Mau Training? Contoh Surat Izin Training yang Mudah & Ampuh (Plus Tips!)

Table of Contents

Surat izin training adalah dokumen penting yang diperlukan ketika seorang karyawan, mahasiswa, atau individu ingin mengikuti pelatihan atau pengembangan diri. Surat ini berfungsi sebagai permohonan resmi kepada pihak terkait, seperti atasan di kantor, dosen di kampus, atau pihak penyelenggara training, untuk mendapatkan izin mengikuti kegiatan tersebut. Tanpa surat izin yang jelas, partisipasi dalam training bisa jadi terkendala atau bahkan tidak diizinkan.

Mengapa Surat Izin Training Itu Penting?¶

Surat izin training bukan hanya formalitas belaka. Dokumen ini memiliki beberapa fungsi krusial, baik bagi individu yang ingin training maupun bagi organisasi atau institusi tempat mereka bernaung.

Bagi Individu¶

• Legitimasi Partisipasi: Surat izin menjadi bukti resmi bahwa keikutsertaan Anda dalam training telah diketahui dan disetujui oleh pihak yang berwenang. Ini penting terutama jika training dilakukan di luar jam kerja atau jam kuliah.
• Perlindungan Hak: Dengan adanya surat izin, Anda memiliki dasar yang kuat untuk meminta dispensasi atau penyesuaian terkait pekerjaan atau tugas akademik selama masa training. Misalnya, izin tidak masuk kerja atau penundaan deadline tugas.
• Memudahkan Administrasi: Beberapa penyelenggara training mungkin memerlukan surat izin sebagai salah satu syarat pendaftaran atau partisipasi. Surat ini juga bisa menjadi lampiran penting dalam pengajuan reimbursement biaya training ke perusahaan atau institusi.

Bagi Perusahaan atau Institusi¶

• Rekam Jejak Pengembangan Karyawan/Mahasiswa: Surat izin training menjadi dokumentasi penting dalam catatan pengembangan sumber daya manusia atau pengembangan mahasiswa. Perusahaan atau institusi dapat memantau dan mengevaluasi efektivitas program training yang diikuti oleh anggotanya.
• Pengaturan Jadwal dan Tugas: Dengan mengetahui rencana training karyawan atau mahasiswa, perusahaan atau institusi dapat mengatur jadwal kerja atau tugas akademik agar tidak terganggu secara signifikan. Ini membantu menjaga kelancaran operasional dan proses belajar mengajar.
• Pertimbangan Anggaran: Surat izin training dapat menjadi dasar bagi perusahaan atau institusi untuk mempertimbangkan alokasi anggaran untuk pengembangan karyawan atau mahasiswa. Data jumlah dan jenis training yang diikuti dapat menjadi masukan dalam perencanaan anggaran training di masa mendatang.

Image just for illustration

Kapan Surat Izin Training Dibutuhkan?¶

Kebutuhan surat izin training sangat bergantung pada situasi dan kebijakan organisasi atau institusi. Namun, secara umum, surat izin training diperlukan dalam beberapa kondisi berikut:

• Training di Luar Jam Kerja/Kuliah tetapi Terkait Pekerjaan/Studi: Meskipun training dilaksanakan di luar jam kerja atau kuliah, jika materi training relevan dengan pekerjaan atau studi Anda dan Anda ingin mendapatkan dukungan atau pengakuan dari perusahaan atau institusi, surat izin tetap diperlukan. Ini menunjukkan inisiatif Anda dalam mengembangkan diri dan relevansinya dengan tujuan organisasi.
• Training yang Memerlukan Dispensasi: Jika training dilaksanakan pada jam kerja atau jam kuliah dan Anda perlu izin untuk tidak masuk kerja atau kuliah, surat izin training wajib dibuat. Surat ini menjadi dasar permohonan dispensasi dan menghindari dianggap mangkir atau absen tanpa alasan yang jelas.
• Training yang Dibiayai Perusahaan/Institusi: Jika biaya training ditanggung oleh perusahaan atau institusi, surat izin training menjadi bagian dari proses persetujuan dan pertanggungjawaban anggaran. Surat ini juga menjadi bukti bahwa training tersebut telah disetujui dan sesuai dengan kebijakan pengembangan yang berlaku.
• Training yang Diselenggarakan Pihak Eksternal: Baik training gratis maupun berbayar yang diselenggarakan oleh pihak eksternal (lembaga training, seminar, workshop, dll.) dan Anda ingin berpartisipasi atas nama perusahaan atau institusi, surat izin training diperlukan. Ini menunjukkan bahwa partisipasi Anda direstui dan sesuai dengan kepentingan organisasi.

Unsur-Unsur Penting dalam Surat Izin Training¶

Sebuah surat izin training yang baik dan efektif harus memuat informasi penting yang jelas dan lengkap. Berikut adalah unsur-unsur yang sebaiknya ada dalam surat izin training:

1. Identitas Pemohon¶

• Nama Lengkap: Cantumkan nama lengkap Anda sebagai pemohon izin training.
• Jabatan/Posisi/Status: Sebutkan jabatan Anda di perusahaan, posisi di organisasi, atau status sebagai mahasiswa. Ini memberikan konteks mengenai peran Anda dalam organisasi atau institusi.
• Departemen/Unit/Fakultas: Sebutkan departemen atau unit kerja Anda, atau fakultas dan jurusan jika Anda seorang mahasiswa. Ini membantu mengidentifikasi jalur koordinasi dan persetujuan yang tepat.
• Kontak Informasi: Sertakan nomor telepon dan alamat email yang aktif agar pihak yang berwenang mudah menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau konfirmasi.

2. Identitas Penerima Surat¶

• Nama Penerima: Tuliskan nama atasan langsung, dosen pembimbing, atau pihak yang berwenang memberikan izin. Pastikan nama dan gelar penerima surat ditulis dengan benar.
• Jabatan Penerima: Sebutkan jabatan penerima surat, misalnya “Kepala Departemen,” “Dosen Pembimbing Akademik,” atau “Direktur HRD.”
• Instansi/Organisasi Penerima: Tuliskan nama instansi atau organisasi tempat penerima surat bekerja, misalnya “PT. Maju Jaya,” “Fakultas Ekonomi Universitas ABC,” atau “Bagian Pengembangan SDM.”
• Alamat Instansi/Organisasi: Cantumkan alamat lengkap instansi atau organisasi penerima surat.

3. Informasi Training¶

• Nama Training: Sebutkan nama lengkap training yang akan diikuti. Jika ada kode atau nomor training, cantumkan juga.
• Penyelenggara Training: Tuliskan nama lembaga atau organisasi yang menyelenggarakan training.
• Tanggal dan Waktu Pelaksanaan: Sebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhir training, serta waktu pelaksanaan (jam mulai dan jam selesai) setiap harinya. Jika training berlangsung beberapa sesi, sebutkan tanggal dan waktu setiap sesi dengan jelas.
• Tempat Pelaksanaan: Tuliskan lokasi training secara lengkap, termasuk alamat dan ruang training jika ada.
• Materi Training: Sebutkan secara ringkas materi atau topik utama yang akan dibahas dalam training. Jika ada silabus atau deskripsi training, lampirkan bersama surat izin.
• Tujuan dan Manfaat Training: Jelaskan mengapa Anda ingin mengikuti training ini dan manfaat apa yang diharapkan dari training tersebut, baik bagi diri Anda pribadi maupun bagi perusahaan atau institusi. Kaitkan materi training dengan pekerjaan atau studi Anda.

4. Permohonan Izin¶

• Pernyataan Permohonan: Sampaikan secara jelas permohonan izin untuk mengikuti training. Gunakan bahasa yang sopan dan formal.
• Jenis Izin yang Dimohonkan: Sebutkan jenis izin yang Anda butuhkan, misalnya izin tidak masuk kerja/kuliah selama masa training, dispensasi tugas, atau dukungan biaya training.
• Durasi Izin: Sebutkan durasi izin yang Anda butuhkan, sesuai dengan jadwal pelaksanaan training.
• Lampiran (jika ada): Sebutkan lampiran yang disertakan bersama surat izin, misalnya proposal training, brosur training, atau silabus training.

5. Penutup dan Tanda Tangan¶

• Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, misalnya “Hormat saya,” atau “Demikian permohonan ini saya sampaikan.”
• Tanda Tangan Pemohon: Tanda tangani surat izin di atas nama lengkap Anda.
• Nama Lengkap Pemohon (diketik): Ketik nama lengkap Anda di bawah tanda tangan.
• Tanggal Pembuatan Surat: Cantumkan tanggal pembuatan surat izin.

Image just for illustration

Format dan Struktur Surat Izin Training¶

Secara umum, format surat izin training mengikuti format surat resmi standar. Berikut adalah struktur yang umum digunakan:

1. Kop Surat (Opsional): Jika Anda membuat surat izin atas nama perusahaan atau institusi, gunakan kop surat resmi yang mencantumkan logo, nama, alamat, dan kontak informasi perusahaan atau institusi. Jika tidak, Anda bisa menghilangkan kop surat.
2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Tuliskan tempat dan tanggal pembuatan surat di pojok kanan atas.
3. Nomor Surat (Opsional): Jika perusahaan atau institusi Anda memiliki sistem penomoran surat, cantumkan nomor surat di bawah tanggal.
4. Perihal/Hal: Tuliskan “Perihal: Permohonan Izin Mengikuti Training” atau sejenisnya.
5. Lampiran (Opsional): Jika ada lampiran, tuliskan “Lampiran: [Jumlah Lampiran]” atau sebutkan jenis lampirannya.
6. Yth. Penerima Surat: Tuliskan “Yth.” diikuti dengan nama penerima surat dan jabatannya, serta instansi/organisasinya. Alamat instansi/organisasi penerima surat bisa ditulis di bawah nama penerima atau di baris terpisah di bawahnya.
7. Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang sopan, misalnya “Dengan hormat,”.
8. Isi Surat: Bagian isi surat berisi informasi lengkap mengenai identitas pemohon, identitas penerima, informasi training, dan permohonan izin. Susun informasi secara sistematis dan mudah dibaca.
9. Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, misalnya “Hormat saya,” atau “Demikian permohonan ini saya sampaikan.”
10. Tanda Tangan, Nama Lengkap, dan Jabatan Pemohon: Tanda tangani surat, tuliskan nama lengkap Anda, dan jabatan/posisi Anda di bawah tanda tangan.
11. Tembusan (Opsional): Jika perlu, cantumkan tembusan surat kepada pihak lain yang terkait, misalnya HRD, kepala unit, atau dosen pembimbing.

Contoh-Contoh Surat Izin Training¶

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh surat izin training untuk berbagai situasi:

Contoh Surat Izin Training dari Karyawan ke Atasan¶

[KOP SURAT PERUSAHAAN (Jika ada)]

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Nomor: [Nomor Surat (Jika ada)]
Perihal: Permohonan Izin Mengikuti Training
Lampiran: 1 (satu) Proposal Training

Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan]
[Jabatan Atasan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap: [Nama Lengkap Karyawan]
Jabatan: [Jabatan Karyawan]
Departemen: [Departemen Karyawan]

Dengan ini mengajukan permohonan izin untuk mengikuti training dengan informasi sebagai berikut:

Nama Training: [Nama Training Lengkap]
Penyelenggara: [Nama Penyelenggara Training]
Tanggal Pelaksanaan: [Tanggal Mulai] - [Tanggal Berakhir] ([Durasi Hari/Minggu])
Waktu Pelaksanaan: [Waktu Mulai] - [Waktu Selesai] ([Setiap Hari/Sesi])
Tempat Pelaksanaan: [Alamat Lengkap Tempat Training]
Materi Training: [Ringkasan Materi Training]

Training ini sangat relevan dengan pengembangan kompetensi saya di bidang [Sebutkan Bidang/Posisi Karyawan] dan akan memberikan manfaat dalam meningkatkan kinerja saya di [Nama Perusahaan]. Materi training ini akan membantu saya untuk [Sebutkan Manfaat Training bagi Pekerjaan dan Perusahaan].

Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini saya lampirkan proposal training untuk informasi lebih detail.

Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang Bapak/Ibu berikan, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Karyawan]
[Jabatan Karyawan]

Tembusan:
* Bagian HRD [Nama Perusahaan]

Contoh Surat Izin Training dari Perusahaan ke Instansi (Misalnya, untuk Magang atau Pelatihan Kerja)¶

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Permohonan Izin Mengirimkan Karyawan untuk Training
Lampiran: 1 (satu) Daftar Nama Karyawan

Yth. Bapak/Ibu [Nama Pimpinan Instansi]
[Jabatan Pimpinan Instansi]
[Nama Instansi]
[Alamat Instansi]

Dengan hormat,

Kami dari [Nama Perusahaan], sebuah perusahaan yang bergerak di bidang [Bidang Usaha Perusahaan], bermaksud mengajukan permohonan izin untuk mengirimkan beberapa karyawan kami untuk mengikuti program training yang diselenggarakan oleh [Nama Instansi Penyelenggara Training].

Adapun program training yang kami maksud adalah:

Nama Training: [Nama Training Lengkap]
Penyelenggara: [Nama Instansi Penyelenggara Training]
Tanggal Pelaksanaan: [Tanggal Mulai] - [Tanggal Berakhir] ([Durasi Hari/Minggu])
Waktu Pelaksanaan: [Waktu Mulai] - [Waktu Selesai] ([Setiap Hari/Sesi])
Tempat Pelaksanaan: [Alamat Lengkap Tempat Training]
Materi Training: [Ringkasan Materi Training]
Jumlah Karyawan yang Dikirim: [Jumlah Karyawan]
Daftar Nama Karyawan Terlampir

Kami percaya bahwa program training ini sangat bermanfaat bagi pengembangan kompetensi karyawan kami, terutama dalam bidang [Sebutkan Bidang yang Relevan]. Partisipasi karyawan kami dalam training ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia kami dan mendukung peningkatan produktivitas perusahaan.

Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini kami lampirkan daftar nama karyawan yang akan mengikuti training.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Perusahaan]

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Pimpinan Perusahaan]
[Jabatan Pimpinan Perusahaan]

Contoh Surat Izin Training untuk Sekolah/Universitas (dari Mahasiswa ke Dosen Pembimbing atau Dekan)¶

[KOP SURAT UNIVERSITAS/FAKULTAS (Jika ada)]

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Nomor: [Nomor Surat (Jika ada)]
Perihal: Permohonan Izin Mengikuti Training
Lampiran: 1 (satu) Brosur Training

Yth. Bapak/Ibu [Nama Dosen Pembimbing/Dekan]
[Jabatan Dosen Pembimbing/Dekan]
[Fakultas/Jurusan]
[Nama Universitas]
[Alamat Universitas]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap: [Nama Lengkap Mahasiswa]
NIM: [Nomor Induk Mahasiswa]
Fakultas/Jurusan: [Fakultas/Jurusan Mahasiswa]
Program Studi: [Program Studi Mahasiswa]

Dengan ini mengajukan permohonan izin untuk mengikuti training dengan informasi sebagai berikut:

Nama Training: [Nama Training Lengkap]
Penyelenggara: [Nama Penyelenggara Training]
Tanggal Pelaksanaan: [Tanggal Mulai] - [Tanggal Berakhir] ([Durasi Hari/Minggu])
Waktu Pelaksanaan: [Waktu Mulai] - [Waktu Selesai] ([Setiap Hari/Sesi])
Tempat Pelaksanaan: [Alamat Lengkap Tempat Training]
Materi Training: [Ringkasan Materi Training]

Training ini sangat relevan dengan bidang studi [Program Studi Mahasiswa] yang sedang saya tekuni dan akan memberikan nilai tambah dalam pengembangan pengetahuan dan keterampilan saya di bidang [Sebutkan Bidang Studi]. Materi training ini akan membantu saya untuk [Sebutkan Manfaat Training bagi Studi dan Pengembangan Diri Mahasiswa].

Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini saya lampirkan brosur training untuk informasi lebih detail.

Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang Bapak/Ibu berikan, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Mahasiswa]
[NIM Mahasiswa]

Mengetahui/Menyetujui,
[Tanda Tangan Dosen Pembimbing (Jika diperlukan)]

[Nama Lengkap Dosen Pembimbing (Jika diperlukan)]
[NIP Dosen Pembimbing (Jika diperlukan)]

Tips Membuat Surat Izin Training yang Efektif¶

Agar surat izin training Anda mudah disetujui, perhatikan beberapa tips berikut:

• Jelas dan Ringkas: Sampaikan informasi dengan jelas, ringkas, dan langsung ke poin. Hindari kalimat bertele-tele yang membingungkan.
• Lengkap dan Akurat: Pastikan semua informasi penting tercantum dengan lengkap dan akurat, terutama data diri, informasi training, dan jenis izin yang dimohonkan.
• Bahasa Formal dan Sopan: Gunakan bahasa Indonesia yang formal, sopan, dan sesuai dengan kaidah penulisan surat resmi. Hindari bahasa informal atau slang.
• Justifikasi yang Kuat: Berikan alasan yang kuat mengapa training ini penting dan relevan bagi pekerjaan atau studi Anda, serta manfaatnya bagi perusahaan atau institusi. Tunjukkan inisiatif dan motivasi Anda untuk berkembang.
• Lampirkan Dokumen Pendukung: Sertakan dokumen pendukung seperti proposal training, brosur training, silabus training, atau surat undangan training untuk memberikan informasi yang lebih detail dan meyakinkan.
• Ajukan Jauh Hari: Ajukan surat izin training jauh hari sebelum tanggal pelaksanaan training, agar pihak yang berwenang memiliki waktu yang cukup untuk mempertimbangkan dan memberikan persetujuan.
• Periksa Kembali (Proofread): Sebelum mengirimkan surat izin, periksa kembali seluruh isi surat untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik, kesalahan informasi, atau format yang tidak sesuai. Kesalahan kecil dapat mengurangi kesan profesional surat Anda.

Image just for illustration

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Surat Izin Training¶

Beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam pembuatan surat izin training dan sebaiknya Anda hindari:

• Informasi Tidak Lengkap: Melupakan informasi penting seperti tanggal training, tempat training, atau materi training.
• Bahasa yang Tidak Formal: Menggunakan bahasa informal atau tidak sopan dalam surat resmi.
• Alasan yang Tidak Jelas: Tidak memberikan justifikasi yang kuat atau alasan yang kurang meyakinkan mengapa training ini penting.
• Terlalu Panjang dan Bertele-tele: Menulis surat izin terlalu panjang dengan informasi yang tidak relevan.
• Kesalahan Ketik dan Tata Bahasa: Melakukan kesalahan ketik atau tata bahasa yang dapat mengurangi profesionalitas surat.
• Mengajukan Terlalu Mepet: Mengajukan surat izin terlalu dekat dengan tanggal pelaksanaan training sehingga kemungkinan ditolak lebih besar karena waktu pertimbangan yang sempit.
• Tidak Melampirkan Dokumen Pendukung: Tidak menyertakan dokumen pendukung yang dapat memperkuat permohonan izin.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan di atas dan mengikuti tips yang telah disebutkan, Anda dapat membuat surat izin training yang efektif dan meningkatkan peluang persetujuan dari pihak yang berwenang.

Semoga panduan dan contoh surat izin training ini bermanfaat bagi Anda. Jika ada pertanyaan atau pengalaman terkait surat izin training, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar di bawah ini!