Mau Bikin Surat Resmi ala Muhammadiyah? Panduan Lengkap + Contoh!

Table of Contents

Surat resmi memegang peranan krusial dalam setiap organisasi, termasuk Persyarikatan Muhammadiyah. Sebagai organisasi Islam yang besar dengan berbagai amal usaha dan jenjang kepemimpinan dari pusat hingga ranting, komunikasi tertulis yang standar dan terstruktur adalah sebuah keniscataan. Memahami contoh surat resmi Muhammadiyah bukan sekadar tahu formatnya, tapi juga memahami esensi komunikasi formal di lingkungan organisasi ini. Surat resmi menjadi bukti otentik setiap keputusan, undangan, pemberitahuan, atau permohonan yang dikeluarkan oleh pimpinan atau lembaga di dalamnya.

Apa Itu Surat Resmi Muhammadiyah dan Mengapa Penting?¶

Surat resmi pada dasarnya adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan oleh instansi atau organisasi untuk keperluan formal. Dalam konteks Muhammadiyah, surat resmi dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat, Pimpinan Wilayah, Pimpinan Daerah, Pimpinan Cabang, Pimpinan Ranting, Majelis, Lembaga, Ortom (Organisasi Otonom), maupun Amal Usaha (sekolah, universitas, rumah sakit, dll.) yang berafiliasi. Pentingnya terletak pada fungsi-fungsinya yang beragam:

• Legitimasi dan Akuntabilitas: Surat resmi memberikan dasar hukum dan bukti tertulis atas setiap tindakan atau kebijakan yang diambil. Ini penting untuk akuntabilitas internal maupun eksternal.
• Komunikasi Efektif: Dengan format yang jelas dan baku, pesan yang disampaikan melalui surat resmi menjadi lebih mudah dipahami, mengurangi potensi salah tafsir di antara pihak yang berkomunikasi.
• Dokumentasi dan Kearsipan: Setiap surat resmi yang keluar (dan masuk) menjadi bagian dari arsip organisasi yang penting untuk rekam jejak, referensi di masa mendatang, dan audit jika diperlukan.
• Penguatan Identitas Organisasi: Penggunaan kop surat, stempel, dan format standar mencerminkan profesionalisme dan identitas institusional Muhammadiyah itu sendiri.

Memahami cara membuat dan membaca surat resmi Muhammadiyah berarti memahami salah satu aspek penting dalam roda organisasi ini. Ini bukan hanya tugas sekretaris atau administratur, tapi juga penting bagi pimpinan, anggota, atau pihak luar yang berinteraksi secara formal dengan Muhammadiyah.

Image just for illustration

Struktur Baku Surat Resmi Muhammadiyah¶

Sama seperti surat resmi pada umumnya, surat resmi Muhammadiyah memiliki komponen-komponen standar. Namun, ada beberapa elemen khas atau penekanan tertentu yang membedakannya. Mari kita bedah satu per satu bagiannya:

• Kop Surat (Header): Ini adalah identitas pengirim. Biasanya terletak di bagian paling atas surat. Kop surat Muhammadiyah biasanya mencakup:

  • Nama Organisasi Induk: PERSYARIKATAN MUHAMMADIYAH
  • Nama Jenjang Pimpinan/Majelis/Lembaga/Ortom/Amal Usaha (misal: PIMPINAN PUSAT, MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH, PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH [Nama Daerah], UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH [Nama Kota]).
  • Alamat Lengkap, Nomor Telepon, Fax, Email, dan Website (jika ada).
  • Logo Muhammadiyah di sisi kiri atau tengah.
    Kop surat ini harus dicetak dengan jelas pada kertas surat resmi. Penggunaan kop surat yang benar menunjukkan dari mana surat tersebut berasal.

• Nomor Surat: Setiap surat keluar harus memiliki nomor urut yang unik. Sistem penomoran surat di Muhammadiyah biasanya mengikuti format standar yang mencakup nomor urut, kode klasifikasi surat, kode majelis/lembaga/ortom (jika perlu), bulan (dalam angka Romawi), dan tahun (dalam angka Masehi). Contoh: 01/A.1/I.1/XII/2023.

  • 01 adalah nomor urut surat keluar pada periode tertentu.
  • A.1 adalah kode klasifikasi surat (misalnya, A untuk surat intern, B untuk ekstern, dll., dan angka di belakangnya menunjukkan jenis surat). Kode ini bisa bervariasi tergantung kebijakan internal di setiap tingkatan pimpinan atau majelis/lembaga.
  • I.1 bisa jadi kode Majelis/Lembaga/Ortom yang mengeluarkan surat (misalnya, I untuk Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah, .1 untuk kode spesifik di dalamnya). Kode ini juga variatif.
  • XII adalah bulan Desember.
  • 2023 adalah tahun Masehi.
    Penomoran yang sistematis memudahkan pengarsipan dan pelacakan surat. Kode klasifikasi sendiri penting untuk mengatur jenis-jenis surat.

• Lampiran: Menyebutkan jumlah dokumen lain yang disertakan bersama surat. Jika tidak ada lampiran, cukup ditulis “-” atau “Tidak ada”. Jika ada, sebutkan jumlahnya, misal: “1 (satu) berkas” atau “Beberapa lembar”. Bagian ini memberi tahu penerima berapa banyak dokumen pendukung yang harus mereka terima.

• Perihal (Hal): Pokok masalah atau ringkasan singkat isi surat. Ini harus ditulis dengan jelas, singkat, dan tepat agar penerima langsung memahami tujuan surat tersebut. Contoh: “Undangan Rapat Pleno”, “Pemberitahuan Kegiatan Pengajian Rutin”, “Permohonan Bantuan Dana Pembangunan Gedung”. Gunakan frasa yang lugas dan tidak ambigu.

• Tanggal Surat: Tanggal penulisan surat. Biasanya ditulis di sisi kanan atas, sejajar dengan nomor surat. Formatnya: Nama Kota, Tanggal Bulan Tahun (misal: Yogyakarta, 20 Desember 2023).

• Alamat Tujuan: Kepada siapa surat tersebut ditujukan. Ditulis setelah perihal dan tanggal. Biasanya diawali dengan “Kepada Yth.” atau “Yth.” diikuti nama jabatan, nama orang, atau nama instansi. Di bawahnya ditulis alamat lengkap jika perlu, atau cukup “di Tempat” jika ditujukan kepada individu atau internal. Penulisan alamat tujuan harus cermat agar surat sampai pada pihak yang tepat.

• Salam Pembuka: Salam khas organisasi atau salam umum. Dalam surat resmi Muhammadiyah, salam pembuka yang umum digunakan adalah “Assalamu’alaikum Wr. Wb.” diikuti dengan sapaan hormat, misalnya “Dengan hormat,”. Penggunaan salam ini menunjukkan identitas keislaman dan penghormatan.

• Isi Surat: Bagian inti surat yang memuat maksud dan tujuan penulisan surat secara rinci. Isi surat dibagi menjadi beberapa paragraf.

  • Paragraf pertama biasanya pendahuluan, menjelaskan latar belakang atau merujuk pada hal sebelumnya.
  • Paragraf berikutnya menjelaskan inti maksud surat (misal: mengundang, memberitahukan, memohon). Rincian penting seperti waktu, tempat, acara, persyaratan, atau detail permohonan ditulis di sini.
  • Paragraf penutup berisi harapan atau ucapan terima kasih, serta menunjukkan bahwa surat telah selesai.

• Salam Penutup: Salam yang mengakhiri surat. Dalam surat resmi Muhammadiyah, salam penutup yang khas adalah “Billahitaufiq Wal Hidayah, Wassalamu’alaikum Wr. Wb.”. Frasa “Billahitaufiq Wal Hidayah” adalah doa memohon pertolongan Allah dan petunjuk-Nya.

• Pengesahan: Terdiri dari nama jabatan dan tanda tangan pihak yang berwenang mengesahkan surat. Surat resmi Muhammadiyah biasanya ditandatangani oleh minimal dua orang pimpinan, yaitu Ketua dan Sekretaris di tingkatan masing-masing (misal: Ketua Pimpinan Cabang dan Sekretaris Pimpinan Cabang, atau Ketua Majelis dan Sekretaris Majelis). Di bawah tanda tangan ditulis nama terang kedua pimpinan tersebut.

• Stempel Organisasi: Stempel resmi organisasi dibubuhkan di atas tanda tangan pimpinan sebagai penguat keabsahan surat. Stempel ini menjadi cap resmi yang menunjukkan bahwa surat tersebut benar-benar dikeluarkan oleh instansi terkait dalam Muhammadiyah.

• Tembusan: Jika surat tersebut perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima utama, daftar pihak yang diberi tembusan ditulis di bagian kiri bawah surat. Contoh: “Tembusan: 1. Pimpinan Wilayah Muhammadiyah [Nama Wilayah]; 2. Arsip.” Tembusan ini penting untuk koordinasi dan informasi di lingkungan internal organisasi.

Tabel Struktur Surat Resmi Muhammadiyah

Bagian Surat	Penjelasan	Keterangan Khas Muhammadiyah
Kop Surat	Identitas pengirim (organisasi, alamat, kontak)	Mencantumkan nama PERSYARIKATAN MUHAMMADIYAH, jenjang pimpinan/amal usaha, Logo Muhammadiyah.
Nomor Surat	Nomor urut surat keluar	Sistem penomoran baku (Nomor/Kode Klasifikasi/Bulan Romawi/Tahun Masehi).
Lampiran	Dokumen pendukung yang disertakan	Disebutkan jumlah berkas/lembar atau ‘tidak ada’.
Perihal (Hal)	Ringkasan pokok isi surat	Singkat, jelas, dan lugas (misal: Undangan, Pemberitahuan, Permohonan).
Tanggal Surat	Tanggal penulisan surat	Ditulis Kota, Tgl Bulan Tahun.
Alamat Tujuan	Kepada siapa surat ditujukan	Diawali Yth./Kepada Yth., ditujukan kepada Jabatan/Nama/Instansi, di Tempat/Alamat.
Salam Pembuka	Sapaan pembuka surat	Umumnya: Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Isi Surat	Maksud dan tujuan surat secara rinci	Terdiri dari pendahuluan, inti, dan penutup. Menggunakan bahasa formal baku.
Salam Penutup	Sapaan penutup surat	Umumnya: Billahitaufiq Wal Hidayah, Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Pengesahan	Tanda tangan dan nama terang pihak berwenang	Ditandatangani minimal oleh Ketua dan Sekretaris di tingkat kepemimpinan terkait.
Stempel Organisasi	Cap resmi organisasi	Dibubuhkan di atas tanda tangan pengesah.
Tembusan (jika ada)	Daftar pihak lain yang perlu mengetahui isi surat	Dicantumkan di kiri bawah surat.

Struktur ini adalah panduan umum. Ada kemungkinan sedikit variasi pada format penomoran atau kode klasifikasi di tingkatan atau amal usaha tertentu, namun prinsip dasarnya tetap sama. Kepatuhan pada struktur ini menunjukkan kerapian administrasi.

Bahasa dan Gaya Penulisan¶

Surat resmi Muhammadiyah menggunakan bahasa Indonesia yang baku dan formal. Meskipun artikel ini bergaya kasual, isi surat resmi itu sendiri harus mencerminkan keseriusan dan kehormatan. Berikut adalah poin penting terkait bahasa dan gaya penulisan:

• Bahasa Baku: Gunakan kosakata dan ejaan sesuai Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Hindari penggunaan bahasa sehari-hari atau gaul.
• Lugas dan Jelas: Sampaikan maksud surat secara langsung tanpa bertele-tele. Hindari kalimat yang terlalu panjang atau berbelit-belit yang bisa menimbulkan kebingungan.
• Sopan dan Hormat: Meskipun formal, bahasa harus tetap menunjukkan rasa hormat kepada penerima surat. Gunakan sapaan dan ungkapan yang santun.
• Gunakan Istilah Organisasi yang Tepat: Sebutkan tingkatan pimpinan (Pimpinan Pusat, Wilayah, Daerah, Cabang, Ranting), nama Majelis, Lembaga, atau Ortom secara benar. Ini menunjukkan pemahaman terhadap struktur organisasi.
• Konsisten: Pastikan penggunaan istilah, singkatan, dan format penulisan konsisten di seluruh bagian surat.

Misalnya, untuk mengundang, gunakan frasa seperti “dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir pada…”. Untuk memberitahukan, gunakan “dengan ini kami sampaikan informasi mengenai…”. Kejelasan adalah kunci utama.

Contoh Berbagai Jenis Surat Resmi Muhammadiyah¶

Daripada memberikan satu template penuh (yang bisa sangat panjang), mari kita lihat bagaimana struktur baku di atas diterapkan pada beberapa jenis surat yang umum dikeluarkan di lingkungan Muhammadiyah, serta poin-poin penting di setiap jenisnya.

Contoh 1: Surat Undangan Rapat¶

Surat ini bertujuan mengajak pihak tertentu untuk menghadiri sebuah rapat atau pertemuan.
* Perihal: Undangan Rapat [Nama Rapat, misal: Pleno Pimpinan Daerah]
* Isi Surat:
* Paragraf pembuka: Menyampaikan salam dan maksud mengundang.
* Paragraf inti: Merinci detail rapat, meliputi:
* Hari, tanggal: (Contoh: Ahad, 7 Januari 2024)
* Waktu: (Contoh: Pukul 09.00 WIB s.d. selesai)
* Tempat: (Contoh: Gedung Dakwah Muhammadiyah [Nama Kota])
* Acara/Agenda: (Cantumkan pokok-pokok bahasan rapat, misal: 1. Evaluasi Program Kerja; 2. Pembahasan Rencana Anggaran; 3. Lain-lain)
* Peserta (jika perlu ditegaskan): (Contoh: Diharapkan kehadiran seluruh anggota Pimpinan Daerah Muhammadiyah [Nama Daerah] dan Ketua Majelis/Lembaga.)
* Paragraf penutup: Menyampaikan harapan kehadiran dan terima kasih.

Contoh 2: Surat Pemberitahuan Kegiatan¶

Digunakan untuk menginformasikan adanya suatu kegiatan kepada pihak-pihak terkait.
* Perihal: Pemberitahuan Kegiatan [Nama Kegiatan, misal: Pengajian Bulanan]
* Isi Surat:
* Paragraf pembuka: Menyampaikan salam dan maksud pemberitahuan.
* Paragraf inti: Menjelaskan detail kegiatan:
* Nama Kegiatan: (Contoh: Pengajian Rutin Pimpinan Ranting Muhammadiyah [Nama Ranting])
* Waktu Pelaksanaan: (Contoh: Setiap Ahad pekan kedua, Pukul 08.00 WIB)
* Tempat Pelaksanaan: (Contoh: Masjid At-Taqwa Kompleks Muhammadiyah [Nama Ranting])
* Materi/Pembicara (jika relevan): (Contoh: Materi: Fikih Kontemporer, Oleh: Ust. Dr. [Nama])
* Tujuan Kegiatan: (Contoh: Dalam rangka meningkatkan pemahaman keislaman anggota dan jamaah.)
* Paragraf penutup: Menyampaikan harapan partisipasi atau perhatian serta terima kasih.

Contoh 3: Surat Permohonan Bantuan/Dana¶

Diajukan untuk meminta dukungan (bisa moral, material, atau finansial) dari pihak lain.
* Perihal: Permohonan Bantuan [Jenis Bantuan, misal: Dana Pembangunan Gedung Madrasah]
* Isi Surat:
* Paragraf pembuka: Menyampaikan salam dan mukadimah (misal: penjelasan singkat tentang organisasi/amal usaha).
* Paragraf inti:
* Latar Belakang/Dasar Permohonan: Jelaskan mengapa permohonan diajukan (misal: Kondisi gedung madrasah yang kurang layak, kebutuhan ruang kelas baru).
* Maksud Permohonan: Nyatakan dengan jelas jenis bantuan yang dimohon (misal: bantuan dana).
* Detail Kebutuhan: Sebutkan nominal dana yang dibutuhkan (jika permohonan dana) atau jenis bantuan material/moral lainnya. Lampirkan proposal jika ada detail lebih lanjut (sebutkan di bagian Lampiran).
* Manfaat Bantuan: Jelaskan dampak positif dari bantuan yang diberikan (misal: Peningkatan kualitas pendidikan, kenyamanan proses belajar mengajar).
* Paragraf penutup: Menyampaikan harapan besar atas terkabulnya permohonan, ucapan terima kasih, dan doa.

Contoh 4: Surat Mandat/Penugasan¶

Dikeluarkan untuk memberikan wewenang atau tugas kepada seseorang atau tim.
* Perihal: Surat Mandat / Penugasan
* Isi Surat:
* Paragraf pembuka: Menyampaikan salam dan dasar penugasan (misal: Berdasarkan Rapat Pimpinan Tanggal…).
* Paragraf inti:
* Memberikan mandat/tugas kepada: Menyebutkan nama terang dan jabatan/identitas penerima mandat.
* Untuk: Menjelaskan tugas atau wewenang yang diberikan secara rinci (misal: Mengikuti Musyawarah [Nama Musyawarah] sebagai perwakilan Pimpinan…).
* Waktu/Tempat Pelaksanaan Tugas (jika relevan): (Contoh: Dilaksanakan pada tanggal [Tanggal] di [Tempat].)
* Masa Berlaku Mandat: Menyebutkan sampai kapan mandat tersebut berlaku (misal: Mandat ini berlaku sejak tanggal dikeluarkan sampai dengan selesainya acara).
* Paragraf penutup: Menyampaikan harapan agar tugas dilaksanakan dengan baik dan penuh tanggung jawab, serta ucapan terima kasih.

Dalam setiap contoh di atas, pastikan semua komponen struktur baku (kop, nomor, tanggal, dll.) tetap ada sesuai posisinya. Isi suratlah yang menyesuaikan dengan tujuan penulisan.

Tips Menulis Surat Resmi Muhammadiyah yang Baik dan Benar¶

Menulis surat resmi bukan sekadar mengisi template, tapi memastikan pesan tersampaikan dengan efektif dan mencerminkan kredibilitas organisasi. Berikut beberapa tips:

• Periksa Kembali Kop Surat: Pastikan semua informasi di kop surat sudah benar dan up-to-date. Alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya harus valid.
• Nomor Surat yang Tepat: Pastikan nomor surat sesuai dengan sistem penomoran di jenjang pimpinan/amal usaha Anda. Jangan sampai ada nomor yang double atau tidak berurutan dalam satu periode. Konsultasikan dengan bagian administrasi/sekretariat jika ragu.
• Ejaan dan Tata Bahasa: Ini krusial. Satu kesalahan ketik atau ejaan bisa mengurangi kredibilitas surat. Gunakan spell checker atau minta orang lain untuk membaca ulang surat Anda. Perhatikan penggunaan huruf kapital, tanda baca, dan pemilihan kata.
• Singkat dan Jelas: Pembaca surat resmi biasanya adalah orang sibuk. Langsung sampaikan inti maksud surat di bagian isi tanpa basa-basi yang tidak perlu.
• Posisikan Bagian Surat dengan Benar: Perhatikan tata letak atau layout setiap komponen surat agar terlihat rapi dan profesional sesuai standar yang berlaku.
• Cek Kembali Detail Penting: Untuk surat undangan, pastikan tanggal, waktu, dan tempat sudah benar. Untuk surat permohonan, pastikan nominal atau jenis bantuan yang diminta jelas. Detail yang salah bisa fatal.
• Penggunaan Kertas Berkualitas: Gunakan kertas yang baik dan tidak mudah rusak, terutama untuk surat yang penting atau ditujukan ke eksternal.
• Arsipkan dengan Baik: Setelah surat ditandatangani dan distempel, pastikan ada salinan yang diarsipkan dengan rapi sesuai sistem kearsipan organisasi. Kearsipan yang baik memudahkan pencarian di kemudian hari.

Menguasai penulisan surat resmi berarti menunjukkan kemampuan administrasi yang baik. Ini adalah keterampilan dasar yang sangat berguna bagi siapa pun yang aktif di Muhammadiyah.

Fakta Menarik Seputar Administrasi di Muhammadiyah¶

Muhammadiyah telah berdiri lebih dari satu abad. Dalam perjalanannya, organisasi ini telah membangun sistem administrasi yang terstruktur untuk mendukung segala aktivitasnya, mulai dari dakwah, pendidikan, kesehatan, hingga pelayanan sosial. Penggunaan surat resmi adalah bagian integral dari sistem ini.

• Sistem administrasi Muhammadiyah terus berkembang, mengikuti perkembangan zaman. Dari manual, kini banyak Pimpinan di berbagai tingkatan dan Amal Usaha yang sudah menggunakan sistem digital untuk persuratan dan kearsipan, meskipun surat fisik tetap relevan untuk keperluan tertentu.
• Kode-kode klasifikasi dalam penomoran surat mencerminkan kompleksitas dan keberagaman kegiatan Muhammadiyah. Ada kode untuk surat internal organisasi, kode untuk surat eksternal, kode untuk bidang-bidang tertentu (pendidikan, kesehatan, sosial, dll.), yang semuanya bertujuan untuk memudahkan kategorisasi dan penyimpanan arsip.
• Pelatihan administrasi sering menjadi bagian dari agenda perkaderan di Muhammadiyah. Ini menunjukkan betapa pentingnya pemahaman tentang tata kelola organisasi, termasuk persuratan, bagi para pimpinan dan aktivis.

Administrasi yang baik, termasuk persuratan, adalah tulang punggung kelancaran organisasi. Ini membantu memastikan bahwa setiap langkah Muhammadiyah terdokumentasi, terarah, dan akuntabel.

Membuat surat resmi Muhammadiyah memang membutuhkan ketelitian dan pemahaman terhadap strukturnya. Namun, dengan panduan ini, diharapkan menjadi lebih mudah. Mengikuti format yang baku bukan hanya soal aturan, tapi juga tentang menjaga marwah dan profesionalisme organisasi.

Bagaimana pengalaman Anda dalam menulis atau mengurus surat resmi di lingkungan Muhammadiyah? Adakah tips lain yang ingin Anda bagikan? Yuk, diskusi di kolom komentar!