Mau Bikin Surat Pemberitahuan Dosen? Panduan Lengkap + Contohnya!
Komunikasi itu kunci, apalagi kalau sama dosen. Kadang ada aja keperluan yang bikin kita, sebagai mahasiswa atau pengelola acara, harus ngasih tahu sesuatu ke dosen. Nah, bentuk komunikasi yang sering dipakai itu lewat surat pemberitahuan. Surat ini penting banget biar informasi yang mau kita sampaikan diterima dengan jelas dan formalitasnya dapet, meskipun gayanya santai.
Image just for illustration
Surat pemberitahuan buat dosen ini bisa macem-macem tujuannya. Bisa buat kasih tahu kalau kamu nggak bisa masuk kuliah karena sakit atau ada urusan keluarga, bisa juga buat ngasih tahu soal perubahan jadwal bimbingan skripsi, atau bahkan pemberitahuan resmi dari organisasi mahasiswa tentang suatu acara yang melibatkan dosen. Intinya, surat ini jadi jembatan informasi yang efektif.
Kenapa sih nggak langsung ngomong aja atau via chat? Kadang, urusan tertentu butuh bukti tertulis yang resmi. Apalagi kalau menyangkut administrasi kampus, jadwal penting, atau izin yang perlu diarsipkan. Makanya, bikin surat pemberitahuan itu skill dasar yang perlu dikuasai setiap mahasiswa atau pengurus organisasi kampus.
Apa Aja Sih Jenis Surat Pemberitahuan ke Dosen?¶
Surat pemberitahuan ini isinya bervariasi banget, tergantung konteksnya. Ada yang sifatnya personal dari mahasiswa ke dosen, ada juga yang sifatnya institusional atau organisasional dari lembaga atau panitia kegiatan ke dosen. Mengenali jenisnya bikin kamu tahu format dan gaya bahasa yang pas.
Yang paling sering mungkin surat izin nggak masuk kuliah atau nggak ikut kuis/ujian susulan karena alasan mendesak. Ini biasanya sifatnya personal dan nggak terlalu formal banget, tapi tetep harus jelas. Kalau dari organisasi, bisa surat pemberitahuan acara, surat permintaan izin meminjam tempat, atau pemberitahuan dosen sebagai pembicara/tamu kehormatan.
Setiap jenis surat punya nuansa yang beda. Surat izin dari mahasiswa cenderung lebih singkat dan langsung ke poinnya. Sementara surat dari organisasi biasanya lebih lengkap dengan kop surat, nomor surat, dan detail acara yang jelas. Ini penting banget diperhatikan biar nggak salah langkah.
Bagian Penting dalam Surat Pemberitahuan Dosen¶
Mau itu surat formal atau agak santai, ada beberapa elemen kunci yang wajib ada biar surat kamu powerful dan nggak diabaikan. Ini dia bagian-bagian pentingnya:
Kepala Surat (Kop Surat)¶
Kalau suratnya dari lembaga, organisasi, atau panitia resmi, wajib ada kop surat. Kop surat ini isinya nama lembaga/organisasi, alamat, nomor telepon, email, dan kadang logo. Ini nunjukkin kalau surat ini sah dari entitas tertentu, bukan cuma personal.
Nah, kalau suratnya personal dari mahasiswa (misal izin sakit), nggak perlu pakai kop surat. Langsung aja ke bagian berikutnya. Penting ya membedakan ini, biar nggak terkesan lebay kalau surat personal pakai kop surat palsu.
Tanggal Surat¶
Tanggal surat itu vital. Ini nunjukkin kapan surat itu dibuat. Formatnya biasa aja, misalnya “Jakarta, 26 Oktober 2023”. Letaknya biasanya di kanan atas atau sejajar dengan nomor surat kalau ada kop.
Tanggal ini jadi patokan waktu kapan informasi itu disampaikan. Bayangin kalau nggak ada tanggalnya, dosen bisa bingung surat ini dibuat kapan dan apakah informasinya masih relevan. Jadi, jangan pernah lupa mencantumkan tanggal, sekecil apapun suratnya.
Nomor Surat, Lampiran, dan Perihal¶
Bagian ini biasanya ada di surat yang sifatnya formal atau organisasi.
* Nomor Surat: Kode unik untuk identifikasi surat keluar masuk. Biasanya pakai format tertentu sesuai aturan organisasi (contoh: No: 012/PAN-SEM/X/2023). Ini penting buat pengarsipan.
* Lampiran: Kalau ada dokumen lain yang dilampirkan (misal: surat keterangan sakit, proposal acara), sebutkan jumlah lampirannya. Kalau nggak ada, tulis “-” atau “Tidak Ada”.
* Perihal: Ini intinya surat kamu tentang apa. Harus singkat, padat, dan jelas. Contoh: “Pemberitahuan Tidak Masuk Kuliah”, “Pemberitahuan Perubahan Jadwal Bimbingan”, “Undangan Menjadi Pembicara”. Ini yang pertama kali dilihat dosen dan nentuin apakah suratmu bakal dibaca detail atau nggak.
Kalau surat personal izin nggak masuk dari mahasiswa, biasanya nomor surat dan lampiran nggak ada. Langsung tanggal dan perihal. Ini salah satu ciri khas surat yang sifatnya lebih fleksibel.
Penerima Surat¶
Tulis dengan jelas kepada siapa surat itu ditujukan. Sebutkan nama lengkap dan gelar dosen. Contoh: “Yth. Bapak/Ibu [Nama Lengkap Dosen Beserta Gelar]”. Kadang ditambah jabatannya kalau relevan, misal “Dosen Pengampu Mata Kuliah [Nama Mata Kuliah]”.
Menulis nama dan gelar dengan benar itu bentuk penghormatan. Jangan sampai salah ketik atau salah gelar, kesannya jadi nggak sopan. Pastikan juga menuliskan “Yth.” (Yang terhormat) sebagai sapaan awal.
Salam Pembuka¶
Setelah penerima, lanjut ke salam pembuka. Yang paling umum dan aman itu “Dengan hormat,”. Ini standar untuk surat formal.
Kalau suratnya agak santai tapi tetap sopan, bisa pakai “Assalamu’alaikum Wr. Wb.” (jika relevan) atau “Bapak/Ibu yang terhormat,”. Hindari salam pembuka yang terlalu informal seperti “Hai Pak/Bu” atau semacamnya.
Isi Surat¶
Ini jantungnya surat. Sampaikan maksud dan tujuan kamu dengan jelas, singkat, dan tidak bertele-tele.
* Paragraf awal: Sampaikan pengantar singkat, misalnya memperkenalkan diri (kalau perlu) dan langsung ke inti perihal surat. Contoh: “Saya yang bertanda tangan di bawah ini, [Nama Mahasiswa], NIM [Nomor Induk Mahasiswa], mahasiswa mata kuliah [Nama Mata Kuliah] yang Bapak/Ibu ajar…” atau “Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan [Nama Kegiatan]…”.
* Paragraf inti: Jelaskan detail informasi yang ingin disampaikan. Mengapa tidak masuk (singkat saja), kapan perubahannya terjadi, di mana acaranya, dsb. Sertakan tanggal, waktu, dan lokasi jika relevan. Berikan alasan yang masuk akal dan jujur.
* Paragraf penutup isi: Sampaikan harapan atau permintaan (jika ada), misalnya mohon izin, mohon maklum, mohon kesediaan hadir, dsb.
Usahakan setiap paragraf isinya fokus pada satu ide. Pakai bahasa yang mudah dipahami. Hindari singkatan alay atau bahasa chat.
Salam Penutup¶
Setelah isi surat selesai, akhiri dengan salam penutup. Yang paling umum “Hormat saya,” atau “Dengan hormat,”. Untuk surat organisasi/formal bisa juga “Wassalamu’alaikum Wr. Wb.” (jika relevan) atau “Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.”.
Pilihan salam penutup ini juga menyesuaikan tone surat. Kalau suratnya formal banget, pakai yang standar. Kalau agak santai sedikit, bisa pakai yang lain tapi tetap sopan.
Nama Pengirim dan Tanda Tangan¶
Di bagian paling bawah, cantumkan nama lengkap kamu atau nama dan jabatan pengirim (jika dari organisasi). Berikan juga tanda tangan di atas nama terang.
Kalau suratnya dikirim via email dan nggak perlu cetak fisik, tanda tangan bisa diganti dengan menulis nama lengkap dan NIM/Jabatan. Tapi kalau surat fisik, tanda tangan itu wajib sebagai bukti bahwa surat itu benar-benar kamu atau organisasi yang kirim.
Image just for illustration
Tips Menulis Surat Pemberitahuan Dosen yang Oke¶
Nulis surat ini gampang-gampang susah. Biar suratmu efektif dan nggak bikin dosen pusing, perhatikan tips berikut:
- Perhatikan Gaya Bahasa: Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Pilih kosakata yang sopan dan formal, meskipun gayanya agak santai, hindari bahasa gaul yang nggak pada tempatnya. Jangan pakai singkatan atau emoji.
- Jelas dan Padat: Dosen itu sibuk. Langsung ke poinnya. Jangan muter-muter. Perihal yang jelas sangat membantu dosen langsung tahu isi suratmu.
- Berikan Informasi Lengkap: Kalau kasih tahu perubahan jadwal, sebutkan jadwal lama dan jadwal barunya, hari, tanggal, jam, dan tempatnya. Kalau izin tidak masuk, sebutkan tanggal tidak masuk dan alasan (singkat). Semakin lengkap infonya, semakin mudah dosen merespon.
- Kirim Jauh Hari: Kalau memungkinkan, kirim surat pemberitahuan jauh-jauh hari sebelum tanggal kejadian. Misalnya, kalau mau izin tidak masuk kuliah besok, kirim suratnya hari ini. Kalau ada perubahan jadwal yang sudah diketahui seminggu sebelumnya, langsung sampaikan. Jangan dadakan! Ini nunjukkin profesionalisme.
- Cek Lagi Sebelum Kirim: Baca ulang suratmu. Pastikan nggak ada salah ketik (typo), salah nama, salah gelar, atau informasi yang keliru. Salah ketik bisa mengurangi kredibilitas lho.
- Pilih Metode Pengiriman yang Tepat: Apakah dosen lebih suka surat fisik via administrasi, atau email? Tanyakan atau perhatikan kebiasaan dosen atau aturan departemen/fakultas. Email seringkali lebih cepat dan praktis, tapi kadang untuk urusan sangat formal atau perlu tanda tangan asli, surat fisik tetap jadi pilihan.
- Subject Email yang Informatif: Kalau kirim via email, bagian subject itu krusial. Tulis subject yang jelas dan ringkas, misalnya “Pemberitahuan Izin Tidak Masuk - [Nama] - [NIM]” atau “Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kuliah [Kode Mata Kuliah]”. Jangan biarkan subject email kosong atau cuma “Penting!”.
Contoh Surat Pemberitahuan Dosen untuk Berbagai Keperluan¶
Nah, sekarang kita masuk ke contoh-contohnya biar makin kebayang.
Contoh 1: Surat Izin Tidak Masuk Kuliah (dari Mahasiswa)¶
Ini yang paling umum. Biasanya dikirim kalau sakit, ada urusan keluarga mendadak, atau hal penting lainnya.
[Kota], [Tanggal]
Perihal: Pemberitahuan Izin Tidak Masuk Kuliah
Yth.
Bapak/Ibu [Nama Lengkap Dosen Beserta Gelar]
Dosen Pengampu Mata Kuliah [Nama Mata Kuliah]
di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap Mahasiswa]
NIM : [Nomor Induk Mahasiswa]
Program Studi : [Nama Program Studi]
Fakultas : [Nama Fakultas]
Dengan ini memberitahukan bahwa saya tidak dapat mengikuti kegiatan perkuliahan Mata Kuliah [Nama Mata Kuliah] pada hari ini, [Hari, Tanggal], dikarenakan [Sebutkan Alasan Singkat, misal: sakit dan memerlukan istirahat total / ada keperluan keluarga mendesak di luar kota / mewakili kampus dalam acara...].
Sebagai pertimbangan, bersama ini saya lampirkan [Sebutkan lampiran jika ada, misal: Surat Keterangan Sakit dari dokter / Surat Keterangan Izin dari Rektorat].
Demikian surat pemberitahuan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Mahasiswa]
NIM [Nomor Induk Mahasiswa]
Penjelasan Contoh 1: Surat ini simpel tapi isinya lengkap. Ada identitas jelas, tanggal dan perihal, sapaan ke dosen, alasan nggak masuk, tanggal nggak masuk, dan penutup yang sopan. Kalau sakit, melampirkan surat dokter itu wajib ya biar alasannya kuat.
Contoh 2: Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal Bimbingan Skripsi (dari Mahasiswa)¶
Kadang jadwal bimbingan harus diubah karena ada kendala. Beritahukan dosen pembimbingmu dengan cara yang baik.
[Kota], [Tanggal]
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Bimbingan Skripsi
Yth.
Bapak/Ibu [Nama Lengkap Dosen Pembimbing Beserta Gelar]
Dosen Pembimbing Skripsi
di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap Mahasiswa]
NIM : [Nomor Induk Mahasiswa]
Program Studi : [Nama Program Studi]
Dengan ini memberitahukan bahwa saya ingin mengajukan permohonan perubahan jadwal bimbingan skripsi yang semula telah disepakati pada hari [Hari Lama], tanggal [Tanggal Lama], pukul [Jam Lama]. Saya mohon maaf sebelumnya, namun ada [Sebutkan Alasan Singkat, misal: jadwal kuliah pengganti yang bentrok / urusan mendesak yang tidak bisa ditinggalkan] pada waktu tersebut.
Sehubungan dengan hal tersebut, saya ingin mengkonfirmasi apakah Bapak/Ibu bersedia untuk menjadwalkan ulang bimbingan skripsi pada hari [Hari Baru], tanggal [Tanggal Baru], pukul [Jam Baru], atau pada waktu lain yang Bapak/Ibu kosongkan. Mohon informasinya mengenai ketersediaan waktu Bapak/Ibu.
Demikian surat pemberitahuan dan permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Mahasiswa]
NIM [Nomor Induk Mahasiswa]
Penjelasan Contoh 2: Selain memberitahukan perubahan, surat ini juga mengajukan alternatif jadwal. Ini menunjukkan kamu proaktif dan menghargai waktu dosen. Jangan cuma bilang nggak bisa, tapi juga tawarkan solusi atau minta info kapan dosen ada waktu lain.
Contoh 3: Surat Pemberitahuan Kegiatan Kampus yang Melibatkan Dosen (dari Panitia/Organisasi)¶
Kalau ada acara yang mengundang dosen, surat pemberitahuannya lebih formal.
[KOP SURAT ORGANISASI/PANITIA]
Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran, misal: 1 (Satu) Berkas Proposal]
Perihal : Pemberitahuan dan Undangan Kegiatan [Nama Kegiatan]
Yth.
Bapak/Ibu [Nama Lengkap Dosen Beserta Gelar]
[Jabatan Dosen jika relevan]
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan Program Kerja [Nama Organisasi/Unit Kegiatan] yang akan mengadakan kegiatan [Nama Kegiatan] dengan tema "[Tema Kegiatan]", kami bermaksud memberitahukan sekaligus mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada kegiatan tersebut.
Adapun kegiatan ini akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : [Hari, Tanggal Pelaksanaan]
Waktu : [Waktu Pelaksanaan]
Tempat : [Lokasi Pelaksanaan]
Agenda : [Sebutkan Agenda Utama, misal: Seminar Nasional, Talkshow, Workshop]
Kegiatan ini bertujuan untuk [Sebutkan tujuan kegiatan secara singkat, misal: meningkatkan pemahaman mahasiswa mengenai topik X, menjalin silaturahmi antar civitas academica]. Kami meyakini kehadiran Bapak/Ibu akan sangat memberikan wawasan dan motivasi bagi para peserta.
Besar harapan kami Bapak/Ibu berkenan untuk hadir dalam kegiatan ini. Bersama ini pula kami lampirkan Proposal Kegiatan [Nama Kegiatan] sebagai informasi lebih lanjut.
Demikian surat pemberitahuan dan undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan Ketua Panitia]
[Nama Lengkap Ketua Panitia]
Ketua Pelaksana
[Tanda Tangan Ketua Organisasi]
[Nama Lengkap Ketua Organisasi]
Ketua Umum
Penjelasan Contoh 3: Surat ini pakai kop surat dan ada nomor surat, lampiran, dan perihal yang jelas. Isinya pun lebih detail mencakup nama dan tujuan kegiatan, serta waktu dan tempat pelaksanaan. Ada lampiran proposal juga biar dosen bisa baca detail acaranya. Penutupnya juga formal dengan tanda tangan ketua pelaksana dan ketua umum.
Contoh 4: Surat Pemberitahuan Masalah Akademik/Tugas (dari Mahasiswa)¶
Kadang ada kendala dalam mengerjakan tugas atau hal akademik lainnya yang perlu diberitahukan ke dosen.
[Kota], [Tanggal]
Perihal: Pemberitahuan Kendala Penyelesaian Tugas [Nama Mata Kuliah / Tugas Spesifik]
Yth.
Bapak/Ibu [Nama Lengkap Dosen Beserta Gelar]
Dosen Pengampu Mata Kuliah [Nama Mata Kuliah]
di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap Mahasiswa]
NIM : [Nomor Induk Mahasiswa]
Program Studi : [Nama Program Studi]
Dengan ini memberitahukan bahwa saya mengalami kendala dalam penyelesaian tugas [Sebutkan Nama atau Topik Tugas] untuk Mata Kuliah [Nama Mata Kuliah]. Kendala yang saya hadapi adalah [Jelaskan Kendala dengan Singkat dan Jujur, misal: kesulitan dalam mengakses data yang dibutuhkan / masalah teknis dengan software yang digunakan / kondisi kesehatan yang belum pulih sepenuhnya].
Hal ini menyebabkan saya membutuhkan sedikit waktu tambahan untuk dapat menyelesaikan tugas tersebut dengan maksimal. Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan dan saya berusaha semaksimal mungkin untuk segera menyelesaikan tugas ini.
Besar harapan saya Bapak/Ibu berkenan memberikan kelonggaran waktu atau solusi terkait kendala yang saya hadapi. Saya bersedia berkonsultasi lebih lanjut jika diperlukan.
Demikian surat pemberitahuan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Mahasiswa]
NIM [Nomor Induk Mahasiswa]
Penjelasan Contoh 4: Surat ini menunjukkan inisiatif mahasiswa untuk berkomunikasi tentang kendala yang dihadapi. Penting untuk menjelaskan kendalanya secara jujur (tapi singkat) dan tidak terkesan mencari alasan. Tunjukkan juga komitmen untuk tetap menyelesaikan tugas.
Kenapa Komunikasi Via Surat Itu Penting?¶
Meskipun era digital dan chatting makin umum, surat pemberitahuan ke dosen ini tetap punya nilai penting:
1. Bukti Tertulis: Surat jadi arsip dan bukti formal bahwa kamu sudah menyampaikan informasi tertentu pada tanggal tertentu. Ini bisa sangat berguna kalau di kemudian hari ada miskomunikasi atau keperluan administrasi.
2. Kesopanan dan Profesionalisme: Mengirim surat (atau email formal) menunjukkan kamu serius, menghargai waktu dosen, dan paham etika komunikasi dalam lingkungan akademik.
3. Kejelasan Informasi: Format surat yang terstruktur membantu penyampaian informasi jadi lebih runut, jelas, dan nggak ada yang terlewat dibandingkan cuma ngomong langsung atau chat singkat yang bisa terpotong.
4. Menghindari Miskomunikasi: Saat mengirim surat, kamu punya waktu untuk merangkai kata dengan hati-hati, memastikan informasi yang disampaikan tepat dan nggak ambigu.
Image just for illustration
Dulu, surat-menyurat fisik itu standar. Sekarang, banyak kampus yang sudah beralih ke email sebagai sarana komunikasi resmi. Mengirim surat via email pun tetap menggunakan format surat resmi, hanya mediumnya saja yang berbeda. Subject email jadi perihal, badan email jadi isi surat, dan lampiran bisa dilampirkan langsung.
Fakta Menarik: Evolusi Komunikasi Akademik¶
Percaya atau nggak, jauh sebelum ada email dan WhatsApp, komunikasi antara mahasiswa dan dosen (atau antar akademisi) itu sangat mengandalkan surat pos! Balasan bisa memakan waktu berminggu-minggu. Penemuan telegraf, telepon, fax, hingga internet dan email sangat merevolusi cara kita berkomunikasi. Email, khususnya, menjadi alat utama komunikasi akademik karena cepat, bisa melampirkan file, dan tetap bisa dijaga formalitasnya seperti surat fisik. Meskipun begitu, prinsip dasar komunikasi efektif – jelas, sopan, dan informatif – tetap berlaku.
Hindari Kesalahan Fatal Saat Menulis Surat¶
Ada beberapa hal yang sebaiknya jangan kamu lakukan saat bikin surat pemberitahuan ke dosen:
* Typo Parah: Salah ketik nama dosen atau gelar itu fatal. Cek berkali-kali!
* Alasan Nggak Masuk Akal: Jangan mengarang alasan yang aneh-aneh. Jujur tapi singkat lebih baik.
* Terlalu Singkat Sampai Nggak Jelas: Jangan cuma nulis “Pak/Bu, saya nggak masuk kuliah ya hari ini”. Apa alasannya? Sampai kapan? Kurang informatif.
* Terlalu Panjang dan Bertele-tele: Jangan curhat di surat. Langsung ke poinnya.
* Mengirim Terlalu Mepet atau Setelah Kejadian: Kalau bisa, kirim jauh hari. Ngasih tahu setelah kamu nggak masuk itu namanya laporan, bukan pemberitahuan.
* Menggunakan Bahasa Tidak Sopan: Meskipun dosenmu gaul, tetap jaga kesopanan. Hindari bahasa gaul atau kasar.
* Subject Email Kosong: Jangan biarkan dosen menerka-nerka isi emailmu.
Menghindari kesalahan-kesalahan ini bakal bikin suratmu terlihat lebih profesional dan direspons dengan baik oleh dosen.
Penutup¶
Membuat surat pemberitahuan dosen itu skill dasar yang sangat berguna selama kamu di bangku kuliah. Ini bukan cuma soal formalitas, tapi juga tentang membangun komunikasi yang baik dan saling menghargai dengan dosenmu. Dengan surat yang jelas, sopan, dan informatif, kamu menunjukkan bahwa kamu bertanggung jawab dan serius dengan urusan akademismu.
Nah, itu dia beberapa contoh dan tips seputar surat pemberitahuan dosen. Semoga artikel ini bermanfaat buat kamu ya!
Gimana, ada pengalaman seru atau malah zonk waktu kirim surat ke dosen? Atau mungkin ada pertanyaan seputar format surat yang belum jelas? Yuk, share di kolom komentar di bawah!
Posting Komentar