Beranda bisnis proposal sponsorship surat

Mau Proposal Sponsorship Dilirik? Panduan Lengkap & Contoh Surat Permohonan!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Mencari dana untuk acara atau kegiatan komunitas memang butuh strategi jitu. Salah satu cara yang sering digunakan adalah dengan mengajukan proposal sponsorship. Nah, kunci dari keberhasilan proposal ini terletak pada surat permohonan yang kamu kirimkan. Surat ini adalah kesan pertama kamu di mata calon sponsor, jadi harus dibuat sebaik mungkin!

Apa Itu Surat Permohonan Proposal Sponsorship?

Surat permohonan proposal sponsorship, sederhananya, adalah surat pengantar yang kamu kirimkan bersama proposal sponsorshipmu. Surat ini berfungsi sebagai highlight dari proposalmu, menjelaskan secara singkat mengapa acara atau kegiatanmu layak untuk disponsori dan apa keuntungan yang bisa didapatkan oleh sponsor. Bayangkan surat ini seperti trailer film—singkat, menarik, dan membuat orang penasaran untuk menonton filmnya (dalam hal ini, membaca proposal lengkapmu).

Contoh Surat Permohonan Proposal Sponsorship
Image just for illustration

Surat ini sangat penting karena seringkali calon sponsor menerima puluhan bahkan ratusan proposal setiap bulannya. Dengan surat permohonan yang kuat, kamu bisa membuat proposalmu lebih menonjol dan dibaca. Tanpa surat pengantar yang baik, proposalmu bisa jadi hanya menumpuk di meja calon sponsor tanpa pernah dilirik. Sayang banget kan?

Mengapa Surat Permohonan Sponsorship Itu Penting?

  • Kesan Pertama yang Menentukan: Surat permohonan adalah representasi awal dari acara atau kegiatanmu. Kesan yang baik di awal akan membuka pintu untuk membaca proposal secara keseluruhan.
  • Menarik Perhatian dalam Sekejap: Di tengah kesibukan para pengambil keputusan, surat permohonan harus mampu menangkap perhatian mereka dengan cepat dan efektif.
  • Menjelaskan Nilai Tawaran: Surat ini harus merangkum poin-poin penting dari proposal, terutama manfaat yang akan didapatkan sponsor jika mereka bekerja sama denganmu.
  • Menunjukkan Profesionalisme: Surat permohonan yang rapi dan terstruktur mencerminkan profesionalisme panitia atau organisasi yang mengajukan proposal. Ini meningkatkan kepercayaan calon sponsor.
  • Memudahkan Komunikasi Awal: Surat ini menjadi jembatan komunikasi pertama antara kamu dan calon sponsor. Isinya harus jelas dan mudah dipahami, serta memberikan informasi kontak yang lengkap.

Komponen Penting dalam Surat Permohonan Proposal Sponsorship

Agar surat permohonanmu efektif, ada beberapa komponen penting yang wajib kamu masukkan. Berikut adalah poin-poin utama yang perlu diperhatikan:

1. Kop Surat Resmi

Kop surat adalah identitas organisasi atau panitia acara. Ini wajib ada dan menunjukkan legalitas serta profesionalisme. Kop surat biasanya berisi:

  • Nama Organisasi/Panitia
  • Logo Organisasi/Panitia (jika ada)
  • Alamat Lengkap
  • Nomor Telepon
  • Alamat Email
  • Website (jika ada)

Pastikan kop surat terlihat rapi dan profesional. Gunakan desain yang konsisten dengan identitas visual organisasimu.

2. Tanggal dan Nomor Surat

Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan dikirim. Nomor surat berfungsi sebagai arsip dan memudahkan pelacakan surat. Format tanggal biasanya ditulis lengkap (contoh: 27 Oktober 2023). Nomor surat bisa dibuat berurutan atau mengikuti sistem penomoran internal organisasi.

3. Tujuan Surat

Tuliskan tujuan surat secara jelas dan ringkas. Contohnya:

  • Perihal: Permohonan Sponsorship Kegiatan [Nama Kegiatan]
  • Perihal: Pengajuan Proposal Sponsorship [Nama Kegiatan]

Tujuan surat ini membantu penerima surat langsung memahami maksud dari surat yang mereka terima.

4. Salam Pembuka yang Sopan

Gunakan salam pembuka yang formal dan sopan. Contohnya:

  • Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan/Nama Orang yang Dituju]
  • [Nama Perusahaan]
  • Di Tempat

Jika kamu tidak tahu nama orang yang tepat, kamu bisa menggunakan jabatan atau departemen yang relevan (misalnya: Yth. Manajer Pemasaran).

5. Kalimat Pembuka yang Menarik Perhatian

Setelah salam pembuka, mulailah dengan kalimat pembuka yang menarik perhatian. Kalimat ini harus langsung to the point dan menjelaskan maksud surat. Contohnya:

  • “Dengan hormat, melalui surat ini, kami dari [Nama Organisasi/Panitia] bermaksud mengajukan permohonan sponsorship untuk mendukung kegiatan [Nama Kegiatan] yang akan kami selenggarakan pada [Tanggal] di [Tempat].”
  • “Salam sejahtera, kami [Nama Organisasi/Panitia] adalah organisasi [Jenis Organisasi] yang berdedikasi untuk [Misi Organisasi]. Saat ini, kami sedang merencanakan kegiatan [Nama Kegiatan] dan membutuhkan dukungan sponsorship dari perusahaan Bapak/Ibu.”

6. Isi Surat: Penjelasan Singkat dan Padat

Bagian isi surat adalah inti dari surat permohonanmu. Di sini, kamu perlu menjelaskan secara singkat dan padat tentang kegiatanmu dan mengapa sponsor harus tertarik. Beberapa poin penting yang perlu dimasukkan dalam isi surat:

  • Perkenalkan Organisasi/Panitia: Jelaskan secara singkat siapa kamu, apa visi misi organisasi, dan pengalaman organisasi dalam menyelenggarakan kegiatan serupa (jika ada).
  • Deskripsi Singkat Kegiatan: Jelaskan secara ringkas tentang kegiatan yang akan diselenggarakan. Sebutkan nama kegiatan, tema, tujuan, target peserta, dan waktu serta tempat pelaksanaan.
  • Mengapa Kegiatan Ini Menarik untuk Sponsor: Jelaskan mengapa kegiatan ini relevan dan menarik bagi target pasar sponsor. Sebutkan potensi exposure yang akan didapatkan sponsor, target audiens yang sesuai dengan produk/jasa sponsor, dan nilai-nilai positif yang diusung kegiatan.
  • Tawaran Sponsorship Secara Singkat: Sebutkan secara singkat paket-paket sponsorship yang kamu tawarkan (jika ada). Kamu tidak perlu menjelaskan detail paket di surat permohonan, cukup sebutkan secara umum dan katakan bahwa detailnya ada di proposal terlampir.
  • Manfaat Sponsorship bagi Sponsor: Tekankan kembali manfaat konkret yang akan didapatkan sponsor jika mereka berpartisipasi. Misalnya, peningkatan brand awareness, kesempatan menjangkau target pasar yang spesifik, citra positif perusahaan, dan lain-lain.

Contoh paragraf isi surat:

“Kegiatan [Nama Kegiatan] adalah acara [Jenis Kegiatan] yang bertujuan untuk [Tujuan Kegiatan]. Acara ini akan melibatkan sekitar [Jumlah Peserta] peserta dari kalangan [Target Peserta], yang merupakan target pasar yang potensial bagi produk atau jasa perusahaan Bapak/Ibu. Melalui kegiatan ini, perusahaan Bapak/Ibu akan mendapatkan kesempatan untuk meningkatkan brand awareness, menjangkau target pasar yang relevan, serta menunjukkan dukungan terhadap kegiatan positif di masyarakat. Detail mengenai kegiatan dan paket sponsorship yang kami tawarkan terlampir dalam proposal ini.”

7. Lampiran Proposal Sponsorship

Sebutkan bahwa proposal sponsorship lengkap terlampir bersama surat permohonan ini. Contohnya:

  • “Bersama surat ini, kami lampirkan proposal sponsorship kegiatan [Nama Kegiatan] yang berisi informasi lebih detail mengenai kegiatan, paket sponsorship, dan manfaat yang akan didapatkan oleh sponsor.”
  • “Untuk informasi lebih lengkap mengenai kegiatan dan peluang sponsorship, kami lampirkan proposal sponsorship yang dapat Bapak/Ibu pelajari lebih lanjut.”

8. Kalimat Penutup yang Sopan dan Ajakan Bertindak

Akhiri surat dengan kalimat penutup yang sopan dan ajakan untuk bertindak. Contohnya:

  • “Besar harapan kami agar perusahaan Bapak/Ibu dapat mempertimbangkan permohonan sponsorship ini dan menjadi bagian dari kesuksesan kegiatan [Nama Kegiatan]. Atas perhatian dan waktu yang Bapak/Ibu berikan, kami mengucapkan terima kasih.”
  • “Kami sangat antusias untuk menjalin kerjasama sponsorship dengan perusahaan Bapak/Ibu. Kami siap untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai proposal ini. Silakan hubungi kami melalui kontak yang tertera di kop surat. Terima kasih atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu.”

9. Salam Penutup dan Tanda Tangan

Gunakan salam penutup yang formal, seperti:

  • Hormat kami,
  • Dengan hormat,

Kemudian, berikan ruang untuk tanda tangan dan nama jelas serta jabatan orang yang menandatangani surat. Biasanya, surat permohonan sponsorship ditandatangani oleh ketua panitia atau pimpinan organisasi.

10. Tembusan (Opsional)

Jika perlu, kamu bisa menambahkan tembusan jika surat ini juga ditujukan kepada pihak lain selain calon sponsor utama. Contohnya:

  • Tembusan:
    • [Nama Jabatan/Nama Orang], [Jabatan/Departemen] [Nama Organisasi]

Tembusan ini bersifat opsional dan hanya digunakan jika diperlukan.

Tips Membuat Surat Permohonan Sponsorship yang Lebih Efektif

Selain komponen-komponen penting di atas, ada beberapa tips tambahan yang bisa kamu terapkan agar surat permohonan sponsorshipmu lebih efektif dan menarik perhatian calon sponsor:

1. Riset Calon Sponsor

Sebelum mengirimkan surat, lakukan riset terlebih dahulu mengenai perusahaan atau organisasi yang kamu tuju. Pahami nilai-nilai perusahaan, target pasar mereka, dan kegiatan sponsorship yang pernah mereka dukung sebelumnya. Sesuaikan surat permohonanmu dengan profil calon sponsor. Jika kegiatanmu relevan dengan brand image atau target pasar mereka, peluangmu untuk mendapatkan sponsorship akan lebih besar.

2. Personalisasi Surat

Hindari mengirimkan surat permohonan yang generik dan sama untuk semua calon sponsor. Personalisasi suratmu sesuai dengan perusahaan yang kamu tuju. Sebutkan nama perusahaan dengan benar, alamatkan surat kepada orang yang tepat (jika memungkinkan), dan sesuaikan isi surat dengan profil perusahaan. Misalnya, jika perusahaan tersebut fokus pada isu lingkungan, tekankan aspek keberlanjutan dari kegiatanmu.

3. Bahasa yang Jelas, Singkat, dan Padat

Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, namun tetap casual dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal atau bertele-tele. Surat permohonan harus singkat, padat, dan langsung ke poin utama. Calon sponsor biasanya tidak punya banyak waktu untuk membaca surat yang panjang dan berbelit-belit.

4. Tonjolkan Manfaat bagi Sponsor

Fokus utama surat permohonan haruslah manfaat yang akan didapatkan sponsor. Jangan hanya menjelaskan tentang kegiatanmu, tapi tekankan value proposition yang kamu tawarkan kepada sponsor. Jelaskan secara konkret bagaimana sponsorship dari mereka akan membantu mencapai tujuan pemasaran dan bisnis mereka.

5. Desain Surat yang Menarik

Selain isi surat, desain surat juga penting. Gunakan font yang profesional dan mudah dibaca, tata letak yang rapi, dan whitespace yang cukup. Jika memungkinkan, gunakan warna atau elemen desain yang sesuai dengan brand identity organisasi atau kegiatanmu. Desain surat yang menarik akan memberikan kesan positif dan profesional.

6. Proofread Sebelum Dikirim

Sebelum mengirimkan surat, periksa kembali (proofread) surat permohonanmu dengan teliti. Pastikan tidak ada kesalahan ketik, kesalahan tata bahasa, atau informasi yang tidak akurat. Kesalahan kecil dalam surat bisa mengurangi kesan profesional dan kredibilitasmu. Mintalah teman atau rekan untuk membaca dan memeriksa suratmu sebelum dikirim.

7. Kirimkan Tepat Waktu

Kirimkan surat permohonan dan proposal sponsorship jauh hari sebelum kegiatan dilaksanakan. Berikan waktu yang cukup bagi calon sponsor untuk membaca proposal, mempertimbangkan tawaranmu, dan mengambil keputusan. Idealnya, kirimkan proposal sponsorship setidaknya 2-3 bulan sebelum acara.

8. Follow-up yang Sopan

Setelah mengirimkan surat dan proposal, lakukan follow-up secara sopan. Hubungi calon sponsor melalui telepon atau email untuk menanyakan apakah mereka sudah menerima proposalmu dan apakah ada pertanyaan lebih lanjut. Follow-up menunjukkan keseriusan dan antusiasmemu dalam menjalin kerjasama.

Contoh Format Sederhana Surat Permohonan Proposal Sponsorship

Berikut adalah contoh format sederhana surat permohonan proposal sponsorship yang bisa kamu jadikan referensi:

[KOP SURAT ORGANISASI/PANITIA]

[Tempat, Tanggal]
Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Permohonan Sponsorship Kegiatan [Nama Kegiatan]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan/Nama Orang yang Dituju]
[Nama Perusahaan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami dari [Nama Organisasi/Panitia] bermaksud mengajukan permohonan sponsorship untuk mendukung kegiatan [Nama Kegiatan] yang akan kami selenggarakan pada [Tanggal] di [Tempat].

[Nama Organisasi/Panitia] adalah organisasi [Jenis Organisasi] yang bergerak di bidang [Bidang Kegiatan Organisasi]. Kami memiliki visi untuk [Visi Organisasi] dan telah berpengalaman dalam menyelenggarakan berbagai kegiatan yang bermanfaat bagi masyarakat.

Kegiatan [Nama Kegiatan] adalah acara [Jenis Kegiatan] yang bertujuan untuk [Tujuan Kegiatan]. Acara ini akan melibatkan sekitar [Jumlah Peserta] peserta dari kalangan [Target Peserta], yang merupakan target pasar yang potensial bagi produk atau jasa perusahaan Bapak/Ibu. Melalui kegiatan ini, perusahaan Bapak/Ibu akan mendapatkan kesempatan untuk meningkatkan *brand awareness*, menjangkau target pasar yang relevan, serta menunjukkan dukungan terhadap kegiatan positif di masyarakat.

Detail mengenai kegiatan dan paket sponsorship yang kami tawarkan terlampir dalam proposal ini.

Besar harapan kami agar perusahaan Bapak/Ibu dapat mempertimbangkan permohonan sponsorship ini dan menjadi bagian dari kesuksesan kegiatan [Nama Kegiatan]. Kami yakin kerjasama ini akan memberikan manfaat yang signifikan bagi kedua belah pihak.

Atas perhatian dan waktu yang Bapak/Ibu berikan, kami mengucapkan terima kasih. Kami siap untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai proposal ini. Silakan hubungi kami melalui kontak yang tertera di kop surat.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]

[Nama Jelas Ketua Panitia/Pimpinan Organisasi]
[Jabatan]

Tembusan: (Opsional)
[Nama Jabatan/Nama Orang], [Jabatan/Departemen] [Nama Organisasi]

Catatan: Contoh format di atas adalah format dasar. Kamu bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan dan gaya bahasa organisasi atau panitiamu.

Kesimpulan

Surat permohonan proposal sponsorship adalah alat komunikasi penting yang membuka jalan bagi kerjasama yang saling menguntungkan. Dengan membuat surat permohonan yang terstruktur, informatif, dan menarik, kamu akan meningkatkan peluang proposalmu untuk dibaca dan dipertimbangkan oleh calon sponsor. Ingatlah untuk selalu melakukan riset, personalisasi surat, dan menonjolkan manfaat bagi sponsor. Semoga tips dan contoh di atas bermanfaat dalam upaya mencari sponsorship untuk kegiatanmu!

Yuk, bagikan pengalamanmu membuat surat permohonan sponsorship di kolom komentar! Atau mungkin ada tips tambahan yang ingin kamu sampaikan? Jangan ragu untuk berinteraksi!

Posting Komentar