Beranda bisnis event organizer jasa event surat penawaran

Mau Event Keren? Contoh Surat Penawaran Jasa Event Organizer yang Bikin Deal!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Kenapa Surat Penawaran Jasa Event Organizer Itu Penting Banget?

Dalam dunia event organizer (EO), mendapatkan klien itu kayak cari jodoh. Harus ada chemistry dan kepercayaan. Nah, salah satu cara pertama untuk membangun chemistry itu adalah lewat surat penawaran jasa. Surat ini bukan cuma sekadar formalitas, tapi ini adalah representasi pertama dari profesionalisme dan kemampuan EO kamu. Bayangkan, surat penawaran ini adalah first impression kamu di mata calon klien. Kalau first impression-nya bagus, kemungkinan besar klien bakal tertarik untuk lanjut ngobrol.

Surat penawaran jasa EO itu penting banget karena:

  • Menunjukkan Profesionalisme: Dengan surat penawaran yang rapi dan informatif, kamu nunjukkin kalau EO kamu itu serius dan profesional. Ini penting banget karena klien pasti mau kerja sama dengan EO yang bisa diandalkan.
  • Menjelaskan Layanan Secara Detail: Di surat ini, kamu bisa jelasin semua layanan yang kamu tawarkan, mulai dari konsep acara, perencanaan, pelaksanaan, sampai evaluasi. Semakin detail penjelasannya, semakin jelas juga value yang kamu berikan ke klien.
  • Menentukan Harga dan Biaya: Surat penawaran juga jadi tempat untuk transparan soal harga. Klien jadi tahu rincian biaya yang akan mereka keluarkan untuk acara mereka. Kejujuran soal biaya ini penting untuk membangun kepercayaan.
  • Sebagai Kontrak Awal: Meskipun bukan kontrak final, surat penawaran ini bisa jadi dasar kesepakatan awal antara EO dan klien. Isinya bisa jadi acuan kalau nanti klien setuju untuk bekerja sama.
  • Alat Pemasaran yang Efektif: Surat penawaran yang bagus bisa jadi alat pemasaran yang ampuh. Kalau isinya menarik dan meyakinkan, klien bisa langsung tertarik dan memilih EO kamu dibanding kompetitor.

Contoh Surat Penawaran Jasa Event Organizer
Image just for illustration

Komponen Penting dalam Surat Penawaran Jasa EO

Biar surat penawaran jasa EO kamu efektif dan bisa bikin klien langsung deal, ada beberapa komponen penting yang wajib ada di dalamnya. Ibarat masak nasi goreng, ada bumbu-bumbu wajib yang gak boleh ketinggalan.

1. Kop Surat dan Informasi Kontak

Ini bagian paling atas surat. Kop surat harus mencantumkan:

  • Nama dan Logo EO: Identitas brand kamu harus jelas terlihat.
  • Alamat Lengkap: Alamat kantor EO kamu.
  • Nomor Telepon/HP: Nomor yang bisa dihubungi.
  • Alamat Email: Email resmi EO.
  • Website (jika ada): Link ke website EO kamu.

Informasi kontak ini penting banget biar klien gampang menghubungi kamu kalau mereka tertarik atau punya pertanyaan lebih lanjut. Jangan sampai klien kesulitan mencari kontak EO kamu.

2. Tanggal dan Nomor Surat

Bagian ini seringkali terlupakan, padahal penting untuk administrasi dan arsip.

  • Tanggal Surat: Tanggal surat penawaran dibuat.
  • Nomor Surat: Nomor urut surat keluar EO. Ini penting untuk sistem pencatatan internal.

3. Tujuan Surat dan Perihal

Bagian ini menjelaskan kepada siapa surat ini ditujukan dan apa maksud dari surat ini.

  • Yth. Nama Klien/PIC: Nama lengkap orang yang bertanggung jawab di pihak klien. Kalau bisa, cari tahu nama PIC-nya, jangan cuma sebut “Bapak/Ibu Pimpinan”.
  • Nama Perusahaan/Organisasi Klien: Nama perusahaan atau organisasi yang menjadi calon klien.
  • Alamat Perusahaan/Organisasi Klien: Alamat lengkap perusahaan atau organisasi klien.
  • Perihal: Judul singkat yang menjelaskan isi surat. Contoh: “Penawaran Jasa Event Organizer untuk Acara Gathering Perusahaan”.

4. Salam Pembuka

Gunakan salam pembuka yang sopan dan profesional.

  • Salam Hormat: Contoh: “Dengan hormat,” atau “Assalamualaikum wr. wb.” (jika klien mayoritas Muslim).

5. Paragraf Pembuka: Perkenalan dan Tujuan

Di paragraf ini, kamu memperkenalkan EO kamu dan menyatakan tujuan mengirimkan surat penawaran.

  • Perkenalan Singkat EO: Sebutkan nama EO kamu, sedikit tentang pengalaman atau spesialisasi EO kamu (misalnya, spesialisasi di corporate event, wedding, dll.).
  • Menyatakan Tujuan: Jelaskan bahwa surat ini adalah penawaran jasa EO untuk kebutuhan acara klien. Sebutkan jenis acara yang ditawarkan (misalnya, company gathering, seminar, konser musik, dll.).

6. Detail Layanan yang Ditawarkan

Ini adalah bagian inti dari surat penawaran. Jelaskan secara rinci layanan yang kamu tawarkan. Semakin detail, semakin baik.

  • Konsep Acara: Jelaskan ide konsep acara yang kamu tawarkan. Ini bisa berupa tema acara, mood yang ingin diciptakan, atau unique selling point dari konsep acara kamu.
  • Perencanaan Acara: Rincian tahapan perencanaan acara, mulai dari brainstorming, budgeting, pemilihan venue, vendor, sampai rundown acara.
  • Pelaksanaan Acara: Jelaskan bagaimana kamu akan melaksanakan acara, termasuk tim yang akan terlibat, peralatan yang digunakan, dan timeline pelaksanaan.
  • Manajemen Vendor: Jika kamu menawarkan layanan manajemen vendor (misalnya, vendor catering, dekorasi, sound system, dll.), jelaskan bagaimana kamu akan mengelola vendor-vendor tersebut.
  • Promosi dan Pemasaran (jika ada): Jika layanan kamu termasuk promosi acara, jelaskan strategi promosi yang akan kamu gunakan.
  • Evaluasi Acara: Jelaskan bagaimana kamu akan melakukan evaluasi setelah acara selesai untuk memastikan kepuasan klien dan perbaikan di masa depan.

Tips: Gunakan bullet points atau numbering untuk mempermudah pembaca memahami detail layanan yang kamu tawarkan.

7. Rincian Biaya (Budgeting)

Transparansi soal biaya itu krusial. Klien harus tahu persis ke mana uang mereka akan dialokasikan.

  • Rincian Biaya per Item: Buat tabel atau daftar rincian biaya yang jelas dan terperinci. Contohnya:
    • Biaya Venue
    • Biaya Catering (per pax)
    • Biaya Dekorasi
    • Biaya Hiburan (Band, MC, DJ, dll.)
    • Biaya Perlengkapan (Sound System, Lighting, dll.)
    • Biaya Promosi (jika ada)
    • Biaya Manajemen EO (Fee EO)
    • Biaya Tak Terduga (Contingency Fee)
  • Total Biaya: Sebutkan total biaya keseluruhan acara.
  • Syarat dan Ketentuan Pembayaran: Jelaskan sistem pembayaran yang berlaku (misalnya, DP berapa persen, pelunasan kapan, metode pembayaran).

Penting: Pastikan rincian biaya ini realistis dan sesuai dengan kualitas layanan yang kamu berikan. Jangan sampai terlalu murah tapi kualitasnya mengecewakan, atau terlalu mahal tanpa justifikasi yang jelas.

8. Keunggulan dan Nilai Tambah EO Kamu

Di bagian ini, kamu harus bisa meyakinkan klien kenapa mereka harus memilih EO kamu dibanding EO lain. Tunjukkan unique selling proposition (USP) EO kamu.

  • Pengalaman dan Portofolio: Sebutkan pengalaman EO kamu dalam menangani acara serupa. Lampirkan portofolio (foto atau video) acara-acara sukses yang pernah kamu tangani.
  • Tim Profesional: Tekankan bahwa EO kamu punya tim yang kompeten, kreatif, dan berpengalaman di bidang event management.
  • Kreativitas dan Inovasi: Tunjukkan bahwa EO kamu selalu punya ide-ide kreatif dan inovatif untuk membuat acara klien jadi lebih berkesan dan berbeda dari yang lain.
  • Jaringan Vendor Luas: Jika EO kamu punya jaringan vendor yang luas dan terpercaya, ini bisa jadi nilai tambah. Kamu bisa menawarkan harga yang lebih kompetitif atau kualitas layanan yang lebih baik karena kerjasama yang baik dengan vendor.
  • Pelayanan Pelanggan yang Prima: Janji untuk memberikan pelayanan pelanggan yang terbaik, responsif, dan selalu siap membantu klien.

9. Penutup dan Ajakan Bertemu

Akhiri surat penawaran dengan kalimat penutup yang sopan dan ajakan untuk bertemu atau diskusi lebih lanjut.

  • Kalimat Penutup Sopan: Contoh: “Demikian surat penawaran jasa ini kami sampaikan. Besar harapan kami untuk dapat bekerja sama dengan [Nama Perusahaan/Organisasi Klien] dalam menyelenggarakan acara yang sukses dan berkesan.”
  • Ajakan Bertemu: Undang klien untuk bertemu langsung atau melakukan meeting online untuk membahas lebih detail tentang penawaran ini. Cantumkan kembali informasi kontak EO kamu.
  • Ucapan Terima Kasih: Ucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian klien.

10. Salam Penutup dan Tanda Tangan

Bagian terakhir surat penawaran.

  • Salam Penutup: Contoh: “Hormat kami,” atau “Wassalamualaikum wr. wb.” (jika menggunakan salam pembuka Islami).
  • Tanda Tangan: Tanda tangan dari pihak yang berwenang di EO (biasanya Direktur atau Manajer).
  • Nama Lengkap dan Jabatan: Nama lengkap dan jabatan orang yang menandatangani surat.
  • Stempel Perusahaan (jika ada): Stempel resmi EO.

Tips Membuat Surat Penawaran Jasa EO yang Menarik Perhatian

Surat penawaran jasa EO itu kayak sales pitch dalam bentuk tertulis. Biar efektif, ada beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

  1. Kustomisasi untuk Setiap Klien: Jangan pernah mengirimkan surat penawaran yang sama persis untuk semua klien. Setiap klien punya kebutuhan dan preferensi yang berbeda. Lakukan riset tentang klien dan acara yang mereka inginkan, lalu sesuaikan isi surat penawaran dengan kebutuhan spesifik mereka. Misalnya, kalau klien adalah perusahaan startup yang fun dan young, gunakan bahasa yang lebih kasual dan konsep acara yang out of the box. Kalau klien adalah perusahaan korporat besar, gunakan bahasa yang lebih formal dan konsep acara yang lebih profesional dan terstruktur.

  2. Gunakan Bahasa yang Jelas, Singkat, dan Padat: Hindari bahasa yang bertele-tele atau jargon yang sulit dipahami klien. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, tapi tetap kasual dan mudah dibaca. Fokus pada poin-poin penting dan langsung ke inti permasalahan. Klien biasanya sibuk, jadi mereka akan lebih menghargai surat penawaran yang to the point.

  3. Desain Surat yang Menarik: Selain isi, desain surat juga penting. Gunakan template surat yang profesional dan menarik. Perhatikan font, layout, dan penggunaan warna. Desain surat yang bagus akan memberikan kesan positif dan profesional kepada klien. Jangan lupa untuk menyertakan logo EO kamu di kop surat.

  4. Tunjukkan Kepercayaan Diri: Tulis surat penawaran dengan percaya diri, tapi jangan sombong. Tunjukkan bahwa kamu yakin dengan kemampuan EO kamu untuk menyelenggarakan acara yang sukses. Gunakan kalimat-kalimat yang positif dan meyakinkan. Misalnya, daripada bilang “Kami akan mencoba untuk membuat acara Anda sukses,” lebih baik bilang “Kami berkomitmen untuk menyelenggarakan acara Anda dengan sukses dan berkesan.”

  5. Sertakan Portofolio (Opsional): Jika memungkinkan, sertakan portofolio singkat atau link ke portofolio online EO kamu. Ini akan memberikan bukti konkret tentang pengalaman dan kualitas kerja EO kamu. Klien bisa melihat langsung contoh acara-acara sukses yang pernah kamu tangani.

  6. Periksa Kembali Sebelum Dikirim: Sebelum mengirimkan surat penawaran, pastikan kamu sudah memeriksanya kembali dengan teliti. Cek typo, kesalahan tata bahasa, dan kelengkapan informasi. Surat penawaran yang penuh kesalahan akan memberikan kesan yang buruk dan mengurangi kredibilitas EO kamu.

  7. Follow-up Setelah Mengirim Surat: Jangan hanya mengirim surat penawaran dan menunggu klien menghubungi kamu. Lakukan follow-up setelah beberapa hari. Hubungi klien melalui telepon atau email untuk menanyakan apakah mereka sudah menerima dan membaca surat penawaran kamu. Ini menunjukkan keseriusan dan proaktifnya EO kamu.

Contoh Struktur Surat Penawaran Jasa Event Organizer Sederhana

Berikut ini adalah contoh struktur sederhana surat penawaran jasa EO yang bisa kamu jadikan panduan:

KOP SURAT EO
(Nama EO, Logo, Alamat, No. Telp, Email, Website)

[Tempat, Tanggal]

Nomor Surat: [Nomor Surat]
Perihal: Penawaran Jasa Event Organizer untuk [Jenis Acara]

Yth. Bapak/Ibu [Nama PIC Klien]
[Jabatan PIC Klien]
[Nama Perusahaan/Organisasi Klien]
[Alamat Perusahaan/Organisasi Klien]

Dengan hormat,

Paragraf 1: Perkenalan EO
Perkenalkan singkat EO kamu, pengalaman, dan spesialisasi.

Paragraf 2: Tujuan Surat
Nyatakan tujuan surat, yaitu menawarkan jasa EO untuk acara [Jenis Acara] yang dibutuhkan klien.

Paragraf 3: Detail Layanan
Jelaskan secara ringkas layanan yang kamu tawarkan (konsep, perencanaan, pelaksanaan, dll.). Bisa menggunakan bullet points.

Paragraf 4: Rincian Biaya (Ringkas)
Sebutkan total perkiraan biaya atau range biaya. Detail lengkap akan dilampirkan.

Paragraf 5: Keunggulan EO
Sebutkan 2-3 keunggulan utama EO kamu yang relevan dengan kebutuhan klien.

Paragraf 6: Penutup dan Ajakan Bertemu
Tutup surat dengan sopan, ajak klien bertemu untuk diskusi lebih lanjut.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap]
[Jabatan]

Lampiran:
* Rincian Biaya (Budgeting) Lengkap
* Portofolio EO (jika ada)

Struktur ini bisa kamu modifikasi dan kembangkan sesuai dengan kebutuhan dan gaya EO kamu. Yang penting, semua komponen penting yang sudah dijelaskan sebelumnya tetap ada dalam surat penawaran kamu.

Kesalahan Umum yang Sering Dilakukan dalam Surat Penawaran Jasa EO

Ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan oleh EO saat membuat surat penawaran jasa. Hindari kesalahan-kesalahan ini agar surat penawaran kamu lebih efektif:

  1. Surat Penawaran Terlalu Umum: Tidak dikustomisasi untuk klien spesifik. Terlalu generik dan tidak relevan dengan kebutuhan klien.

  2. Informasi Kontak Tidak Lengkap: Informasi kontak EO tidak jelas atau sulit dihubungi. Klien jadi kesulitan untuk merespons atau bertanya lebih lanjut.

  3. Rincian Biaya Tidak Transparan: Rincian biaya tidak jelas, tidak terperinci, atau ada biaya tersembunyi. Ini bisa menimbulkan ketidakpercayaan dari klien.

  4. Bahasa yang Tidak Profesional: Menggunakan bahasa yang terlalu santai, tidak sopan, atau penuh dengan typo dan kesalahan tata bahasa.

  5. Tidak Menunjukkan Nilai Tambah EO: Surat penawaran hanya berisi daftar layanan dan harga, tanpa menjelaskan kenapa klien harus memilih EO kamu dibanding yang lain.

  6. Desain Surat yang Tidak Menarik: Desain surat terlalu sederhana, membosankan, atau bahkan terkesan tidak profesional.

  7. Tidak Ada Follow-up: Setelah mengirim surat penawaran, tidak ada tindak lanjut atau follow-up ke klien.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan ini, surat penawaran jasa EO kamu akan menjadi lebih profesional, efektif, dan berpeluang besar untuk mendapatkan deal dari klien.

Pentingnya Kustomisasi Surat Penawaran: Studi Kasus

Untuk lebih memahami pentingnya kustomisasi surat penawaran, mari kita lihat studi kasus sederhana.

Kasus:

Sebuah perusahaan EO bernama “Kreatif Event” mengirimkan surat penawaran jasa untuk acara company gathering ke dua perusahaan yang berbeda:

  • Perusahaan A: Perusahaan startup teknologi, usia perusahaan 3 tahun, karyawan rata-rata usia 25-35 tahun, budaya perusahaan fun, dynamic, dan innovative.
  • Perusahaan B: Perusahaan manufaktur besar, usia perusahaan 30 tahun, karyawan dari berbagai usia, budaya perusahaan lebih formal dan terstruktur.

Pendekatan Kreatif Event:

  • Untuk Perusahaan A: Kreatif Event membuat surat penawaran dengan desain yang colorful dan modern. Konsep acara yang ditawarkan adalah outdoor festival dengan tema music and art. Bahasa yang digunakan dalam surat penawaran lebih kasual dan friendly. Penekanan pada kreativitas, keunikan, dan experience yang unforgettable.
  • Untuk Perusahaan B: Kreatif Event membuat surat penawaran dengan desain yang lebih formal dan profesional. Konsep acara yang ditawarkan adalah gala dinner dengan tema appreciation night. Bahasa yang digunakan lebih formal dan sopan. Penekanan pada profesionalisme, reliability, dan acara yang terorganisir dengan baik.

Hasil:

  • Perusahaan A: Sangat tertarik dengan surat penawaran dari Kreatif Event karena konsep acara dan gaya komunikasi yang sesuai dengan budaya perusahaan mereka. Mereka akhirnya memilih Kreatif Event sebagai EO untuk acara company gathering mereka.
  • Perusahaan B: Awalnya kurang tertarik dengan surat penawaran dari Kreatif Event karena dianggap kurang formal dan konsep acara kurang sesuai dengan citra perusahaan mereka. Setelah melakukan meeting dan Kreatif Event menjelaskan lebih detail serta menyesuaikan konsep acara, Perusahaan B akhirnya mempertimbangkan Kreatif Event.

Kesimpulan:

Studi kasus ini menunjukkan bahwa kustomisasi surat penawaran itu sangat penting. Dengan memahami kebutuhan dan preferensi masing-masing klien, EO bisa membuat surat penawaran yang lebih relevan dan menarik perhatian klien. Kustomisasi tidak hanya terbatas pada konsep acara, tapi juga desain surat, bahasa yang digunakan, dan penekanan pada nilai tambah EO yang paling relevan untuk klien tersebut.

Jangan Lupa Follow-up!

Surat penawaran sudah dikirim, bukan berarti tugas kamu selesai. Justru ini adalah awal dari proses negosiasi. Follow-up itu wajib hukumnya! Jangan sampai surat penawaran kamu cuma jadi pajangan di inbox klien.

Kenapa Follow-up Penting?

  • Menunjukkan Keseriusan: Follow-up menunjukkan bahwa kamu serius dan proactive dalam mendapatkan proyek ini.
  • Mengingatkan Klien: Klien mungkin menerima banyak surat penawaran dari EO lain. Follow-up akan mengingatkan mereka tentang penawaran kamu.
  • Membangun Hubungan: Follow-up adalah kesempatan untuk membangun hubungan yang lebih dekat dengan klien.
  • Menjawab Pertanyaan dan Klarifikasi: Melalui follow-up, kamu bisa menanyakan apakah klien punya pertanyaan atau butuh klarifikasi lebih lanjut tentang penawaran kamu.
  • Mendapatkan Feedback: Follow-up juga bisa jadi ajang untuk mendapatkan feedback dari klien, meskipun mereka tidak memilih EO kamu kali ini. Feedback ini sangat berharga untuk perbaikan di masa depan.

Bagaimana Cara Follow-up yang Efektif?

  • Waktu yang Tepat: Lakukan follow-up 2-3 hari setelah mengirim surat penawaran. Jangan terlalu cepat, tapi juga jangan terlalu lama.
  • Media Komunikasi: Bisa melalui telepon atau email. Telepon lebih personal, tapi email lebih formal dan bisa jadi bukti tertulis.
  • Isi Follow-up:
    • Sapa klien dengan sopan dan sebutkan kembali nama EO dan tujuan follow-up.
    • Tanyakan apakah klien sudah menerima dan membaca surat penawaran.
    • Tawarkan diri untuk menjawab pertanyaan atau memberikan klarifikasi.
    • Undang klien untuk meeting atau diskusi lebih lanjut.
    • Akhiri dengan ucapan terima kasih dan harapan untuk bekerja sama.
  • Bersikap Profesional dan Ramah: Tetaplah bersikap profesional, sopan, dan ramah saat follow-up, meskipun klien belum memberikan respons positif.

Dengan follow-up yang efektif, peluang kamu untuk mendapatkan deal dari klien akan jauh lebih besar.

Gimana? Sudah lebih paham kan tentang surat penawaran jasa event organizer? Semoga artikel ini bermanfaat dan bisa membantu kamu membuat surat penawaran yang powerful dan bikin klien langsung setuju!

Kalau kamu punya pengalaman menarik atau tips lain seputar surat penawaran jasa EO, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar ya!

Posting Komentar