Beranda bnn narasumber panduan surat resmi

Mau Undang Narasumber BNN? Panduan Lengkap & Contoh Surat Permohonan Terbaru

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Mengundang narasumber dari lembaga kredibel seperti Badan Narkotika Nasional (BNN) dalam sebuah acara, baik itu seminar, workshop, sosialisasi, atau talkshow, bisa memberikan bobot dan informasi yang sangat berharga, terutama terkait pencegahan dan penanggulangan penyalahgunaan narkoba. Kehadiran mereka bisa membuka wawasan, meningkatkan kesadaran, dan memberikan informasi akurat langsung dari sumbernya.

Tapi, gimana sih cara mengajukan permohonan resmi ke BNN agar mereka bersedia mengirimkan perwakilannya sebagai narasumber? Kuncinya ada di surat permohonan yang kita ajukan. Surat ini bukan cuma formalitas, tapi juga cerminan keseriusan dan profesionalisme pihak pengundang. Menyusunnya dengan benar itu penting banget!

Mengapa Mengundang Narasumber dari BNN Penting?

BNN adalah lembaga pemerintah yang punya tugas dan fungsi utama dalam pencegahan, pemberantasan, penyalahgunaan, dan peredaran gelap narkotika, psikotropika, prekursor, dan bahan adiktif lainnya. Keahlian dan pengalaman yang mereka miliki di bidang ini sudah nggak diragukan lagi.

Mengundang narasumber dari BNN berarti kita menghadirkan pakar langsung ke tengah audiens kita. Informasi yang disampaikan bakal kredibel, up-to-date, dan pastinya sesuai dengan fakta di lapangan serta dasar hukum yang berlaku. Ini krusial banget, apalagi kalau acara kita tujuannya untuk edukasi atau peningkatan kesadaran masyarakat, khususnya generasi muda, tentang bahaya narkoba.

BNN punya banyak figur publik dan ahli di berbagai divisi, mulai dari divisi pencegahan, pemberantasan, rehabilitasi, sampai hukum. Mereka bisa membawakan materi dari berbagai sudut pandang yang relevan dengan kebutuhan acara kita.

Kapan Biasanya Permohonan Narasumber BNN Diajukan?

Permohonan narasumber dari BNN ini biasanya diajukan oleh berbagai pihak dan untuk berbagai jenis acara. Contohnya:

  • Institusi Pendidikan: Sekolah (dari SD sampai SMA), universitas, atau pondok pesantren sering mengundang BNN untuk sosialisasi bahaya narkoba saat Masa Orientasi Siswa (MOS), acara peringatan hari-hari besar, atau program ekstrakurikuler terkait kesehatan dan keamanan.
  • Komunitas dan Organisasi Masyarakat: Kelompok pemuda, PKK, karang taruna, atau LSM yang fokus pada isu sosial dan kesehatan sering mengadakan seminar atau workshop dan butuh pandangan ahli dari BNN.
  • Instansi Pemerintah dan Swasta: Kantor-kantor atau perusahaan bisa mengundang BNN untuk program Employee Assistance Program (EAP) terkait kesehatan mental, sosialisasi aturan bebas narkoba di tempat kerja, atau bagian dari program Corporate Social Responsibility (CSR).
  • Media dan Penyelenggara Acara Publik: Stasiun TV, radio, atau event organizer yang mengadakan acara publik bertema kesehatan, hukum, atau sosial sering mengundang BNN untuk mengisi sesi diskusi atau talkshow.

Intinya, kapan pun ada acara yang bertujuan untuk memberikan informasi dan meningkatkan kesadaran publik tentang narkoba dari sudut pandang yang resmi dan terpercaya, mengundang BNN adalah pilihan yang tepat.

Surat resmi
Image just for illustration

Struktur dan Komponen Penting dalam Surat Permohonan Narasumber BNN

Surat permohonan resmi, termasuk yang ditujukan ke BNN, punya struktur standar yang harus diikuti. Ini penting agar surat kita terlihat profesional dan mudah diproses oleh pihak BNN. Yuk, kita bedah satu per satu komponennya:

Kepala Surat (Kop Surat)

Ini adalah bagian paling atas surat. Harus mencantumkan identitas lengkap organisasi atau instansi yang mengundang. Isinya meliputi:

  • Nama organisasi/instansi.
  • Alamat lengkap (termasuk kode pos).
  • Nomor telepon.
  • Alamat email (jika ada).
  • Website (jika ada).
  • Logo organisasi/instansi (biasanya di sebelah kiri atau tengah atas).

Kop surat ini menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas permohonan tersebut.

Nomor, Lampiran, dan Perihal

Bagian ini letaknya di bawah kop surat, biasanya di sebelah kiri. Ini detail administrasi yang memudahkan pencatatan dan pelacakan surat.

  • Nomor: Nomor unik surat yang dikeluarkan oleh organisasi pengundang. Contoh: Nomor: 015/PAN-SEMNAR/V/2024. Formatnya biasanya mengikuti aturan internal organisasi masing-masing.
  • Lampiran: Menyebutkan jumlah dokumen tambahan yang dilampirkan bersama surat ini. Kalau nggak ada lampiran, cukup tulis “—”. Contoh: Lampiran: 1 (Satu) berkas Proposal Kegiatan.
  • Perihal: Pokok bahasan atau tujuan utama surat. Harus jelas dan ringkas. Contoh: Perihal: Permohonan Narasumber. Atau lebih spesifik: Perihal: Permohonan Narasumber Kegiatan Seminar Pencegahan Narkoba.

Tanggal Surat

Menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Ditulis di sebelah kanan, sejajar dengan nomor surat. Contoh: Jakarta, 27 Mei 2024.

Pihak yang Dituju

Menyebutkan kepada siapa surat ini ditujukan secara spesifik. Karena kita memohon narasumber, idealnya ditujukan kepada pimpinan BNN atau unit yang berwenang mengatur kegiatan seperti ini, misalnya Kepala BNN Provinsi/Kota/Kabupaten atau Kepala Bagian Humas/Pencegahan di BNN terkait.

  • Tulis dengan lengkap gelar dan jabatannya.
  • Contoh:
    Yth. Kepala Badan Narkotika Nasional Provinsi DKI Jakarta
    di
    Jakarta

Atau jika skala acaranya lokal:
Yth. Kepala Badan Narkotika Nasional Kabupaten Sleman
di
Sleman

Kalau ragu siapa yang paling pas, bisa hubungi BNN terkait terlebih dahulu untuk menanyakan alamat surat yang tepat.

Salam Pembuka

Formal dan sopan. Yang paling umum digunakan adalah “Dengan hormat,” diikuti koma.

Pendahuluan (Latar Belakang Acara)

Paragraf pembuka yang menjelaskan secara singkat tentang organisasi/instansi pengundang dan konteks atau latar belakang diadakannya acara.

  • Jelaskan siapa Anda (organisasi/komunitas/institusi pendidikan).
  • Sebutkan nama acara yang akan diselenggarakan.
  • Jelaskan secara singkat mengapa acara ini penting dan relevan dengan isu narkoba, sehingga memerlukan kehadiran narasumber dari BNN.
  • Contoh: “Bersama surat ini, kami dari [Nama Organisasi] akan menyelenggarakan [Nama Acara] pada tanggal [Tanggal Acara] dalam rangka [Tujuan Umum Acara]. Mengingat pentingnya edukasi dan pencegahan penyalahgunaan narkoba di kalangan [Target Audiens, misal: generasi muda], kami memandang perlu untuk menghadirkan narasumber yang kompeten di bidang tersebut.”

Maksud dan Tujuan (Permohonan Narasumber)

Ini adalah inti dari surat. Nyatakan dengan jelas bahwa Anda memohon kesediaan BNN untuk menugaskan salah satu perwakilannya sebagai narasumber.

  • Sebutkan dengan spesifik permohonan Anda.
  • Sebutkan materi atau topik yang diharapkan dibawakan oleh narasumber BNN. Ini penting agar BNN bisa menugaskan narasumber yang paling sesuai dengan keahliannya.
  • Contoh: “Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami mengajukan permohonan kepada Bapak/Ibu Kepala untuk menugaskan salah satu pejabat/staf dari BNN [Nama Instansi BNN] untuk menjadi narasumber pada kegiatan kami, khususnya untuk membawakan materi mengenai ‘Bahaya dan Dampak Penyalahgunaan Narkoba serta Upaya Pencegahannya’.”

Detail Narasumber yang Dibutuhkan (Opsional tapi Direkomendasikan)

Jika Anda punya kriteria narasumber tertentu (misalnya ingin dari divisi Pencegahan, atau seseorang dengan latar belakang spesifik), Anda bisa menyampaikannya di sini. Namun, tetap berikan fleksibilitas kepada BNN untuk menentukan narasumber yang paling tepat.

  • Sebutkan jumlah narasumber yang dibutuhkan.
  • Sebutkan durasi sesi narasumber (misal: 60-90 menit termasuk tanya jawab).
  • Contoh: “Kami mengharapkan narasumber yang dapat memberikan paparan interaktif selama kurang lebih 90 menit, termasuk sesi tanya jawab. Kriteria narasumber yang kami butuhkan adalah yang memiliki pengalaman dalam sosialisasi dan edukasi pencegahan narkoba di kalangan pelajar/mahasiswa/masyarakat umum.”

Waktu dan Tempat Acara

Informasi yang sangat detail mengenai kapan dan di mana acara akan diselenggarakan. Ini krusial agar BNN bisa menyesuaikan jadwal perwakilan mereka.

  • Hari dan Tanggal pelaksanaan.
  • Waktu pelaksanaan (jam mulai dan jam selesai acara, serta jam spesifik untuk sesi narasumber BNN).
  • Tempat pelaksanaan (nama gedung, alamat lengkap, nomor ruangan jika perlu).
  • Target audiens dan perkiraan jumlah peserta.
  • Contoh: “Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
    Hari, Tanggal : Sabtu, 10 Agustus 2024
    Waktu : Pukul 09.00 - 12.00 WIB (sesi narasumber BNN pukul 10.00 - 11.30 WIB)
    Tempat : Auditorium [Nama Gedung], [Alamat Lengkap Tempat Acara]
    Peserta : [Target Audiens, misal: 200 mahasiswa]

Fasilitas dan Akomodasi (Opsional tapi Baik Disebutkan)

Menyebutkan fasilitas apa saja yang akan disediakan untuk narasumber dari BNN. Ini menunjukkan bahwa pihak pengundang sudah menyiapkan segala sesuatunya dan menghargai waktu dan usaha narasumber.

  • Contoh fasilitas: Akomodasi (jika dari luar kota), transportasi lokal, konsumsi, peralatan presentasi (proyektor, layar, sound system), fee atau uang saku (jika ada kebijakan dari pengundang), sertifikat/plakat penghargaan.
  • Contoh kalimat: “Terkait fasilitas, kami akan menyediakan akomodasi (jika diperlukan), konsumsi, dan transportasi lokal selama Bapak/Ibu narasumber berada di lokasi acara. Kami juga menyiapkan plakat penghargaan sebagai bentuk apresiasi kami.”

Penutup

Paragraf singkat yang menyatakan harapan agar permohonan dikabulkan dan ucapan terima kasih.

  • Contoh: “Besar harapan kami agar permohonan ini dapat dikabulkan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”

Salam Penutup

Formal. Contoh: “Hormat kami,” atau “Dengan hormat,”.

Nama Penanggung Jawab dan Organisasi

Di bawah salam penutup. Cantumkan nama lengkap dan jabatan penanggung jawab surat/acara.

  • Contoh:
    Hormat kami,

    [Tanda Tangan]

    [Nama Lengkap Penanggung Jawab]
    [Jabatan, misal: Ketua Panitia Seminar]
    [Nama Organisasi/Instansi]

Tanda Tangan dan Cap Organisasi

Surat resmi harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dari organisasi pengundang dan dibubuhi cap/stempel resmi organisasi.

Surat formal
Image just for illustration

Tips Menyusun Surat Permohonan Narasumber BNN yang Efektif

Selain struktur di atas, ada beberapa tips nih supaya surat permohonanmu lebih efektif dan punya peluang besar disetujui:

  1. Kirim Jauh-Jauh Hari: BNN punya jadwal yang padat. Ajukan permohonan minimal 1-2 bulan sebelum acara. Ini memberi waktu bagi BNN untuk memproses permohonan, mengecek jadwal, dan menugaskan narasumber yang tepat.
  2. Jelas, Ringkas, dan Lugas: Hindari kalimat bertele-tele. Langsung sampaikan maksud dan tujuan surat di bagian pendahuluan dan isi. BNN menerima banyak surat, jadi surat yang jelas akan sangat membantu mereka.
  3. Pastikan Data Lengkap dan Akurat: Periksa kembali semua detail acara (tanggal, waktu, tempat, topik, target audiens) agar tidak ada kesalahan. Informasi yang salah bisa bikin BNN kesulitan menyesuaikan narasumber.
  4. Sertakan Proposal Kegiatan (Opsional tapi Dianjurkan): Melampirkan proposal kegiatan bisa memberikan gambaran yang lebih utuh tentang acara Anda, termasuk latar belakang, tujuan, susunan acara, dan kepanitiaan. Ini menunjukkan keseriusan Anda.
  5. Gunakan Bahasa Indonesia Baku dan Formal: Karena ini surat resmi kepada lembaga pemerintah, gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, serta format surat yang formal. Hindari singkatan atau bahasa gaul.
  6. Proofread: Sebelum dikirim, baca ulang surat Anda baik-baik. Pastikan tidak ada salah ketik (typo) atau kesalahan tata bahasa. Kesalahan kecil bisa mengurangi kesan profesional.
  7. Tujukan ke BNN yang Tepat: Sesuaikan alamat BNN dengan lokasi dan skala acara Anda (BNN Pusat, BNN Provinsi, atau BNN Kabupaten/Kota).
  8. Sertakan Kontak Person: Di bagian akhir surat atau di proposal terlampir, pastikan ada kontak person (nama, nomor telepon, email) yang bisa dihubungi oleh pihak BNN jika ada pertanyaan atau konfirmasi lebih lanjut.
  9. Lakukan Follow-up: Beberapa hari atau seminggu setelah mengirim surat, coba hubungi pihak BNN (biasanya bagian tata usaha atau humas) untuk memastikan surat Anda sudah diterima dan ditindaklanjuti. Follow-up ini menunjukkan keseriusan Anda tanpa terkesan mendesak.

Contoh Rinci Bagian-bagian Surat (Format Template)

Supaya lebih kebayang, ini dia format dasar yang bisa kamu ikuti, dengan penjelasan di setiap bagian placeholder:

[Kop Surat Organisasi/Instansi Anda]

[Logo Organisasi]
[Nama Organisasi/Instansi]
[Alamat Lengkap Organisasi/Instansi]
[Nomor Telepon Organisasi] | [Alamat Email Organisasi]
[Website Organisasi (jika ada)]

Nomor : [Nomor Surat Internal Organisasi]
Lampiran : [Jumlah Lampiran, misal: 1 (Satu) berkas]
Perihal : Permohonan Narasumber Kegiatan [Nama Kegiatan Anda]

[Tanggal Surat Dibuat], [Kota Tempat Surat Dibuat]

Kepada Yth.
[Jabatan Lengkap Pimpinan BNN yang Dituju, misal: Kepala Badan Narkotika Nasional Kabupaten Sleman]
di
[Kota/Kabupaten BNN yang Dituju]

Dengan hormat,

[Paragraf Pendahuluan]
Bersama surat ini, kami dari [Nama Organisasi/Institusi/Panitia] akan menyelenggarakan [Nama Lengkap Kegiatan, misal: Seminar Nasional Pencegahan Penyalahgunaan Narkoba] pada tanggal [Tanggal Pelaksanaan Kegiatan] yang bertempat di [Tempat Pelaksanaan Kegiatan]. Kegiatan ini bertujuan untuk [Jelaskan Tujuan Singkat Kegiatan, misal: meningkatkan kesadaran dan pemahaman masyarakat, khususnya generasi muda, tentang bahaya dan dampak buruk penyalahgunaan narkoba].

[Paragraf Inti Permohonan]
Sehubungan dengan pentingnya topik tersebut dan untuk memberikan informasi yang akurat serta terpercaya kepada peserta, dengan ini kami bermaksud memohon kesediaan Bapak/Ibu/Tim dari Badan Narkotika Nasional [Sebutkan BNN yang Dituju, misal: Kabupaten Sleman] untuk menugaskan perwakilannya sebagai narasumber dalam kegiatan kami. Kami berharap narasumber dapat menyampaikan materi mengenai [Sebutkan Topik Spesifik yang Diharapkan, misal: Modus Operandi Peredaran Narkoba Terbaru dan Strategi Menghindarinya].

[Detail Pelaksanaan Kegiatan dan Sesi Narasumber]
Adapun detail pelaksanaan kegiatan kami adalah sebagai berikut:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal, Bulan, Tahun]
Waktu : [Waktu Mulai - Waktu Selesai Acara Total]
Waktu Sesi BNN : [Waktu Mulai - Waktu Selesai Sesi Narasumber BNN, misal: 10.00 - 11.30 WIB (termasuk tanya jawab)]
Tempat : [Nama Lokasi Lengkap, Alamat Lengkap]
Target Peserta : [Sebutkan Target Audiens, misal: Pelajar SMA/Mahasiswa/Umum]
Perkiraan Jumlah Peserta : [Sebutkan Jumlah Peserta, misal: 150 orang]
Lampiran : [Sebutkan dokumen yang dilampirkan, misal: Proposal Kegiatan]

[Informasi Fasilitas/Akomodasi - Opsional]
Untuk kelancaran sesi narasumber, kami akan menyediakan fasilitas berupa [Sebutkan Fasilitas, misal: sound system, proyektor, layar, pointer, podium, konsumsi]. [Tambahkan informasi lain jika relevan, misal: Jika narasumber berasal dari luar kota, kami juga bersedia menanggung akomodasi dan transportasi lokal].

[Penutup]
Besar harapan kami Bapak/Ibu dapat mengabulkan permohonan kami ini. Kehadiran perwakilan dari BNN akan memberikan dampak positif yang signifikan bagi para peserta dan kesuksesan acara kami.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Penanggung Jawab]
[Cap/Stempel Resmi Organisasi]

[Nama Lengkap Penanggung Jawab]
[Jabatan Penanggung Jawab, misal: Ketua Panitia]
[Nama Lengkap Organisasi/Institusi]
[Nomor Telepon Kontak Person]
[Email Kontak Person]

Format template di atas bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan dan format surat resmi yang biasa digunakan di organisasimu.

Fakta Menarik Seputar Narasumber BNN dan Perannya dalam Pencegahan Narkoba

  • Spektrum Topik Luas: Narasumber BNN nggak cuma ngomongin bahaya narkoba secara umum. Mereka bisa sharing tentang aspek hukum (UU Narkotika), ciri-ciri pengguna narkoba, cara merehabilitasi pengguna, peran keluarga dan masyarakat dalam pencegahan, sampai tren narkoba jenis baru dan modus peredarannya.
  • Berjenjang: BNN punya struktur dari pusat sampai kabupaten/kota (BNN Pusat, BNNP, BNNK). Ini memudahkan masyarakat di daerah untuk mengajukan permohonan narasumber ke BNN terdekat.
  • Bagian dari Program P4GN: Menjadi narasumber adalah salah satu bentuk implementasi dari program Pencegahan, Pemberantasan, Penyalahgunaan, dan Peredaran Gelap Narkoba (P4GN) yang gencar dilakukan BNN. Ini adalah misi penting mereka.
  • Bukan Sekadar Teori: Banyak narasumber BNN adalah praktisi yang punya pengalaman langsung di lapangan, baik dari divisi pencegahan, rehabilitasi, maupun penindakan. Jadi, materi yang disampaikan seringkali diperkaya dengan kisah nyata dan pengalaman langsung yang bikin penyampaiannya lebih kuat dan menyentuh.
  • Adaptif dengan Audiens: Narasumber BNN biasanya punya kemampuan untuk menyesuaikan gaya penyampaian dan kedalaman materi dengan target audiensnya, apakah itu anak sekolah, mahasiswa, karyawan, atau masyarakat umum.

Mengundang BNN sebagai narasumber bukan cuma menambah daftar pengisi acara, tapi benar-benar menghadirkan agent of change yang bisa memberikan dampak nyata dalam upaya melawan bahaya narkoba di lingkungan kita.

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Setelah Mengirim Surat

Surat sudah dikirim, tugasmu belum selesai lho. Ada beberapa hal lagi yang perlu kamu perhatikan:

  • Pantau dan Follow-up: Seperti yang sudah disebut di tips, pantau status suratmu. Hubungi BNN terkait (lewat nomor telepon yang tercantum di website resmi mereka atau nomor yang kamu dapatkan) untuk menanyakan apakah surat sudah diterima dan sedang diproses.
  • Siapkan Informasi Tambahan: Pihak BNN mungkin akan menghubungimu untuk meminta informasi tambahan, misalnya detail rundown acara, profil lengkap organisasi/panitia, atau ekspektasi spesifik dari narasumber. Siapkan data ini agar kamu bisa merespons dengan cepat.
  • Bersikap Fleksibel: Jadwal narasumber dari BNN bisa sangat padat. Mungkin BNN akan menawarkan narasumber lain yang memiliki keahlian serupa jika narasumber yang kamu harapkan berhalangan. Bersikaplah fleksibel dan terbuka terhadap alternatif yang diberikan BNN.
  • Koordinasi Teknis: Jika permohonanmu disetujui dan nama narasumber sudah ditentukan, segera koordinasi teknis dengan narasumber atau staf penghubung dari BNN. Diskusikan detail materi, durasi presentasi, kebutuhan teknis (laptop, proyektor, sound system), dan detail logistik lainnya (transportasi, akomodasi, konsumsi).
  • Siapkan Apresiasi: Jangan lupa siapkan bentuk apresiasi, seperti plakat, sertifikat, atau ucapan terima kasih secara lisan dan tertulis setelah acara selesai. Ini menunjukkan penghargaanmu terhadap kesediaan dan kontribusi narasumber.

Kerjasama
Image just for illustration

Kesimpulan

Menyusun surat permohonan narasumber BNN memang butuh ketelitian, tapi sebenarnya nggak sulit kok kalau kamu tahu struktur dan komponen pentingnya. Surat yang disusun dengan baik, jelas, dan profesional menunjukkan keseriusan organisasimu dan mempermudah proses di pihak BNN. Dengan perencanaan matang dan komunikasi yang baik, semoga permohonanmu berhasil dan acaramu bisa berjalan lancar dengan kehadiran narasumber yang kredibel dari BNN, memberikan manfaat besar dalam upaya bersama mencegah penyalahgunaan narkoba.

Yuk, kalau ada yang punya pengalaman mengundang narasumber dari BNN atau punya tips tambahan, share di kolom komentar di bawah! Pertanyaan juga boleh banget lho!

Posting Komentar