Panduan Lengkap: Contoh Surat Penarikan Surat Sebelumnya yang Benar & Efektif
Surat penarikan surat sebelumnya, atau sering juga disebut sebagai surat pembatalan atau surat ralat, adalah surat resmi yang dibuat untuk membatalkan atau menarik kembali surat yang telah dikirimkan sebelumnya. Situasi ini mungkin terjadi karena berbagai alasan, mulai dari kesalahan informasi dalam surat sebelumnya, perubahan keputusan, hingga kesalahan pengiriman. Membuat surat penarikan yang baik dan benar itu penting agar komunikasi tetap profesional dan tidak menimbulkan kebingungan.
Kapan Sih Kita Perlu Membuat Surat Penarikan?¶
Ada beberapa situasi umum yang mengharuskan kita untuk membuat surat penarikan. Memahami kapan waktu yang tepat untuk mengirimkan surat ini akan membantu menjaga reputasi profesional dan menghindari kesalahpahaman yang lebih besar. Yuk, kita lihat beberapa contohnya!
Kesalahan Informasi dalam Surat Sebelumnya¶
Image just for illustration
Ini adalah alasan paling umum mengapa surat penarikan diperlukan. Bayangkan kamu mengirim surat penawaran harga, tapi ternyata ada kesalahan angka atau detail produk yang tercantum. Tentu saja, kamu perlu segera memperbaiki kesalahan tersebut agar tidak terjadi kerugian atau kesalahpahaman di kemudian hari. Dalam kasus ini, surat penarikan berfungsi untuk memberitahukan penerima surat bahwa ada kesalahan dalam surat sebelumnya dan surat tersebut ditarik kembali. Surat penarikan ini biasanya diikuti dengan surat pengganti yang berisi informasi yang sudah benar.
Perubahan Keputusan atau Kebijakan¶
Image just for illustration
Terkadang, setelah mengirim surat, ada perubahan keputusan atau kebijakan dari pihak pengirim. Misalnya, perusahaan sudah mengirim surat pemberitahuan kenaikan gaji kepada karyawan, namun karena kondisi ekonomi yang tidak terduga, kebijakan tersebut harus dibatalkan atau ditunda. Dalam situasi seperti ini, surat penarikan sangat penting untuk memberitahukan perubahan keputusan secara resmi kepada pihak yang terkait. Surat penarikan ini akan menjelaskan bahwa surat sebelumnya tidak berlaku lagi karena adanya perubahan kebijakan.
Kesalahan Pengiriman Surat¶
Image just for illustration
Pernahkah kamu salah mengirim email atau surat kepada orang yang tidak tepat? Kesalahan pengiriman surat juga bisa menjadi alasan untuk membuat surat penarikan. Misalnya, kamu mengirim surat lamaran kerja untuk posisi A, tapi ternyata salah kirim ke perusahaan B. Meskipun mungkin malu, kamu perlu segera memberitahukan kesalahan tersebut dan menarik kembali surat yang salah kirim. Surat penarikan ini akan menjelaskan bahwa surat sebelumnya salah alamat dan tidak ditujukan untuk penerima tersebut.
Penarikan Kembali Penawaran atau Lamaran¶
Image just for illustration
Dalam konteks bisnis atau pekerjaan, surat penarikan bisa digunakan untuk menarik kembali penawaran atau lamaran. Misalnya, perusahaan sudah mengirim surat penawaran kerja kepada kandidat, namun kemudian ada perubahan internal yang membuat posisi tersebut tidak lagi tersedia. Atau, seorang kandidat yang sudah mengirim lamaran kerja, kemudian mendapatkan tawaran pekerjaan lain yang lebih menarik. Dalam kedua kasus ini, surat penarikan diperlukan untuk membatalkan penawaran atau lamaran yang sudah diajukan secara resmi. Surat penarikan ini harus disampaikan dengan sopan dan profesional, terutama jika menyangkut penarikan penawaran kerja.
Komponen Penting dalam Surat Penarikan Surat¶
Agar surat penarikanmu efektif dan mudah dipahami, ada beberapa komponen penting yang perlu kamu perhatikan. Komponen-komponen ini memastikan suratmu jelas, ringkas, dan profesional. Yuk, kita bahas satu per satu!
Judul Surat yang Jelas¶
Image just for illustration
Judul surat penarikan harus langsung ke poin dan mudah dimengerti. Gunakan judul yang spesifik seperti “Penarikan Surat [Jenis Surat Sebelumnya] Nomor [Nomor Surat Sebelumnya] Tanggal [Tanggal Surat Sebelumnya]”. Contohnya, “Penarikan Surat Penawaran Harga Nomor 123/XYZ/2023 Tanggal 15 Agustus 2023”. Judul yang jelas akan membantu penerima surat untuk segera memahami maksud dari surat yang kamu kirimkan. Hindari judul yang ambigu atau terlalu umum.
Tanggal Pembuatan Surat Penarikan¶
Image just for illustration
Tanggal pembuatan surat penarikan juga penting untuk keperluan arsip dan referensi. Cantumkan tanggal surat penarikan dibuat dengan format yang jelas, misalnya tanggal, bulan, dan tahun. Tanggal ini menunjukkan kapan surat penarikan tersebut resmi dibuat dan berlaku. Pastikan tanggal yang kamu cantumkan adalah tanggal yang sebenarnya saat kamu membuat surat tersebut.
Identitas Pengirim dan Penerima yang Lengkap¶
Image just for illustration
Seperti surat resmi lainnya, surat penarikan juga harus mencantumkan identitas lengkap pengirim dan penerima. Untuk pengirim, cantumkan nama lengkap, jabatan (jika ada), nama perusahaan atau organisasi (jika ada), alamat, nomor telepon, dan alamat email. Untuk penerima, cantumkan nama lengkap, jabatan (jika ada), nama perusahaan atau organisasi (jika ada), dan alamat. Identitas yang lengkap memastikan surat tersebut sampai ke orang yang tepat dan jelas dari siapa surat tersebut berasal.
Pernyataan Penarikan yang Tegas¶
Image just for illustration
Inti dari surat penarikan adalah pernyataan yang tegas dan jelas bahwa kamu menarik kembali surat sebelumnya. Gunakan kalimat yang langsung menyatakan maksudmu, seperti “Dengan surat ini, kami memberitahukan bahwa kami menarik kembali surat [Jenis Surat Sebelumnya] Nomor [Nomor Surat Sebelumnya] Tanggal [Tanggal Surat Sebelumnya] yang telah kami kirimkan kepada Bapak/Ibu pada tanggal [Tanggal Pengiriman Surat Sebelumnya]”. Hindari kalimat yang bertele-tele atau ambigu. Pernyataan penarikan harus langsung ke poin dan mudah dipahami.
Alasan Penarikan (Opsional tapi Sangat Dianjurkan)¶
Image just for illustration
Meskipun opsional, mencantumkan alasan penarikan sangat dianjurkan untuk menjaga profesionalitas dan menghindari kesalahpahaman. Alasan penarikan tidak perlu terlalu detail, tapi cukup jelas dan ringkas. Contohnya, “Penarikan ini dilakukan karena adanya kesalahan informasi mengenai harga produk yang tercantum dalam surat sebelumnya” atau “Penarikan ini dilakukan karena adanya perubahan kebijakan internal perusahaan”. Menyebutkan alasan penarikan akan membuat penerima surat lebih memahami situasi dan mengurangi potensi kebingungan atau kekecewaan.
Permintaan Maaf (Opsional tapi Menunjukkan Etika Baik)¶
Image just for illustration
Jika penarikan surat disebabkan oleh kesalahan dari pihak pengirim, menyertakan permintaan maaf adalah tindakan yang sangat baik. Permintaan maaf menunjukkan bahwa kamu mengakui kesalahan dan bertanggung jawab atasnya. Contoh kalimat permintaan maaf, “Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan akibat penarikan surat ini” atau “Kami menyesal atas kesalahan informasi yang telah kami sampaikan dalam surat sebelumnya”. Permintaan maaf akan membantu menjaga hubungan baik dengan penerima surat, terutama jika penerima surat adalah klien, pelanggan, atau mitra bisnis.
Penutup dan Tanda Tangan Resmi¶
Image just for illustration
Surat penarikan harus diakhiri dengan penutup yang sopan dan tanda tangan resmi. Gunakan penutup seperti “Hormat kami,” atau “Sincerely,” diikuti dengan tanda tangan pengirim (nama lengkap dan jabatan). Jika surat penarikan dikirim atas nama perusahaan atau organisasi, pastikan tanda tangan disertai dengan stempel perusahaan atau organisasi. Penutup dan tanda tangan resmi memberikan kesan profesional dan menunjukkan bahwa surat tersebut resmi dan dapat dipertanggungjawabkan.
Contoh-Contoh Surat Penarikan Surat yang Berbeda Situasi¶
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh surat penarikan surat untuk situasi yang berbeda. Contoh-contoh ini bisa kamu jadikan referensi atau template saat kamu perlu membuat surat penarikan.
Contoh 1: Penarikan Surat Lamaran Kerja (dari Pelamar)¶
[Kop Surat (jika ada)]
[Tempat, Tanggal]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Manajer HRD atau Perekrut]
[Jabatan Manajer HRD atau Perekrut]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Perihal: Penarikan Surat Lamaran Kerja
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Pelamar], bermaksud untuk menarik kembali surat lamaran kerja yang telah saya kirimkan pada tanggal [Tanggal Pengiriman Surat Lamaran] untuk posisi [Nama Posisi yang Dilamar] di [Nama Perusahaan].
Penarikan ini saya lakukan karena saya telah menerima tawaran pekerjaan dari perusahaan lain yang lebih sesuai dengan tujuan karir saya saat ini.
Saya mengucapkan terima kasih atas waktu dan kesempatan yang telah Bapak/Ibu berikan untuk mempertimbangkan lamaran saya. Saya mohon maaf apabila penarikan lamaran ini menimbulkan ketidaknyamanan.
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Pelamar]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
Contoh 2: Penarikan Surat Penawaran Harga (dari Penjual)¶
[Kop Surat Perusahaan]
[Tempat, Tanggal]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima Penawaran]
[Jabatan Penerima Penawaran]
[Nama Perusahaan Penerima Penawaran]
[Alamat Perusahaan Penerima Penawaran]
Perihal: Penarikan Surat Penawaran Harga Nomor [Nomor Surat Penawaran] Tanggal [Tanggal Surat Penawaran]
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami dari [Nama Perusahaan Penjual] memberitahukan bahwa kami menarik kembali surat penawaran harga Nomor [Nomor Surat Penawaran] tanggal [Tanggal Surat Penawaran] yang telah kami kirimkan kepada Bapak/Ibu pada tanggal [Tanggal Pengiriman Surat Penawaran] terkait [Deskripsi Produk/Jasa yang Ditawarkan].
Penarikan ini kami lakukan karena adanya perubahan biaya produksi yang signifikan yang mempengaruhi harga jual produk/jasa kami. Harga yang tercantum dalam surat penawaran sebelumnya tidak lagi berlaku.
Kami mohon maaf atas perubahan ini dan ketidaknyamanan yang mungkin timbul. Kami akan segera mengirimkan surat penawaran harga yang baru dengan informasi yang telah diperbarui.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Penanggung Jawab]
[Jabatan Penanggung Jawab]
[Nama Perusahaan Penjual]
[Stempel Perusahaan]
Contoh 3: Penarikan Surat Pemberitahuan Kesalahan Informasi (dari Instansi)¶
[Kop Surat Instansi]
[Tempat, Tanggal]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima Surat Pemberitahuan]
[Alamat Penerima Surat Pemberitahuan]
Perihal: Penarikan Surat Pemberitahuan Nomor [Nomor Surat Pemberitahuan] Tanggal [Tanggal Surat Pemberitahuan]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat pemberitahuan Nomor [Nomor Surat Pemberitahuan] tanggal [Tanggal Surat Pemberitahuan] yang telah kami kirimkan kepada Bapak/Ibu terkait [Perihal Surat Pemberitahuan], dengan ini kami menyampaikan penarikan atas surat tersebut.
Penarikan ini dilakukan karena terdapat kesalahan informasi mengenai [Deskripsi Kesalahan Informasi] yang tercantum dalam surat pemberitahuan sebelumnya. Informasi yang benar seharusnya adalah [Informasi yang Benar].
Kami mohon maaf atas kekeliruan ini dan ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan. Surat pemberitahuan yang benar akan kami sampaikan dalam waktu dekat.
Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Pejabat Berwenang]
[Jabatan Pejabat Berwenang]
[Nama Instansi]
[Stempel Instansi]
Tips Membuat Surat Penarikan yang Efektif dan Profesional¶
Membuat surat penarikan memang terlihat sederhana, tapi ada beberapa tips yang bisa kamu terapkan agar suratmu lebih efektif dan profesional. Tips ini akan membantu kamu menyampaikan maksudmu dengan jelas dan menjaga hubungan baik dengan penerima surat.
Bertindak Cepat dan Segera Kirim Surat Penarikan¶
Image just for illustration
Semakin cepat kamu mengirim surat penarikan, semakin baik. Jangan menunda-nunda jika kamu menyadari ada kesalahan atau perubahan yang mengharuskanmu menarik surat sebelumnya. Keterlambatan dalam mengirim surat penarikan bisa menyebabkan kesalahpahaman yang lebih besar atau bahkan kerugian bagi pihak terkait. Segera setelah kamu memutuskan untuk menarik surat, langsung buat dan kirim surat penarikan tersebut.
Gunakan Bahasa yang Jelas, Ringkas, dan Profesional¶
Image just for illustration
Gunakan bahasa yang formal, jelas, ringkas, dan profesional dalam surat penarikan. Hindari bahasa yang ambigu, bertele-tele, atau terlalu santai. Gunakan kalimat yang langsung ke poin dan mudah dipahami. Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan dalam suratmu. Surat penarikan yang profesional akan mencerminkan citra dirimu atau perusahaanmu dengan baik.
Sampaikan Alasan Penarikan dengan Jujur dan Transparan¶
Image just for illustration
Jujur dan transparan dalam menyampaikan alasan penarikan. Meskipun mungkin tidak nyaman, menjelaskan alasan penarikan secara jujur akan lebih dihargai daripada menyembunyikan atau membuat-buat alasan yang tidak benar. Kejujuran akan membangun kepercayaan dan menjaga kredibilitasmu. Jika alasan penarikan adalah kesalahan dari pihakmu, akui kesalahan tersebut dan minta maaf.
Tawarkan Solusi atau Langkah Selanjutnya (Jika Relevan)¶
Image just for illustration
Jika memungkinkan, tawarkan solusi atau langkah selanjutnya dalam surat penarikan. Misalnya, jika kamu menarik surat penawaran harga karena kesalahan harga, sebutkan bahwa kamu akan segera mengirimkan surat penawaran harga yang baru dengan informasi yang benar. Menawarkan solusi atau langkah selanjutnya akan menunjukkan bahwa kamu bertanggung jawab dan berusaha untuk memperbaiki situasi.
Periksa Kembali Surat Penarikan Sebelum Dikirim¶
Image just for illustration
Selalu periksa kembali surat penarikan sebelum dikirim. Pastikan semua informasi yang tercantum sudah benar, tidak ada kesalahan ketik atau tata bahasa, dan semua komponen penting sudah lengkap. Kesalahan kecil dalam surat penarikan bisa menimbulkan kesalahpahaman atau mengurangi kesan profesional. Jika perlu, minta orang lain untuk membaca dan memeriksa suratmu sebelum dikirim.
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Setelah Mengirim Surat Penarikan¶
Mengirim surat penarikan bukan akhir dari proses. Ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan setelah mengirim surat penarikan untuk memastikan semuanya berjalan lancar dan tidak ada masalah yang timbul di kemudian hari.
Konfirmasi Penerimaan Surat Penarikan¶
Image just for illustration
Pastikan surat penarikanmu diterima oleh pihak yang dituju. Jika memungkinkan, minta konfirmasi penerimaan surat penarikan, terutama jika surat tersebut penting dan berdampak signifikan. Kamu bisa meminta konfirmasi melalui email balasan, telepon, atau tanda terima pos (jika menggunakan surat fisik). Konfirmasi penerimaan akan memberikan kepastian bahwa surat penarikanmu sudah sampai dan dibaca oleh penerima.
Arsip dan Dokumentasikan Surat Penarikan¶
Image just for illustration
Arsip dan dokumentasikan surat penarikan dengan baik. Simpan salinan surat penarikan beserta bukti pengiriman dan konfirmasi penerimaan (jika ada). Dokumentasi ini penting untuk keperluan referensi di kemudian hari jika ada pertanyaan atau masalah terkait surat penarikan tersebut. Arsip yang baik juga akan memudahkan kamu dalam mengelola korespondensi dan menjaga catatan komunikasi yang rapi.
Kirimkan Surat Pengganti atau Tindak Lanjuti (Jika Perlu)¶
Image just for illustration
Jika surat penarikanmu terkait dengan kesalahan informasi atau perubahan kebijakan, segera kirimkan surat pengganti atau tindak lanjuti sesuai kebutuhan. Misalnya, jika kamu menarik surat penawaran harga karena kesalahan harga, segera kirimkan surat penawaran harga yang baru dengan harga yang benar. Tindak lanjut yang cepat dan tepat akan menunjukkan profesionalitasmu dan membantu menyelesaikan masalah dengan baik.
Kesimpulan¶
Surat penarikan surat sebelumnya adalah alat komunikasi penting dalam dunia profesional. Memahami cara membuat surat penarikan yang baik dan benar akan membantumu mengatasi berbagai situasi yang mungkin timbul dalam komunikasi bisnis atau personal. Dengan mengikuti panduan dan contoh-contoh di atas, kamu bisa membuat surat penarikan yang efektif, profesional, dan menjaga hubungan baik dengan pihak terkait. Ingatlah untuk selalu bertindak cepat, menggunakan bahasa yang jelas, jujur dalam menyampaikan alasan, dan menawarkan solusi jika memungkinkan.
Nah, bagaimana menurutmu tentang surat penarikan surat ini? Apakah kamu punya pengalaman menarik atau tips lain seputar pembuatan surat penarikan? Yuk, berbagi di kolom komentar di bawah ini!
Posting Komentar