Contoh Surat Penawaran Via Email yang Ampuh: Panduan Lengkap untuk Closing!

Updated: 03 Mar, 2025 • 0 • min read

Table of Contents

Dalam dunia bisnis yang serba cepat ini, mengirim surat penawaran melalui email sudah menjadi hal yang umum. Cara ini dianggap lebih efisien, cepat, dan juga hemat biaya dibandingkan dengan mengirim surat fisik. Tapi, bagaimana sih cara membuat surat penawaran via email yang efektif dan bisa menarik perhatian calon klien? Yuk, kita bahas tuntas!

Mengapa Memilih Email untuk Mengirim Surat Penawaran?¶

Email marketing
Image just for illustration

Dulu, mengirim surat penawaran berarti harus mencetak, memasukkan ke amplop, dan mengirimkannya melalui pos atau kurir. Proses ini tentu memakan waktu dan biaya. Nah, dengan email, semua jadi lebih praktis. Ada beberapa alasan utama mengapa email menjadi pilihan utama untuk mengirim surat penawaran:

Cepat dan Efisien: Email terkirim dalam hitungan detik. Klien bisa langsung menerima dan membaca penawaranmu tanpa menunggu berhari-hari. Ini sangat penting terutama jika kamu ingin segera mendapatkan feedback atau persetujuan.
Hemat Biaya: Tidak perlu biaya cetak, amplop, atau ongkos kirim. Kamu hanya butuh koneksi internet dan akun email. Budget promosi bisa dialihkan ke hal lain yang lebih strategis.
Mudah Dilacak: Kamu bisa menggunakan tools email marketing untuk melacak apakah email sudah dibuka, link di dalam email diklik, atau bahkan memantau engagement klien. Data ini berguna untuk evaluasi dan strategi follow-up.
Ramah Lingkungan: Mengurangi penggunaan kertas berarti ikut serta menjaga lingkungan. Ini juga bisa menjadi nilai tambah di mata klien yang semakin peduli isu lingkungan.
Fleksibel dan Interaktif: Email memungkinkan kamu menyertakan link ke website, portofolio online, atau video presentasi. Konten email juga bisa didesain lebih menarik dengan gambar dan format yang rapi.

Komponen Penting dalam Surat Penawaran Via Email¶

Sebuah surat penawaran via email yang efektif harus memiliki struktur yang jelas dan komponen penting yang tidak boleh terlewat. Tujuannya adalah agar informasi tersampaikan dengan baik, mudah dipahami, dan akhirnya klien tertarik untuk bekerja sama denganmu. Berikut adalah komponen-komponen penting tersebut:

1. Subjek Email yang Menarik Perhatian¶

Subjek email adalah gerbang pertama. Ini adalah hal pertama yang dilihat calon klien di inbox mereka. Subjek yang menarik akan membuat emailmu dibuka, sementara subjek yang membosankan atau spammy akan langsung diabaikan atau bahkan dihapus.

Tips membuat subjek email yang efektif:

Singkat dan Jelas: Jangan lebih dari 50 karakter. Langsung ke poin utama, yaitu penawaran.
Sebutkan Nama Perusahaan/Brand: Mencantumkan nama perusahaan atau brand akan membantu penerima mengenali pengirim dan meningkatkan open rate.
Personalisasi: Jika memungkinkan, gunakan nama penerima di subjek email. Contoh: “Penawaran Spesial untuk [Nama Klien] dari [Nama Perusahaan]”. Personalisasi selalu membuat pesan terasa lebih relevan.
Gunakan Kata Kunci yang Menarik: Kata-kata seperti “Penawaran Eksklusif”, “Diskon Terbatas”, “Solusi Terbaik”, atau “Peningkatan [Benefit]” bisa menarik perhatian.
Hindari Kata-kata Spam: Jangan gunakan kata-kata yang sering dianggap spam seperti “GRATIS”, “SEGERA”, “PROMO BESAR-BESARAN” (dengan huruf kapital semua), atau simbol-simbol berlebihan.

Contoh subjek email yang baik:

Penawaran Jasa Digital Marketing dari [Nama Perusahaan] untuk [Nama Perusahaan Klien]
Solusi Efisien untuk Kebutuhan [Jenis Produk/Jasa] Anda dari [Nama Perusahaan]
Kerja Sama Strategis: Penawaran Terbaik dari [Nama Perusahaan]
[Nama Perusahaan]: Penawaran Spesial untuk Proyek [Nama Proyek Klien]
Peningkatan Produktivitas Bisnis Anda dengan Solusi [Nama Produk/Jasa] Kami

2. Salam Pembuka yang Profesional dan Personal¶

Setelah subjek email berhasil menarik perhatian dan email dibuka, salam pembuka adalah hal pertama yang dibaca. Salam pembuka yang baik akan menciptakan kesan positif dan menunjukkan profesionalisme.

Tips membuat salam pembuka yang tepat:

Gunakan Nama Penerima: Usahakan selalu menggunakan nama penerima email. Mencari tahu nama kontak yang tepat adalah langkah awal yang baik. Salam “Kepada Bapak/Ibu [Nama Belakang]” atau “Yth. [Nama Lengkap]” sudah cukup formal dan sopan. Jika kamu sudah memiliki hubungan yang lebih dekat, “Halo [Nama Depan]” bisa menjadi pilihan yang lebih casual namun tetap profesional.
Hindari Salam Pembuka Generik: Salam seperti “Kepada Yth.” atau “Bapak/Ibu di Tempat” terkesan kurang personal dan menunjukkan bahwa kamu tidak melakukan riset tentang siapa penerima emailmu.
Perhatikan Tingkat Formalitas: Sesuaikan salam pembuka dengan budaya perusahaan dan tingkat hubunganmu dengan klien. Jika kamu ragu, lebih baik memilih salam yang lebih formal.

Contoh salam pembuka:

Yth. Bapak/Ibu [Nama Belakang],
Kepada Bapak/Ibu [Nama Lengkap],
Halo [Nama Depan],
Salam hangat Bapak/Ibu [Nama Belakang],
Selamat pagi/siang/sore Bapak/Ibu [Nama Belakang],

3. Pembukaan Email yang Singkat, Padat, dan Relevan¶

Paragraf pembuka email penawaran harus langsung ke inti. Jangan bertele-tele. Fokus pada tujuan email dan mengapa kamu menghubungi klien tersebut.

Isi paragraf pembuka:

Perkenalan Singkat (Jika Perlu): Jika ini adalah kontak pertama, perkenalkan dirimu dan perusahaanmu secara singkat. Sebutkan nama perusahaan, bidang usaha, dan mungkin sedikit value proposition utama. Jika sudah pernah berinteraksi, kamu bisa langsung menyapa dan mengingatkan kembali interaksi sebelumnya.
Tujuan Email: Sampaikan dengan jelas bahwa email ini berisi penawaran kerja sama atau penawaran produk/jasa.
Relevansi Penawaran: Hubungkan penawaranmu dengan kebutuhan atau masalah yang mungkin dihadapi klien. Tunjukkan bahwa kamu memahami bisnis mereka dan penawaranmu adalah solusi yang tepat. Ini menunjukkan bahwa kamu melakukan riset dan penawaranmu bukan spam generik.

Contoh paragraf pembuka:

“Perkenalkan, saya [Nama Kamu] dari [Nama Perusahaan], perusahaan yang bergerak di bidang [Bidang Usaha]. Kami telah membantu banyak bisnis seperti [Sebutkan contoh industri atau klien serupa] untuk meningkatkan [Benefit Utama]. Melalui email ini, kami ingin menawarkan solusi [Nama Produk/Jasa] yang kami yakini dapat membantu [Nama Perusahaan Klien] mencapai [Tujuan Bisnis Klien].”
“Salam Bapak/Ibu [Nama Belakang], senang dapat kembali menghubungi Anda. Setelah diskusi singkat kita pada [Tanggal/Tempat Interaksi], kami telah menyusun penawaran [Nama Produk/Jasa] yang sesuai dengan kebutuhan [Nama Perusahaan Klien] untuk [Kebutuhan/Masalah Klien]. Detail penawaran terlampir dalam email ini.”

4. Isi Penawaran yang Detail dan Menarik¶

Bagian inti dari surat penawaran adalah isi penawaran itu sendiri. Di sinilah kamu menjelaskan secara rinci produk atau jasa yang kamu tawarkan, manfaatnya bagi klien, harga, dan ketentuan lainnya.

Poin-poin penting dalam isi penawaran:

Deskripsi Produk/Jasa: Jelaskan produk atau jasa yang kamu tawarkan secara detail. Fitur-fitur utama, spesifikasi, dan keunggulan dibandingkan kompetitor. Gunakan bahasa yang jelas, mudah dipahami, dan hindari jargon teknis yang berlebihan jika penerima bukan expert di bidang tersebut.
Manfaat (Benefit), Bukan Hanya Fitur: Fokus pada manfaat yang akan didapatkan klien. Bagaimana produk/jasa kamu bisa membantu mereka mengatasi masalah, meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, atau mencapai tujuan bisnis mereka? Orang membeli solusi, bukan hanya fitur.
Solusi untuk Masalah Klien: Hubungkan penawaranmu dengan masalah atau kebutuhan spesifik klien. Tunjukkan bahwa kamu memahami tantangan yang mereka hadapi dan penawaranmu adalah jawaban yang tepat.
Harga dan Ketentuan Pembayaran: Sebutkan harga secara jelas. Apakah harga fixed, per jam, per proyek, atau model harga lainnya? Jelaskan juga ketentuan pembayaran, seperti termin pembayaran, metode pembayaran yang diterima, dan batas waktu pembayaran. Jika ada diskon atau promo khusus, sebutkan juga di bagian ini.
Timeline atau Jadwal Pengerjaan (Jika Relevan): Untuk jasa atau proyek, sebutkan perkiraan waktu pengerjaan atau jadwal pelaksanaan proyek. Ini memberikan gambaran kepada klien tentang kapan mereka bisa mendapatkan hasil dari penawaranmu.
Studi Kasus atau Testimoni (Opsional): Jika ada, menyertakan studi kasus atau testimoni dari klien sebelumnya yang puas bisa meningkatkan kepercayaan klien terhadap penawaranmu. Ini adalah bukti sosial bahwa produk/jasa kamu memang berkualitas dan memberikan hasil yang baik.

Contoh paragraf isi penawaran:

“Kami menawarkan jasa digital marketing komprehensif yang meliputi SEO, social media marketing, dan content marketing. Dengan strategi SEO yang terukur, kami akan membantu meningkatkan peringkat website [Nama Perusahaan Klien] di mesin pencari, sehingga meningkatkan traffic organik dan leads berkualitas. Melalui social media marketing, kami akan membangun brand awareness dan engagement dengan target audiens Anda. Content marketing yang kami rancang akan menarik dan relevan dengan kebutuhan pelanggan Anda, membangun brand authority, dan mendorong konversi. Harga untuk paket jasa digital marketing ini adalah [Harga] per bulan, dengan sistem pembayaran bulanan di muka. Jadwal implementasi akan kami mulai [Tanggal Mulai] setelah persetujuan penawaran.”
“Produk [Nama Produk] adalah software manajemen proyek berbasis cloud yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi tim Anda. Fitur-fitur unggulan seperti task management, kolaborasi real-time, reporting otomatis, dan integrasi dengan tools lain akan membantu tim Anda bekerja lebih terstruktur, mengurangi miss communication, dan menyelesaikan proyek tepat waktu. Harga software [Nama Produk] adalah [Harga] per pengguna per bulan. Kami juga menawarkan free trial selama 14 hari agar Anda dapat mencoba semua fitur sebelum memutuskan berlangganan.”

5. Call to Action (CTA) yang Jelas dan Mengajak¶

Setelah membaca isi penawaran, klien perlu tahu langkah selanjutnya yang harus mereka lakukan. Call to action (CTA) adalah ajakan yang jelas dan spesifik untuk mendorong klien merespons penawaranmu.

Tips membuat CTA yang efektif:

Jelas dan Spesifik: Jangan ambigu. Sebutkan secara langsung apa yang kamu ingin klien lakukan. Contoh: “Hubungi kami sekarang”, “Balas email ini”, “Klik link di bawah ini”, “Unduh brosur lengkap”.
Mudah Dilakukan: Pastikan CTA mudah diikuti. Jika meminta klien menghubungi, sertakan nomor telepon atau alamat email yang jelas. Jika meminta klik link, pastikan link berfungsi dengan baik dan mengarah ke halaman yang relevan.
Urgency (Jika Perlu): Jika ada penawaran terbatas waktu atau diskon khusus, sebutkan batas waktunya untuk menciptakan sense of urgency. Contoh: “Penawaran ini berlaku hingga [Tanggal]”.
Pilihan Beberapa CTA (Opsional): Kamu bisa memberikan beberapa pilihan CTA, misalnya “Balas email ini untuk diskusi lebih lanjut” atau “Klik link berikut untuk menjadwalkan demo produk”. Ini memberikan fleksibilitas kepada klien untuk memilih cara merespons yang paling nyaman bagi mereka.

Contoh CTA:

“Untuk informasi lebih lanjut atau jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk membalas email ini atau menghubungi kami di [Nomor Telepon].”
“Kami sangat antusias untuk bekerja sama dengan [Nama Perusahaan Klien]. Silakan balas email ini untuk mengkonfirmasi persetujuan Anda atau jika Anda ingin berdiskusi lebih lanjut mengenai penawaran ini.”
“Klik link berikut untuk melihat brosur lengkap dan portofolio kami: [Link]. Kami tunggu kabar baik dari Anda!”
“Jangan lewatkan kesempatan ini! Penawaran diskon 20% ini hanya berlaku hingga [Tanggal]. Hubungi kami sekarang di [Nomor Telepon] atau balas email ini untuk mendapatkan diskonnya.”

6. Penutup Email yang Profesional dan Sopan¶

Penutup email adalah bagian akhir yang juga penting untuk meninggalkan kesan positif. Penutup yang baik menunjukkan profesionalisme dan kesopanan.

Poin-poin penting dalam penutup email:

Ucapan Terima Kasih: Ucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian klien telah membaca penawaranmu.
Harapan Kerja Sama: Sampaikan harapan untuk dapat bekerja sama dengan klien.
Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang profesional seperti “Hormat kami”, “Salam Hangat”, “Terima kasih”, atau “Salam”.
Tanda Tangan Email: Sertakan tanda tangan email yang lengkap dengan nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, nomor telepon, alamat email, dan link ke website perusahaan (jika ada). Tanda tangan email yang profesional akan memudahkan klien untuk menghubungi kamu kembali.

Contoh penutup email:

“Terima kasih atas waktu dan perhatian Bapak/Ibu. Kami berharap penawaran ini sesuai dengan kebutuhan [Nama Perusahaan Klien] dan kami sangat menantikan kesempatan untuk bekerja sama.

Hormat kami,

[Nama Kamu]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
[Website Perusahaan (jika ada)]”
“Demikian penawaran dari kami. Besar harapan kami untuk dapat menjalin kerja sama yang baik dengan [Nama Perusahaan Klien]. Terima kasih atas kesempatan yang diberikan.

Salam Hangat,

[Nama Kamu]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
[Website Perusahaan (jika ada)]”

Contoh Template Surat Penawaran Via Email (Sederhana)¶

Berikut adalah contoh template surat penawaran via email yang bisa kamu gunakan sebagai panduan. Template ini bersifat umum, jadi kamu perlu menyesuaikannya dengan produk/jasa yang kamu tawarkan dan karakteristik klienmu.

Subjek: Penawaran Jasa [Jenis Jasa] dari [Nama Perusahaan] untuk [Nama Perusahaan Klien]

Isi Email:

Yth. Bapak/Ibu [Nama Belakang],

Perkenalkan, saya [Nama Kamu] dari [Nama Perusahaan], perusahaan yang fokus pada [Bidang Usaha]. Kami telah berpengalaman membantu berbagai bisnis seperti [Sebutkan contoh industri atau klien serupa] untuk mencapai [Benefit Utama].

Melalui email ini, kami ingin menawarkan jasa [Jenis Jasa] yang kami yakini dapat membantu [Nama Perusahaan Klien] dalam [Tujuan Bisnis Klien]. Jasa [Jenis Jasa] kami meliputi:

[Poin 1 Deskripsi Jasa]
[Poin 2 Deskripsi Jasa]
[Poin 3 Deskripsi Jasa]
[Poin 4 Deskripsi Jasa] (dan seterusnya, sesuaikan dengan jasa yang ditawarkan)

Manfaat yang akan Anda dapatkan:

[Manfaat 1]
[Manfaat 2]
[Manfaat 3]
[Manfaat 4] (dan seterusnya, fokus pada benefit untuk klien)

Harga untuk jasa [Jenis Jasa] ini adalah [Harga] [Satuan Harga - per proyek/per bulan/dll]. Detail lengkap mengenai penawaran ini terlampir dalam dokumen [Nama Dokumen Lampiran] di email ini.

Untuk informasi lebih lanjut atau jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk membalas email ini atau menghubungi kami di [Nomor Telepon].

Kami sangat antusias untuk berdiskusi lebih lanjut dan menjalin kerja sama yang sukses dengan [Nama Perusahaan Klien].

Terima kasih atas waktu dan perhatian Bapak/Ibu.

Hormat kami,

[Nama Kamu]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
[Website Perusahaan (jika ada)]

Lampiran: [Nama Dokumen Lampiran] (misalnya: Proposal Lengkap Jasa Digital Marketing.pdf)

Tips Tambahan Agar Surat Penawaran Via Email Lebih Efektif¶

Business tips
Image just for illustration

Selain komponen-komponen penting di atas, ada beberapa tips tambahan yang bisa kamu terapkan agar surat penawaran via emailmu lebih efektif dan meningkatkan peluang untuk diterima klien:

Riset Calon Klien: Sebelum mengirim penawaran, lakukan riset tentang calon klien. Pahami bisnis mereka, kebutuhan mereka, masalah yang mungkin mereka hadapi, dan siapa kontak yang tepat untuk dihubungi. Penawaran yang dipersonalisasi akan jauh lebih efektif daripada penawaran generik.
Personalisasi Konten Email: Selain salam pembuka, personalisasi juga bisa dilakukan di bagian isi email. Sebutkan nama perusahaan klien, sebutkan masalah spesifik yang mereka hadapi (jika kamu mengetahuinya), dan tunjukkan bahwa penawaranmu relevan dengan kebutuhan mereka.
Desain Email yang Profesional: Gunakan template email yang profesional dan eye-catching. Perhatikan layout, font, warna, dan penggunaan gambar (jika perlu). Pastikan email terlihat rapi dan mudah dibaca di berbagai perangkat (desktop, mobile).
Gunakan Bahasa yang Jelas, Ringkas, dan Persuasif: Hindari bahasa yang bertele-tele, jargon teknis yang tidak perlu, atau kalimat yang ambigu. Gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan fokus pada manfaat untuk klien. Gunakan kata-kata persuasif yang bisa meyakinkan klien bahwa penawaranmu adalah solusi terbaik.
Proofread Sebelum Mengirim: Kesalahan typo atau tata bahasa bisa merusak kesan profesional. Selalu proofread email dengan cermat sebelum mengirimkannya. Minta bantuan rekan kerja untuk membaca ulang emailmu juga bisa membantu.
Kirim Email Uji Coba: Sebelum mengirim email ke banyak klien, kirim email uji coba ke dirimu sendiri atau rekan kerja untuk memastikan semua link berfungsi dengan baik, attachment terlampir dengan benar, dan tampilan email sudah sesuai harapan di berbagai platform email.
Lakukan Follow-up: Jika setelah beberapa hari kamu belum menerima respons dari klien, jangan ragu untuk melakukan follow-up. Kirim email follow-up yang sopan untuk menanyakan apakah mereka sudah sempat membaca penawaranmu dan apakah ada pertanyaan lebih lanjut. Follow-up yang baik menunjukkan keseriusan dan profesionalisme.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Surat Penawaran Via Email¶

Ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan saat membuat surat penawaran via email. Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan meningkatkan peluang keberhasilan penawaranmu:

Subjek Email yang Terlalu Generik atau Spammy: Seperti sudah dibahas sebelumnya, subjek email sangat penting. Hindari subjek yang terlalu umum seperti “Penawaran Kerja Sama” atau subjek spammy yang menggunakan huruf kapital berlebihan atau kata-kata yang mencurigakan.
Email Terlalu Panjang dan Bertele-tele: Orang cenderung malas membaca email yang panjang. Buat email penawaran yang ringkas, padat, dan langsung ke poin utama. Fokus pada informasi yang paling penting dan relevan bagi klien.
Tidak Menyebutkan Manfaat, Hanya Fitur: Jangan hanya fokus pada fitur produk/jasa kamu. Jelaskan manfaat yang akan didapatkan klien. Bagaimana produk/jasa kamu bisa membantu mereka mengatasi masalah atau mencapai tujuan bisnis mereka?
Harga Tidak Jelas: Pastikan harga penawaran disebutkan dengan jelas dan detail. Hindari harga yang ambigu atau tersembunyi. Jika ada biaya tambahan, sebutkan juga dengan transparan.
Tidak Ada Call to Action: Tanpa CTA yang jelas, klien mungkin bingung apa yang harus mereka lakukan selanjutnya. Pastikan ada CTA yang mengajak klien untuk merespons penawaranmu.
Tata Bahasa dan Typo yang Berantakan: Kesalahan tata bahasa dan typo membuat email terlihat tidak profesional. Selalu proofread email dengan cermat sebelum mengirim.
Tidak Melakukan Follow-up: Banyak orang melewatkan tahap follow-up. Padahal, follow-up adalah bagian penting dari proses penjualan. Jangan ragu untuk melakukan follow-up secara sopan untuk meningkatkan peluangmu.

Dengan memahami komponen penting, tips, dan kesalahan yang harus dihindari dalam membuat surat penawaran via email, kamu akan lebih percaya diri dan efektif dalam menjangkau calon klien. Ingatlah bahwa surat penawaran adalah representasi dari profesionalisme dan kualitas bisnis kamu. Buatlah surat penawaran yang terbaik untuk mendapatkan hasil yang maksimal!

Bagaimana pengalamanmu membuat surat penawaran via email? Apakah ada tips atau trik lain yang ingin kamu bagikan? Yuk, diskusi di kolom komentar di bawah ini!

Suratku