. Kamu punya tanggung jawab untuk mengejar ketertinggalan itu. Jangan malas bertanya pada teman atau pelatih.
• Kembali Berlatih dengan Semangat: Setelah urusan selesai atau sudah sembuh, segera kembali ke padepokan dengan semangat yang sama (atau bahkan lebih!) dari sebelumnya. Jangan jadikan izin sebagai alasan untuk bermalas-malasan.

Surat izin tidak masuk latihan di PSHT adalah bukti bahwa kamu menghargai komitmenmu, menghargai pelatih dan organisasi, serta punya tanggung jawab pada diri sendiri. Ini bukan beban, melainkan bagian dari proses pembentukan karakter yang diajarkan di Persaudaraan Setia Hati Terate.

Intinya, jangan pernah anggap remeh surat izin. Ini langkah kecil yang menunjukkan kedewasaan dan keseriusanmu dalam menapaki ajaran Setia Hati.

Gimana? Udah kebayang kan cara bikin surat izin tidak masuk latihan PSHT? Ternyata nggak susah kok.

Punya pengalaman unik soal bikin surat izin di PSHT? Atau ada format khusus di Rayon/Rantingmu yang mau dishare? Yuk, ceritakan di kolom komentar! Kalau ada pertanyaan juga, jangan sungkan bertanya ya. Mari kita saling berbagi dan mempererat paseduluran!