Contoh Surat Pemberitahuan Bukber: Panduan Lengkap & Anti Ribet!

Table of Contents

Ramadhan tiba, saatnya kembali berkumpul bersama orang-orang terdekat. Salah satu tradisi paling dinanti adalah buka bersama atau bukber. Meski seringkali undangan atau pemberitahuan dilakukan via grup pesan instan, ada kalanya kita butuh format yang sedikit lebih formal atau terstruktur, terutama jika pesertanya banyak, acaranya terencana, atau melibatkan pihak yang butuh pemberitahuan resmi. Nah, di sinilah surat pemberitahuan bukber berperan.

Surat pemberitahuan bukber ini pada dasarnya adalah dokumen tertulis (bisa fisik atau digital) yang berfungsi menginformasikan detail acara buka puasa bersama kepada pihak-pihak terkait. Tujuannya jelas: memastikan semua calon peserta mendapatkan informasi yang sama, jelas, dan lengkap mengenai acara tersebut.

Image just for illustration

Kenapa sih repot-repot pakai surat kalau bisa pakai WhatsApp? Eits, ada beberapa alasan kuat lho! Pertama, untuk acara yang melibatkan banyak orang dari berbagai divisi di kantor, anggota komunitas besar, atau alumni sekolah/kampus, surat memberikan kesan profesional dan terorganisir. Kedua, informasi yang tertera di surat cenderung lebih lengkap dan tidak mudah tenggelam dibandingkan obrolan di grup chat yang seringkali dipenuhi pesan lain. Ketiga, surat ini bisa menjadi arsip atau bukti pemberitahuan jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

Surat ini tidak harus selalu formal kaku seperti surat dinas, kok. Gayanya bisa disesuaikan dengan konteks dan penerimanya. Untuk teman-teman dekat, tentu bisa lebih santai. Untuk rekan kerja atau komunitas, bisa sedikit lebih formal namun tetap bersahabat.

Komponen Penting dalam Surat Pemberitahuan Bukber¶

Sebuah surat pemberitahuan bukber yang baik dan informatif idealnya memuat beberapa komponen utama. Ini dia bagian-bagian yang biasanya ada:

Kop Surat (Jika Ada)¶

Jika surat ini dikeluarkan oleh sebuah organisasi, komunitas, perusahaan, atau panitia resmi, sebaiknya gunakan kop surat. Kop surat memuat logo, nama lembaga/panitia, alamat, dan kontak. Ini menunjukkan keabsahan dan sumber informasi yang jelas.

Nomor Surat¶

Untuk keperluan administrasi, terutama di lingkungan organisasi atau kantor, nomor surat itu penting. Formatnya biasanya disesuaikan dengan standar internal masing-masing.

Tanggal Surat¶

Tanggal dibuatnya surat ini. Ini penting agar penerima tahu kapan surat ini diterbitkan.

Lampiran (Jika Ada)¶

Jika ada dokumen pendukung lain yang disertakan, misalnya rundown acara, daftar menu, atau denah lokasi, sebutkan jumlah lampirannya di sini.

Perihal¶

Bagian ini menjelaskan inti dari surat secara singkat. Contoh: “Pemberitahuan Acara Buka Bersama” atau “Undangan Buka Puasa Bersama dan Silaturahmi”.

Penerima Surat¶

Tulis kepada siapa surat ini ditujukan. Bisa spesifik (misal: Kepada Yth. Seluruh Karyawan Divisi Marketing) atau umum (misal: Kepada Yth. Seluruh Anggota Komunitas [Nama Komunitas]).

Salam Pembuka¶

Gunakan salam pembuka yang sesuai. Contoh: Dengan hormat, Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, atau salam lain yang lazim digunakan.

Isi Surat¶

Ini adalah bagian paling penting. Jelaskan secara rinci mengenai acara bukber tersebut. Apa saja yang perlu dicantumkan?
* Nama Acara: Sebutkan bahwa acara ini adalah buka puasa bersama atau sejenisnya.
* Tujuan Acara: Jelaskan singkat tujuannya (misal: mempererat silaturahmi, syukuran, halal bihalal mini di awal Ramadhan).
* Waktu Pelaksanaan: Hari, tanggal, dan jam mulai acara. Penting untuk menyebutkan jam berapa acara dimulai atau jam berapa diharapkan sudah di lokasi.
* Tempat Pelaksanaan: Nama lokasi yang jelas beserta alamat lengkapnya. Jika perlu, tambahkan petunjuk arah atau link Google Maps.
* Susunan Acara Singkat (Jika Ada): Jika ada kegiatan lain selain makan, seperti sholat Maghrib berjamaah, tausiyah singkat, atau games, sebutkan secara garis besar.
* Informasi Biaya (Jika Ada): Jelaskan apakah acara ini gratis, berbayar (patungan/kontribusi), atau disponsori. Jika berbayar, sebutkan nominalnya dan cara pembayarannya.
* Konfirmasi Kehadiran (RSVP): Penting banget! Minta penerima untuk konfirmasi kehadiran. Cantumkan siapa yang bisa dihubungi (nama dan nomor kontak) dan batas waktu untuk konfirmasi. Ini krusial untuk memastikan jumlah peserta dan ketersediaan tempat/konsumsi.

Salam Penutup¶

Gunakan salam penutup yang sesuai. Contoh: Hormat kami, Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, atau salam lain.

Nama dan Tanda Tangan Pengirim/Panitia¶

Tulis nama terang pengirim atau perwakilan panitia yang bertanggung jawab. Jika surat fisik, bubuhkan tanda tangan. Jika digital, nama terang saja cukup atau bisa ditambah scan tanda tangan.

Kontak Person¶

Cantumkan nomor telepon atau email yang bisa dihubungi untuk informasi lebih lanjut atau konfirmasi kehadiran. Meskipun sudah ada di bagian RSVP, menuliskannya lagi di bawah nama pengirim bisa jadi pengingat.

Tips Menyusun Surat Pemberitahuan Bukber yang Efektif¶

Agar surat pemberitahuan bukber Anda nendang dan informatif, perhatikan tips-tips ini:

1. Jelas dan Padat: Sampaikan informasi inti dengan lugas. Hindari kalimat yang terlalu panjang atau bertele-tele. Penerima harus langsung paham apa, kapan, di mana, dan mengapa ada acara ini.
2. Gunakan Bahasa yang Sesuai: Sesuaikan tingkat formalitas bahasa dengan penerima. Untuk teman-teman, gunakan gaya kasual. Untuk kantor, gunakan bahasa yang lebih baku tapi tetap mudah dipahami.
3. Detail Lokasi: Jangan cuma nama tempat, tapi alamat lengkap, nama jalan, nomor bangunan, bahkan patokan jika perlu. Jika lokasi sulit ditemukan, pertimbangkan menambah link peta online.
4. Waktu yang Spesifik: Sebutkan tanggal dan jam dengan jelas (misal: Sabtu, 23 Maret 2024, Pukul 17.30 WIB). Ingatkan juga jam berapa acara dimulai atau jam berapa disarankan datang.
5. Informasi Biaya Transparan: Jika ada biaya kontribusi, sebutkan nominalnya dengan jelas. Jelaskan untuk apa biaya itu digunakan (konsumsi, sewa tempat, dll) dan bagaimana cara membayarnya.
6. Deadline RSVP yang Wajar: Beri cukup waktu bagi penerima untuk konfirmasi kehadiran. Biasanya 3-7 hari sebelum acara cukup. Tegaskan bahwa konfirmasi penting untuk persiapan.
7. Kontak yang Responsif: Pastikan kontak person yang dicantumkan benar dan orangnya siap melayani pertanyaan atau konfirmasi dari penerima.
8. Proofread: Sebelum disebar, baca kembali surat Anda. Pastikan tidak ada salah ketik, informasi yang keliru, atau kalimat yang membingungkan.

Ragam Contoh Surat Pemberitahuan Bukber¶

Oke, sekarang kita masuk ke bagian yang paling dinanti: contoh suratnya! Kita akan lihat beberapa variasi sesuai konteksnya.

Contoh 1: Untuk Komunitas Teman/Alumni (Gaya Semi-Formal)¶

Surat ini cocok untuk reuni kecil atau bukber komunitas yang tidak terlalu formal tapi tetap ingin memberikan informasi terstruktur.

[KOP KOMUNITAS/PANITIA REUNI (Jika ada, opsional)]

[Nomor Surat (Jika ada, opsional)]
[Tanggal, bulan, tahun]

Perihal: Pemberitahuan Acara Buka Puasa Bersama dan Silaturahmi

Kepada Yth.
Rekan-rekan Alumni [Nama Sekolah/Universitas/Komunitas Angkatan/Periode]
Di Tempat

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Salam sejahtera untuk kita semua.

Dengan ini kami dari Panitia [Nama Panitia/Angkatan/Komunitas] memberitahukan bahwa dalam rangka menyambut bulan suci Ramadhan 1445 H dan mempererat tali silaturahmi antar sesama alumni/anggota, kami berencana mengadakan acara buka puasa bersama.

Acara ini Insya Allah akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : **[Hari, Tanggal]**
Waktu : **[Pukul xx:xx WIB - selesai]**
Tempat : **[Nama Tempat]**
Alamat : **[Alamat Lengkap Tempat]** ([Link Google Maps opsional])

Selain buka puasa bersama, acara ini juga akan diisi dengan momen ramah tamah dan **[sebutkan acara tambahan singkat, misal: diskusi santai, sholat Maghrib berjamaah]**.

Untuk kelancaran acara dan keperluan reservasi tempat serta konsumsi, kami mohon kesediaan rekan-rekan untuk melakukan konfirmasi kehadiran paling lambat pada **[Tanggal Batas Konfirmasi]**.

Konfirmasi kehadiran dapat menghubungi:
**[Nama Contact Person]**
**[Nomor Telepon/WhatsApp Contact Person]**

Kami sangat berharap kehadiran rekan-rekan semua untuk dapat bersilaturahmi dan berbagi cerita di bulan yang penuh berkah ini.

Atas perhatian dan partisipasi rekan-rekan, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Hormat kami,

[Nama Panitia/Perwakilan]
[Jabatan/Kedudukan di Panitia/Komunitas]

Penjelasan Tambahan:

• Gaya bahasa cukup santai (“rekan-rekan”), tapi strukturnya tetap rapi.
• Jelas disebutkan tujuannya (mempererat silaturahmi).
• Detail waktu, tempat, dan kontak RSVP bold agar mudah terlihat.
• Ada opsi menambahkan acara tambahan atau link peta.

Contoh 2: Untuk Lingkungan Kantor/Perusahaan (Gaya Formal)¶

Surat ini lebih terstruktur dan menggunakan bahasa yang lebih baku, cocok untuk pemberitahuan ke seluruh karyawan atau divisi tertentu.

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : -
Perihal : Pemberitahuan Acara Buka Puasa Bersama [Nama Perusahaan/Departemen]

[Tanggal, bulan, tahun]

Kepada Yth.
Seluruh Karyawan [Nama Perusahaan/Departemen]
Di Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka mempererat tali silaturahmi antar karyawan serta menyambut keberkahan bulan suci Ramadhan 1445 H, manajemen [Nama Perusahaan] / [Nama Departemen] akan menyelenggarakan acara Buka Puasa Bersama.

Acara ini diharapkan dapat menjadi sarana untuk meningkatkan kebersamaan dan kekompakan di lingkungan kerja kita.

Adapun acara Buka Puasa Bersama tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : **[Hari, Tanggal]**
Waktu : **[Pukul xx:xx WIB - selesai]** (Diharapkan hadir pukul xx:xx WIB)
Tempat : **[Nama Lokasi/Restoran/Aula Kantor]**
Alamat : **[Alamat Lengkap Lokasi]**

[Jika ada biaya/kontribusi, sebutkan di sini. Contoh: "Acara ini bersifat gratis/disponsori oleh perusahaan." atau "Untuk kelancaran acara, dimohon kontribusi sebesar Rp XXXXX per orang yang dapat diserahkan kepada [Nama Karyawan Penerima Biaya] paling lambat [Tanggal Batas Pembayaran]."]

Kami mengharapkan partisipasi seluruh karyawan untuk hadir dalam acara ini.

Untuk keperluan persiapan, dimohon untuk menginformasikan kehadiran Anda melalui [cara konfirmasi, misal: email ke [email@perusahaan.com] atau mengisi daftar hadir di [tempat/link tertentu]] paling lambat pada **[Tanggal Batas Konfirmasi]**.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Pimpinan Departemen/Manajemen]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]

Penjelasan Tambahan:

• Menggunakan kop surat dan nomor surat jika perlu.
• Bahasa lebih formal (“Dengan hormat”, “Bapak/Ibu”).
• Jelas disebutkan tujuan di lingkungan kerja (mempererat silaturahmi, kebersamaan).
• Informasi biaya atau sponsor dijelaskan dengan transparan.
• Metode dan batas waktu konfirmasi dijelaskan dengan rinci.

Contoh 3: Untuk Lingkungan Sekolah/Kampus (Dari Organisasi Siswa/Mahasiswa)¶

Cocok untuk OSIS, BEM, atau organisasi kemahasiswaan/kesiswaan yang mengadakan bukber untuk anggota, teman seangkatan, atau seluruh warga sekolah/kampus.

[KOP SURAT ORGANISASI SISWA/MAHASISWA (OSIS/BEM/UKM/Panitia Acara)]

Nomor : [Nomor Surat Organisasi, jika ada]
Lampiran : -
Perihal : Undangan Acara Buka Puasa Bersama

[Tanggal, bulan, tahun]

Kepada Yth.
Seluruh Siswa/Mahasiswa [Nama Sekolah/Fakultas/Jurusan/UKM]
[Nama Sekolah/Universitas]
Di Tempat

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Salam sejahtera bagi kita semua.

Dengan hormat,
Sehubungan dengan datangnya bulan suci Ramadhan 1445 H, kami dari [Nama Organisasi, misal: OSIS/BEM/UKM XYZ] akan mengadakan acara Buka Puasa Bersama sebagai ajang silaturahmi dan mempererat ukhuwah Islamiyah/persaudaraan di antara kita.

Acara ini Insya Allah akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : **[Hari, Tanggal]**
Waktu : **[Pukul xx:xx WIB - selesai]** (Dimulai dengan **[sebutkan kegiatan pembuka, misal: Kultum singkat]**)
Tempat : **[Nama Tempat di Sekolah/Kampus, misal: Aula, Kantin, Masjid]**
Alamat : **[Alamat Lengkap Sekolah/Kampus, jika diperlukan]**

[Jika ada kontribusi biaya, sebutkan: "Untuk kebersamaan, acara ini menggunakan sistem patungan/kontribusi sukarela sebesar Rp XXXXX per orang." atau "Biaya pendaftaran sebesar Rp XXXXX sudah termasuk [sebutkan fasilitas, misal: makan, takjil, souvenir]."]
[Jika ada cara pendaftaran, sebutkan: "Pendaftaran dapat dilakukan di [tempat pendaftaran, misal: sekretariat OSIS/BEM/UKM] atau melalui transfer ke rekening [nomor rekening a.n. Siapa]."]

Kami sangat mengharapkan kehadiran rekan-rekan siswa/mahasiswa untuk bersama-sama merasakan kebersamaan dan keberkahan di bulan Ramadhan.

Mohon melakukan konfirmasi kehadiran / pendaftaran paling lambat pada **[Tanggal Batas Konfirmasi/Pendaftaran]** kepada:
**[Nama Contact Person]**
**[Nomor Telepon/WhatsApp Contact Person]**

Atas perhatian dan partisipasi teman-teman sekalian, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Hormat kami,

[Nama Ketua Panitia/Organisasi]
[Jabatan di Panitia/Organisasi, misal: Ketua Panitia Bukber / Ketua OSIS]
[Nama Organisasi]

Penjelasan Tambahan:

• Jelas menyebutkan sumber surat (OSIS/BEM/UKM, dll).
• Ada penekanan pada tujuan silaturahmi di lingkungan sekolah/kampus.
• Format biaya bisa berupa patungan atau pendaftaran dengan fasilitas yang jelas.
• Metode pendaftaran atau konfirmasi dijelaskan.

Contoh 4: Untuk Keluarga Besar (Gaya Lebih Personal & Kekeluargaan)¶

Surat ini mungkin tidak selalu berbentuk fisik formal, bisa juga teks yang di-format rapi lalu dikirim via grup chat keluarga atau email. Gayanya lebih hangat.

Kepada Keluarga Besar [Nama Keluarga, misal: Keluarga Besar Bapak/Ibu H. [Nama]]
Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Alhamdulillah, bulan Ramadhan penuh berkah kembali hadir menyapa kita. Semoga kita semua senantiasa diberikan kesehatan dan kelancaran dalam menjalankan ibadah puasa.

Dalam rangka mempererat tali silaturahmi dan kebersamaan di antara kita sekeluarga besar [Nama Keluarga], kami dari [Sebutkan siapa yang mengundang, misal: Keluarga Bapak/Ibu [Nama Kepala Keluarga di rumah yang mengundang] atau Panitia Silaturahmi Keluarga] berencana mengadakan acara buka puasa bersama.

Insya Allah, acara kumpul keluarga sambil buka bersama ini akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : **[Hari, Tanggal]**
Waktu : **[Pukul xx:xx WIB - selesai]**
Tempat : **[Nama Tempat, misal: Rumah Bapak/Ibu [Nama], Restoran [Nama Restoran]]**
Alamat : **[Alamat Lengkap Tempat]**

Mari kita manfaatkan momen Ramadhan ini untuk saling bertegur sapa, melepas rindu, dan mempererat kekeluargaan kita.

Untuk memudahkan persiapan jamuan, kami mohon kesediaan Om/Tante, Bapak/Ibu, Kakak/Adik, dan sepupu semua untuk mengabarkan kehadiran melalui:
**[Nama Contact Person]**
**[Nomor Telepon/WhatsApp Contact Person]**
Mohon konfirmasinya paling lambat pada **[Tanggal Batas Konfirmasi]**.

Kami nantikan kehadiran seluruh anggota keluarga besar. Semoga Allah SWT senantiasa memberkahi langkah kita.

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Salam hangat dari,

[Nama Pengirim/Perwakilan Keluarga Pengundang]
[Hubungan Keluarga, misal: Keluarga Bapak/Ibu [Nama]]

Penjelasan Tambahan:

• Menggunakan sapaan yang lebih personal (“Keluarga Besar”, “Om/Tante”, dll).
• Fokus pada tujuan mempererat kekeluargaan dan silaturahmi.
• Informasi dasar (kapan, di mana, waktu) tetap dicantumkan dengan jelas.
• Permohonan konfirmasi disampaikan dengan bahasa yang santai namun tegas.

Fakta Menarik Seputar Tradisi Bukber¶

Bukber ini bukan sekadar makan-makan biasa lho. Ada beberapa fakta menarik di baliknya:

• Akar Budaya dan Agama: Tradisi berkumpul untuk berbuka puasa sebenarnya sangat dianjurkan dalam Islam. Memberi makan orang yang berpuasa pahalanya seperti orang berpuasa itu sendiri. Bukber adalah cara modern untuk mengimplementasikan anjuran ini secara berjamaah.
• Momen Silaturahmi: Di Indonesia, bukber menjadi salah satu momen emas untuk mempererat silaturahmi, baik antar keluarga, teman, rekan kerja, maupun komunitas. Ini kesempatan untuk bertemu lagi dengan orang-orang yang mungkin jarang kita jumpai di hari-hari biasa.
• Industri Kuliner Kebanjiran Berkah: Bulan Ramadhan dan tradisi bukber membawa berkah tersendiri bagi industri kuliner. Banyak restoran, kafe, hingga usaha katering kecil yang ramai dipesan untuk acara bukber. Paket-paket menu khusus Ramadhan pun bermunculan.
• Fenomena Sosial: Bukber sudah menjadi fenomena sosial yang meluas di berbagai kalangan masyarakat Indonesia, tak hanya umat Islam. Ini menunjukkan betapa kuatnya tradisi ini dalam membangun kebersamaan.

Menggabungkan Surat dengan Teknologi¶

Meskipun menggunakan format surat, Anda tetap bisa memanfaatkan teknologi modern. Surat pemberitahuan bukber ini bisa:

1. Dikirim via Email: Cocok untuk kantor atau organisasi. Lampirkan surat dalam format PDF atau ketik langsung di badan email.
2. Dibagikan via Grup Chat: Salin teks surat, lalu kirim ke grup WhatsApp, Telegram, atau platform chat lainnya. Gunakan bold dan italic untuk menekankan informasi penting.
3. Digunakan sebagai Basis Undangan Online: Informasi dari surat bisa dipindahkan ke platform undangan online (seperti Eventbrite sederhana, Google Forms untuk RSVP, atau membuat event di Facebook/Instagram). Suratnya menjadi pemberitahuan “resmi”-nya.

Menggunakan format surat, bahkan yang kasual, membantu menstrukturkan informasi. Jadi, mau pakai media apapun, pastikan poin-poin penting dari komponen surat tadi sudah tercantum ya!

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari¶

Saat membuat surat atau pemberitahuan bukber, hati-hati jangan sampai melakukan kesalahan-kesalahan ini:

• Informasi Tidak Lengkap: Tanggal, waktu, dan tempat paling sering luput detailnya. Pastikan ketiganya spesifik!
• Tidak Ada Instruksi RSVP: Ini fatal! Panitia jadi kesulitan menghitung jumlah peserta dan menyiapkan segala sesuatunya.
• Batas Waktu RSVP Terlalu Mepet: Memberikan deadline yang terlalu dekat dengan hari H bikin calon peserta kesulitan konfirmasi dan panitia makin pusing.
• Kontak Person Sulit Dihubungi: Pastikan nomor yang dicantumkan aktif dan orangnya siap sedia melayani konfirmasi/pertanyaan.
• Informasi Biaya Tidak Jelas: Jika ada biaya, jelaskan nominalnya, cara bayar, dan deadline-nya. Hindari kesan mendadak atau tidak transparan.
• Mengirim Terlalu Mendadak: Beri waktu yang cukup bagi calon peserta untuk mengatur jadwal mereka. Minimal seminggu sebelumnya itu ideal.

Checklist Sebelum Mengirim Surat¶

• Apakah judul/perihal sudah jelas?
• Apakah penerima surat sudah spesifik atau sesuai target?
• Apakah tanggal dan waktu acara sudah benar dan spesifik (termasuk jam)?
• Apakah nama dan alamat lokasi sudah jelas dan lengkap?
• Apakah ada informasi biaya (jika ada) yang transparan?
• Apakah instruksi RSVP sudah jelas (siapa yang dihubungi, nomor kontak)?
• Apakah batas waktu RSVP sudah dicantumkan?
• Apakah kontak person di bagian akhir surat sudah benar?
• Apakah bahasa yang digunakan sudah sesuai dengan target audiens?
• Apakah ada salah ketik atau kesalahan informasi lainnya?

Jika semua sudah dicentang, surat pemberitahuan bukber Anda siap disebar! Semoga acara bukber Anda berjalan lancar dan penuh berkah.

Punya pengalaman seru bikin atau menerima surat pemberitahuan bukber? Atau ada pertanyaan soal cara menyusunnya? Yuk, share pengalaman dan pikiran Anda di kolom komentar!