Mau Bikin Surat Keterangan Atasan? Panduan Lengkap + Contohnya!

Table of Contents

Surat keterangan dari atasan adalah dokumen penting dalam dunia kerja. Dokumen ini, sederhananya, adalah surat yang ditulis oleh atasan Anda yang memberikan informasi atau konfirmasi mengenai diri Anda, kinerja Anda, atau hal lain yang berkaitan dengan pekerjaan Anda di perusahaan tersebut. Surat ini seringkali dibutuhkan untuk berbagai keperluan, mulai dari melamar pekerjaan baru, pengajuan beasiswa, hingga keperluan administrasi lainnya.

Apa Itu Surat Keterangan dari Atasan?¶

Surat keterangan dari atasan, atau sering juga disebut sebagai surat referensi kerja atau surat rekomendasi kerja, adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh seorang atasan untuk memberikan informasi mengenai seorang karyawan. Informasi yang diberikan bisa beragam, tergantung pada tujuan surat tersebut. Umumnya, surat ini berisi informasi tentang masa kerja karyawan, jabatan, deskripsi pekerjaan, kinerja, keterampilan, kualitas pribadi, dan alasan mengapa karyawan tersebut layak direkomendasikan.

Image just for illustration

Surat ini berbeda dengan surat pengalaman kerja. Surat pengalaman kerja lebih fokus pada bukti bahwa seseorang pernah bekerja di suatu perusahaan dan biasanya hanya mencantumkan informasi dasar seperti periode kerja dan jabatan. Sementara itu, surat keterangan dari atasan lebih mendalam dan memberikan penilaian subjektif dari atasan mengenai kinerja dan kualitas karyawan.

Tujuan dan Fungsi Surat Keterangan dari Atasan¶

Surat keterangan dari atasan memiliki beberapa tujuan dan fungsi penting, antara lain:

• Sebagai Bukti Kredibilitas: Surat ini menjadi bukti kredibilitas seorang karyawan. Opini positif dari atasan dapat meningkatkan kepercayaan pihak lain terhadap karyawan tersebut, terutama ketika melamar pekerjaan baru atau mengajukan aplikasi lain yang membutuhkan referensi.
• Mendukung Aplikasi Kerja: Salah satu fungsi utama surat keterangan dari atasan adalah untuk mendukung aplikasi kerja. Calon pemberi kerja seringkali meminta surat referensi untuk mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang calon karyawan dari sudut pandang atasannya.
• Persyaratan Administrasi: Dalam beberapa kasus, surat keterangan dari atasan diperlukan sebagai persyaratan administrasi. Misalnya, untuk pengajuan beasiswa, pinjaman bank, atau bahkan untuk keperluan imigrasi.
• Evaluasi Kinerja: Surat ini juga dapat berfungsi sebagai ringkasan evaluasi kinerja karyawan dari sudut pandang atasan. Ini bisa menjadi dokumen yang bermanfaat bagi karyawan untuk merefleksikan pencapaian dan area yang perlu ditingkatkan.
• Membangun Jaringan Profesional: Surat keterangan dari atasan yang baik dapat membantu karyawan membangun jaringan profesional. Referensi positif dari atasan dapat membuka pintu peluang di masa depan.

Kapan Anda Membutuhkan Surat Keterangan dari Atasan?¶

Ada berbagai situasi di mana Anda mungkin membutuhkan surat keterangan dari atasan. Memahami kapan waktu yang tepat untuk meminta surat ini sangat penting agar permintaan Anda efektif dan tepat sasaran.

Saat Melamar Pekerjaan Baru¶

Ini adalah situasi paling umum di mana surat keterangan dari atasan sangat dibutuhkan. Banyak perusahaan meminta surat referensi sebagai bagian dari proses rekrutmen. Surat ini memberikan validasi independen mengenai kemampuan dan kinerja Anda dari perspektif atasan sebelumnya. Pemberi kerja akan melihat surat ini sebagai indikator yang lebih kuat dibandingkan dengan resume atau cover letter saja.

Untuk Keperluan Akademik (Beasiswa atau Melanjutkan Studi)¶

Jika Anda berencana untuk melanjutkan studi atau mengajukan beasiswa, surat keterangan dari atasan dapat menjadi dokumen pendukung yang sangat berharga. Institusi pendidikan seringkali ingin mengetahui potensi dan karakter calon mahasiswa dari sudut pandang profesional. Surat dari atasan dapat memberikan gambaran tentang kemampuan Anda dalam bekerja sama, kepemimpinan, dan etos kerja.

Pengajuan Pinjaman atau Kredit¶

Beberapa lembaga keuangan mungkin meminta surat keterangan dari atasan sebagai bagian dari persyaratan pengajuan pinjaman atau kredit. Surat ini dapat digunakan untuk memverifikasi status pekerjaan dan pendapatan Anda, serta memberikan keyakinan kepada lembaga keuangan bahwa Anda memiliki pekerjaan yang stabil dan mampu membayar pinjaman.

Keperluan Imigrasi atau Visa¶

Dalam beberapa kasus, surat keterangan dari atasan mungkin diperlukan untuk keperluan imigrasi atau pengajuan visa. Surat ini dapat digunakan sebagai bukti bahwa Anda memiliki pekerjaan yang stabil dan memiliki reputasi baik di tempat kerja sebelumnya. Ini bisa menjadi faktor pendukung dalam proses aplikasi visa.

Untuk Portofolio Profesional¶

Bahkan jika Anda tidak sedang aktif mencari pekerjaan, memiliki surat keterangan dari atasan yang baik dapat menjadi aset berharga untuk portofolio profesional Anda. Surat ini dapat Anda gunakan sebagai bukti pencapaian dan kualitas kerja Anda, yang bisa berguna untuk pengembangan karir jangka panjang.

Komponen Penting dalam Surat Keterangan dari Atasan¶

Sebuah surat keterangan dari atasan yang efektif harus mengandung beberapa komponen penting agar informatif dan meyakinkan. Berikut adalah elemen-elemen kunci yang sebaiknya ada dalam surat tersebut:

Identitas dan Informasi Kontak¶

Surat harus dimulai dengan informasi jelas mengenai pihak yang mengeluarkan surat, yaitu atasan Anda. Informasi ini meliputi:

• Nama Lengkap Atasan: Nama lengkap atasan yang memberikan keterangan.
• Jabatan Atasan: Jabatan atasan di perusahaan.
• Nama Perusahaan: Nama perusahaan tempat atasan dan karyawan bekerja.
• Alamat Perusahaan: Alamat lengkap perusahaan.
• Nomor Telepon Perusahaan: Nomor telepon perusahaan yang bisa dihubungi.
• Alamat Email Perusahaan (Opsional): Alamat email perusahaan atau atasan (opsional).
• Tanggal Surat: Tanggal surat keterangan tersebut ditulis.

Informasi ini penting untuk memastikan keabsahan surat dan memudahkan pihak penerima surat untuk melakukan verifikasi jika diperlukan.

Pernyataan Pembuka dan Identitas Karyawan¶

Setelah informasi kontak, surat harus dibuka dengan pernyataan yang jelas mengenai tujuan surat, yaitu memberikan keterangan atau referensi untuk karyawan tertentu. Bagian ini harus mencantumkan:

• Nama Lengkap Karyawan: Nama lengkap karyawan yang diberikan keterangan.
• Jabatan Terakhir Karyawan: Jabatan terakhir karyawan di perusahaan.
• Periode Kerja Karyawan: Rentang waktu karyawan bekerja di perusahaan (tanggal mulai hingga tanggal selesai).
• Hubungan Atasan dengan Karyawan: Menjelaskan posisi atasan sebagai atasan langsung karyawan selama periode kerja. Contoh: “Saya adalah atasan langsung dari [Nama Karyawan] selama masa kerjanya di [Nama Perusahaan].”

Deskripsi Pekerjaan dan Tanggung Jawab¶

Bagian ini memberikan gambaran tentang peran dan tanggung jawab karyawan selama bekerja di perusahaan. Ini penting untuk memberikan konteks kepada pembaca surat mengenai pengalaman dan kemampuan karyawan. Deskripsi ini sebaiknya mencakup:

• Ringkasan Tugas Utama: Poin-poin utama tugas dan tanggung jawab yang diemban karyawan.
• Proyek atau Pencapaian Penting: Menyebutkan proyek-proyek penting yang pernah dikerjakan karyawan atau pencapaian signifikan yang diraih.
• Keterampilan yang Relevan: Menyoroti keterampilan-keterampilan yang relevan dengan pekerjaan dan yang ditunjukkan oleh karyawan selama bekerja.

Penilaian Kinerja dan Kualitas Karyawan¶

Ini adalah bagian terpenting dari surat keterangan dari atasan. Di bagian ini, atasan memberikan penilaian subjektif mengenai kinerja dan kualitas karyawan. Penilaian ini sebaiknya bersifat positif dan spesifik, dengan memberikan contoh konkret jika memungkinkan. Beberapa aspek yang bisa dinilai meliputi:

• Kualitas Kerja: Penilaian terhadap kualitas pekerjaan karyawan, ketelitian, dan kemampuan menyelesaikan tugas dengan baik.
• Produktivitas: Penilaian terhadap tingkat produktivitas karyawan, kemampuan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, dan efisiensi kerja.
• Inisiatif dan Kreativitas: Penilaian terhadap inisiatif yang ditunjukkan karyawan, kemampuan berpikir kreatif, dan mencari solusi inovatif.
• Kerja Sama Tim: Penilaian terhadap kemampuan karyawan dalam bekerja sama dengan tim, berkolaborasi, dan berkontribusi dalam lingkungan tim.
• Komunikasi: Penilaian terhadap kemampuan komunikasi karyawan, baik lisan maupun tulisan, serta kemampuan berinteraksi dengan rekan kerja dan atasan.
• Kepemimpinan (Jika Relevan): Jika karyawan pernah memegang peran kepemimpinan, penilaian terhadap kemampuan kepemimpinan, kemampuan memotivasi tim, dan mengambil keputusan.
• Etika Kerja dan Profesionalisme: Penilaian terhadap etika kerja karyawan, disiplin, tanggung jawab, dan profesionalisme dalam bekerja.
• Karakter dan Kepribadian: Penilaian terhadap karakter dan kepribadian karyawan, seperti kejujuran, integritas, kemampuan beradaptasi, dan sikap positif.

Penting untuk diingat bahwa penilaian harus jujur dan berdasarkan pengamatan langsung atasan selama bekerja dengan karyawan. Hindari memberikan penilaian yang terlalu berlebihan atau tidak realistis.

Pernyataan Rekomendasi dan Penutup¶

Bagian akhir surat adalah pernyataan rekomendasi yang jelas dan tegas dari atasan. Pernyataan ini harus merangkum penilaian positif dan secara eksplisit merekomendasikan karyawan untuk posisi atau kesempatan yang sedang diincar. Contoh pernyataan rekomendasi:

• “Dengan keyakinan penuh, saya merekomendasikan [Nama Karyawan] untuk [posisi atau kesempatan yang relevan].”
• “Saya sangat merekomendasikan [Nama Karyawan] tanpa ragu sedikit pun.”
• “Saya yakin [Nama Karyawan] akan menjadi aset berharga bagi organisasi Anda dan memberikan kontribusi yang signifikan.”

Setelah pernyataan rekomendasi, surat ditutup dengan salam penutup yang formal, seperti “Hormat saya,” atau “Sincerely,” diikuti dengan tanda tangan atasan dan nama lengkap atasan diketik di bawah tanda tangan.

Contoh-Contoh Surat Keterangan dari Atasan¶

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh surat keterangan dari atasan untuk berbagai keperluan:

Contoh 1: Surat Keterangan Kerja untuk Melamar Pekerjaan Baru¶

[Kop Surat Perusahaan]

[Tanggal]

Kepada Yth.
[Nama Penerima Surat (Jika Diketahui)]
[Jabatan Penerima Surat]
[Nama Perusahaan Penerima Surat]
[Alamat Perusahaan Penerima Surat]

Perihal: Surat Keterangan Kerja untuk [Nama Karyawan]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap: [Nama Atasan]
Jabatan: [Jabatan Atasan]
Perusahaan: [Nama Perusahaan]
Alamat: [Alamat Perusahaan]
Nomor Telepon: [Nomor Telepon Perusahaan]

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama Lengkap: [Nama Karyawan]
Jabatan Terakhir: [Jabatan Karyawan]
Periode Kerja: [Tanggal Mulai] – [Tanggal Selesai]

Adalah benar merupakan karyawan [Nama Perusahaan] pada periode tersebut di atas.  Selama bekerja di perusahaan kami, Saudara/i [Nama Karyawan] telah menunjukkan kinerja yang sangat baik sebagai [Jabatan Karyawan].  Tanggung jawab utama beliau/beliau meliputi [Sebutkan 2-3 tanggung jawab utama].

Saudara/i [Nama Karyawan] adalah seorang pekerja keras, memiliki inisiatif tinggi, dan mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.  Beliau/beliau juga memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan selalu bersikap profesional dalam menjalankan tugas-tugasnya.  Selama bekerja di [Nama Perusahaan], beliau/beliau telah berhasil [Sebutkan 1-2 pencapaian penting].

Kami sangat merekomendasikan Saudara/i [Nama Karyawan] untuk dapat dipertimbangkan pada posisi yang sesuai di perusahaan Bapak/Ibu.  Kami yakin beliau/beliau akan memberikan kontribusi yang positif dan menjadi aset berharga bagi perusahaan Anda.

Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.  Atas perhatian dan pertimbangan Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Atasan]

[Nama Lengkap Atasan]
[Jabatan Atasan]

Contoh 2: Surat Keterangan Perilaku Baik Karyawan¶

[Kop Surat Perusahaan]

[Tanggal]

Kepada Yth.
[Pihak yang Membutuhkan Surat Keterangan]
[Alamat Pihak yang Membutuhkan Surat Keterangan]

Perihal: Surat Keterangan Perilaku Baik untuk [Nama Karyawan]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap: [Nama Atasan]
Jabatan: [Jabatan Atasan]
Perusahaan: [Nama Perusahaan]
Alamat: [Alamat Perusahaan]
Nomor Telepon: [Nomor Telepon Perusahaan]

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama Lengkap: [Nama Karyawan]
Jabatan Terakhir: [Jabatan Karyawan]
Periode Kerja: [Tanggal Mulai] – [Tanggal Selesai]

Adalah benar merupakan karyawan [Nama Perusahaan] pada periode tersebut di atas.  Selama masa kerjanya, Saudara/i [Nama Karyawan] dikenal sebagai individu yang memiliki perilaku baik dan sopan santun.  Beliau/beliau selalu menjunjung tinggi etika kerja dan profesionalisme dalam berinteraksi dengan rekan kerja, atasan, maupun pihak eksternal perusahaan.

Saudara/i [Nama Karyawan] tidak pernah terlibat dalam pelanggaran disiplin atau tindakan yang merugikan perusahaan.  Beliau/beliau dikenal jujur, bertanggung jawab, dan dapat dipercaya.  Kami tidak pernah menerima keluhan atau laporan negatif mengenai perilaku beliau/beliau selama bekerja di [Nama Perusahaan].

Surat keterangan ini kami buat untuk memberikan informasi mengenai perilaku baik Saudara/i [Nama Karyawan] selama bekerja di perusahaan kami.  Semoga surat ini dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenar-benarnya.  Atas perhatian dan pertimbangan Bapak/Ibu/Saudara/i, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Atasan]

[Nama Lengkap Atasan]
[Jabatan Atasan]

Contoh 3: Surat Keterangan untuk Pengajuan Beasiswa¶

[Kop Surat Perusahaan]

[Tanggal]

Kepada Yth.
Panitia Seleksi Beasiswa [Nama Beasiswa]
[Institusi Pemberi Beasiswa]
[Alamat Institusi Pemberi Beasiswa]

Perihal: Surat Rekomendasi untuk Beasiswa [Nama Beasiswa] atas nama [Nama Karyawan]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap: [Nama Atasan]
Jabatan: [Jabatan Atasan]
Perusahaan: [Nama Perusahaan]
Alamat: [Alamat Perusahaan]
Nomor Telepon: [Nomor Telepon Perusahaan]

Dengan ini saya merekomendasikan Saudara/i [Nama Karyawan], yang merupakan karyawan [Nama Perusahaan] pada periode [Tanggal Mulai] – [Tanggal Selesai] dengan jabatan terakhir [Jabatan Karyawan], untuk dipertimbangkan sebagai penerima Beasiswa [Nama Beasiswa].

Selama menjadi karyawan saya, Saudara/i [Nama Karyawan] menunjukkan potensi akademik dan intelektual yang luar biasa.  Beliau/beliau memiliki kemampuan belajar yang cepat, analitis, dan selalu bersemangat untuk mengembangkan diri.  Dalam pekerjaannya, beliau/beliau menunjukkan dedikasi tinggi, ketelitian, dan kemampuan memecahkan masalah yang kompleks.

Selain kemampuan akademis, Saudara/i [Nama Karyawan] juga memiliki kualitas personal yang sangat baik.  Beliau/beliau adalah individu yang bertanggung jawab, jujur, memiliki integritas tinggi, dan mampu bekerja sama dengan baik dalam tim.  Beliau/beliau juga aktif dalam [Sebutkan kegiatan ekstrakurikuler atau kegiatan sosial jika relevan].

Saya yakin bahwa Beasiswa [Nama Beasiswa] akan sangat bermanfaat bagi Saudara/i [Nama Karyawan] untuk mengembangkan potensi akademiknya lebih lanjut dan mencapai cita-citanya.  Saya sangat merekomendasikan beliau/beliau sebagai kandidat yang layak untuk menerima beasiswa ini.

Demikian surat rekomendasi ini saya buat dengan sebenar-benarnya.  Atas perhatian dan pertimbangan Bapak/Ibu/Saudara/i, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Atasan]

[Nama Lengkap Atasan]
[Jabatan Atasan]

Tips Meminta Surat Keterangan dari Atasan¶

Meminta surat keterangan dari atasan memerlukan pendekatan yang tepat agar permintaan Anda dipenuhi dengan baik dan hasilnya sesuai harapan. Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda ikuti:

1. Minta Jauh Hari: Jangan meminta surat keterangan secara mendadak. Berikan waktu yang cukup kepada atasan Anda untuk menulis surat tersebut dengan baik. Idealnya, mintalah setidaknya 2-3 minggu sebelum tanggal Anda membutuhkan surat tersebut.
2. Jelaskan Tujuan Surat: Sampaikan dengan jelas tujuan Anda meminta surat keterangan. Apakah untuk melamar pekerjaan baru, beasiswa, atau keperluan lainnya. Informasi ini akan membantu atasan Anda dalam menyesuaikan isi surat dengan kebutuhan Anda.
3. Berikan Informasi Pendukung: Sediakan informasi pendukung yang relevan kepada atasan Anda. Ini bisa berupa resume terbaru Anda, deskripsi pekerjaan yang Anda lamar (jika untuk melamar kerja), atau personal statement (jika untuk beasiswa). Informasi ini akan memudahkan atasan Anda dalam menulis surat yang lebih spesifik dan relevan.
4. Ingatkan Pencapaian Anda: Jika memungkinkan, ingatkan atasan Anda tentang pencapaian-pencapaian Anda selama bekerja di bawah supervisinya. Ini bisa berupa proyek-proyek sukses, kontribusi signifikan, atau keterampilan-keterampilan yang Anda kuasai. Ini akan membantu atasan Anda dalam memberikan penilaian yang lebih konkret dan positif.
5. Tawarkan Draf (Opsional): Dalam beberapa kasus, Anda bisa menawarkan untuk membuat draf surat keterangan sebagai bantuan awal bagi atasan Anda. Namun, pastikan untuk menekankan bahwa draf tersebut hanya sebagai panduan dan atasan Anda bebas untuk mengubah atau menambahkan isinya. Ini adalah langkah opsional dan perlu dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkesan memaksa.
6. Ucapkan Terima Kasih: Setelah atasan Anda bersedia menulis surat keterangan, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih. Hargai waktu dan upaya yang telah diberikan atasan Anda. Anda juga bisa memberikan ucapan terima kasih sekali lagi setelah menerima surat keterangan tersebut.
7. Follow Up dengan Sopan: Jika Anda belum menerima kabar dari atasan Anda setelah beberapa waktu, lakukan follow up dengan sopan. Tanyakan apakah ada informasi tambahan yang dibutuhkan atau apakah ada kendala dalam penulisan surat tersebut.

Etika dan Pertimbangan dalam Surat Keterangan dari Atasan¶

Ada beberapa etika dan pertimbangan penting yang perlu diperhatikan dalam proses meminta dan menulis surat keterangan dari atasan:

• Kejujuran dan Akurasi: Surat keterangan harus ditulis dengan jujur dan akurat. Atasan harus memberikan penilaian yang objektif berdasarkan pengamatan dan pengalaman langsung. Hindari memberikan penilaian yang berlebihan atau tidak sesuai dengan kenyataan.
• Kerahasiaan (Jika Diperlukan): Dalam beberapa kasus, surat keterangan mungkin bersifat rahasia dan perlu dikirimkan langsung oleh atasan kepada pihak penerima. Hormati permintaan kerahasiaan ini dan jangan membuka isi surat tanpa izin dari atasan.
• Ketersediaan Atasan: Hormati waktu dan kesibukan atasan Anda. Jangan memaksa atasan untuk menulis surat keterangan jika beliau/beliau merasa tidak memiliki cukup waktu atau informasi yang memadai. Jika atasan menolak dengan sopan, terimalah keputusan tersebut dengan pengertian.
• Gunakan Bahasa yang Profesional: Surat keterangan harus ditulis dengan bahasa yang profesional dan formal. Hindari penggunaan bahasa informal atau slang. Pastikan tata bahasa dan ejaan yang digunakan benar.
• Hindari Konflik Kepentingan: Jika atasan memiliki hubungan pribadi atau konflik kepentingan dengan karyawan, sebaiknya dihindari untuk menulis surat keterangan. Dalam situasi ini, sebaiknya minta surat keterangan dari atasan lain yang lebih objektif.
• Legalitas (Periksa Kebijakan Perusahaan): Beberapa perusahaan memiliki kebijakan khusus mengenai pemberian surat keterangan kerja. Pastikan atasan Anda memahami kebijakan perusahaan dan mengikuti prosedur yang berlaku. Di beberapa negara, memberikan referensi yang tidak benar atau menyesatkan dapat menimbulkan konsekuensi hukum.

Surat keterangan dari atasan adalah alat yang ampuh untuk mendukung karir Anda. Dengan memahami tujuan, komponen penting, dan etika dalam meminta dan menggunakan surat ini, Anda dapat memanfaatkannya secara efektif untuk mencapai tujuan profesional Anda.

Semoga artikel ini bermanfaat dan memberikan panduan lengkap tentang contoh surat keterangan dari atasan. Jika Anda memiliki pertanyaan atau pengalaman terkait surat keterangan dari atasan, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar di bawah!