Beranda pendidikan surat template tpq

Contoh Surat Pemberitahuan Libur TPQ: Panduan Lengkap & Mudah Dibuat!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

TPQ atau Taman Pendidikan Al-Qur’an punya peran penting banget dalam ngenalin ajaran agama ke anak-anak sejak dini. Belajar ngaji, akhlak, dan dasar-dasar Islam di TPQ itu jadi bekal berharga. Nah, kayak sekolah atau lembaga pendidikan lainnya, TPQ juga pasti punya jadwal libur dong? Libur itu penting biar santri (murid TPQ), ustadz-ustadzah, dan pengurus bisa istirahat, kumpul keluarga, atau ngelakuin aktivitas lain.

Biar liburan berjalan lancar dan nggak bikin bingung orang tua atau wali santri, perlu banget ada komunikasi yang jelas. Salah satu cara komunikasi yang paling umum dan efektif itu pakai surat pemberitahuan. Meskipun zaman sekarang banyak grup WhatsApp, surat resmi tetap punya kesan dan jadi pengingat yang lebih permanen.

Image just for illustration
contoh surat pemberitahuan

Pentingnya Surat Pemberitahuan Libur TPQ

Kenapa sih TPQ perlu repot-repot bikin surat pemberitahuan libur? Nggak cukup cuma diumumin lisan aja? Eits, jangan salah! Surat pemberitahuan itu penting banget lho, ini alasannya:

  • Kejelasan Informasi: Surat bikin informasi libur jadi pasti dan nggak simpang siur. Tanggal mulai libur, tanggal masuk kembali, semua tertulis jelas. Ini mengurangi potensi salah paham.
  • Formalitas dan Profesionalisme: Menggunakan surat resmi menunjukkan bahwa TPQ dikelola secara profesional dan bertanggung jawab. Ini bisa meningkatkan kepercayaan orang tua pada lembaga TPQ.
  • Arsip atau Bukti: Surat bisa jadi arsip atau bukti kalau pemberitahuan sudah disampaikan. Berguna kalau nanti ada pertanyaan atau komplain terkait jadwal libur.
  • Pengingat: Surat fisik (atau foto surat di HP) bisa jadi pengingat buat orang tua tentang jadwal libur, jadi mereka bisa bikin rencana buat anak-anaknya.
  • Menjangkau Semua: Meskipun ada grup WA, nggak semua orang tua mungkin aktif atau baca setiap pesan. Surat hardcopy yang dibawa pulang santri biasanya lebih pasti sampai ke tangan orang tua.

Membuat surat pemberitahuan libur TPQ itu bukan cuma formalitas, tapi wujud tanggung jawab pengelola TPQ dalam menjalin komunikasi yang baik dengan wali santri. Jadi, jangan anggap remeh ya!

Bagian-Bagian Penting dalam Surat Pemberitahuan Libur TPQ

Sebelum nyusun contoh suratnya, kita bedah dulu apa aja sih komponen yang wajib ada dalam surat pemberitahuan libur TPQ. Ini dia daftarnya:

Kepala Surat (Kop Surat)

Ini bagian paling atas surat. Isinya identitas TPQ kamu. Harus ada:
* Nama Lembaga TPQ: Contoh: Taman Pendidikan Al-Qur’an Al-Hikmah.
* Alamat Lengkap: Penting biar orang tua tahu lokasi TPQ dan bisa menghubungi kalau perlu.
* Nomor Telepon/Kontak: Nomor pengurus atau sekretariat yang bisa dihubungi.
* Kadang juga ada logo TPQ biar lebih profesional.

Tanggal Surat

Cantumkan tanggal surat itu dibuat. Pastikan tanggalnya jelas dan berada di bagian atas, biasanya sejajar dengan nomor surat (kalau ada).

Nomor Surat (Opsional tapi Disarankan)

Kalau TPQ kamu punya sistem administrasi yang rapi, pakai nomor surat itu bagus. Berguna buat pengarsipan. Formatnya biasanya: Nomor Urut/Kode Surat/Kode TPQ/Bulan/Tahun. Contoh: 015/SPT-Libur/TPQ-AH/VII/2024.

Lampiran (Opsional)

Kalau ada lampiran lain (misalnya jadwal kegiatan libur Ramadhan), cantumkan di sini. Kalau nggak ada, tulis “-” atau “Tidak Ada”.

Perihal (Pokok Surat)

Ini bagian yang langsung ngasih tahu inti suratnya apa. Tulis dengan jelas dan singkat. Contoh: Pemberitahuan Libur Belajar Santri, Pemberitahuan Libur Akhir Semester, Pemberitahuan Libur Hari Raya.

Penerima Surat

Sebutkan kepada siapa surat ini ditujukan. Umumnya: Yth. Bapak/Ibu Wali Santri TPQ [Nama TPQ] di Tempat. Penggunaan kata “di Tempat” ini sudah umum dan sopan dalam surat resmi.

Salam Pembuka

Salam pembuka yang umum dipakai: Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh. Ini sesuai dengan konteks TPQ sebagai lembaga pendidikan Islam.

Isi Surat

Ini bagian inti dari surat. Isinya harus mencakup:
* Pemberitahuan Maksud Surat: Jelaskan bahwa surat ini adalah pemberitahuan terkait libur.
* Keterangan Libur: Sebutkan dengan jelas kapan libur dimulai dan sampai kapan. Sebutkan juga dalam rangka apa libur tersebut (misalnya libur Idul Fitri, libur akhir semester, dll).
* Tanggal Masuk Kembali: Jangan lupa cantumkan tanggal santri harus masuk TPQ lagi. Ini super penting biar orang tua nggak bingung kapan TPQ aktif lagi.
* Harapan/Imbauan (Opsional): Bisa ditambahkan sedikit kalimat harapan agar liburan berjalan lancar, atau imbauan agar santri tetap muroja’ah (mengulang hafalan) di rumah.
* Ucapan (Jika Relevan): Kalau libur Hari Raya, bisa sekalian mengucapkan Selamat Hari Raya.

Salam Penutup

Gunakan salam penutup yang sesuai. Umumnya: Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Pengesahan

Bagian ini menunjukkan siapa yang mengeluarkan surat.
* Jabatan: Pengurus/Ketua/Kepala TPQ [Nama TPQ].
* Tanda Tangan: Tanda tangan pejabat yang berwenang.
* Nama Lengkap: Nama jelas pejabat tersebut.
* Stempel Lembaga (Opsional tapi disarankan): Memberikan kekuatan hukum dan keabsahan surat.

Setiap bagian ini punya fungsinya masing-masing dan saling melengkapi biar informasi yang disampaikan utuh dan nggak membingungkan.

Table: Komponen Penting Surat TPQ dan Fungsinya

Komponen Deskripsi & Fungsi
Kepala Surat Identitas lembaga TPQ (Nama, Alamat, Kontak). Menunjukkan asal surat.
Tanggal Surat Kapan surat dibuat. Penting untuk arsip dan acuan waktu.
Nomor Surat Kode unik surat. Memudahkan pengarsipan dan pelacakan.
Lampiran Informasi tambahan yang disertakan.
Perihal Inti/tujuan surat. Memudahkan penerima memahami isi surat sekilas.
Penerima Surat Kepada siapa surat ditujukan. Menjamin surat sampai ke pihak yang tepat.
Salam Pembuka Pembukaan surat secara Islami. Menunjukkan etika berkomunikasi.
Isi Surat Informasi utama: jadwal libur (mulai s/d selesai), tanggal masuk kembali, tujuan libur. Informasi krusial.
Salam Penutup Penutup surat secara Islami.
Pengesahan Jabatan, Tanda Tangan, Nama Jelas, Stempel. Memberikan keabsahan dan tanggung jawab.

Langkah-Langkah Membuat Surat Pemberitahuan Libur TPQ

Oke, sekarang kita masuk ke gimana cara bikinnya. Ini panduan langkah demi langkah:

  1. Tentukan Jadwal Libur: Langkah pertama tentu saja menetapkan kapan santri akan libur dan kapan masuk kembali. Pastikan tanggalnya final dan nggak berubah-ubah biar nggak bikin bingung. Keputusan ini biasanya diambil oleh pengurus atau musyawarah ustadz/ustadzah. Pertimbangkan kalender Hijriyah (untuk hari raya) dan kalender Masehi (untuk libur semester atau nasional jika relevan).
  2. Siapkan Data TPQ: Pastikan data di kepala surat sudah benar dan up-to-date. Nama lengkap TPQ, alamat, dan nomor kontak yang aktif.
  3. Buat Draf Surat: Mulai susun draf surat dengan format yang sudah dijelaskan di atas. Tulis kalimatnya dengan jelas, singkat, dan mudah dipahami. Gunakan bahasa Indonesia yang santai tapi tetap sopan dan formal dalam konteks surat lembaga.
    • Mulai dari kop surat.
    • Cantumkan tanggal surat dibuat.
    • Tentukan nomor surat jika pakai sistem penomoran.
    • Tulis perihal dengan jelas.
    • Tulis penerima surat (Yth. Bapak/Ibu Wali Santri…).
    • Sertakan salam pembuka.
    • Susun isi surat: sampaikan maksud surat, sebutkan tanggal mulai dan akhir libur, serta tanggal masuk kembali. Jelaskan juga dalam rangka libur apa.
    • Tambahkan kalimat harapan atau imbauan jika perlu.
    • Sertakan salam penutup.
    • Tulis nama jabatan, nama terang, dan siapkan ruang untuk tanda tangan dan stempel.
  4. Review dan Koreksi: Baca kembali draf surat dengan teliti. Pastikan tidak ada kesalahan pengetikan (typo), kesalahan tanggal, atau informasi yang ambigu. Minta pengurus lain atau ustadz/ustadzah senior untuk ikut me-review.
  5. Pengesahan: Mintakan tanda tangan kepada pejabat TPQ yang berwenang (Ketua/Kepala TPQ). Bubuhkan stempel lembaga jika ada. Langkah ini melegalkan surat tersebut.
  6. Cetak Surat: Cetak surat dalam jumlah yang cukup sesuai dengan jumlah santri atau keluarga santri. Gunakan kertas yang bersih dan layak.
  7. Distribusi Surat: Bagikan surat kepada wali santri. Cara yang paling umum adalah menyerahkan surat melalui santri saat jam pulang TPQ. Pastikan setiap santri menerima surat untuk diberikan ke orang tuanya.
  8. Informasi Tambahan (Opsional tapi Direkomendasikan): Selain surat fisik, informasikan juga lewat kanal lain seperti grup WhatsApp wali santri atau papan pengumuman di TPQ. Foto surat yang sudah ditandatangani dan distempel bisa dibagikan di grup WA. Ini cara biar informasi lebih cepat sampai dan menjangkau yang mungkin tidak hadir.

Mengikuti langkah-langkah ini akan membantu memastikan bahwa pemberitahuan libur disampaikan dengan baik dan informasi sampai ke semua pihak yang berkepentingan.

Contoh Surat Pemberitahuan Libur TPQ

Berikut adalah beberapa variasi contoh surat pemberitahuan libur TPQ, bisa disesuaikan dengan kebutuhan TPQ kamu.

Contoh 1: Libur Akhir Semester

Ini contoh surat untuk libur rutin di akhir periode belajar.

[Kop Surat TPQ]

TAMAN PENDIDIKAN AL-QUR'AN AL-IMAN
Jl. Pesantren No. 12, Kel. Makmur, Kec. Sejahtera
Kota Damai
Telp. (021) 12345678

_____________________________________________________________________________

Nomor     : 025/SPT-LIBUR/TPQ-AI/VII/2024
Lampiran  : -
Perihal   : Pemberitahuan Libur Akhir Semester

Yth. Bapak/Ibu Wali Santri
TPQ Al-Iman
di Tempat

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Dengan hormat,

Kami memberitahukan kepada Bapak/Ibu wali santri bahwa kegiatan belajar mengajar di TPQ Al-Iman akan diliburkan sehubungan dengan berakhirnya Semester Ganjil Tahun Ajaran 2023/2024.

Masa libur akhir semester akan dimulai pada:
Hari/Tanggal : **Senin, 15 Juli 2024 s/d Sabtu, 27 Juli 2024**

Santri diharapkan **masuk kembali** untuk memulai kegiatan belajar mengajar Semester Genap pada:
Hari/Tanggal : **Senin, 29 Juli 2024**

Kami berharap Bapak/Ibu dapat memanfaatkan waktu libur ini dengan baik bersama keluarga. Kami juga mengimbau agar santri tetap *muroja'ah* (mengulang kembali hafalan Al-Qur'an) di rumah agar ilmu yang telah dipelajari tidak hilang.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Damai, 10 Juli 2024

Pengurus TPQ Al-Iman

[Tanda Tangan]

(Nama Lengkap Ketua/Kepala TPQ)

Contoh 2: Libur Hari Raya Idul Fitri

Contoh surat khusus untuk libur Hari Raya. Tanggalnya disesuaikan dengan perkiraan atau ketetapan pemerintah/ormas Islam.

[Kop Surat TPQ]

TAMAN PENDIDIKAN AL-QUR'AN NURUL HIDAYAH
Kp. Baru RT 03 RW 05, Desa Suka Maju, Kec. Adil
Kabupaten Sentosa
Kontak: 0812-3456-7890

_____________________________________________________________________________

Nomor     : 038/SPT-LIBUR/TPQ-NH/IX/2024
Lampiran  : -
Perihal   : Pemberitahuan Libur Hari Raya Idul Fitri 1446 H

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Santri
TPQ Nurul Hidayah
di Kediaman

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Puji syukur kehadirat Allah SWT, sholawat serta salam semoga tercurah kepada Nabi Muhammad SAW.

Sehubungan dengan akan datangnya Hari Raya Idul Fitri 1446 H, bersama ini kami memberitahukan bahwa kegiatan belajar mengajar di TPQ Nurul Hidayah akan diliburkan dalam rangka menyambut dan merayakan Hari Raya Idul Fitri.

Pelaksanaan libur akan dimulai pada:
Hari/Tanggal : **Senin, 31 Maret 2025 s/d Sabtu, 12 April 2025**

Santri akan kembali memulai kegiatan belajar mengajar setelah libur Hari Raya pada:
Hari/Tanggal : **Senin, 14 April 2025**

Kami segenap pengurus dan asatidz/asatidzah TPQ Nurul Hidayah mengucapkan **Selamat Hari Raya Idul Fitri 1446 H**, *taqabbalallahu minna wa minkum*. Mohon maaf lahir dan batin. Semoga kita semua mendapatkan keberkahan di hari yang fitri ini.

Manfaatkan momen libur ini untuk berkumpul bersama keluarga dan mempererat tali silaturahmi.

Atas perhatian Bapak/Ibu kami sampaikan terima kasih.

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Sentosa, 25 Maret 2025

Pengurus TPQ Nurul Hidayah

[Tanda Tangan]

(Nama Lengkap Pengurus)

Contoh 3: Pemberitahuan Libur Mendadak/Situasional

Kadang ada kondisi tak terduga yang bikin TPQ harus libur sementara. Contoh suratnya bisa lebih singkat tapi informasinya harus tetap jelas.

[Kop Surat TPQ]

TPQ AL-BAROKAH
Dusun Sentra RT 01 RW 02
Desa Makmur Sejahtera
Kota Bahagia
Telp. 0878-9876-5432

_____________________________________________________________________________

Nomor     : 005/SPT-LIBUR-MDDK/TPQ-AB/X/2024
Lampiran  : -
Perihal   : Pemberitahuan Libur Sementara

Yth. Bapak/Ibu Wali Santri
TPQ Al-Barokah
di Tempat

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Dengan ini kami memberitahukan bahwa kegiatan belajar mengajar di TPQ Al-Barokah akan diliburkan sementara pada:

Hari/Tanggal : **Rabu, 23 Oktober 2024**

Pemberitahuan libur ini dikarenakan adanya *perbaikan fasilitas* di lingkungan TPQ yang tidak memungkinkan kegiatan belajar mengajar dilaksanakan pada hari tersebut.

Santri akan **masuk kembali** dan kegiatan belajar mengajar akan berjalan normal pada:
Hari/Tanggal : **Kamis, 24 Oktober 2024**

Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Bahagia, 22 Oktober 2024

Pengelola TPQ Al-Barokah

[Tanda Tangan]

(Nama Lengkap Pengelola)

Perhatikan bahwa pada contoh libur mendadak, alasan libur disebutkan secara singkat. Tanggalnya juga hanya satu hari libur dan langsung disebutkan tanggal masuk kembalinya.

Tips Tambahan untuk Distribusi dan Komunikasi

Setelah surat selesai dibuat dan dicetak, proses distribusinya juga penting biar efektif.

  • Serahkan Langsung ke Santri: Ini metode paling umum. Berikan surat ke setiap santri saat mereka pulang. Ingatkan santri agar menyerahkan suratnya ke orang tua mereka. Kalau santrinya masih kecil, mungkin perlu pengawasan lebih.
  • Manfaatkan Grup WhatsApp: Foto surat yang sudah ditandatangani dan distempel, lalu kirimkan ke grup WhatsApp wali santri. Tulis pengumuman singkat di caption atau pesan terpisah bahwa detail libur ada di surat yang difoto. Ini cara cepat menjangkau semua orang tua yang ada di grup.
  • Tempel di Papan Pengumuman: Kalau TPQ punya papan pengumuman yang sering dilihat wali santri saat antar jemput, tempelkan salinan surat di sana.
  • Berikan Saat Pertemuan (Jika Ada): Kalau ada acara atau pertemuan dengan wali santri sebelum libur, surat bisa diserahkan langsung saat itu.
  • Konfirmasi Penerimaan (Opsional): Untuk TPQ yang lebih besar atau terorganisir, kadang perlu konfirmasi penerimaan. Ini bisa berupa paraf orang tua di daftar, atau balasan di grup WA. Tapi ini opsional dan bisa jadi merepotkan. Biasanya cukup memastikan surat sampai ke tangan santri dan diumumkan di WA grup.
  • Jadwal Libur Jangka Panjang: Kalau liburnya lumayan panjang (misalnya lebih dari seminggu), pertimbangkan untuk mengirim surat pemberitahuan jauh-jauh hari sebelum libur dimulai, jangan mendadak. Idealnya minimal seminggu atau dua minggu sebelumnya.
  • Libur Mendadak: Untuk libur yang tiba-tiba, komunikasi via grup WhatsApp atau telepon mungkin lebih cepat dan efektif di awal, lalu disusul surat pemberitahuan singkat sebagai formalitas dan arsip.

Dengan menggabungkan metode distribusi ini, kemungkinan informasi libur sampai ke semua wali santri jadi lebih besar. Komunikasi yang terbuka dan tepat waktu itu kunci dalam mengelola lembaga pendidikan, termasuk TPQ.

Image just for illustration
komunikasi efektif

Manfaat Jangka Panjang Komunikasi yang Baik

Mungkin terlihat sepele ya, sekadar surat pemberitahuan libur. Tapi ternyata, kebiasaan berkomunikasi dengan baik itu punya manfaat jangka panjang buat TPQ lho:

  • Membangun Kepercayaan: Orang tua merasa dihargai dan yakin bahwa anak mereka belajar di lembaga yang dikelola dengan serius. Ini membangun kepercayaan.
  • Mengurangi Keluhan: Informasi yang jelas dari awal mengurangi pertanyaan berulang atau keluhan dari orang tua yang merasa tidak diberitahu.
  • Mendukung Partisipasi Orang Tua: Orang tua yang tahu jadwal TPQ dengan baik bisa lebih mudah merencanakan kegiatan anak, termasuk mendukung proses belajar di rumah selama libur.
  • Menciptakan Hubungan Harmonis: Komunikasi yang baik antara pengelola TPQ, ustadz/ustadzah, dan wali santri menciptakan lingkungan yang harmonis dan suportif bagi perkembangan santri.
  • Citra Lembaga yang Positif: TPQ yang rapi administrasinya dan baik komunikasinya akan memiliki citra yang positif di mata masyarakat.

Jadi, jangan ragu untuk investasikan waktu dan tenaga dalam membuat dan mendistribusikan surat pemberitahuan libur ini ya. Ini bukan cuma soal ngasih tahu libur, tapi juga tentang membangun hubungan dan profesionalisme.

Mengisi Waktu Libur Santri

Surat pemberitahuan itu fokus pada jadwal. Tapi sebagai content writer profesional, saya bisa menambahkan sedikit ide untuk mengisi liburan para santri. Pengelola TPQ bisa menyarankan beberapa aktivitas positif lewat grup WA atau saat pengumuman lisan:

  • Muroja’ah Harian: Ajak santri untuk tetap mengulang hafalan atau bacaan Al-Qur’an setiap hari, meskipun hanya sedikit.
  • Sholat Berjamaah di Rumah: Ajak santri untuk lebih rajin sholat berjamaah bersama keluarga di rumah.
  • Membaca Kisah Islami: Sarankan orang tua untuk membacakan atau mengajak santri membaca buku-buku kisah Islami yang mendidik.
  • Membantu Orang Tua: Ajak santri untuk belajar membantu pekerjaan rumah sesuai usia mereka, menanamkan akhlak berbakti.
  • Silaturahmi: Manfaatkan waktu libur untuk bersilaturahmi ke sanak saudara (tentunya dengan tetap memperhatikan kondisi dan anjuran kesehatan).

Memberikan ide-ide ini menunjukkan bahwa TPQ tetap peduli dengan perkembangan santri meskipun sedang libur, dan membantu orang tua mengisi waktu libur anak dengan kegiatan yang bermanfaat.

Penutup

Membuat surat pemberitahuan libur TPQ itu bagian penting dari manajemen TPQ yang baik. Dengan surat yang jelas, lengkap, dan didistribusikan dengan tepat, TPQ bisa menghindari kebingungan dan menjaga hubungan baik dengan wali santri. Contoh-contoh di atas bisa jadi acuan, tinggal disesuaikan dengan identitas dan kebutuhan TPQ masing-masing. Ingat, komunikasi yang efektif adalah kunci sukses.

Semoga panduan dan contoh surat ini bermanfaat ya buat para pengelola TPQ. Punya pengalaman seru atau tips lain soal pemberitahuan libur di TPQ kamu? Jangan sungkan share di kolom komentar di bawah ya!

Posting Komentar