Panduan Lengkap: Contoh Surat Dinas Bahasa Jawa, Mudah Dipahami & Praktis!

Table of Contents

Surat dinas, atau yang sering disebut juga surat resmi, adalah dokumen penting yang digunakan untuk berbagai keperluan administrasi dan komunikasi formal antar instansi, lembaga, atau organisasi. Dalam konteks budaya Jawa, surat dinas memiliki kekhasan tersendiri, terutama dalam penggunaan bahasa. Bahasa Jawa yang kaya dengan tingkatan unggah-ungguh (kesopanan bahasa) mempengaruhi struktur dan gaya penulisan surat dinas. Memahami contoh surat dinas dalam bahasa Jawa sangat penting, terutama bagi Anda yang bekerja di lingkungan pemerintahan, pendidikan, atau organisasi kemasyarakatan di Jawa.

Pengertian Surat Dinas Bahasa Jawa¶

Secara umum, surat dinas adalah alat komunikasi tertulis yang bersifat formal dan resmi. Fungsinya sangat beragam, mulai dari menyampaikan informasi penting, memberikan instruksi, membuat pengumuman, hingga sebagai bukti tertulis dalam berbagai kegiatan resmi. Dalam bahasa Jawa, surat dinas dikenal dengan istilah serat dinas atau layang dinas. Yang membedakan surat dinas bahasa Jawa dengan surat dinas pada umumnya adalah penggunaan bahasa Jawa krama inggil atau krama alus. Bahasa ini digunakan untuk menunjukkan rasa hormat kepada penerima surat, terutama jika penerima memiliki kedudukan yang lebih tinggi atau lebih dihormati.

Fungsi Surat Dinas Bahasa Jawa¶

Surat dinas bahasa Jawa memiliki fungsi yang sama dengan surat dinas pada umumnya, namun dengan penekanan pada nilai-nilai budaya Jawa. Beberapa fungsi utama surat dinas bahasa Jawa antara lain:

1. Sebagai Media Komunikasi Resmi: Surat dinas bahasa Jawa menjadi sarana komunikasi tertulis yang resmi antara instansi pemerintah daerah, sekolah-sekolah di Jawa, organisasi kemasyarakatan berbasis budaya Jawa, atau antar individu dalam konteks formal. Penggunaan bahasa Jawa menunjukkan identitas budaya dan kearifan lokal.
2. Dokumentasi Resmi: Surat dinas bahasa Jawa juga berfungsi sebagai dokumentasi tertulis yang sah dan resmi. Arsip surat dinas menjadi bukti kegiatan administrasi, keputusan, atau informasi penting yang telah disampaikan. Dokumen ini penting untuk keperluan pelaporan, pertanggungjawaban, dan referensi di masa mendatang.
3. Penyampaian Informasi Penting: Surat dinas bahasa Jawa digunakan untuk menyampaikan berbagai informasi penting secara formal. Informasi tersebut bisa berupa pengumuman kegiatan, undangan rapat, pemberitahuan kebijakan baru, instruksi kerja, atau informasi lain yang relevan dengan kegiatan organisasi atau instansi.
4. Penguatan Identitas Budaya Jawa: Penggunaan bahasa Jawa dalam surat dinas turut berperan dalam melestarikan dan memperkuat identitas budaya Jawa. Hal ini menunjukkan bahwa bahasa Jawa masih relevan dan digunakan dalam ranah formal, bukan hanya dalam percakapan sehari-hari. Ini penting untuk menjaga keberlangsungan bahasa Jawa di era modern.
5. Menjaga Unggah-Ungguh: Dalam budaya Jawa, unggah-ungguh bahasa sangat dijunjung tinggi. Penggunaan bahasa Jawa krama dalam surat dinas menunjukkan penghormatan dan kesopanan kepada penerima surat. Hal ini sesuai dengan nilai-nilai luhur budaya Jawa yang mengutamakan harmoni dan tata krama dalam berkomunikasi.

Image just for illustration

Ciri-ciri Surat Dinas Bahasa Jawa¶

Meskipun menggunakan bahasa Jawa, surat dinas tetap memiliki struktur dan ciri-ciri umum surat dinas. Berikut adalah ciri-ciri khas surat dinas bahasa Jawa:

Komponen Utama Surat Dinas Bahasa Jawa¶

1. Kop Surat (Sangkaning Layang): Kop surat terletak di bagian paling atas surat. Berisi nama instansi atau organisasi, logo (jika ada), alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Kop surat ini menunjukkan asal surat dan identitas pengirim.
2. Nomor Surat (Nomer Layang): Nomor surat adalah kode unik yang digunakan untuk mengidentifikasi surat. Format nomor surat biasanya mengikuti standar instansi masing-masing. Nomor surat penting untuk keperluan pengarsipan dan penelusuran surat.
3. Tanggal Surat (Tanggal Layang): Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut ditulis. Penulisan tanggal dalam bahasa Jawa bisa menggunakan penanggalan Jawa atau penanggalan Masehi. Namun, dalam konteks surat dinas modern, penanggalan Masehi lebih umum digunakan.
4. Perihal (Perihal atau Bab): Perihal surat berisi inti atau pokok bahasan surat secara ringkas. Perihal membantu penerima surat untuk memahami tujuan surat dengan cepat.
5. Lampiran (Lampiran): Jika ada dokumen lain yang disertakan bersama surat, maka dicantumkan lampiran. Lampiran menyebutkan jumlah dokumen yang dilampirkan.
6. Alamat Tujuan (Alamat Ingkang Dipun Kintuni): Alamat tujuan berisi nama dan jabatan penerima surat, serta alamat instansi atau alamat pribadi penerima. Penulisan alamat tujuan harus jelas dan lengkap agar surat sampai ke penerima yang tepat.
7. Salam Pembuka (Salam Pambuka): Salam pembuka digunakan untuk membuka surat secara sopan. Dalam surat dinas bahasa Jawa, salam pembuka yang umum digunakan adalah “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” (jika ditujukan kepada Muslim) atau “Sugeng Enjing/Siang/Sonten/Dalu” (Selamat Pagi/Siang/Sore/Malam) dan diikuti dengan sapaan hormat. Unggah-ungguh salam pembuka disesuaikan dengan tingkat kesopanan yang diinginkan.
8. Isi Surat (Isi Layang): Isi surat adalah bagian inti surat yang menyampaikan pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang baku, jelas, ringkas, dan sistematis. Penggunaan bahasa Jawa krama inggil atau krama alus sangat diutamakan dalam bagian isi surat.
9. Salam Penutup (Salam Panutup): Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat secara sopan. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat dinas bahasa Jawa adalah “Wasalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” (jika diawali salam pembuka yang sama) atau “Matur Nuwun” (Terima Kasih) dan diikuti dengan ungkapan hormat.
10. Tanda Tangan dan Nama Jelas (Tapak Asma saha Nama Pepak): Surat dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Di bawah tanda tangan, dicantumkan nama jelas pejabat, jabatan, dan stempel instansi (jika ada). Tanda tangan dan stempel menunjukkan keabsahan surat.
11. Tembusan (Tembusan): Jika surat perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima utama, maka dicantumkan tembusan. Tembusan berisi daftar pihak-pihak yang menerima salinan surat.

Penggunaan Bahasa Jawa Krama¶

Salah satu ciri paling menonjol dari surat dinas bahasa Jawa adalah penggunaan bahasa Jawa krama. Bahasa krama dibagi menjadi dua tingkatan utama:

• Krama Alus (Krama Inggil): Tingkatan bahasa Jawa yang paling halus dan sopan. Digunakan untuk berbicara atau menulis kepada orang yang sangat dihormati, seperti orang tua, guru, atasan, atau pejabat tinggi.
• Krama Lugu (Krama Madya): Tingkatan bahasa Jawa yang lebih umum dan sopan. Digunakan untuk berbicara atau menulis kepada orang yang dihormati, tetapi tidak seformal krama alus. Bisa digunakan kepada teman sebaya yang dihormati atau orang yang lebih tua tetapi tidak terlalu formal.

Dalam surat dinas, umumnya digunakan bahasa krama alus atau krama inggil, terutama jika surat ditujukan kepada pejabat tinggi atau instansi yang lebih tinggi. Pemilihan tingkatan bahasa krama harus disesuaikan dengan konteks dan hubungan antara pengirim dan penerima surat. Penggunaan bahasa yang tepat menunjukkan pemahaman unggah-ungguh dan etika komunikasi dalam budaya Jawa.

Jenis-jenis Surat Dinas Bahasa Jawa¶

Jenis-jenis surat dinas bahasa Jawa pada dasarnya sama dengan jenis-jenis surat dinas pada umumnya. Perbedaannya terletak pada penggunaan bahasa Jawa dan penyesuaian dengan konteks budaya Jawa. Berikut beberapa jenis surat dinas bahasa Jawa yang umum digunakan:

1. Surat Undangan (Layang Ulem)¶

Surat undangan digunakan untuk mengundang seseorang atau pihak tertentu untuk menghadiri suatu acara atau kegiatan resmi. Contohnya undangan rapat, undangan upacara, undangan seminar, atau undangan kegiatan lainnya. Dalam bahasa Jawa, surat undangan disebut layang ulem.

Contoh Bagian Isi Surat Undangan (Layang Ulem) Bahasa Jawa Krama Inggil:

…Kanthi serat punika, kula ngaturi uninga saha nyuwun rawuh panjenengan ing acara … ingkang badhe dipunadani ing … dinten …, tanggal …, wekdal …, dumugi …, mapan ing … . Ageng pangajeng-ajeng kula, panjenengan saged rawuh ing acara punika. Rawuh panjenengan badhe paring makna ingkang ageng tumrap kaleksananipun acara punika.

(Terjemahan Kasar Bahasa Indonesia):

…Dengan surat ini, saya memberitahukan dan memohon kehadiran Anda dalam acara … yang akan dilaksanakan pada … hari …, tanggal …, waktu …, sampai …, bertempat di … . Besar harapan saya, Anda bisa hadir dalam acara ini. Kehadiran Anda akan memberikan makna yang besar bagi kelancaran acara ini.

2. Surat Pemberitahuan (Layang Paring Kabar)¶

Surat pemberitahuan digunakan untuk menyampaikan informasi atau kabar penting kepada pihak lain. Contohnya pemberitahuan perubahan jadwal kegiatan, pemberitahuan kebijakan baru, pemberitahuan hasil rapat, atau pemberitahuan informasi lainnya. Dalam bahasa Jawa, surat pemberitahuan disebut layang paring kabar.

Contoh Bagian Isi Surat Pemberitahuan (Layang Paring Kabar) Bahasa Jawa Krama Inggil:

…Lumantar serat punika, kula ngaturi kabar bilih … ingkang sampun dipun rancang, badhe dipun tindakaken ing … dinten …, tanggal …, wekdal …, mapan ing … . Kula ngaturi uninga bilih … punika wigati sanget tumrap … . Mugi-mugi kabar punika saged dipun gatosaken kanthi saestu.

(Terjemahan Kasar Bahasa Indonesia):

…Melalui surat ini, saya memberitahukan bahwa … yang sudah direncanakan, akan dilaksanakan pada … hari …, tanggal …, waktu …, bertempat di … . Saya memberitahukan bahwa … ini sangat penting bagi … . Semoga kabar ini dapat diperhatikan dengan sungguh-sungguh.

3. Surat Keputusan (Layang Keputusan)¶

Surat keputusan adalah surat dinas yang berisi ketetapan atau keputusan resmi dari suatu instansi atau pejabat yang berwenang. Surat keputusan memiliki kekuatan hukum dan mengikat pihak-pihak yang terkait. Dalam bahasa Jawa, surat keputusan disebut layang keputusan.

Contoh Bagian Isi Surat Keputusan (Layang Keputusan) Bahasa Jawa Krama Inggil:

…Sasampunipun nimbang, nggatosaken, saha ngemut-emut … , kanthi punika dipun putusaken: KAPISAN: … . KAPING KALIH: … . KAPING TIGA: … . Keputusan punika wiwit dipun tindakaken ing tanggal … . Supados dados kawuninganipun, serat keputusan punika dipun paringaken dhateng ingkang dipun kajengaken.

(Terjemahan Kasar Bahasa Indonesia):

…Setelah menimbang, memperhatikan, dan mengingat … , dengan ini diputuskan: PERTAMA: … . KEDUA: … . KETIGA: … . Keputusan ini mulai dilaksanakan pada tanggal … . Agar menjadi perhatian, surat keputusan ini diberikan kepada yang bersangkutan.

4. Surat Permohonan (Layang Panyuwunan)¶

Surat permohonan digunakan untuk mengajukan permohonan atau permintaan kepada pihak lain. Contohnya permohonan izin, permohonan bantuan dana, permohonan kerjasama, atau permohonan lainnya. Dalam bahasa Jawa, surat permohonan disebut layang panyuwunan.

Contoh Bagian Isi Surat Permohonan (Layang Panyuwunan) Bahasa Jawa Krama Inggil:

…Lumantar serat punika, kula ngaturaken panyuwunan … . Kanthi punika, kula nyuwun supados panjenengan kersa … . Ageng pangajeng-ajeng kula, panyuwunan punika saged dipun kabulaken. Matur nuwun sanget ing kawigatosan saha panggalih panjenengan.

(Terjemahan Kasar Bahasa Indonesia):

…Melalui surat ini, saya mengajukan permohonan … . Dengan ini, saya memohon agar Anda berkenan … . Besar harapan saya, permohonan ini dapat dikabulkan. Terima kasih banyak atas perhatian dan pertimbangan Anda.

5. Surat Tugas (Layang Dhawuh Tugas)¶

Surat tugas adalah surat dinas yang berisi perintah atau penugasan kepada seseorang atau pihak tertentu untuk melaksanakan tugas tertentu. Contohnya surat tugas perjalanan dinas, surat tugas penelitian, surat tugas mengajar, atau surat tugas lainnya. Dalam bahasa Jawa, surat tugas disebut layang dhawuh tugas.

Contoh Bagian Isi Surat Tugas (Layang Dhawuh Tugas) Bahasa Jawa Krama Inggil:

…Kanthi serat punika, kula ndhawuhi … (nama pegawai) … (jabatan) … supados dipun tugasi … ing … dinten …, tanggal …, dumugi … . Tugas punika dipun kajengaken kangge … . Sasampunipun nindakaken tugas, dipun suwun ngaturaken laporan dhateng … . Mugi-mugi tugas punika saged dipun tindakaken kanthi sae.

(Terjemahan Kasar Bahasa Indonesia):

…Dengan surat ini, saya menugaskan … (nama pegawai) … (jabatan) … untuk ditugaskan … di … hari …, tanggal …, sampai … . Tugas ini dimaksudkan untuk … . Setelah melaksanakan tugas, dimohon menyampaikan laporan kepada … . Semoga tugas ini dapat dilaksanakan dengan baik.

Image just for illustration

Tips Menulis Surat Dinas Bahasa Jawa yang Baik dan Benar¶

Menulis surat dinas bahasa Jawa yang baik dan benar membutuhkan perhatian khusus terhadap unggah-ungguh bahasa dan struktur surat. Berikut beberapa tips yang bisa Anda ikuti:

1. Pahami Unggah-Ungguh Bahasa Jawa: Kuasai tingkatan bahasa Jawa krama alus (krama inggil) dan krama lugu (krama madya). Pilih tingkatan bahasa yang sesuai dengan tujuan surat dan penerima surat. Jika ragu, gunakan krama alus untuk menunjukkan rasa hormat yang maksimal.
2. Gunakan Bahasa Baku dan Formal: Meskipun menggunakan bahasa Jawa, tetap gunakan bahasa yang baku dan formal. Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa informal dalam surat dinas. Gunakan kosakata dan tata bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa Jawa krama.
3. Perhatikan Struktur Surat: Ikuti struktur surat dinas yang standar, mulai dari kop surat, nomor surat, tanggal surat, perihal, lampiran, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, nama jelas, dan tembusan (jika ada). Struktur yang jelas memudahkan pembaca memahami isi surat.
4. Tulis Isi Surat dengan Jelas, Ringkas, dan Sistematis: Sampaikan pesan atau informasi yang ingin disampaikan secara jelas, ringkas, dan sistematis. Hindari kalimat yang bertele-tele atau ambigu. Gunakan paragraf yang terstruktur dan mudah dipahami.
5. Periksa Kembali Tata Bahasa dan Ejaan: Sebelum mengirimkan surat, periksa kembali tata bahasa dan ejaan bahasa Jawa. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau penggunaan kata yang tidak tepat. Kesalahan kecil bisa mengurangi kesan profesional surat dinas.
6. Gunakan Kamus Bahasa Jawa: Jika Anda kurang yakin dengan kosakata atau tata bahasa Jawa, gunakan kamus bahasa Jawa sebagai referensi. Kamus membantu Anda menemukan padanan kata yang tepat dan memastikan penggunaan bahasa yang benar.
7. Minta Bantuan Ahli Bahasa Jawa: Jika Anda merasa kesulitan menulis surat dinas bahasa Jawa, jangan ragu untuk meminta bantuan ahli bahasa Jawa atau orang yang mahir berbahasa Jawa. Mereka bisa membantu Anda menyusun surat yang baik dan benar secara linguistik dan kultural.
8. Latihan Menulis Surat Dinas Bahasa Jawa: Semakin sering Anda berlatih menulis surat dinas bahasa Jawa, semakin mahir Anda dalam menyusunnya. Cobalah membuat berbagai jenis surat dinas dengan topik yang berbeda-beda. Latihan akan meningkatkan kemampuan Anda dalam berbahasa Jawa formal.

Fakta Menarik tentang Bahasa Jawa dan Surat Dinas¶

Bahasa Jawa memiliki sejarah panjang dalam penggunaan surat-menyurat resmi. Pada masa kerajaan-kerajaan Jawa, surat-surat kerajaan ditulis dalam bahasa Jawa Kawi atau Jawa Kuna, kemudian berkembang menjadi bahasa Jawa modern. Penggunaan bahasa Jawa dalam surat dinas merupakan bagian dari upaya pelestarian bahasa dan budaya Jawa di era modern.

• Bahasa Jawa adalah bahasa daerah dengan jumlah penutur terbesar di Indonesia. Meskipun demikian, penggunaan bahasa Jawa dalam ranah formal seperti surat dinas perlu terus didorong agar tetap relevan dan lestari.
• Unggah-ungguh bahasa Jawa adalah sistem kesopanan bahasa yang unik dan kompleks. Memahami unggah-ungguh bahasa Jawa sangat penting dalam berkomunikasi secara efektif dan santun dalam budaya Jawa, termasuk dalam penulisan surat dinas.
• Surat dinas bahasa Jawa tidak hanya digunakan di lingkungan pemerintahan dan pendidikan, tetapi juga dalam organisasi kemasyarakatan, lembaga adat, dan komunitas budaya Jawa. Hal ini menunjukkan bahwa bahasa Jawa masih memiliki peran penting dalam berbagai aspek kehidupan masyarakat Jawa.
• Perkembangan teknologi digital juga mempengaruhi penulisan surat dinas bahasa Jawa. Saat ini, surat dinas tidak hanya ditulis tangan atau diketik, tetapi juga bisa dikirim melalui email atau platform digital lainnya. Namun, esensi dan format surat dinas tetap dipertahankan.

Dengan memahami contoh surat dinas dalam bahasa Jawa, ciri-ciri, jenis-jenis, dan tips penulisannya, Anda diharapkan dapat menyusun surat dinas bahasa Jawa yang baik dan benar. Penggunaan bahasa Jawa dalam surat dinas adalah wujud nyata kecintaan dan pelestarian budaya Jawa.

Bagaimana pendapat Anda tentang penggunaan bahasa Jawa dalam surat dinas? Apakah Anda pernah membuat atau menerima surat dinas bahasa Jawa? Yuk, berbagi pengalaman dan pendapat Anda di kolom komentar di bawah ini!