Contoh Surat Pemberitahuan WFH: Panduan Lengkap & Mudah Dibuat!

Daftar Isi

Work From Home (WFH) atau kerja dari rumah sudah menjadi hal yang lumrah di era modern ini, apalagi sejak pandemi melanda. Banyak perusahaan yang akhirnya mengadopsi sistem kerja fleksibel ini, baik secara penuh maupun hybrid. Nah, ketika perusahaan memutuskan untuk menerapkan WFH, penting banget untuk mengkomunikasikannya secara resmi kepada karyawan. Salah satu caranya adalah dengan surat pemberitahuan WFH. Surat ini bukan cuma formalitas, tapi juga punya peran penting dalam kelancaran kerja dan komunikasi.

Image just for illustration

Apa Sebenarnya Surat Pemberitahuan WFH Itu?¶

Sederhananya, surat pemberitahuan WFH adalah dokumen resmi dari perusahaan yang ditujukan kepada karyawan untuk memberitahukan bahwa mereka akan bekerja dari rumah. Surat ini penting banget karena memberikan informasi yang jelas dan terstruktur mengenai kebijakan WFH yang berlaku. Bukan cuma sekadar pengumuman lisan, surat ini jadi bukti tertulis yang bisa dijadikan acuan oleh karyawan dan perusahaan. Isinya pun beragam, mulai dari alasan WFH, periode waktu, hingga aturan-aturan yang perlu diperhatikan selama WFH.

Image just for illustration

Kenapa Surat Pemberitahuan WFH Itu Penting Banget?¶

Mungkin ada yang bertanya, “Emang sepenting itu ya surat pemberitahuan WFH?”. Jawabannya, iya, penting banget! Bayangin aja kalau perusahaan tiba-tiba bilang “Mulai besok WFH ya!” tanpa ada surat resmi. Pasti banyak karyawan yang bingung dan bertanya-tanya. Nah, surat pemberitahuan WFH ini hadir untuk mengatasi kebingungan tersebut dan memberikan kejelasan.

Berikut beberapa alasan kenapa surat pemberitahuan WFH itu krusial:

• Kejelasan Informasi: Surat ini memberikan informasi tertulis dan resmi tentang kebijakan WFH. Karyawan jadi tahu dengan pasti kapan WFH dimulai, berapa lama, dan aturan-aturan apa saja yang berlaku selama WFH. Ini menghindari kesalahpahaman dan spekulasi.
• Dokumentasi Resmi: Surat pemberitahuan WFH menjadi dokumentasi resmi perusahaan terkait kebijakan kerja. Ini penting untuk keperluan administrasi, legalitas, dan juga sebagai bukti komunikasi yang jelas antara perusahaan dan karyawan.
• Pedoman Kerja: Surat ini bisa berfungsi sebagai pedoman kerja selama WFH. Di dalamnya biasanya dijelaskan ekspektasi perusahaan, cara komunikasi yang efektif, penggunaan tools kerja, dan lain sebagainya. Dengan adanya pedoman ini, karyawan jadi lebih terarah dan produktif.
• Profesionalisme Perusahaan: Mengirimkan surat pemberitahuan WFH menunjukkan profesionalisme perusahaan dalam mengkomunikasikan kebijakan kepada karyawan. Ini juga mencerminkan bahwa perusahaan menghargai karyawan dan memberikan informasi yang transparan.
• Mengurangi Potensi Konflik: Dengan adanya surat pemberitahuan WFH, potensi konflik atau kesalahpahaman antara perusahaan dan karyawan bisa diminimalisir. Semua informasi sudah tertulis jelas, sehingga karyawan punya pegangan yang kuat.

Fakta menarik: Menurut penelitian, komunikasi yang jelas dan transparan adalah salah satu faktor kunci keberhasilan implementasi WFH. Surat pemberitahuan WFH adalah salah satu bentuk komunikasi yang efektif untuk mencapai hal tersebut.

Image just for illustration

Apa Saja Sih Elemen Penting dalam Surat Pemberitahuan WFH?¶

Supaya surat pemberitahuan WFH kamu efektif dan informatif, ada beberapa elemen penting yang wajib ada di dalamnya. Yuk, kita bahas satu per satu:

1. Kop Surat Perusahaan¶

Kop surat ini biasanya terletak di bagian paling atas surat. Isinya adalah identitas perusahaan, seperti:

• Nama Perusahaan: Nama lengkap perusahaan kamu.
• Logo Perusahaan: Logo perusahaan (jika ada).
• Alamat Perusahaan: Alamat lengkap kantor pusat perusahaan.
• Nomor Telepon dan Email: Kontak perusahaan yang bisa dihubungi.

Kop surat ini penting untuk menunjukkan keabsahan dan profesionalisme surat pemberitahuan WFH.

2. Tanggal Surat¶

Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Tanggal ini biasanya diletakkan di bawah kop surat, di sisi kanan atau kiri. Penulisan tanggal sebaiknya jelas dan lengkap, misalnya “20 Oktober 2023”.

3. Nomor Surat¶

Nomor surat adalah nomor urut surat keluar perusahaan. Setiap surat keluar biasanya memiliki nomor urut yang berbeda. Fungsinya untuk memudahkan pengarsipan dan pencarian surat di kemudian hari. Format nomor surat bisa bervariasi, tergantung kebijakan perusahaan.

4. Perihal¶

Perihal atau subjek surat adalah inti dari surat tersebut. Dalam surat pemberitahuan WFH, perihalnya tentu saja harus jelas, misalnya:

• Pemberitahuan Work From Home (WFH)
• Informasi Pelaksanaan Work From Home
• Pengumuman Kerja Dari Rumah

Perihal ini membantu penerima surat untuk langsung memahami isi surat tanpa perlu membaca keseluruhan isi surat.

5. Yth. [Nama Penerima] dan Alamat Tujuan¶

Bagian ini berisi kepada siapa surat ditujukan. Biasanya ditujukan kepada karyawan yang bersangkutan. Contohnya:

• Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
• Kepada Yth. Seluruh Karyawan [Nama Perusahaan]

Jika surat ditujukan kepada individu, sebaiknya sertakan juga jabatan karyawan dan alamat tempat tinggal (opsional).

6. Isi Surat¶

Nah, ini dia bagian terpenting dari surat pemberitahuan WFH, yaitu isi surat. Isi surat harus memuat informasi lengkap dan jelas mengenai kebijakan WFH. Beberapa poin penting yang harus ada dalam isi surat:

• Alasan Pemberlakuan WFH: Jelaskan secara singkat dan jelas mengapa perusahaan memberlakukan WFH. Misalnya, karena kebijakan perusahaan, kondisi pandemi, atau alasan operasional lainnya.
• Periode WFH: Sebutkan kapan WFH dimulai dan kapan berakhir (jika WFH bersifat sementara). Jika WFH bersifat permanen atau hybrid, jelaskan juga ketentuan yang berlaku.
• Kebijakan Perusahaan Selama WFH: Ini bagian yang cukup detail. Jelaskan aturan-aturan dan kebijakan perusahaan yang berlaku selama WFH. Contohnya:
  • Jam Kerja: Apakah jam kerja tetap sama seperti di kantor atau ada fleksibilitas?
  • Absensi: Bagaimana sistem absensi selama WFH? Apakah menggunakan aplikasi khusus atau sistem pelaporan manual?
  • Komunikasi: Tools komunikasi apa yang akan digunakan (misalnya, video conference, chatting, email)? Bagaimana alur komunikasi yang diharapkan?
  • Pelaporan Kerja: Bagaimana cara karyawan melaporkan hasil kerja selama WFH?
  • Fasilitas dan Dukungan: Apakah perusahaan memberikan fasilitas atau dukungan khusus untuk WFH (misalnya, tunjangan internet, peralatan kerja)?
  • Ekspektasi Kinerja: Jelaskan ekspektasi perusahaan terhadap kinerja karyawan selama WFH.
• Kontak Person: Cantumkan nama dan kontak person yang bisa dihubungi karyawan jika ada pertanyaan atau kendala terkait WFH.

7. Penutup¶

Bagian penutup surat biasanya berisi kalimat penutup yang sopan dan profesional. Contohnya:

• “Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.”
• “Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.”
• “Semoga pemberitahuan ini dapat dipahami dengan baik. Terima kasih atas perhatiannya.”

8. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan¶

Surat pemberitahuan WFH harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari perusahaan. Biasanya ditandatangani oleh:

• HRD (Human Resources Department)
• Manajer HR
• Direktur Utama
• Atasan Langsung (tergantung kebijakan perusahaan)

Di bawah tanda tangan, cantumkan nama jelas dan jabatan penandatangan. Ini penting untuk menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut.

9. Tembusan (Opsional)¶

Tembusan adalah daftar pihak-pihak lain yang menerima salinan surat selain penerima utama. Tembusan ini bersifat opsional, tergantung kebutuhan. Misalnya, tembusan bisa ditujukan kepada:

• Atasan langsung karyawan
• Departemen terkait
• Arsip perusahaan

Image just for illustration

Contoh Isi Surat Pemberitahuan WFH yang Efektif¶

Isi surat pemberitahuan WFH harus ringkas, jelas, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang bertele-tele atau ambigu. Berikut contoh isi surat yang bisa kamu jadikan referensi:

... (Kop Surat Perusahaan) ...

... (Tanggal Surat) ...
Nomor: ... (Nomor Surat) ...
Perihal: Pemberitahuan Work From Home (WFH)

Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
[Jabatan Karyawan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan kebijakan perusahaan untuk mendukung fleksibilitas kerja dan menjaga kesehatan karyawan, bersama ini kami memberitahukan bahwa **Bapak/Ibu akan melaksanakan Work From Home (WFH) mulai tanggal [Tanggal Mulai WFH] hingga [Tanggal Berakhir WFH]**.

Kebijakan WFH ini diberlakukan dengan ketentuan sebagai berikut:

1.  **Jam kerja** tetap mengikuti jam kerja normal kantor, yaitu pukul [Jam Mulai Kerja] - [Jam Berakhir Kerja].
2.  **Absensi** akan dilakukan secara *online* melalui aplikasi [Nama Aplikasi Absensi].
3.  **Komunikasi** utama akan menggunakan platform [Nama Platform Komunikasi], dan rapat *online* akan dilaksanakan melalui [Nama Platform Rapat Online].
4.  **Pelaporan kerja** dilakukan secara harian melalui email kepada atasan langsung masing-masing dengan format laporan yang akan diinformasikan lebih lanjut.
5.  Perusahaan akan memberikan **tunjangan internet** sebesar [Jumlah Tunjangan] per bulan selama periode WFH.
6.  **Ekspektasi kinerja** selama WFH tetap sama dengan target kinerja yang telah ditetapkan sebelumnya.

Untuk pertanyaan lebih lanjut atau kendala terkait WFH, Bapak/Ibu dapat menghubungi **[Nama Kontak Person]** di nomor telepon [Nomor Telepon] atau email [Alamat Email].

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
... (Tanda Tangan) ...
[Nama Jelas]
[Jabatan]

Tembusan:
- [Nama Atasan Langsung]
- Arsip Perusahaan

Tips:

• Gunakan bahasa yang formal namun tetap ramah.
• Pastikan semua informasi penting tercantum dengan lengkap.
• Periksa kembali tata bahasa dan ejaan sebelum mengirimkan surat.
• Sesuaikan isi surat dengan kebijakan WFH perusahaan kamu.

Image just for illustration

Jenis-Jenis Surat Pemberitahuan WFH Berdasarkan Situasi¶

Surat pemberitahuan WFH juga bisa dibedakan berdasarkan situasi atau jenis WFH yang diberlakukan. Berikut beberapa jenisnya:

1. Surat Pemberitahuan WFH Permanen¶

Jenis surat ini digunakan jika perusahaan memutuskan untuk menerapkan WFH secara permanen atau jangka panjang. Biasanya, surat ini akan lebih ringkas dan fokus pada perubahan kebijakan kerja secara keseluruhan. Mungkin juga ada penyesuaian terkait kontrak kerja atau fasilitas kantor.

2. Surat Pemberitahuan WFH Sementara¶

Surat ini digunakan untuk WFH yang bersifat sementara atau dalam periode waktu tertentu. Contohnya, WFH karena pandemi, renovasi kantor, atau alasan operasional lainnya. Dalam surat ini, tanggal mulai dan berakhir WFH harus disebutkan dengan jelas.

3. Surat Pemberitahuan WFH Parsial atau Hybrid¶

Jenis surat ini untuk kebijakan WFH yang hybrid atau parsial, yaitu kombinasi antara kerja di kantor dan kerja dari rumah. Surat ini perlu menjelaskan jadwal kerja (misalnya, berapa hari WFH dalam seminggu), hari kerja di kantor, dan ketentuan lainnya terkait sistem kerja hybrid.

4. Surat Pemberitahuan WFH karena Kondisi Khusus¶

Surat ini bisa diterbitkan untuk kasus-kasus WFH khusus, misalnya karena karyawan sakit, sedang hamil, atau ada kondisi darurat lainnya. Isi surat akan disesuaikan dengan kondisi khusus tersebut, termasuk mungkin ada fleksibilitas tambahan atau penyesuaian kebijakan.

Image just for illustration

Tips Tambahan Menulis Surat Pemberitahuan WFH yang Oke Banget¶

Selain elemen-elemen penting di atas, ada beberapa tips tambahan biar surat pemberitahuan WFH kamu makin oke:

• Gunakan Template: Jika perusahaan sudah punya template surat resmi, gunakan template tersebut untuk menjaga konsistensi format dan informasi.
• Libatkan Pihak Terkait: Sebelum mengirimkan surat, libatkan pihak terkait seperti HRD, manajer departemen, atau tim legal untuk memastikan isi surat sudah sesuai dan akurat.
• Sampaikan dengan Tepat Waktu: Kirimkan surat pemberitahuan WFH jauh hari sebelum tanggal efektif WFH. Ini memberikan waktu yang cukup bagi karyawan untuk mempersiapkan diri.
• Sosialisasikan Surat: Selain mengirimkan surat, sosialisasikan juga kebijakan WFH melalui meeting, pengumuman di platform internal, atau sesi tanya jawab. Ini membantu memastikan semua karyawan memahami kebijakan dengan baik.
• Berikan Ruang untuk Feedback: Buka ruang bagi karyawan untuk memberikan pertanyaan atau feedback terkait kebijakan WFH. Ini menunjukkan bahwa perusahaan terbuka dan peduli dengan kebutuhan karyawan.

Image just for illustration

Contoh Template Surat Pemberitahuan WFH Sederhana¶

Berikut contoh template surat pemberitahuan WFH sederhana yang bisa kamu modifikasi sesuai kebutuhan:

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

[Tanggal]
Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Work From Home (WFH)

Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
[Jabatan Karyawan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami memberitahukan bahwa **Bapak/Ibu akan melaksanakan Work From Home (WFH) mulai tanggal [Tanggal Mulai] sampai [Tanggal Berakhir]**. Kebijakan WFH ini diberlakukan karena [Alasan WFH].

Selama periode WFH, Bapak/Ibu diharapkan untuk tetap menjaga produktivitas dan komunikasi yang efektif dengan tim. Detail mengenai kebijakan WFH dan panduan kerja akan disampaikan lebih lanjut.

Jika ada pertanyaan, silakan hubungi [Nama Kontak Person] di [Kontak Person].

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas]
[Jabatan]

Tembusan: (Opsional)

Image just for illustration

Fakta Menarik Seputar Work From Home yang Mungkin Belum Kamu Tahu¶

Work From Home (WFH) bukan cuma sekadar tren sesaat, lho! Ada banyak fakta menarik seputar WFH yang mungkin belum kamu tahu:

• WFH Meningkatkan Kepuasan Kerja: Banyak studi menunjukkan bahwa WFH dapat meningkatkan kepuasan kerja karyawan karena fleksibilitas dan keseimbangan kerja-hidup yang lebih baik.
• Produktivitas Bisa Meningkat (atau Sama Saja): Awalnya banyak yang ragu, tapi ternyata banyak penelitian yang menunjukkan bahwa produktivitas karyawan WFH bisa sama baiknya, bahkan terkadang lebih tinggi, dibandingkan kerja di kantor. Tentu saja, ini tergantung pada jenis pekerjaan dan bagaimana WFH dikelola.
• WFH Mengurangi Biaya Operasional Perusahaan: Perusahaan bisa menghemat biaya operasional seperti biaya sewa kantor, listrik, dan fasilitas kantor lainnya dengan menerapkan WFH.
• WFH Lebih Ramah Lingkungan: Dengan WFH, jumlah kendaraan bermotor di jalan raya berkurang, sehingga emisi gas buang juga berkurang. Ini berdampak positif pada lingkungan.
• WFH Jadi Daya Tarik Karyawan: Di era sekarang, fleksibilitas kerja seperti WFH menjadi salah satu daya tarik utama bagi calon karyawan. Perusahaan yang menawarkan WFH punya nilai lebih di mata para pencari kerja.

Tapi ingat, WFH juga punya tantangannya sendiri. Misalnya, isolasi sosial, kesulitan memisahkan urusan pekerjaan dan pribadi, dan potensi masalah komunikasi jika tidak dikelola dengan baik. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan dan karyawan untuk sama-sama beradaptasi dan mencari solusi terbaik agar WFH bisa berjalan sukses.

Image just for illustration

Pertanyaan yang Sering Muncul (FAQ) Seputar Surat Pemberitahuan WFH¶

Masih bingung soal surat pemberitahuan WFH? Tenang, ini beberapa pertanyaan yang sering muncul beserta jawabannya:

Q: Apakah surat pemberitahuan WFH itu wajib?

A: Sebaiknya wajib, terutama untuk WFH jangka panjang atau perubahan kebijakan yang signifikan. Surat ini penting sebagai dokumentasi resmi dan memberikan kejelasan bagi karyawan. Untuk WFH yang sifatnya sangat sementara (misalnya, satu hari karena ada masalah di kantor), mungkin pemberitahuan via email atau chat saja sudah cukup, tapi tetap lebih baik jika ada surat resmi.

Q: Siapa yang sebaiknya menandatangani surat pemberitahuan WFH?

A: Tergantung struktur organisasi perusahaan. Idealnya, surat ditandatangani oleh HRD atau manajer HR. Jika kebijakan WFH bersifat departemen atau tim, manajer departemen atau atasan langsung juga bisa menandatangani. Pastikan yang menandatangani adalah pihak yang berwenang dan bertanggung jawab atas kebijakan WFH.

Q: Apa saja informasi penting yang harus ada dalam surat pemberitahuan WFH?

A: Informasi pentingnya adalah alasan WFH, periode WFH (tanggal mulai dan berakhir), kebijakan perusahaan selama WFH (jam kerja, absensi, komunikasi, pelaporan, ekspektasi kinerja), dan kontak person yang bisa dihubungi. Semakin lengkap informasi yang diberikan, semakin jelas dan efektif surat pemberitahuan WFH tersebut.

Q: Bisakah kebijakan WFH dibatalkan setelah surat pemberitahuan WFH diterbitkan?

A: Bisa saja, tergantung kondisi dan kebijakan perusahaan. Namun, sebaiknya pembatalan WFH dikomunikasikan secepat mungkin kepada karyawan melalui surat pemberitahuan pembatalan WFH. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan dampak pembatalan WFH terhadap karyawan dan memberikan penjelasan yang masuk akal.

Q: Bagaimana jika perusahaan tidak memberikan surat pemberitahuan WFH?

A: Jika tidak ada surat pemberitahuan WFH, karyawan bisa merasa bingung dan tidak memiliki pegangan yang jelas mengenai kebijakan WFH. Ini bisa menimbulkan kesalahpahaman, ketidakjelasan aturan, dan bahkan potensi konflik di kemudian hari. Sebaiknya, karyawan proaktif menanyakan kebijakan WFH secara resmi kepada HRD atau atasan langsung dan meminta konfirmasi tertulis (misalnya, via email jika tidak ada surat resmi).

Image just for illustration

Kesimpulan¶

Surat pemberitahuan WFH adalah dokumen penting dalam mengkomunikasikan kebijakan kerja dari rumah kepada karyawan. Surat ini bukan hanya sekadar formalitas, tapi juga berfungsi sebagai pedoman kerja, dokumentasi resmi, dan bentuk profesionalisme perusahaan. Dengan membuat surat pemberitahuan WFH yang jelas, lengkap, dan informatif, perusahaan dapat memastikan kelancaran implementasi WFH dan menjaga komunikasi yang efektif dengan karyawan.

Nah, sekarang giliran kamu! Apakah perusahaanmu pernah memberikan surat pemberitahuan WFH? Bagaimana pengalamanmu dengan surat pemberitahuan WFH? Yuk, ceritakan pengalamanmu di kolom komentar di bawah ini! Atau mungkin kamu punya pertanyaan lain seputar surat pemberitahuan WFH? Jangan ragu untuk bertanya, ya!