Panduan Lengkap Urus Permohonan Sijil Off Buku Pelaut: Contoh & Tips Ampuh!

Daftar Isi

Sijil off buku pelaut, atau yang lebih dikenal sebagai endorsement keluar, adalah proses penting bagi setiap pelaut yang telah menyelesaikan masa tugasnya di atas kapal. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi bahwa seorang pelaut telah menyelesaikan pekerjaannya di kapal tertentu dan telah dibebaskan dari tanggung jawabnya di kapal tersebut. Proses ini dicatatkan dalam buku pelaut sebagai rekam jejak karir seorang pelaut.

Apa itu Sijil Off Buku Pelaut?¶

Sijil off buku pelaut adalah cap resmi atau catatan yang dibubuhkan oleh pihak berwenang, biasanya syahbandar atau pejabat pelabuhan, di dalam buku pelaut seorang pelaut. Sijil ini menandakan bahwa pelaut tersebut telah resmi mengakhiri kontrak kerjanya dengan perusahaan pelayaran atau pemilik kapal dan telah turun dari kapal dengan prosedur yang benar.

Image just for illustration

Buku pelaut sendiri adalah dokumen identitas resmi bagi seorang pelaut, yang berisi catatan lengkap mengenai riwayat pekerjaan, pelatihan, dan kualifikasi pelaut tersebut. Setiap kali seorang pelaut bergabung dengan kapal (sijil on) dan meninggalkan kapal (sijil off), informasi ini harus dicatat dalam buku pelaut. Sijil off adalah bagian penting dari catatan ini, memastikan bahwa riwayat karir pelaut terdokumentasi dengan baik dan transparan.

Mengapa Sijil Off Penting?¶

Sijil off buku pelaut memiliki beberapa fungsi penting, baik bagi pelaut maupun bagi industri pelayaran secara keseluruhan:

1. Bukti Pengalaman Kerja: Sijil off menjadi bukti otentik pengalaman kerja seorang pelaut di kapal tertentu. Ini sangat penting ketika pelaut mencari pekerjaan baru di perusahaan pelayaran lain. Perusahaan pelayaran akan melihat catatan sijil off untuk memverifikasi pengalaman dan riwayat kerja pelaut.
2. Persyaratan Administrasi: Dalam banyak kasus, sijil off merupakan persyaratan administrasi yang harus dipenuhi oleh pelaut setelah menyelesaikan masa tugasnya. Tanpa sijil off yang sah, pelaut mungkin mengalami kesulitan dalam mengurus dokumen-dokumen lain yang berkaitan dengan kepelautan, seperti perpanjangan sertifikat kompetensi atau pengurusan visa kerja di negara lain.
3. Perlindungan Hukum: Sijil off juga dapat berfungsi sebagai perlindungan hukum bagi pelaut. Dokumen ini membuktikan bahwa pelaut telah menyelesaikan kontrak kerja secara resmi dan telah dibebaskan dari tanggung jawab di kapal. Ini bisa menjadi penting jika terjadi perselisihan atau masalah hukum antara pelaut dan perusahaan pelayaran di kemudian hari.
4. Klaim Asuransi dan Benefit: Beberapa program asuransi atau benefit bagi pelaut mungkin memerlukan bukti sijil off sebagai salah satu syarat klaim. Misalnya, jika pelaut mengalami kecelakaan kerja di kapal dan ingin mengajukan klaim asuransi, sijil off dapat menjadi dokumen pendukung yang diperlukan.
5. Keteraturan Administrasi Pelabuhan: Pencatatan sijil off membantu menciptakan keteraturan administrasi di pelabuhan dan dalam industri pelayaran secara umum. Data sijil off dapat digunakan oleh pihak berwenang untuk memantau pergerakan pelaut, memastikan kepatuhan terhadap regulasi, dan mengumpulkan data statistik terkait tenaga kerja maritim.

Kapan Sijil Off Dibutuhkan?¶

Sijil off buku pelaut umumnya dibutuhkan dalam beberapa situasi berikut:

• Akhir Kontrak Kerja: Situasi paling umum adalah ketika pelaut telah menyelesaikan masa kontrak kerjanya dengan perusahaan pelayaran dan tidak akan melanjutkan kontrak di kapal yang sama.
• Pindah Kapal: Jika seorang pelaut pindah ke kapal lain dari perusahaan pelayaran yang sama atau perusahaan yang berbeda, sijil off diperlukan untuk mengakhiri catatan pekerjaan di kapal sebelumnya sebelum memulai pekerjaan di kapal yang baru.
• Resign atau Pemutusan Kontrak: Dalam kasus resign (pengunduran diri) atau pemutusan kontrak kerja (baik oleh pelaut maupun perusahaan), sijil off tetap diperlukan sebagai tanda resmi berakhirnya hubungan kerja.
• Kenaikan Pangkat atau Perubahan Jabatan: Meskipun jarang terjadi, dalam beberapa situasi kenaikan pangkat atau perubahan jabatan yang signifikan mungkin memerlukan sijil off dan sijil on baru, terutama jika melibatkan perpindahan administrasi atau sistem penggajian yang berbeda.
• Keadaan Darurat atau Force Majeure: Dalam situasi keadaan darurat atau force majeure (misalnya, kapal dijual, kapal rusak berat, atau perusahaan bangkrut), sijil off mungkin diperlukan meskipun kontrak kerja belum berakhir secara normal.

Informasi yang Harus Ada dalam Surat Permohonan Sijil Off¶

Untuk mengajukan sijil off buku pelaut, pelaut biasanya perlu mengajukan surat permohonan resmi kepada pihak berwenang, yaitu Syahbandar di pelabuhan tempat kapal berlabuh atau tempat pelaut akan melakukan proses sijil off. Surat permohonan ini harus berisi informasi penting yang diperlukan untuk memproses permohonan. Berikut adalah beberapa informasi yang umumnya harus ada dalam surat permohonan sijil off:

1. Data Diri Pelaut:

   • Nama lengkap: Sesuai dengan yang tertera di buku pelaut dan dokumen identitas lainnya.
   • Nomor buku pelaut: Nomor identifikasi unik buku pelaut.
   • Tempat dan tanggal lahir: Informasi pribadi untuk identifikasi.
   • Alamat lengkap: Alamat tempat tinggal saat ini.
   • Nomor telepon/HP dan alamat email (jika ada): Untuk memudahkan komunikasi jika ada pertanyaan atau informasi tambahan yang diperlukan.

2. Data Kapal:

   • Nama kapal: Nama lengkap kapal tempat pelaut bekerja.
   • Bendera kapal: Negara bendera kapal terdaftar.
   • Nomor IMO kapal: Nomor identifikasi unik kapal (jika diketahui).
   • Jenis kapal: Misalnya kapal tanker, kapal kontainer, kapal penumpang, dll.

3. Data Pekerjaan:

   • Jabatan terakhir di kapal: Jabatan yang diemban pelaut saat bertugas di kapal (misalnya Mualim I, Masinis II, AB, dll.).
   • Tanggal mulai bekerja di kapal (sijil on): Tanggal resmi pelaut mulai bekerja di kapal.
   • Tanggal selesai bekerja di kapal (sijil off): Tanggal pelaut secara fisik turun dari kapal dan mengakhiri tugas.
   • Alasan permohonan sijil off: Alasan mengapa pelaut mengajukan sijil off (misalnya, akhir kontrak, pindah kapal, resign, dll.).

4. Tujuan Permohonan:

   • Tujuan pengajuan sijil off: Menyatakan secara jelas bahwa surat ini adalah permohonan untuk mendapatkan sijil off buku pelaut.

5. Lampiran (jika ada):

   • Fotokopi buku pelaut: Halaman identitas dan halaman sijil on terakhir.
   • Fotokopi KTP/Paspor: Dokumen identitas pelaut.
   • Surat keterangan dari perusahaan pelayaran (jika ada): Surat yang menyatakan bahwa perusahaan menyetujui permohonan sijil off.

6. Tanggal dan Tanda Tangan:

   • Tempat dan tanggal pembuatan surat: Lokasi dan waktu surat permohonan dibuat.
   • Tanda tangan pelaut: Tanda tangan asli pelaut sebagai pemohon.
   • Nama lengkap pelaut (diketik): Nama lengkap diketik di bawah tanda tangan agar jelas terbaca.

Penting: Format dan persyaratan spesifik surat permohonan sijil off mungkin sedikit berbeda tergantung pada kebijakan masing-masing kantor Syahbandar atau otoritas pelabuhan. Selalu disarankan untuk memeriksa persyaratan terbaru dari kantor Syahbandar setempat sebelum mengajukan permohonan.

Contoh Surat Permohonan Sijil Off Buku Pelaut¶

Berikut adalah contoh surat permohonan sijil off buku pelaut yang bisa dijadikan referensi. Ingatlah untuk selalu menyesuaikan contoh ini dengan data diri Anda dan informasi kapal yang relevan.

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Kepada Yth.
Kepala Kantor Syahbandar [Nama Kantor Syahbandar]
Di [Tempat Kantor Syahbandar]

Perihal: Permohonan Sijil Off Buku Pelaut

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Anda]
Nomor Buku Pelaut : [Nomor Buku Pelaut Anda]
Tempat, Tanggal Lahir : [Tempat, Tanggal Lahir Anda]
Alamat Lengkap : [Alamat Lengkap Anda]
No. Telp/HP : [Nomor Telepon/HP Anda]
Alamat Email : [Alamat Email Anda (jika ada)]

Dengan ini mengajukan permohonan untuk mendapatkan sijil off buku pelaut saya, terkait dengan berakhirnya masa tugas saya di kapal:

Nama Kapal : [Nama Kapal]
Bendera Kapal : [Bendera Kapal]
Nomor IMO Kapal : [Nomor IMO Kapal (jika diketahui)]
Jenis Kapal : [Jenis Kapal]
Jabatan Terakhir : [Jabatan Terakhir Anda di Kapal]
Tanggal Sijil On : [Tanggal Sijil On Anda]
Tanggal Sijil Off : [Tanggal Sijil Off Anda]
Alasan Sijil Off : [Alasan Sijil Off Anda, contoh: Akhir Kontrak Kerja]

Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat permohonan ini saya lampirkan:

1. Fotokopi Buku Pelaut (Halaman Identitas dan Sijil On Terakhir)
2. Fotokopi KTP/Paspor
3. [Lampiran lain jika ada, contoh: Surat Keterangan dari Perusahaan]

Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan perkenan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Anda]

[Nama Lengkap Anda]

Catatan Penting:

• Ganti informasi yang ada di dalam kurung siku “[…]” dengan informasi yang sesuai dengan data diri Anda dan data kapal.
• Pastikan semua informasi yang Anda cantumkan akurat dan benar.
• Periksa kembali surat permohonan Anda sebelum diajukan untuk menghindari kesalahan ketik atau informasi yang kurang lengkap.
• Simpan salinan surat permohonan dan dokumen lampiran sebagai arsip pribadi.

Tips Membuat Surat Permohonan Sijil Off yang Efektif¶

Berikut adalah beberapa tips agar surat permohonan sijil off Anda efektif dan proses pengajuan berjalan lancar:

1. Gunakan Bahasa Formal dan Sopan: Surat permohonan resmi sebaiknya ditulis dengan bahasa formal dan sopan. Hindari penggunaan bahasa slang atau informal. Gunakan sapaan yang hormat seperti “Kepada Yth.” dan salam penutup yang sopan seperti “Hormat saya.”
2. Sampaikan Informasi dengan Jelas dan Ringkas: Sampaikan semua informasi yang diperlukan secara jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Hindari kalimat yang bertele-tele atau ambigu.
3. Periksa Kelengkapan Informasi: Pastikan semua informasi penting telah tercantum dalam surat permohonan, seperti data diri, data kapal, dan data pekerjaan. Informasi yang lengkap akan mempercepat proses verifikasi oleh pihak Syahbandar.
4. Lampirkan Dokumen Pendukung yang Diperlukan: Lampirkan semua dokumen pendukung yang dipersyaratkan, seperti fotokopi buku pelaut dan KTP/Paspor. Kelengkapan dokumen akan memperlancar proses administrasi.
5. Ajukan Permohonan Secepatnya: Jangan menunda-nunda pengajuan surat permohonan sijil off. Sebaiknya ajukan permohonan segera setelah Anda turun dari kapal dan semua dokumen yang diperlukan sudah siap.
6. Datangi Kantor Syahbandar Secara Langsung: Meskipun beberapa kantor Syahbandar mungkin menerima pengajuan online, mendatangi kantor Syahbandar secara langsung biasanya lebih efektif, terutama jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan.
7. Bersikap Ramah dan Kooperatif: Ketika berurusan dengan petugas Syahbandar, bersikaplah ramah, sopan, dan kooperatif. Jika ada pertanyaan atau permintaan informasi tambahan, berikan jawaban atau dokumen yang diminta dengan segera.

Proses Pengajuan Sijil Off¶

Secara umum, proses pengajuan sijil off buku pelaut meliputi langkah-langkah berikut:

1. Persiapan Dokumen: Siapkan semua dokumen yang diperlukan, termasuk surat permohonan, fotokopi buku pelaut, fotokopi KTP/Paspor, dan dokumen pendukung lainnya (jika ada).
2. Pengajuan Surat Permohonan: Ajukan surat permohonan sijil off ke kantor Syahbandar setempat. Anda bisa mengajukan secara langsung atau melalui pos/online jika memungkinkan (tergantung kebijakan kantor Syahbandar).
3. Verifikasi Dokumen: Petugas Syahbandar akan memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen yang Anda ajukan. Jika ada kekurangan atau kesalahan, Anda akan diminta untuk memperbaikinya.
4. Proses Sijil Off: Setelah dokumen diverifikasi dan disetujui, petugas Syahbandar akan melakukan proses sijil off di buku pelaut Anda. Proses ini biasanya melibatkan pencetakan cap resmi dan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang di halaman yang sesuai dalam buku pelaut.
5. Pengambilan Buku Pelaut: Setelah proses sijil off selesai, Anda dapat mengambil kembali buku pelaut Anda yang sudah di-sijil off. Pastikan untuk memeriksa kembali buku pelaut Anda untuk memastikan bahwa sijil off telah tercatat dengan benar.

Waktu Proses: Waktu yang dibutuhkan untuk proses sijil off bisa bervariasi, tergantung pada beberapa faktor, seperti:

• Kebijakan dan prosedur kantor Syahbandar setempat.
• Jumlah pemohon yang sedang diproses.
• Kelengkapan dan keabsahan dokumen yang diajukan.

Namun, umumnya proses sijil off dapat diselesaikan dalam waktu beberapa jam hingga satu hari kerja jika semua dokumen lengkap dan tidak ada masalah administrasi.

Dokumen Pendukung yang Mungkin Dibutuhkan¶

Selain surat permohonan, fotokopi buku pelaut, dan fotokopi KTP/Paspor, beberapa kantor Syahbandar atau situasi tertentu mungkin memerlukan dokumen pendukung tambahan, seperti:

• Surat Keterangan dari Perusahaan Pelayaran: Surat resmi dari perusahaan pelayaran yang menyatakan bahwa perusahaan menyetujui permohonan sijil off pelaut. Surat ini biasanya diperlukan jika pelaut mengakhiri kontrak kerja sebelum waktunya atau dalam situasi tertentu.
• Surat Kuasa (jika diwakilkan): Jika pelaut tidak dapat mengajukan permohonan sijil off secara langsung dan mewakilkannya kepada orang lain, surat kuasa resmi dengan materai mungkin diperlukan.
• Dokumen Tambahan Lainnya: Dalam kasus tertentu, kantor Syahbandar mungkin meminta dokumen tambahan lain yang relevan dengan situasi permohonan sijil off. Selalu tanyakan kepada kantor Syahbandar setempat mengenai persyaratan dokumen yang lengkap dan terbaru.

FAQ Seputar Sijil Off Buku Pelaut¶

1. Apakah sijil off buku pelaut wajib?

• Ya, sangat dianjurkan dan seringkali diwajibkan. Sijil off adalah bagian penting dari administrasi kepelautan dan merupakan bukti resmi pengalaman kerja serta pemutusan hubungan kerja yang sah.

2. Apa yang terjadi jika tidak melakukan sijil off?

• Dapat menimbulkan masalah administrasi di kemudian hari, seperti kesulitan dalam mencari pekerjaan baru, mengurus dokumen kepelautan, atau klaim asuransi. Selain itu, tidak melakukan sijil off bisa dianggap sebagai pelanggaran prosedur oleh pihak berwenang.

3. Bisakah sijil off dilakukan di pelabuhan yang berbeda dengan tempat sijil on?

• Ya, bisa. Sijil off umumnya dapat dilakukan di kantor Syahbandar di pelabuhan mana pun, asalkan Anda membawa dokumen yang lengkap dan memenuhi persyaratan.

4. Berapa biaya untuk proses sijil off?

• Biaya proses sijil off bervariasi tergantung pada kebijakan masing-masing kantor Syahbandar. Namun, biasanya biayanya relatif terjangkau atau bahkan gratis di beberapa tempat. Selalu tanyakan informasi biaya terbaru kepada kantor Syahbandar setempat.

5. Apakah bisa mengajukan sijil off secara online?

• Tergantung pada kebijakan kantor Syahbandar setempat. Beberapa kantor Syahbandar mungkin sudah menyediakan layanan pengajuan online, namun sebagian besar masih mengharuskan pengajuan secara langsung. Periksa website atau hubungi kantor Syahbandar setempat untuk informasi lebih lanjut.

6. Apa yang harus dilakukan jika buku pelaut hilang sebelum sijil off?

• Segera laporkan kehilangan buku pelaut ke pihak berwenang (kantor Syahbandar atau kepolisian) dan urus penerbitan buku pelaut pengganti. Proses sijil off mungkin akan lebih rumit jika buku pelaut hilang, jadi jaga buku pelaut Anda dengan baik.

7. Bagaimana jika ada kesalahan informasi pada sijil off?

• Segera laporkan kesalahan tersebut ke kantor Syahbandar yang menerbitkan sijil off dan minta untuk diperbaiki. Kesalahan informasi pada sijil off dapat menimbulkan masalah di kemudian hari.

Semoga artikel ini bermanfaat dan memberikan informasi yang lengkap mengenai contoh surat permohonan sijil off buku pelaut. Jika ada pertanyaan atau pengalaman terkait proses sijil off, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar di bawah ini!