Beranda bisnis pariwisata pendidikan template

Panduan Lengkap Contoh Surat Penawaran Study Tour: Tips & Template Gratis!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Study tour atau wisata studi adalah kegiatan outdoor learning yang seru banget dan pastinya memberikan pengalaman belajar yang berbeda. Bagi sekolah atau lembaga pendidikan, study tour menjadi salah satu program unggulan yang dinanti-nantikan siswa. Nah, untuk menawarkan program study tour ini ke sekolah atau lembaga pendidikan, kamu perlu membuat surat penawaran yang menarik dan profesional. Surat penawaran yang baik adalah kunci pertama untuk mendapatkan deal study tour impian.

Apa Itu Surat Penawaran Study Tour?

Surat penawaran study tour adalah dokumen formal yang dibuat oleh penyedia jasa layanan perjalanan wisata (travel agent) atau penyelenggara kegiatan event organizer (EO) yang ditujukan kepada sekolah, universitas, atau lembaga pendidikan lainnya. Tujuan utama surat ini adalah untuk menawarkan paket study tour yang sudah dirancang khusus. Surat ini berisi informasi lengkap mengenai detail program study tour, mulai dari destinasi, jadwal kegiatan, fasilitas yang didapatkan, hingga biaya yang dibutuhkan.

contoh surat penawaran study tour
Image just for illustration

Surat penawaran ini berfungsi sebagai proposal awal yang memberikan gambaran jelas kepada pihak sekolah atau lembaga pendidikan tentang apa yang ditawarkan. Dengan membaca surat penawaran, pihak sekolah bisa mempertimbangkan apakah program study tour tersebut sesuai dengan kebutuhan dan anggaran mereka. Selain itu, surat penawaran yang profesional juga menunjukkan kredibilitas dan keseriusan penyedia jasa dalam menawarkan layanan mereka.

Mengapa Surat Penawaran Study Tour Itu Penting?

Surat penawaran study tour itu penting banget karena beberapa alasan:

  1. Sebagai Media Promosi yang Efektif: Surat penawaran adalah cara langsung dan efektif untuk mempromosikan paket study tour kamu ke target pasar yang tepat, yaitu sekolah dan lembaga pendidikan. Dengan surat penawaran, kamu bisa menyampaikan informasi lengkap dan terstruktur tentang program study tour yang kamu tawarkan.
  2. Membangun Kesan Profesional: Surat penawaran yang dibuat dengan baik dan profesional akan memberikan kesan positif kepada pihak sekolah atau lembaga pendidikan. Ini menunjukkan bahwa kamu adalah penyedia jasa yang serius dan terpercaya. Kesan pertama yang baik sangat penting dalam dunia bisnis, termasuk dalam menawarkan jasa study tour.
  3. Menjelaskan Detail Program Secara Rinci: Surat penawaran memungkinkan kamu untuk menjelaskan detail program study tour secara rinci dan terstruktur. Mulai dari tujuan study tour, destinasi yang dikunjungi, jadwal kegiatan harian, akomodasi, transportasi, hingga fasilitas pendukung lainnya. Informasi yang lengkap akan membantu pihak sekolah memahami program dengan baik.
  4. Menyampaikan Harga dan Paket Penawaran: Surat penawaran juga berfungsi untuk menyampaikan harga dan paket penawaran study tour secara jelas. Kamu bisa mencantumkan rincian biaya per siswa, paket-paket pilihan jika ada, serta opsi tambahan yang bisa diambil. Transparansi harga sangat penting untuk membangun kepercayaan.
  5. Sebagai Dasar Negosiasi: Surat penawaran menjadi dasar untuk negosiasi lebih lanjut antara penyedia jasa dan pihak sekolah. Setelah menerima surat penawaran, pihak sekolah mungkin akan mengajukan pertanyaan, meminta klarifikasi, atau bahkan menegosiasikan beberapa aspek dari program study tour.

Komponen Penting dalam Surat Penawaran Study Tour

Supaya surat penawaran study tour kamu efektif dan menarik perhatian, ada beberapa komponen penting yang wajib kamu masukkan:

1. Kop Surat Perusahaan

Kop surat perusahaan adalah identitas resmi perusahaan kamu. Kop surat biasanya berisi:

  • Nama Perusahaan: Nama lengkap perusahaan penyedia jasa study tour.
  • Logo Perusahaan: Logo perusahaan (jika ada) untuk memperkuat branding.
  • Alamat Perusahaan: Alamat lengkap kantor perusahaan.
  • Nomor Telepon: Nomor telepon yang bisa dihubungi.
  • Alamat Email: Alamat email perusahaan.
  • Website (jika ada): Alamat website perusahaan untuk informasi lebih lanjut.

Kop surat ini penting untuk memberikan identitas yang jelas dan profesional pada surat penawaran kamu. Pastikan desain kop surat menarik dan mudah dibaca.

2. Tanggal Pembuatan Surat

Tanggal pembuatan surat penting untuk keperluan administrasi dan arsip. Cantumkan tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat dengan jelas. Format tanggal yang umum digunakan adalah format Indonesia (tanggal-bulan-tahun) atau format internasional (bulan-tanggal-tahun), sesuaikan dengan preferensi dan standar perusahaan kamu.

3. Nomor Surat (Opsional)

Nomor surat bersifat opsional, tetapi sangat berguna untuk sistem pengarsipan dan pelacakan surat keluar dan masuk di perusahaan kamu. Jika perusahaan kamu memiliki sistem penomoran surat, cantumkan nomor surat di bagian atas surat.

4. Perihal Surat

Perihal surat adalah inti dari surat penawaran kamu. Tuliskan perihal surat dengan singkat dan jelas, misalnya: “Penawaran Program Study Tour [Nama Destinasi] Tahun [Tahun]”. Perihal surat ini membantu penerima surat untuk langsung memahami isi surat tanpa harus membaca keseluruhan isi surat.

5. Tujuan Surat (Kepada Yth.)

Tuliskan dengan jelas kepada siapa surat penawaran ini ditujukan. Biasanya ditujukan kepada kepala sekolah atau pihak yang bertanggung jawab atas kegiatan outing atau study tour di sekolah tersebut. Contoh:

Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah
[Nama Sekolah]
Di Tempat

Pastikan nama dan jabatan penerima surat sudah benar dan sesuai.

6. Salam Pembuka

Gunakan salam pembuka yang sopan dan formal. Contoh salam pembuka yang umum digunakan:

  • “Dengan hormat,”
  • “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika ditujukan untuk sekolah Islam atau mayoritas muslim)
  • “Salam sejahtera,” (untuk sekolah umum atau beragam agama)

Pilih salam pembuka yang sesuai dengan konteks dan target sekolah yang kamu tuju.

7. Paragraf Pembuka (Perkenalan dan Maksud)

Paragraf pembuka berisi perkenalan singkat tentang perusahaan kamu dan maksud dari surat penawaran ini. Contoh paragraf pembuka:

Kami dari [Nama Perusahaan], sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa layanan perjalanan wisata dan event organizer dengan pengalaman lebih dari [Jumlah Tahun] tahun. Melalui surat ini, kami bermaksud menawarkan program study tour yang menarik dan edukatif untuk siswa/i [Nama Sekolah].

Dalam paragraf pembuka ini, kamu bisa menonjolkan pengalaman dan keunggulan perusahaan kamu secara singkat.

8. Detail Program Study Tour

Ini adalah bagian inti dari surat penawaran kamu. Di bagian ini, kamu harus menjelaskan secara rinci dan terstruktur mengenai program study tour yang kamu tawarkan. Informasi yang perlu dicantumkan antara lain:

  • Tema atau Judul Study Tour: Berikan judul yang menarik dan menggambarkan tema study tour, misalnya: “Study Tour Sejarah dan Budaya Yogyakarta”, “Petualangan Alam dan Edukasi di Bandung”, “Explore Sains dan Teknologi di Jakarta”.
  • Destinasi Tujuan: Sebutkan destinasi-destinasi wisata yang akan dikunjungi selama study tour. Cantumkan nama tempat wisata secara lengkap dan jelas.
  • Jadwal Kegiatan (Itinerary): Sertakan jadwal kegiatan harian secara rinci, mulai dari hari pertama hingga hari terakhir study tour. Jadwal kegiatan ini mencakup waktu keberangkatan, kegiatan di setiap destinasi, waktu makan, waktu istirahat, dan waktu kembali. Jadwal yang terstruktur akan memudahkan pihak sekolah memahami alur kegiatan study tour.
  • Fasilitas yang Didapatkan: Jelaskan fasilitas apa saja yang akan didapatkan oleh peserta study tour. Fasilitas ini bisa meliputi:
    • Transportasi: Jenis transportasi yang digunakan (bus pariwisata, kereta api, pesawat), termasuk fasilitas di dalam transportasi (AC, WiFi, kursi yang nyaman).
    • Akomodasi: Nama hotel atau penginapan, jenis kamar, fasilitas hotel (kolam renang, WiFi, sarapan).
    • Konsumsi: Jumlah makan per hari (misalnya 3 kali makan), jenis makanan (prasmanan, box), dan ketersediaan air mineral.
    • Tiket Masuk Tempat Wisata: Sebutkan semua tiket masuk tempat wisata yang sudah termasuk dalam paket study tour.
    • Pemandu Wisata (Tour Guide): Informasi tentang pemandu wisata yang profesional dan berpengalaman.
    • Dokumentasi: Apakah ada dokumentasi foto atau video selama study tour?
    • Asuransi Perjalanan: Apakah peserta study tour mendapatkan asuransi perjalanan?
    • Merchandise (Opsional): Jika ada merchandise seperti kaos, topi, atau souvenir, sebutkan juga.
    • Fasilitas Tambahan Lainnya: Fasilitas tambahan lain yang kamu tawarkan, misalnya meeting room untuk guru pendamping, free pass untuk guru pendamping, dan lain-lain.
  • Biaya Study Tour: Sebutkan biaya study tour per siswa. Rincikan biaya-biaya yang termasuk dalam paket, misalnya biaya transportasi, akomodasi, konsumsi, tiket masuk, dan lain-lain. Jika ada paket pilihan dengan harga yang berbeda, jelaskan juga perbedaan fasilitas dan harganya. Berikan informasi yang jelas mengenai metode pembayaran dan batas waktu pembayaran.
  • Jumlah Minimal dan Maksimal Peserta: Sebutkan jumlah minimal dan maksimal peserta study tour yang bisa kamu layani. Ini penting untuk perencanaan dan operasional study tour.
  • Periode Pelaksanaan Study Tour: Tawarkan beberapa pilihan periode pelaksanaan study tour (tanggal dan bulan) agar pihak sekolah bisa memilih yang paling sesuai dengan jadwal akademik mereka.

9. Paragraf Penutup (Harapan dan Ajakan)

Paragraf penutup berisi harapan kamu agar penawaran study tour ini diterima dan ajakan untuk berdiskusi lebih lanjut. Contoh paragraf penutup:

Demikian surat penawaran study tour ini kami sampaikan. Besar harapan kami agar program study tour yang kami tawarkan ini dapat menjadi pilihan yang tepat dan bermanfaat bagi siswa/i [Nama Sekolah]. Kami siap memberikan presentasi lebih detail dan menjawab pertanyaan dari Bapak/Ibu. Untuk informasi lebih lanjut atau penjadwalan presentasi, Bapak/Ibu dapat menghubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tertera di kop surat.

10. Salam Penutup

Gunakan salam penutup yang sopan dan formal, sesuai dengan salam pembuka yang kamu gunakan. Contoh salam penutup:

  • “Hormat kami,”
  • “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika menggunakan salam pembuka yang sama)
  • “Salam sejahtera,” (jika menggunakan salam pembuka yang sama)

11. Tanda Tangan dan Nama Jelas

Di bagian akhir surat, berikan ruang untuk tanda tangan dan nama jelas pihak yang bertanggung jawab dari perusahaan kamu. Biasanya yang menandatangani adalah direktur atau manajer pemasaran. Sertakan juga jabatan penandatangan di bawah nama jelas. Stempel perusahaan (jika ada) juga bisa ditambahkan di samping tanda tangan.

Contoh Format Surat Penawaran Study Tour Sederhana

Berikut ini adalah contoh format surat penawaran study tour sederhana yang bisa kamu jadikan referensi:

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]
Nomor: [Nomor Surat (Opsional)]
Perihal: Penawaran Program Study Tour [Nama Destinasi] Tahun [Tahun]

Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah
[Nama Sekolah]
Di Tempat

**Dengan hormat,**

Kami dari [Nama Perusahaan], sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa layanan perjalanan wisata dan *event organizer* dengan pengalaman lebih dari [Jumlah Tahun] tahun. Melalui surat ini, kami bermaksud menawarkan program study tour yang menarik dan edukatif untuk siswa/i [Nama Sekolah] ke [Nama Destinasi].

Program study tour yang kami tawarkan memiliki detail sebagai berikut:

**Tema Study Tour:** [Tema Study Tour]
**Destinasi Tujuan:** [Daftar Destinasi Wisata]
**Jadwal Kegiatan:** [Ringkasan Jadwal Kegiatan Harian] (Jadwal lengkap terlampir)
**Fasilitas yang Didapatkan:**
*   Transportasi: [Jenis Transportasi]
*   Akomodasi: [Nama Hotel/Penginapan]
*   Konsumsi: [Jumlah Makan] kali sehari
*   Tiket Masuk: Termasuk semua tiket masuk tempat wisata
*   Pemandu Wisata: Profesional dan berpengalaman
*   [Fasilitas Lainnya (jika ada)]

**Biaya Study Tour:** Rp. [Harga] per siswa (Harga dapat dinegosiasikan untuk jumlah peserta tertentu)
**Jumlah Peserta:** Minimal [Jumlah Minimal] siswa, Maksimal [Jumlah Maksimal] siswa
**Periode Pelaksanaan:** [Pilihan Periode Pelaksanaan]

Terlampir bersama surat ini adalah proposal lengkap program study tour yang berisi detail jadwal kegiatan (*itinerary*) dan informasi lainnya.

Demikian surat penawaran study tour ini kami sampaikan. Besar harapan kami agar program study tour yang kami tawarkan ini dapat menjadi pilihan yang tepat dan bermanfaat bagi siswa/i [Nama Sekolah]. Kami siap memberikan presentasi lebih detail dan menjawab pertanyaan dari Bapak/Ibu. Untuk informasi lebih lanjut atau penjadwalan presentasi, Bapak/Ibu dapat menghubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tertera di kop surat.

**Hormat kami,**
[Tanda Tangan]

[Nama Jelas Penandatangan]
[Jabatan Penandatangan]
[Stempel Perusahaan (Opsional)]

Catatan: Contoh format di atas adalah format sederhana. Kamu bisa menambahkan atau memodifikasi komponen-komponen di atas sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik perusahaan kamu. Pastikan proposal lengkap (lampiran) berisi itinerary detail, foto-foto destinasi (jika ada), dan informasi tambahan lainnya yang relevan.

Tips Membuat Surat Penawaran Study Tour yang Menarik

Supaya surat penawaran study tour kamu dilirik dan dipertimbangkan oleh pihak sekolah, ikuti tips berikut ini:

  1. Desain Menarik dan Profesional: Gunakan desain kop surat dan format surat yang menarik dan profesional. Tata letak yang rapi, font yang mudah dibaca, dan penggunaan warna yang harmonis akan membuat surat penawaran kamu terlihat lebih menarik.
  2. Bahasa yang Jelas, Singkat, dan Tepat Sasaran: Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, jelas, singkat, dan langsung ke inti. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele atau bahasa yang terlalu teknis. Sesuaikan gaya bahasa dengan target sekolah yang kamu tuju.
  3. Tonjolkan Keunggulan Program Study Tour: Fokus pada manfaat dan keunggulan program study tour yang kamu tawarkan. Apa yang membedakan program kamu dengan program study tour lainnya? Misalnya, program kamu lebih edukatif, lebih seru, lebih hemat biaya, atau memiliki destinasi yang unik. Tonjolkan unique selling proposition (USP) dari program study tour kamu.
  4. Sertakan Testimoni (Jika Ada): Jika kamu sudah pernah menyelenggarakan study tour untuk sekolah lain, sertakan testimoni positif dari sekolah tersebut. Testimoni dari pelanggan sebelumnya dapat meningkatkan kepercayaan pihak sekolah terhadap layanan kamu.
  5. Lampirkan Proposal Lengkap: Surat penawaran sebaiknya dilampiri dengan proposal lengkap yang berisi itinerary detail, foto-foto destinasi, informasi tentang perusahaan kamu, dan informasi tambahan lainnya yang relevan. Proposal lengkap akan memberikan gambaran yang lebih komprehensif tentang program study tour yang kamu tawarkan.
  6. Personalisasi Surat Penawaran: Usahakan untuk mempersonalisasi surat penawaran kamu untuk setiap sekolah. Sebutkan nama sekolah dengan benar, sesuaikan tema atau destinasi study tour dengan minat atau kurikulum sekolah (jika memungkinkan), dan tunjukkan bahwa kamu memahami kebutuhan sekolah tersebut.
  7. Lakukan Follow-up: Setelah mengirimkan surat penawaran, jangan lupa untuk melakukan follow-up kepada pihak sekolah. Hubungi pihak sekolah melalui telepon atau email untuk memastikan surat penawaran sudah diterima dan menanyakan apakah ada pertanyaan atau kebutuhan informasi lebih lanjut. Follow-up yang proaktif menunjukkan keseriusan kamu dan meningkatkan peluang untuk mendapatkan deal.

Fakta Menarik Tentang Study Tour

Study tour bukan sekadar jalan-jalan biasa. Ada beberapa fakta menarik tentang study tour yang perlu kamu tahu:

  • Meningkatkan Motivasi Belajar: Study tour bisa meningkatkan motivasi belajar siswa dengan memberikan pengalaman belajar yang lebih nyata dan menyenangkan di luar kelas. Melihat dan mengalami langsung apa yang dipelajari di kelas akan membuat siswa lebih tertarik dan termotivasi untuk belajar.
  • Memperluas Wawasan dan Pengetahuan: Study tour membuka kesempatan bagi siswa untuk memperluas wawasan dan pengetahuan mereka tentang berbagai hal, mulai dari sejarah, budaya, alam, sains, hingga teknologi. Mengunjungi tempat-tempat baru dan berinteraksi dengan lingkungan sekitar akan memberikan pengalaman belajar yang tak terlupakan.
  • Mengembangkan Keterampilan Sosial: Study tour juga membantu mengembangkan keterampilan sosial siswa. Selama study tour, siswa akan belajar bekerja sama dalam tim, berkomunikasi dengan orang baru, beradaptasi dengan lingkungan yang berbeda, dan memecahkan masalah bersama.
  • Mempererat Hubungan Antar Siswa dan Guru: Study tour menjadi momen yang tepat untuk mempererat hubungan antara siswa dan guru. Kegiatan di luar kelas yang santai dan menyenangkan akan menciptakan suasana yang lebih akrab dan kekeluargaan. Guru juga bisa lebih mengenal karakter siswa di luar lingkungan sekolah.
  • Menciptakan Kenangan Indah: Study tour seringkali menjadi kenangan indah yang tak terlupakan bagi siswa. Pengalaman seru dan menyenangkan bersama teman-teman dan guru selama study tour akan menjadi cerita yang akan diingat sepanjang masa.

Study tour adalah investasi berharga dalam pendidikan siswa. Dengan surat penawaran study tour yang profesional dan menarik, kamu bisa membantu sekolah-sekolah memberikan pengalaman belajar yang luar biasa bagi siswa mereka.

Gimana? Sudah lebih paham kan tentang cara membuat surat penawaran study tour yang efektif? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik seputar study tour, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar ya!

Posting Komentar