Beranda bisnis surat template word

Panduan Praktis: Bikin Contoh Surat Perintah Tugas Word yang Keren!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Surat perintah tugas (SPT) itu dokumen penting banget dalam dunia kerja atau organisasi. Gampangnya, SPT ini kayak surat sakti yang nunjukkin kalau seseorang resmi ditugaskan buat ngelakuin sesuatu. Nah, kalau kamu lagi butuh bikin SPT dan pengen yang praktis pakai Word, kamu udah di tempat yang tepat! Artikel ini bakal ngebahas tuntas tentang contoh surat perintah tugas Word, mulai dari pengertian, elemen penting, sampai cara bikinnya. Yuk, simak!

Apa Itu Surat Perintah Tugas?

A hand giving a document with a stamp
Image just for illustration

Surat perintah tugas atau sering juga disingkat SPT adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pihak berwenang (misalnya atasan, pimpinan organisasi, atau pejabat tertentu) untuk menugaskan seorang bawahan atau staf untuk melaksanakan tugas tertentu. SPT ini berfungsi sebagai bukti tertulis dan legal atas penugasan yang diberikan. Dengan adanya SPT, penerima tugas punya dasar yang jelas untuk melaksanakan tugasnya, dan pemberi tugas juga punya rekaman resmi atas penugasan tersebut.

Fungsi Surat Perintah Tugas

SPT punya beberapa fungsi penting, di antaranya:

  1. Memberikan Kejelasan Tugas: SPT menjabarkan secara rinci tugas yang harus dilaksanakan, termasuk tujuan, ruang lingkup, dan hasil yang diharapkan. Jadi, penerima tugas nggak bingung dan tahu persis apa yang harus dikerjakan.
  2. Legitimasi Penugasan: SPT membuktikan bahwa penugasan tersebut resmi dan sah dikeluarkan oleh pihak yang berwenang. Ini penting untuk menghindari kesalahpahaman atau sengketa di kemudian hari.
  3. Akuntabilitas: SPT membantu dalam memantau dan mengevaluasi pelaksanaan tugas. Pemberi tugas bisa menggunakan SPT sebagai acuan untuk menilai kinerja penerima tugas.
  4. Perlindungan Hukum: Dalam beberapa kasus, SPT bisa menjadi bukti hukum yang kuat jika terjadi masalah atau perselisihan terkait pelaksanaan tugas.
  5. Pengajuan Biaya: SPT seringkali diperlukan sebagai syarat pengajuan reimbursement atau penggantian biaya yang dikeluarkan selama melaksanakan tugas, terutama untuk tugas dinas luar kota atau yang membutuhkan biaya operasional.

Kapan Surat Perintah Tugas Dibutuhkan?

SPT biasanya dibutuhkan dalam berbagai situasi, misalnya:

  • Dinas Luar Kota/Negeri: Kalau kamu ditugaskan untuk perjalanan dinas, SPT pasti diperlukan sebagai dasar perjalanan dan pengajuan biaya.
  • Pelatihan atau Workshop: Mengikuti pelatihan atau workshop di luar kantor juga seringkali membutuhkan SPT, terutama jika dibiayai oleh kantor.
  • Proyek Khusus: Penugasan untuk proyek khusus yang melibatkan tim atau unit kerja tertentu biasanya diawali dengan penerbitan SPT.
  • Inspeksi atau Audit: Tim inspeksi atau audit yang ditugaskan untuk memeriksa suatu unit kerja atau proyek juga memerlukan SPT.
  • Penelitian atau Pengumpulan Data: Kegiatan penelitian atau pengumpulan data di lapangan juga seringkali memerlukan SPT sebagai legitimasi kegiatan.
  • Mengikuti Rapat atau Seminar: Meskipun kadang tidak selalu wajib, SPT bisa juga dikeluarkan untuk penugasan menghadiri rapat atau seminar, terutama jika ada biaya yang perlu di-reimburse.

Intinya, SPT dibutuhkan kapanpun ada penugasan resmi yang perlu didokumentasikan dan dipertanggungjawabkan.

Elemen Penting dalam Surat Perintah Tugas

Parts of a business letter
Image just for illustration

Supaya SPT kamu sah dan efektif, ada beberapa elemen penting yang wajib ada di dalamnya. Berikut adalah komponen-komponen utama surat perintah tugas:

Kop Surat

Kop surat adalah identitas organisasi atau instansi yang mengeluarkan SPT. Kop surat biasanya berisi:

  • Nama Organisasi/Instansi: Ditulis lengkap dan jelas.
  • Logo Organisasi/Instansi: Jika ada, biasanya diletakkan di sebelah kiri atau tengah atas.
  • Alamat Lengkap: Alamat kantor atau instansi.
  • Nomor Telepon dan Fax: Nomor kontak yang bisa dihubungi.
  • Alamat Email dan Website: (Opsional) Informasi kontak tambahan.

Kop surat ini penting banget karena nunjukkin asal-usul resmi surat perintah tugas.

Nomor Surat dan Tanggal

Setiap SPT sebaiknya punya nomor surat yang unik. Nomor surat ini berguna untuk:

  • Pengarsipan: Memudahkan pencarian dan pengelolaan dokumen.
  • Referensi: Kalau ada komunikasi lanjutan terkait SPT, nomor surat bisa dijadikan referensi.
  • Administrasi: Nomor surat membantu dalam sistem administrasi dan pelacakan dokumen.

Selain nomor surat, tanggal penerbitan SPT juga wajib dicantumkan. Tanggal ini penting untuk menunjukkan kapan SPT tersebut dikeluarkan dan berlaku.

Identitas Pemberi Tugas

Bagian ini berisi informasi tentang pihak yang memberikan tugas. Biasanya meliputi:

  • Nama Lengkap: Nama pejabat atau atasan yang berwenang mengeluarkan SPT.
  • Jabatan: Jabatan pemberi tugas dalam organisasi.
  • NIP/NIK: Nomor Induk Pegawai atau Nomor Induk Karyawan (jika ada).

Informasi ini penting untuk memastikan keabsahan pemberi tugas dan kejelasan tanggung jawab.

Identitas Penerima Tugas

Bagian ini berisi informasi tentang orang yang ditugaskan. Biasanya meliputi:

  • Nama Lengkap: Nama staf atau bawahan yang menerima tugas.
  • Jabatan/Pekerjaan: Jabatan atau pekerjaan penerima tugas.
  • NIP/NIK: Nomor Induk Pegawai atau Nomor Induk Karyawan (jika ada).
  • Unit Kerja/Departemen: Tempat penerima tugas bekerja (jika relevan).

Informasi ini penting untuk memastikan SPT ditujukan kepada orang yang tepat.

Detail Tugas yang Diberikan

Ini adalah inti dari SPT. Bagian ini harus menjabarkan secara detail tugas yang harus dilaksanakan. Informasi yang perlu dicantumkan antara lain:

  • Jenis Tugas: Sebutkan jenis tugasnya secara spesifik, misalnya “Perjalanan Dinas”, “Pelatihan”, “Penyusunan Laporan”, dll.
  • Tujuan Tugas: Jelaskan mengapa tugas ini diberikan dan apa yang ingin dicapai dari pelaksanaan tugas ini.
  • Ruang Lingkup Tugas: Batasan atau cakupan tugas yang harus dikerjakan. Misalnya, kalau tugasnya penelitian, sebutkan lokasi penelitian, subjek penelitian, dll.
  • Uraian Tugas: Rincian langkah-langkah atau kegiatan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan tugas. Semakin detail, semakin baik.
  • Hasil yang Diharapkan: Output atau deliverable yang diharapkan dari pelaksanaan tugas. Misalnya, “Laporan Hasil Penelitian”, “Materi Presentasi”, “Produk Prototype”, dll.

Bagian detail tugas ini harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau terlalu teknis kalau penerima tugas bukan ahlinya.

Waktu dan Tempat Pelaksanaan Tugas

Bagian ini menjelaskan kapan dan di mana tugas harus dilaksanakan. Informasi yang perlu dicantumkan:

  • Waktu Pelaksanaan: Tanggal mulai dan tanggal berakhir pelaksanaan tugas. Bisa juga mencantumkan durasi tugas (misalnya, “selama 3 hari”).
  • Tempat Pelaksanaan: Lokasi tempat tugas dilaksanakan. Kalau tugasnya dinas luar kota, sebutkan kota tujuannya. Kalau tugasnya di dalam kantor, sebutkan ruangan atau unit kerjanya.

Informasi waktu dan tempat ini penting untuk menentukan batas waktu pelaksanaan tugas dan memastikan tugas dilaksanakan di lokasi yang tepat.

Biaya dan Fasilitas (jika applicable)

Kalau pelaksanaan tugas membutuhkan biaya atau fasilitas tertentu, informasi ini perlu dicantumkan dalam SPT. Misalnya:

  • Biaya Transportasi: Biaya perjalanan dinas, tiket pesawat, ongkos taksi, dll.
  • Biaya Akomodasi: Biaya penginapan, hotel, dll.
  • Biaya Makan: Uang makan selama pelaksanaan tugas.
  • Biaya Operasional: Biaya fotokopi, ATK, pulsa, dll.
  • Fasilitas: Kendaraan dinas, laptop, proyektor, ruangan rapat, dll.

Pencantuman biaya dan fasilitas ini penting untuk kejelasan anggaran dan memudahkan pengajuan reimbursement (jika ada). Biasanya, SPT akan mencantumkan siapa yang bertanggung jawab atas pembiayaan tugas ini (misalnya, dibebankan pada anggaran unit kerja tertentu).

Tanda Tangan dan Stempel

SPT harus ditandatangani oleh pemberi tugas (pejabat yang berwenang) dan distempel dengan stempel resmi organisasi/instansi. Tanda tangan dan stempel ini memperkuat keabsahan SPT.

Selain tanda tangan dan stempel, biasanya juga dicantumkan nama lengkap dan jabatan pemberi tugas di bawah tanda tangan.

Cara Membuat Surat Perintah Tugas di Word

Microsoft Word interface
Image just for illustration

Nah, sekarang kita masuk ke bagian praktisnya, yaitu cara membuat surat perintah tugas di Word. Ikuti langkah-langkah berikut ini:

Membuka Dokumen Baru

  1. Buka aplikasi Microsoft Word di komputermu.
  2. Klik “File” di pojok kiri atas.
  3. Pilih “New” atau “Baru”.
  4. Pilih “Blank document” atau “Dokumen Kosong”.

Kamu sekarang punya dokumen Word kosong siap diisi dengan SPT.

Membuat Kop Surat

  1. Ketik Nama Organisasi/Instansi: Di bagian paling atas dokumen, ketik nama organisasi atau instansimu dengan huruf kapital dan ukuran font yang lebih besar (misalnya, 14-16 poin). Bold juga boleh biar lebih menonjol.
  2. Tambahkan Logo (Opsional): Kalau organisasi/instansi punya logo, sisipkan logo di sebelah kiri atau tengah atas. Caranya: Klik “Insert” > “Pictures” > “This Device” > Cari file logo > “Insert”. Atur ukuran logo supaya proporsional.
  3. Ketik Alamat, Telepon, dll.: Di bawah nama organisasi, ketik alamat lengkap, nomor telepon, fax, email, dan website (jika ada). Gunakan ukuran font yang lebih kecil (misalnya, 10-12 poin). Kamu bisa atur rata kiri atau rata tengah, sesuai selera.
  1. Judul Surat: Setelah kop surat, beri judul surat. Biasanya “SURAT PERINTAH TUGAS” atau “SURAT TUGAS”. Tulis dengan huruf kapital, bold, dan rata tengah.
  2. Nomor Surat: Di bawah judul, tulis “Nomor:” diikuti dengan nomor surat yang sesuai. Biasanya diletakkan di sebelah kiri.
  3. Tanggal Surat: Di bawah nomor surat (atau sejajar dengan nomor surat di sebelah kanan), tulis “Tanggal:” diikuti dengan tanggal penerbitan SPT. Format tanggal bisa disesuaikan, misalnya “Jakarta, 26 Oktober 2023”.
  4. Identitas Pemberi Tugas: Mulai dengan kalimat pembuka, misalnya “Yang bertanda tangan di bawah ini:”. Kemudian, buat daftar identitas pemberi tugas (Nama, Jabatan, NIP/NIK). Gunakan format bullet points atau nomor urut biar rapi.
  5. Identitas Penerima Tugas: Lanjutkan dengan kalimat penghubung, misalnya “Menugaskan kepada:”. Kemudian, buat daftar identitas penerima tugas (Nama, Jabatan/Pekerjaan, NIP/NIK, Unit Kerja). Sama seperti identitas pemberi tugas, gunakan format bullet points atau nomor urut.
  6. Detail Tugas: Mulai dengan kalimat pengantar, misalnya “Untuk melaksanakan tugas sebagai berikut:”. Kemudian, jabarkan detail tugas (Jenis Tugas, Tujuan Tugas, Ruang Lingkup, Uraian Tugas, Hasil yang Diharapkan). Bagian ini bisa kamu buat dalam bentuk paragraf atau list (misalnya, numbered list untuk uraian tugas yang berupa langkah-langkah). Pastikan semua detail tugas tercantum dengan jelas.
  7. Waktu dan Tempat Pelaksanaan: Buat bagian terpisah untuk waktu dan tempat pelaksanaan tugas. Gunakan sub-judul, misalnya “Waktu Pelaksanaan” dan “Tempat Pelaksanaan”. Jelaskan secara rinci tanggal mulai, tanggal berakhir, dan lokasi tugas.
  8. Biaya dan Fasilitas (jika ada): Kalau ada biaya atau fasilitas yang terkait dengan tugas, buat bagian terpisah dengan sub-judul, misalnya “Biaya dan Fasilitas” atau “Pembiayaan”. Rincikan biaya dan fasilitas yang disediakan, serta siapa yang bertanggung jawab atas pembiayaan tersebut.

Format Penutup dan Tanda Tangan

  1. Kalimat Penutup: Di akhir isi surat, buat kalimat penutup yang sopan, misalnya “Demikian surat perintah tugas ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.” atau “Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.”
  2. Tempat dan Tanggal Tanda Tangan: Di bawah kalimat penutup, tulis tempat dan tanggal penerbitan SPT lagi (biasanya sama dengan tanggal di atas, tapi boleh juga berbeda kalau tanda tangan dilakukan di tempat lain). Letakkan di sebelah kanan.
  3. Tanda Tangan, Nama, dan Jabatan Pemberi Tugas: Di bawah tempat dan tanggal, sediakan ruang untuk tanda tangan. Kemudian, ketik nama lengkap pemberi tugas di bawah ruang tanda tangan, dan jabatan pemberi tugas di baris berikutnya. Bold nama dan jabatan pemberi tugas.
  4. Stempel Organisasi/Instansi: Setelah tanda tangan, stempel SPT dengan stempel resmi organisasi/instansi. Stempel biasanya diletakkan menimpa sebagian tanda tangan. Kalau kamu bikin SPT digital, kamu bisa sisipkan gambar stempel (format PNG transparan) di Word.

Menyimpan dan Mencetak

  1. Simpan Dokumen: Klik “File” > “Save As” atau “Simpan Sebagai”. Pilih lokasi penyimpanan, beri nama file yang jelas (misalnya, “SPT_NamaPenerimaTugas_Tanggal”), dan klik “Save” atau “Simpan”. Format file sebaiknya “.docx” (format Word default) atau “.pdf” (format PDF lebih aman dan tidak mudah diedit).
  2. Cetak Dokumen: Klik “File” > “Print” atau “Cetak”. Pilih printer yang akan digunakan, atur jumlah salinan (biasanya minimal 2, satu untuk penerima tugas, satu untuk arsip pemberi tugas), dan klik “Print” atau “Cetak”. Gunakan kertas HVS ukuran A4 atau F4.

Contoh Template Surat Perintah Tugas Sederhana

Berikut ini contoh template surat perintah tugas sederhana yang bisa kamu copy-paste dan modifikasi di Word:

[KOP SURAT ORGANISASI/INSTANSI]

**SURAT PERINTAH TUGAS**
Nomor: [Nomor Surat]                                                                                                [Tempat, Tanggal Penerbitan]

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama        : [Nama Pemberi Tugas]
Jabatan     : [Jabatan Pemberi Tugas]
NIP/NIK     : [NIP/NIK Pemberi Tugas]

Menugaskan kepada:

Nama        : [Nama Penerima Tugas]
Jabatan/Pekerjaan : [Jabatan/Pekerjaan Penerima Tugas]
NIP/NIK     : [NIP/NIK Penerima Tugas]
Unit Kerja    : [Unit Kerja Penerima Tugas]

Untuk melaksanakan tugas sebagai berikut:

1.  **Jenis Tugas**    : [Sebutkan jenis tugas, contoh: Perjalanan Dinas]
2.  **Tujuan Tugas**   : [Jelaskan tujuan tugas secara singkat dan jelas]
3.  **Ruang Lingkup** : [Jelaskan batasan atau cakupan tugas]
4.  **Uraian Tugas**   : [Rincikan langkah-langkah atau kegiatan yang harus dilakukan]
5.  **Hasil Diharapkan**: [Sebutkan output atau deliverable yang diharapkan]

**Waktu Pelaksanaan** : [Tanggal Mulai] s.d. [Tanggal Berakhir]
**Tempat Pelaksanaan**: [Lokasi Pelaksanaan Tugas]

**Biaya**             : [Jelaskan pembiayaan tugas, jika ada. Contoh: Dibebankan pada anggaran unit kerja...]
**Fasilitas**         : [Sebutkan fasilitas yang disediakan, jika ada. Contoh: Kendaraan Dinas...]

Demikian surat perintah tugas ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

                                                                                                [Tempat, Tanggal Penerbitan]
                                                                                                [Tanda Tangan dan Stempel]

                                                                                                **[Nama Pemberi Tugas]**
                                                                                                **[Jabatan Pemberi Tugas]**

Catatan:

  • Ganti teks yang ada di dalam kurung siku [...] dengan informasi yang sesuai.
  • Sesuaikan format dan tata letak template ini dengan style organisasi/instansimu.
  • Template ini bersifat sederhana. Kamu bisa menambahkan elemen lain (misalnya, tembusan, lampiran, dll.) sesuai kebutuhan.

Tips Membuat Surat Perintah Tugas yang Efektif

Checklist on a clipboard
Image just for illustration

Supaya SPT kamu nggak cuma formalitas tapi juga benar-benar efektif dalam menunjang pelaksanaan tugas, perhatikan tips berikut ini:

Jelas dan Ringkas

Bahasa yang digunakan dalam SPT harus jelas, lugas, dan mudah dipahami. Hindari kalimat yang bertele-tele atau ambigu. Langsung ke inti maksud dan tujuan. Ringkas tapi tetap informatif.

Spesifik dan Terukur

Detail tugas yang dijabarkan harus spesifik dan terukur. Jangan cuma bilang “kerjakan proyek”, tapi sebutkan proyek apa, outputnya apa, targetnya berapa, dll. Dengan tugas yang terukur, penerima tugas jadi lebih termotivasi dan punya goal yang jelas.

Realistis dan Dapat Dicapai

Tugas yang diberikan harus realistis dan dapat dicapai oleh penerima tugas dalam waktu yang ditentukan. Jangan memberi tugas yang impossible atau overload. Pertimbangkan juga kapasitas dan kemampuan penerima tugas.

Relevan dengan Tujuan Organisasi

Pastikan tugas yang diberikan relevan dengan tujuan dan strategi organisasi. Setiap tugas harus berkontribusi pada pencapaian target organisasi secara keseluruhan. Ini penting supaya tugas nggak cuma jadi beban, tapi juga bernilai dan bermakna.

Terikat Waktu

Waktu pelaksanaan tugas harus terikat waktu (ada deadline yang jelas). Dengan adanya batasan waktu, penerima tugas jadi lebih fokus dan disiplin dalam menyelesaikan tugas. Deadline juga membantu dalam memantau kemajuan tugas.

FAQ Seputar Surat Perintah Tugas

Siapa yang Berhak Mengeluarkan SPT?

Pihak yang berhak mengeluarkan SPT adalah pejabat atau atasan yang memiliki kewenangan untuk menugaskan bawahan dalam organisasi/instansi. Biasanya, ini adalah atasan langsung atau pimpinan unit kerja. Kewenangan ini biasanya diatur dalam struktur organisasi dan peraturan internal organisasi/instansi.

Apakah SPT Harus Selalu Tertulis?

Sebaiknya iya. SPT sebaiknya selalu dibuat secara tertulis dan resmi. SPT tertulis punya kekuatan hukum dan bukti dokumentasi yang lebih kuat dibandingkan perintah tugas lisan. Meskipun perintah lisan mungkin lebih praktis dalam situasi tertentu, SPT tertulis tetap lebih disarankan untuk penugasan yang penting dan formal.

Apa Perbedaan SPT dengan Surat Tugas Biasa?

Sebenarnya, istilah “Surat Perintah Tugas” dan “Surat Tugas” sering digunakan secara bergantian dan punya makna yang mirip. Keduanya sama-sama merupakan dokumen penugasan resmi. Perbedaan mungkin terletak pada tingkat formalitas atau konteks penggunaan. “Surat Perintah Tugas” mungkin terdengar lebih formal dan sering digunakan dalam konteks pemerintahan atau militer. Sementara “Surat Tugas” mungkin lebih umum digunakan di sektor swasta atau organisasi non-profit. Tapi secara fungsi dan elemen penting, keduanya pada dasarnya sama.

Kesimpulan

Surat perintah tugas itu dokumen penting yang nggak boleh dianggap remeh. Dengan SPT yang jelas, lengkap, dan efektif, pelaksanaan tugas jadi lebih terarah, terukur, dan akuntabel. Semoga panduan ini bisa bantu kamu bikin SPT di Word dengan mudah dan profesional. Jangan lupa praktik langsung biar makin lancar!

Gimana, artikel ini membantu banget kan? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman seru seputar surat perintah tugas, share di kolom komentar ya!

Posting Komentar