Mau Bikin Undangan untuk Dekan? Contoh & Panduan Lengkap!

Table of Contents

Surat undangan dari dekan merupakan salah satu bentuk komunikasi formal yang penting dalam lingkungan akademik. Sebagai pimpinan fakultas, dekan seringkali perlu mengundang berbagai pihak untuk menghadiri acara-acara penting seperti seminar, workshop, kuliah umum, rapat, atau bahkan acara perayaan tertentu. Membuat surat undangan dekan yang baik dan benar adalah kunci untuk memastikan acara tersebut berjalan sukses dan dihadiri oleh target peserta yang diharapkan. Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang contoh surat undangan dekan, komponen penting yang harus ada, tips membuatnya, serta contoh-contoh yang bisa Anda jadikan referensi.

Mengapa Surat Undangan Dekan Itu Penting?¶

Surat undangan dekan memiliki peran krusial dalam berbagai aspek kegiatan di lingkungan universitas. Bukan hanya sekadar pemberitahuan, surat undangan ini membawa bobot dan nilai tersendiri karena dikeluarkan langsung oleh pimpinan fakultas. Berikut beberapa alasan mengapa surat undangan dekan itu penting:

• Menunjukkan Tingkat Formalitas: Surat undangan dari dekan menandakan bahwa acara yang diselenggarakan memiliki tingkat formalitas dan kepentingan yang tinggi. Hal ini akan meningkatkan keseriusan dan minat calon peserta untuk hadir.
• Mencerminkan Citra Fakultas: Kualitas surat undangan, baik dari segi isi maupun format, mencerminkan citra fakultas. Surat undangan yang profesional dan rapi akan memberikan kesan positif kepada penerima undangan.
• Memperkuat Jaringan dan Relasi: Undangan dekan seringkali ditujukan kepada pihak eksternal seperti tokoh masyarakat, perwakilan industri, atau alumni. Surat undangan ini menjadi sarana untuk memperkuat jaringan dan relasi fakultas dengan pihak-pihak tersebut.
• Dokumentasi Resmi: Surat undangan dekan juga berfungsi sebagai dokumentasi resmi kegiatan fakultas. Arsip surat undangan dapat digunakan sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan untuk keperluan pelaporan di kemudian hari.
• Meningkatkan Partisipasi: Undangan yang jelas, informatif, dan menarik akan meningkatkan potensi partisipasi dari target peserta. Informasi yang lengkap dan desain yang baik akan membuat penerima undangan merasa dihargai dan termotivasi untuk hadir.

Image just for illustration

Komponen Penting dalam Surat Undangan Dekan¶

Sebuah surat undangan dekan yang efektif harus memuat komponen-komponen penting agar informasi tersampaikan dengan jelas dan lengkap. Berikut adalah beberapa komponen utama yang wajib ada dalam surat undangan dekan:

Kop Surat Fakultas¶

Kop surat merupakan identitas resmi fakultas yang mengeluarkan undangan. Kop surat biasanya terletak di bagian paling atas surat dan memuat informasi seperti:

• Logo Fakultas/Universitas: Logo adalah identitas visual utama dan harus dicantumkan dengan jelas.
• Nama Fakultas dan Universitas: Tuliskan nama fakultas dan universitas secara lengkap dan benar.
• Alamat Fakultas: Cantumkan alamat lengkap fakultas, termasuk kode pos.
• Nomor Telepon dan Fax: Sertakan nomor telepon dan fax fakultas untuk memudahkan komunikasi.
• Alamat Email dan Website Fakultas (Opsional): Informasi kontak tambahan seperti email dan website fakultas bisa ditambahkan untuk memberikan kemudahan akses informasi.

Nomor, Sifat, Lampiran, dan Perihal Surat¶

Bagian ini merupakan informasi administratif penting untuk pengelolaan surat dan arsip.

• Nomor Surat: Setiap surat resmi harus memiliki nomor surat yang unik dan tercatat dalam sistem administrasi fakultas.
• Sifat Surat: Tentukan sifat surat, misalnya “Penting” atau “Segera” jika memang diperlukan penanganan khusus. Jika tidak ada urgensi khusus, sifat surat bisa dikosongkan atau diisi dengan “Biasa”.
• Lampiran: Jika ada dokumen lain yang disertakan bersama surat undangan, sebutkan jumlah lampiran. Jika tidak ada, tuliskan “Lampiran: -“.
• Perihal: Perihal surat harus ditulis secara singkat dan jelas, menggambarkan inti dari undangan tersebut. Contoh perihal: “Undangan Seminar Nasional”, “Undangan Kuliah Umum”, “Undangan Rapat Koordinasi”, dll.

Tanggal Pembuatan Surat dan Tempat¶

Cantumkan tanggal pembuatan surat dan tempat (biasanya nama kota tempat fakultas berada) di bagian atas surat, di bawah kop surat atau sejajar dengan nomor surat. Format tanggal yang umum digunakan adalah format Indonesia, contoh: “26 Oktober 2023”.

Tujuan Surat (Yth.)¶

Bagian ini berisi informasi tentang kepada siapa surat undangan ditujukan.

• Yth.: Awali dengan sapaan “Yth.” (Yang Terhormat).
• Nama Penerima Undangan: Tuliskan nama lengkap penerima undangan dengan gelar akademik atau jabatan jika relevan. Pastikan penulisan nama dan gelar benar.
• Jabatan/Instansi (Jika Ada): Jika undangan ditujukan kepada individu dengan jabatan tertentu atau mewakili instansi, sebutkan jabatan atau instansi tersebut.
• Alamat Penerima Undangan: Cantumkan alamat lengkap penerima undangan untuk memastikan surat sampai ke tujuan yang tepat. Jika undangan dikirim melalui email, bagian ini bisa dihilangkan.

Salam Pembuka¶

Salam pembuka digunakan untuk memulai isi surat dengan sopan dan hormat. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi adalah:

• “Dengan hormat,” (Paling umum dan formal)
• “Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,” (Jika penerima undangan mayoritas Muslim)
• “Salam sejahtera,” (Untuk undangan yang lebih umum dan inklusif)

Isi Surat (Body Letter)¶

Isi surat adalah bagian terpenting yang menyampaikan informasi utama terkait undangan. Isi surat harus disusun secara sistematis dan mudah dipahami. Beberapa poin penting yang harus ada dalam isi surat:

• Kalimat Pembuka: Awali isi surat dengan kalimat pembuka yang memperkenalkan maksud dari surat, yaitu mengundang penerima untuk menghadiri acara. Contoh: “Melalui surat ini, kami [Nama Fakultas] bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir dalam…”
• Nama Acara: Sebutkan nama acara secara lengkap dan jelas.
• Tema Acara (Jika Ada): Jika acara memiliki tema khusus, sebutkan tema tersebut untuk memberikan gambaran lebih detail tentang acara.
• Tujuan Acara: Jelaskan secara singkat tujuan diselenggarakannya acara tersebut. Mengapa acara ini penting dan manfaat apa yang bisa didapatkan peserta dengan hadir.
• Hari, Tanggal, dan Waktu Pelaksanaan: Cantumkan hari, tanggal, dan waktu pelaksanaan acara secara lengkap dan jelas. Pastikan format tanggal dan waktu mudah dibaca dan dipahami.
• Tempat Pelaksanaan: Sebutkan lokasi acara secara detail, termasuk nama gedung, ruangan, dan alamat lengkap. Jika memungkinkan, sertakan petunjuk arah atau informasi tambahan terkait lokasi.
• Agenda Acara (Opsional): Jika agenda acara sudah final dan bisa dibagikan, sertakan ringkasan agenda acara untuk memberikan gambaran kegiatan kepada calon peserta.
• Pembicara/Narasumber (Jika Ada): Jika acara menghadirkan pembicara atau narasumber, sebutkan nama dan afiliasi mereka. Informasi ini akan menambah daya tarik acara.
• Pakaian (Dress Code) (Jika Ada): Jika ada aturan pakaian khusus untuk acara tersebut, sebutkan dress code yang diharapkan.
• Konfirmasi Kehadiran (RSVP): Cantumkan informasi mengenai cara dan batas waktu konfirmasi kehadiran (RSVP). Sertakan nomor telepon atau email kontak yang bisa dihubungi untuk RSVP.
• Informasi Tambahan (Jika Ada): Jika ada informasi tambahan yang perlu disampaikan, seperti informasi parkir, akomodasi, atau materi acara yang bisa diakses sebelumnya, sertakan informasi tersebut.
• Harapan Kehadiran: Sampaikan harapan agar penerima undangan dapat hadir dan berpartisipasi dalam acara.

Salam Penutup¶

Salam penutup digunakan untuk mengakhiri isi surat dengan sopan dan hormat. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat resmi adalah:

• “Hormat kami,” (Paling umum dan formal)
• “Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,” (Jika penerima undangan mayoritas Muslim)
• “Salam sejahtera,” (Untuk undangan yang lebih umum dan inklusif)

Tanda Tangan Dekan dan Nama Lengkap¶

Surat undangan dekan harus ditandatangani langsung oleh dekan sebagai pimpinan fakultas.

• Tanda Tangan Dekan: Pastikan tanda tangan dekan asli atau tanda tangan elektronik yang sah.
• Nama Lengkap Dekan dan Gelar Akademik: Tuliskan nama lengkap dekan dan gelar akademik di bawah tanda tangan.
• NIP Dekan (Opsional): Nomor Induk Pegawai (NIP) dekan bisa dicantumkan sebagai informasi tambahan.
• Stempel Fakultas: Stempel resmi fakultas biasanya dibubuhkan di samping tanda tangan dekan untuk memperkuat keabsahan surat.

Tembusan (Opsional)¶

Bagian tembusan digunakan untuk memberitahukan pihak lain tentang surat undangan yang dikeluarkan. Tembusan biasanya ditujukan kepada pihak-pihak terkait yang perlu mengetahui informasi acara, seperti wakil dekan, ketua program studi, atau kepala bagian administrasi. Jika tidak ada tembusan, bagian ini bisa dihilangkan.

Contoh-Contoh Surat Undangan Dekan¶

Berikut adalah beberapa contoh surat undangan dekan untuk berbagai jenis acara. Contoh-contoh ini bisa Anda modifikasi sesuai dengan kebutuhan acara Anda.

Contoh 1: Surat Undangan Seminar Nasional¶

[KOP SURAT FAKULTAS]

Nomor : [Nomor Surat]
Sifat : Penting
Lampiran : 1 (Satu) Berkas
Perihal : Undangan Seminar Nasional “[Nama Seminar]”

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i [Nama Penerima Undangan]
[Jabatan/Instansi Penerima Undangan]
[Alamat Penerima Undangan]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami dari Fakultas [Nama Fakultas] Universitas [Nama Universitas] bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir dan berpartisipasi dalam Seminar Nasional “[Nama Seminar]” yang akan diselenggarakan pada:

Hari, Tanggal : [Hari], [Tanggal]
Waktu : [Waktu] WIB
Tempat : [Nama Ruangan/Gedung], [Alamat Lengkap]

Seminar nasional ini mengangkat tema “[Tema Seminar]” dan bertujuan untuk [Tujuan Seminar]. Kami menghadirkan narasumber-narasumber terkemuka di bidang [Bidang Seminar], diantaranya:

1. [Nama Narasumber 1], [Afiliasi Narasumber 1]
2. [Nama Narasumber 2], [Afiliasi Narasumber 2]
3. [Nama Narasumber 3], [Afiliasi Narasumber 3]

(Agenda acara terlampir).

Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i untuk memeriahkan dan berkontribusi dalam seminar nasional ini. Kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i akan sangat berarti bagi kesuksesan acara ini.

Mohon konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i melalui [Nomor Telepon/Email] paling lambat tanggal [Batas Waktu Konfirmasi].

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Dekan Fakultas [Nama Fakultas]

[Tanda Tangan Dekan]

[Nama Lengkap Dekan] [Gelar Akademik Dekan]
NIP. [NIP Dekan]

Tembusan:
1. Wakil Dekan Bidang Akademik Fakultas [Nama Fakultas]
2. Ketua Panitia Seminar Nasional “[Nama Seminar]”

Image just for illustration

Contoh 2: Surat Undangan Kuliah Umum¶

[KOP SURAT FAKULTAS]

Nomor : [Nomor Surat]
Sifat : Biasa
Lampiran : -
Perihal : Undangan Kuliah Umum

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i [Nama Penerima Undangan]
Mahasiswa/i Fakultas [Nama Fakultas]
Universitas [Nama Universitas]

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan wawasan dan pengetahuan mahasiswa/i, Fakultas [Nama Fakultas] Universitas [Nama Universitas] akan menyelenggarakan Kuliah Umum dengan tema “[Tema Kuliah Umum]” yang akan disampaikan oleh:

[Nama Pembicara]
[Jabatan Pembicara/Afiliasi Pembicara]

Kuliah umum ini akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal : [Hari], [Tanggal]
Waktu : [Waktu] WIB
Tempat : [Nama Ruangan/Gedung], [Alamat Lengkap]

Kami mengundang seluruh mahasiswa/i Fakultas [Nama Fakultas] untuk hadir dan mengikuti kuliah umum ini. Kuliah umum ini merupakan kesempatan yang sangat baik untuk belajar langsung dari pakar di bidang [Bidang Kuliah Umum].

Tidak ada biaya pendaftaran untuk mengikuti kuliah umum ini. Tempat terbatas, mohon hadir tepat waktu.

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Dekan Fakultas [Nama Fakultas]

[Tanda Tangan Dekan]

[Nama Lengkap Dekan] [Gelar Akademik Dekan]
NIP. [NIP Dekan]

Image just for illustration

Contoh 3: Surat Undangan Rapat Koordinasi¶

[KOP SURAT FAKULTAS]

Nomor : [Nomor Surat]
Sifat : Segera
Lampiran : -
Perihal : Undangan Rapat Koordinasi

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i [Nama Penerima Undangan]
[Jabatan Penerima Undangan]
Fakultas [Nama Fakultas]
Universitas [Nama Universitas]

Dengan hormat,

Sehubungan dengan [Latar Belakang Rapat], kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir dalam Rapat Koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal : [Hari], [Tanggal]
Waktu : [Waktu] WIB
Tempat : [Nama Ruangan/Gedung], [Alamat Lengkap]
Agenda : [Agenda Rapat] (Agenda terlampir jika ada)

Mengingat pentingnya agenda rapat ini, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i tepat waktu. Mohon membawa dokumen atau data yang relevan dengan agenda rapat.

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Dekan Fakultas [Nama Fakultas]

[Tanda Tangan Dekan]

[Nama Lengkap Dekan] [Gelar Akademik Dekan]
NIP. [NIP Dekan]

Tembusan:
1. Wakil Dekan Bidang [Bidang Terkait] Fakultas [Nama Fakultas]
2. Arsip

Image just for illustration

Tips Membuat Surat Undangan Dekan yang Efektif¶

Agar surat undangan dekan Anda efektif dan mencapai tujuan yang diharapkan, perhatikan beberapa tips berikut:

1. Gunakan Bahasa Formal dan Sopan: Surat undangan dekan adalah dokumen resmi, jadi gunakan bahasa Indonesia yang formal, baku, dan sopan. Hindari penggunaan bahasa gaul atau informal.
2. Informasi Harus Jelas dan Lengkap: Pastikan semua informasi penting terkait acara tercantum dengan jelas dan lengkap, seperti nama acara, tema, tujuan, waktu, tempat, agenda, narasumber, dress code, dan RSVP.
3. Desain Menarik dan Profesional: Meskipun format surat resmi cenderung standar, Anda tetap bisa membuat desain surat undangan yang menarik dan profesional. Gunakan font yang mudah dibaca, tata letak yang rapi, dan hindari penggunaan warna yang terlalu mencolok. Kop surat fakultas harus terlihat jelas dan profesional.
4. Kirim Tepat Waktu: Kirimkan surat undangan jauh hari sebelum acara dilaksanakan, terutama jika acara tersebut melibatkan pihak eksternal atau memerlukan persiapan khusus dari peserta. Pertimbangkan juga waktu pengiriman agar surat sampai tepat waktu ke alamat tujuan.
5. Periksa Kembali Sebelum Dikirim: Sebelum surat undangan dikirim, lakukan proofreading atau pemeriksaan kembali secara teliti. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan, tata bahasa, atau informasi yang tidak lengkap. Kesalahan kecil bisa mengurangi kesan profesional surat undangan.
6. Pertimbangkan Media Pengiriman: Pilih media pengiriman surat undangan yang sesuai dengan target peserta. Untuk undangan resmi dan penting, surat cetak yang dikirim melalui pos atau kurir masih relevan. Namun, untuk undangan yang lebih umum dan cepat, email bisa menjadi pilihan yang efektif dan efisien. Untuk acara internal, undangan digital melalui email atau platform komunikasi internal juga bisa dipertimbangkan.
7. Follow-up (Jika Perlu): Jika konfirmasi kehadiran (RSVP) penting untuk perencanaan acara, lakukan follow-up kepada calon peserta yang belum memberikan konfirmasi setelah batas waktu RSVP. Follow-up bisa dilakukan melalui telepon atau email dengan sopan dan mengingatkan kembali tentang acara dan pentingnya konfirmasi kehadiran.

Dengan mengikuti panduan dan contoh-contoh di atas, Anda dapat membuat surat undangan dekan yang profesional, informatif, dan efektif untuk berbagai jenis acara di lingkungan fakultas. Surat undangan yang baik adalah langkah awal yang penting untuk kesuksesan acara yang Anda selenggarakan.

Bagaimana pendapat Anda tentang artikel ini? Apakah ada tips atau contoh surat undangan dekan lainnya yang ingin Anda bagikan? Silakan tuliskan komentar Anda di bawah ini!